Saffärsetikett är en uppsättning regler som styr hur människor interagerar med varandra i affärer, med kunder, leverantörer, med interna eller externa organ. Det handlar om att förmedla rätt bild och uppträda på ett lämpligt sätt.
Fem affärsetikettsynder
1. Att inte hälsa eller använda ett namn
När människor i affärer ignorerar en enkel hälsning och bekräftelse går de miste om att bygga upp en relation och eventuellt en försäljning. Människor känner sig respekterade när de hälsas, och om deras namn är känt och används är det alltid imponerande.
Något så enkelt som ögonkontakt, ett leende, att bara använda några grundläggande sociala färdigheter för att få dem att känna sig välkomna.
Säg till exempel något i stil med: Säg till exempel: ”God morgon, välkommen, hur kan jag hjälpa dig?” istället för: ”Ja, kan jag hjälpa dig?”
2. Att låta folk vänta
Att låta folk vänta, särskilt om de har ett möte, utan någon form av förklaring eller ursäkt är oförskämt. Väntetiden kan vara fem minuter eller i vissa fall över en timme.
Hursomhelst räcker det med en enkel ursäkt eller förklaring och en tidsram.
3. Avbryta
Ofta kommer folk bara in och avbryter ett pågående samtal eller möte utan att ens be om ursäkt till de inblandade, vilket är mycket ohövligt, till och med för en högre chef som har en viktig fråga.
Mobiltelefoner kan orsaka problem, till exempel när människor tar emot samtal mitt under möten.
Det är en god affärsetikett att stänga av telefonen före mötet, eller om du väntar på ett brådskande samtal från någon, låt dem som deltar i mötet veta det. Viktigast av allt är att avsluta samtalet så snabbt som möjligt.
4. Bristande artighet och respekt
Ofta får en kund som gör en ovanlig förfrågan ganska negativa reaktioner, och han/hon behandlas som om han/hon inte har rätt att göra en sådan förfrågan. När någon har ett särskilt krav eller verkar krävande bör de ändå behandlas artigt och med respekt.
Få SmartCompany GRATIS till din inkorg varje vardag
Regler kan förklaras och verkställas, men det betyder inte att det måste göras med attityd.
5. Bryta ett förtroende
Om någon berättar något för dig i förtroende är det inte acceptabelt att gå runt och berätta det för andra människor. Dessa beteenden skapar ett negativt intryck av ditt företag.
Framgångsrika organisationer har ofta en sak som är inbäddad i organisationens sätt att arbeta, och det är en hög standard för affärsetikett.
Regler för god affärsetikett
1. Använd alltid namn i ett möte
Det är lätt att glömma folks namn när man befinner sig i ett affärsmöte, och därför är det en bra idé att skriva ner alla namn (och kontrollera stavningen) på ett papper framför dig.
Det är vanligt att säga ”behandla andra som du själv vill bli behandlad”. Olika människor har dock olika förväntningar. Du kanske vill bli kallad vid ditt förnamn när du hälsas av en tjänsteleverantör, men någon annan kanske föredrar att bli tilltalad mer formellt, med Mr, Ms eller Mrs.
Du ska inte bara anta att människor gillar saker på samma sätt som du. Om man är osäker på vilken grad av formalitet man ska använda är det förmodligen bättre att välja mer formalitet än mindre, för att undvika att kränka någon.
2. De tre R:na
Det är viktigt att ta hänsyn till olika personers psykologiska behov. En mycket användbar tumregel att utgå från är de tre R:na.
- Rekognition: använda namn, hälsa och göra en poäng av att bekräfta människor.
- Respekt: behandla människor med respekt, värde och artighet och be om ursäkt till dem när situationen kräver det.
- Svar: Människor vill inte vänta, de behöver svar.
3. Garderob och hygien
Smutsiga kläder, nagelbitning, dålig hygien, särskilt orent hår och kroppslukt kan vara avskräckande. Det kan vara svårt att behöva berätta för någon att den har kroppslukt, men det är nödvändigt, särskilt om personen har att göra med andra och externa kunder.
4. Skämt som är olämpliga
Etikett handlar om beteende och känslighet. Att till exempel dra skämt vid tillfällen då det är olämpligt, eller olämpliga skämt i allmänhet, visar på en total brist på känslighet.
Jag har blivit förvånad över att fortfarande höra vissa män på jobbet dra skämt om kvinnor och hur de ser ut. Dessutom är skämt om ras och funktionshinder helt klart olämpliga när som helst.
5. Visa tacksamhet
Att ge en person ett tack när det är befogat är enkel artighet.
Att faktiskt göra en poäng av att visa någon form av tacksamhet när någon har gjort en ansträngning för dig, eller utfört en uppgift som inte ingår i deras arbetsbeskrivning, är mycket viktigt och leder faktiskt till en bättre mellanmänsklig kommunikation i framtiden.
6. Telefonetikett
Att bli ohövligt behandlad i telefon eller bli kvar i vänteläge är inte professionellt. Att ge löften och sedan inte hålla dem eller följa upp dem är också oprofessionellt och ger en dålig bild av dem som tar emot dem.
Hur man förbättrar affärsetikett
Ofta är det så att människor inte ens inser att de inte visar en hög nivå av etikett. Det bästa sättet att utveckla en god affärsetikett är att samlas i teamet och fundera på:
- Hur arbetar vi med varandra?
- Vilken bild förmedlar vi till andra?
- Är vi tillräckligt artiga?
- Hur kan vi visa mer respekt, vara mer lyhörda och erkänna människor?
- Vad är vår standard?
Ofta kan man åstadkomma förbättringar under bara en enda session. I stället för att kalla det ”affärsetikett” kan du kalla det ”förbättring av kundservice” eller ”lyhördhet”.
Business etiquette kan låta som om den fokuserar på små saker som är oviktiga, men tillsammans gör de stor skillnad för arbetsplatsen och den typ av svar som tas emot på alla områden.
Denna artikel publicerades första gången den 26 november 2007.
Nu kan du läsa: Hur usla rekryteringsannonser utlöser en åttastegsspiral till desillusionering
Nu kan du läsa: Hur öppna kontorslandskap tar död på samarbete och kreativitet
.