Che cos’è il galateo degli affari?

Il galateo degli affari è un insieme di regole che governano il modo in cui le persone interagiscono tra loro negli affari, con clienti, fornitori, con enti interni o esterni. Si tratta di trasmettere la giusta immagine e di comportarsi in modo appropriato.

Cinque peccati di business etiquette

1. Non salutare o usare un nome

Quando le persone in affari ignorano un semplice saluto e riconoscimento, stanno perdendo la possibilità di costruire una relazione e forse una vendita. Le persone si sentono rispettate quando vengono salutate, e se il loro nome è conosciuto e usato è sempre impressionante.

Qualcosa di semplice come il contatto visivo, un sorriso, solo usando alcune abilità sociali di base per farli sentire benvenuti.

Per esempio, dire qualcosa come: ‘Buongiorno, benvenuto, come posso aiutarla?’, piuttosto che: ‘Sì, posso aiutarla?’

2. Lasciare le persone in attesa

Lasciare le persone in attesa, specialmente se hanno un appuntamento, senza alcun tipo di spiegazione o scusa è scortese. Le attese possono essere di cinque minuti o in alcuni casi di più di un’ora.

In ogni caso, sono sufficienti delle semplici scuse o spiegazioni, e il tempo necessario.

3. Interrompere

Spesso la gente irrompe e interrompe una conversazione o una riunione in corso senza nemmeno scusarsi con le persone coinvolte, il che è molto scortese, anche per un senior manager con una questione importante.

I telefoni cellulari possono causare problemi, con persone che rispondono alle chiamate nel bel mezzo delle riunioni, per esempio.

È buona educazione commerciale spegnere il telefono prima della riunione, o se si è in attesa di una chiamata urgente da qualcuno, avvisare le persone in riunione. Soprattutto, concludi la conversazione il più velocemente possibile.

4. Mancanza di cortesia e rispetto

Spesso un cliente che fa una richiesta insolita riceverà reazioni piuttosto negative, e sarà trattato come se non avesse diritto a fare una tale richiesta. Quando qualcuno ha una richiesta speciale o sembra esigente, dovrebbe comunque essere trattato educatamente e con rispetto.

Le regole possono essere spiegate e fatte rispettare, ma non significa che debba essere fatto con atteggiamento.

5. Rompere una confidenza

Se qualcuno ti dice qualcosa in confidenza, non è accettabile andare in giro a raccontarlo ad altre persone. Questi comportamenti creano un’impressione negativa del tuo business.

Le organizzazioni di successo hanno spesso una cosa che è incorporata nel modo in cui l’organizzazione lavora, e questo è un alto standard di business etiquette.

Regole per una buona business etiquette

1. Usa sempre i nomi in una riunione

È facile dimenticare i nomi delle persone in una riunione d’affari, e per questo motivo, è una buona idea scrivere tutti i nomi (e controllarne l’ortografia) su un pezzo di carta davanti a te.

È comune dire ‘tratta gli altri come vorresti essere trattato tu’. Tuttavia, persone diverse hanno aspettative diverse. A te potrebbe piacere essere chiamato con il tuo nome di battesimo quando vieni salutato da un fornitore di servizi, tuttavia, qualcun altro potrebbe preferire essere chiamato in modo più formale, con Mr, Ms, o Mrs.

Non dovresti dare per scontato che alle persone piacciano le cose come a te. In caso di dubbio sul livello di formalità da usare, è probabilmente meglio optare per più formalità, piuttosto che meno, per evitare di offendere qualcuno.

2. Le tre R

È importante essere attenti ai bisogni psicologici delle diverse persone. Una regola empirica molto utile da seguire è quella delle tre R.

• Riconoscimento: usare nomi, saluti e riconoscere le persone.
• Rispetto: trattare le persone con rispetto, valore e cortesia e scusarsi con loro quando la situazione lo richiede.
• Risposta: le persone non vogliono essere tenute in attesa, hanno bisogno di ricevere una risposta.

3. Guardaroba e igiene

I vestiti sporchi, le unghie che si mangiano, la scarsa igiene, i capelli sporchi e l’odore del corpo in particolare, possono essere una vera disdetta. Può essere difficile dover dire a qualcuno che ha un odore corporeo, ma è necessario, specialmente se la persona ha a che fare con altri e clienti esterni.

4. Fare battute inappropriate

L’etichetta è tutta una questione di comportamento e sensibilità. Per esempio, fare battute in momenti in cui è inappropriato, o battute inappropriate in generale, dimostra una totale mancanza di sensibilità.

Sono stato sorpreso di sentire ancora alcuni uomini al lavoro fare battute sulle donne e sul loro aspetto. Inoltre, le battute sulla razza e le disabilità sono sicuramente inappropriate in qualsiasi momento.

5. Mostrare gratitudine

Ringraziare una persona quando il ringraziamento è giustificato è semplice educazione.

Fare effettivamente un punto per mostrare qualche tipo di gratitudine quando qualcuno si è fatto in quattro per te, o ha eseguito un compito che non fa parte delle sue mansioni, è molto importante e in realtà rende migliore la comunicazione interpersonale in futuro.

6. Galateo telefonico

Essere trattati male al telefono o lasciati in attesa non è professionale. Fare promesse e poi non mantenerle o seguirle non è professionale e proietta una cattiva immagine alle persone che le ricevono.

Come migliorare il galateo aziendale

Spesso le persone non si rendono nemmeno conto di non mostrare un alto livello di galateo. Il modo migliore per sviluppare un buon galateo negli affari sarebbe quello di riunirsi come una squadra e considerare:

• Come lavoriamo gli uni con gli altri?
• Qual è l’immagine che trasmettiamo alla gente?
• Siamo abbastanza educati?
• Come possiamo mostrare più rispetto, essere più reattivi e riconoscere le persone?
• Quali sono i nostri standard?

Spesso è possibile generare miglioramenti in una sola sessione. Piuttosto che chiamarlo ‘business etiquette’, potresti chiamarlo ‘miglioramento del servizio clienti’ o ‘reattività’.

Il business etiquette può sembrare che si concentri su piccole cose che non sono importanti, ma tutte insieme fanno una grande differenza sul posto di lavoro e sul tipo di risposte ricevute in tutti i settori.

Questo articolo è stato pubblicato per la prima volta il 26 novembre 2007.

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