Bisnesetiketti on joukko sääntöjä, jotka säätelevät tapaa, jolla ihmiset ovat vuorovaikutuksessa toistensa kanssa liike-elämässä, asiakkaiden, tavarantoimittajien, sisäisten tai ulkopuolisten tahojen kanssa. Kyse on oikean kuvan välittämisestä ja asiallisesta käyttäytymisestä.
Viisi liike-elämän etikettisyntiä
1. Tervehtimättä tai nimeä käyttämättä jättäminen
Kun liikemiehet jättävät huomiotta yksinkertaisen tervehdyksen ja kuittauksen, he menettävät mahdollisuuden rakentaa suhdetta ja mahdollisesti myydä. Ihmiset tuntevat kunnioitusta, kun heitä tervehditään, ja jos heidän nimensä tunnetaan ja sitä käytetään, se on aina vaikuttavaa.
Jotain niinkin yksinkertaista kuin katsekontakti, hymy, vain joidenkin sosiaalisten perustaitojen käyttäminen saadaksesi heidät tuntemaan itsensä tervetulleiksi.
Sano esimerkiksi jotakin tällaista:
2. Jättää ihmiset odottamaan
Jättää ihmiset odottamaan, varsinkin jos heillä on tapaaminen, ilman minkäänlaista selitystä tai anteeksipyyntöä on epäkohteliasta. Odotus voi olla viisi minuuttia tai joissakin tapauksissa yli tunti.
Mitä tahansa, pelkkä anteeksipyyntö tai selitys ja aikataulu riittää.
3. Keskeyttäminen
Usein ihmiset vain ryntäävät sisään ja keskeyttävät meneillään olevan keskustelun tai kokouksen pyytämättä edes anteeksi asianosaisilta, mikä on hyvin epäkohteliasta jopa ylimmältä johtajalta, jolla on tärkeä asia.
Matkapuhelimet voivat aiheuttaa ongelmia, kun ihmiset ottavat puheluita esimerkiksi kesken kokouksen.
Hyvän liiketavan mukaista on sammuttaa puhelin ennen kokousta, tai jos odotat kiireellistä puhelua joltakulta, ilmoita siitä kokouksessa oleville. Tärkeintä on päättää keskustelu mahdollisimman nopeasti.
4. Kohteliaisuuden ja kunnioituksen puute
Usein epätavallisen pyynnön esittävä asiakas saa varsin kielteisiä reaktioita, ja häntä kohdellaan ikään kuin hänellä ei olisi oikeutta esittää tällaista pyyntöä. Kun jollakulla on erityisvaatimus tai hän vaikuttaa vaativalta, häntä on silti kohdeltava kohteliaasti ja kunnioittavasti.
Saa SmartCompany ILMAISEKSI postilaatikkoosi joka arkipäivä
Sääntöjä voi selittää ja valvoa, mutta se ei tarkoita, että sitä pitää tehdä asenteella.
5. Luottamuksen rikkominen
Jos joku kertoo sinulle jotain luottamuksellisesti, ei ole hyväksyttävää mennä kertomaan siitä muille ihmisille. Tällainen käyttäytyminen luo negatiivisen vaikutelman yrityksestäsi.
Menestyvillä organisaatioilla on usein yksi asia, joka on juurtunut organisaation toimintatapaan, ja se on korkeatasoinen liiketapaetiketti.
Hyvän liiketapaetiketin säännöt
1. Käytä kokouksessa aina nimiä
Liikekokouksessa on helppo unohtaa ihmisten nimet, ja tästä syystä on hyvä kirjoittaa kaikki nimet ylös (ja tarkistaa niiden oikeinkirjoitus) edessäsi olevalle paperille.
Käytetään yleisesti sanontaa ”kohtele muita niin kuin haluaisit itseäsi kohdeltavan”. Eri ihmisillä on kuitenkin erilaisia odotuksia. Saatat haluta, että sinua kutsutaan etunimellä, kun palveluntarjoaja tervehtii sinua, mutta joku toinen saattaa haluta, että häneen viitataan muodollisemmin, herra, rouva tai rouva.
