¿Qué es la etiqueta en los negocios?

La etiqueta en los negocios es un conjunto de normas que rigen la forma en que las personas se relacionan entre sí en los negocios, con clientes, proveedores, con organismos internos o externos. Se trata de transmitir la imagen correcta y comportarse de forma adecuada.

Cinco pecados de etiqueta en los negocios

1. No saludar ni usar el nombre

Cuando la gente de negocios ignora un simple saludo y reconocimiento, está perdiendo la posibilidad de construir una relación y posiblemente una venta. La gente se siente respetada cuando se le saluda, y si se conoce y se utiliza su nombre siempre resulta impresionante.

Algo tan sencillo como el contacto visual, una sonrisa, simplemente utilizar algunas habilidades sociales básicas para hacerles sentir bienvenidos.

Por ejemplo, decir algo como: ‘Buenos días, bienvenido, ¿en qué puedo ayudarle?’, en lugar de: ‘Sí, ¿puedo ayudarle?’

2. Dejar a la gente esperando

Dejar a la gente esperando, especialmente si tienen una cita, sin ningún tipo de explicación o disculpa es de mala educación. Las esperas pueden ser de cinco minutos o, en algunos casos, de más de una hora.

Cualquiera que sea, una simple disculpa o explicación, y un plazo de tiempo, es todo lo que se necesita.

3. Interrumpir

A menudo la gente irrumpe e interrumpe una conversación o reunión que se está produciendo sin ni siquiera disculparse con las personas involucradas, lo cual es muy descortés, incluso para un alto directivo con un asunto importante.

Los teléfonos móviles pueden causar problemas, ya que la gente atiende llamadas en medio de las reuniones, por ejemplo.

Es de buena educación empresarial apagar el teléfono antes de la reunión, o si está esperando una llamada urgente de alguien, hágalo saber a los asistentes a la reunión. Y lo que es más importante, termine la conversación lo antes posible.

4. Falta de cortesía y respeto

A menudo un cliente que hace una petición inusual recibirá reacciones bastante negativas, y será tratado como si no tuviera derecho a hacer tal petición. Cuando alguien tiene un requisito especial o parece exigente, debe ser tratado igualmente con cortesía y respeto.

Las normas se pueden explicar y hacer cumplir, pero no significa que haya que hacerlo con actitud.

5. Romper una confidencia

Si alguien te cuenta algo en confianza, no es aceptable ir contándolo a otras personas. Estos comportamientos crean una impresión negativa de su empresa.

Las organizaciones de éxito suelen tener una cosa arraigada en el funcionamiento de la organización, y es un alto nivel de etiqueta empresarial.

Reglas para una buena etiqueta empresarial

1. Utiliza siempre los nombres en una reunión

Es fácil olvidar los nombres de las personas cuando se está en una reunión de negocios, y por esta razón, es una buena idea escribir todos los nombres (y comprobar su ortografía) en un papel delante de ti.

Es común decir ‘trata a los demás como te gustaría que te trataran a ti’. Sin embargo, cada persona tiene unas expectativas diferentes. Es posible que te guste que te llamen por tu nombre de pila cuando te salude un proveedor de servicios, sin embargo, otra persona puede preferir que se refieran a ella de manera más formal, con Sr., Sra. o Sra..

No debes dar por sentado que a la gente le gustan las cosas de la misma manera que a ti. Si tienes dudas sobre el nivel de formalidad que debes utilizar, probablemente sea mejor optar por más formalidad que por menos, para no ofender a nadie.

2. Las tres R

Es importante tener en cuenta las necesidades psicológicas de las distintas personas. Una regla empírica muy útil es la de las tres Rs.

• Reconocimiento: usar nombres, saludos, y hacer un punto de reconocimiento de la gente.
• Respeto: tratar a la gente con respeto, valor y cortesía, y disculparse con ellos cuando la situación lo requiera.
• Respuesta: la gente no quiere que se le haga esperar, necesita que se le responda.

3. Vestuario e higiene

La ropa sucia, el morderse las uñas, la falta de higiene, el pelo sucio y el olor corporal, especialmente, pueden ser un verdadero revulsivo. Puede ser difícil tener que decirle a alguien que tiene olor corporal, pero es necesario, especialmente si la persona tiene que tratar con otros y con clientes externos.

4. Hacer bromas inapropiadas

La etiqueta tiene que ver con el comportamiento y la sensibilidad. Por ejemplo, soltar chistes en momentos en los que es inapropiado, o chistes inapropiados en general, demuestra una total falta de sensibilidad.

Me ha sorprendido escuchar todavía a algunos hombres en el trabajo hacer chistes sobre las mujeres y su aspecto. Además, las bromas sobre la raza y las discapacidades son ciertamente inapropiadas en cualquier momento.

5. Demostrar gratitud

Dar las gracias a una persona cuando el agradecimiento está justificado es una simple cortesía.

Dar importancia a mostrar algún tipo de gratitud cuando alguien se ha desvivido por ti, o ha realizado una tarea que no forma parte de la descripción de su trabajo, es muy importante y, de hecho, mejora la comunicación interpersonal en el futuro.

6. Etiqueta telefónica

Ser tratado de forma grosera por teléfono o dejarlo en espera no es profesional. Hacer promesas y luego no mantenerlas o no cumplirlas tampoco es profesional y proyecta una mala imagen a las personas que las reciben.

Cómo mejorar la etiqueta en los negocios

A menudo la gente ni siquiera se da cuenta de que no está mostrando un alto nivel de etiqueta. La mejor manera de desarrollar una buena etiqueta empresarial sería reunirse en equipo y considerar:

• ¿Cómo trabajamos unos con otros?
• ¿Cuál es la imagen que transmitimos a la gente?
• ¿Somos lo suficientemente educados?
• ¿Cómo podemos mostrar más respeto, ser más receptivos y reconocer a la gente?
• ¿Cuáles son nuestras normas?

A menudo se pueden generar mejoras en una sola sesión. En lugar de llamarlo «etiqueta empresarial», podría llamarlo «mejora del servicio al cliente» o «capacidad de respuesta».

La etiqueta empresarial puede parecer que se centra en pequeñas cosas sin importancia, pero en conjunto suponen una gran diferencia en el lugar de trabajo y en el tipo de respuestas recibidas en todos los ámbitos.

Este artículo se publicó por primera vez el 26 de noviembre de 2007.

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