Ei pidä vain olettaa, että ihmiset pitävät asioista samalla tavalla kuin sinä. Jos olet epävarma käytettävästä muodollisuudesta, on luultavasti parempi valita enemmän muodollisuutta kuin vähemmän, jotta et loukkaa ketään.
2. Kolme R:ää
On tärkeää ottaa huomioon erilaisten ihmisten psykologiset tarpeet. Erittäin käyttökelpoinen nyrkkisääntö on kolmen R:n sääntö.
- Tunnustaminen: käytetään nimiä, tervehditään ja pyritään antamaan ihmisille tunnustusta.
- Kunnioitus: kohdellaan ihmisiä kunnioittavasti, arvokkaasti ja kohteliaasti ja pyydetään heiltä anteeksi, jos tilanne sitä vaatii.
- Vastaaminen: ihmiset eivät halua, että heitä odotetaan, vaan heille on vastattava.
3. Vaatetus ja hygienia
Likaiset vaatteet, kynsien pureskelu, huono hygienia, epäpuhtaat hiukset ja erityisesti ruumiinhaju, voivat olla todellisia torjujia. Voi olla vaikeaa joutua kertomaan jollekulle, että hänellä on vartalon haju, mutta se on välttämätöntä, varsinkin jos henkilö joutuu olemaan tekemisissä muiden ja ulkopuolisten asiakkaiden kanssa.
4. Sopimattomien vitsien hakkaaminen
Etiketissä on kyse käytöksestä ja herkkyydestä. Esimerkiksi vitsien hakkaaminen tilanteissa, joissa se on sopimatonta, tai ylipäätään sopimattomat vitsit osoittavat täydellistä herkkyyden puutetta.
Olen yllättynyt kuullessani edelleen joidenkin miesten työpaikalla vitsailevan naisista ja heidän ulkonäöstään. Myös vitsit rodusta ja vammaisuudesta ovat aivan varmasti sopimattomia milloin tahansa.
5. Kiitollisuuden osoittaminen
Kiitoksen osoittaminen silloin, kun kiitos on aiheellinen, on pelkkää kohteliaisuutta.
Tosiasiassa pyrkimys osoittaa jonkinlaista kiitollisuutta silloin, kun joku on poistunut tieltäsi vuoksesi tai suorittanut tehtävän, joka ei kuulu hänen työnkuvaansa, on erittäin tärkeää ja itse asiassa se parantaa ihmissuhdeviestintää tulevaisuudessa.
6. Puhelimen etiketti
Puhelimessa kohteleminen epäkohteliaalla tavalla tai puhelimen jääminen odottamaan puhelinta ei ole ammattimaista. Lupausten antaminen ja sitten niiden pitämättä jättäminen tai niiden noudattamatta jättäminen on myös epäammattimaista ja antaa huonon kuvan vastaanottaville ihmisille.
Miten parantaa liike-elämän etikettiä
Usein ihmiset eivät edes tajua, etteivät he osoita korkeatasoista etikettiä. Paras tapa kehittää hyvää liiketapaa olisi kokoontua tiiminä yhteen ja miettiä:
- Miten työskentelemme keskenämme?
- Minkä kuvan välitämme ihmisille?
- Olemmeko tarpeeksi kohteliaita?
- Miten voimme osoittaa enemmän kunnioitusta, olla vastaanottavaisempia ja tunnustaa ihmisiä?
- Mitkä ovat vaatimuksemme?
Usein parannuksia voi saada aikaan jo yhden istunnon aikana. Sen sijaan, että kutsuisit sitä ”liike-elämän käytöstavoiksi”, voisit kutsua sitä ”asiakaspalvelun parantamiseksi” tai ”reagoivuudeksi”.
Liike-elämän käytöstavat voivat kuulostaa siltä, että niissä keskitytään pieniin asioihin, jotka ovat merkityksettömiä, mutta kaiken kaikkiaan niillä on suuri merkitys työpaikalla ja sillä, millaisia vastauksia kaikilla aloilla saadaan.
Tämä artikkeli julkaistiin ensimmäisen kerran 26. marraskuuta 2007.
NÄIN LUE: Kuinka surkeat rekrytointi-ilmoitukset laukaisevat kahdeksanportaisen kierteen pettymykseen
NÄIN LUE: Kuinka avokonttorit tappavat yhteistyön ja luovuuden