Co to jest etykieta biznesowa?

Etykieta biznesowa to zbiór zasad, które regulują sposób, w jaki ludzie kontaktują się ze sobą w biznesie, z klientami, dostawcami, z organami wewnętrznymi lub zewnętrznymi. Chodzi o przekazanie właściwego wizerunku i zachowanie się w odpowiedni sposób.

Pięć grzechów etykiety biznesowej

1. Brak powitania lub użycia imienia

Gdy ludzie w biznesie ignorują proste powitanie i uznanie, tracą na budowaniu relacji i być może na sprzedaży. Ludzie czują się szanowani, gdy są witani, a jeśli ich imię jest znane i używane, zawsze robi wrażenie.

Coś tak prostego jak kontakt wzrokowy, uśmiech, po prostu użycie kilku podstawowych umiejętności społecznych, aby poczuli się mile widziani.

Na przykład, powiedz coś w stylu: 'Dzień dobry, witam, w czym mogę pomóc?’, zamiast: 'Tak, w czym mogę pomóc?’

2. Pozostawianie ludzi w oczekiwaniu

Pozostawianie ludzi w oczekiwaniu, zwłaszcza jeśli mają umówione spotkanie, bez jakiegokolwiek wyjaśnienia lub przeprosin jest niegrzeczne. Oczekiwanie może trwać pięć minut lub w niektórych przypadkach ponad godzinę.

W każdym przypadku, proste przeprosiny lub wyjaśnienie i ramy czasowe to wszystko, co jest potrzebne.

3. Przerywanie

Często ludzie po prostu wdzierają się i przerywają rozmowę lub spotkanie, które się odbywa, nawet nie przepraszając zaangażowanych osób, co jest bardzo niegrzeczne, nawet dla menedżera wyższego szczebla z ważną sprawą.

Telefony komórkowe mogą powodować problemy, na przykład w przypadku osób odbierających telefony w środku spotkania.

Dobrą etykietą biznesową jest wyłączenie telefonu przed spotkaniem lub, jeśli czekasz na pilny telefon od kogoś, poinformuj o tym uczestników spotkania. Co najważniejsze, zakończ rozmowę tak szybko, jak to możliwe.

4. Brak uprzejmości i szacunku

Często klient zgłaszający nietypową prośbę spotyka się z dość negatywną reakcją i jest traktowany tak, jakby nie miał prawa zgłaszać takiej prośby. Kiedy ktoś ma specjalne wymagania lub wydaje się wymagający, nadal powinien być traktowany uprzejmie i z szacunkiem.

Reguły można wyjaśniać i egzekwować, ale to nie znaczy, że trzeba to robić z nastawieniem.

5. Łamanie zaufania

Jeśli ktoś powie Ci coś w zaufaniu, nie jest dopuszczalne, abyś chodził i opowiadał o tym innym ludziom. Takie zachowania tworzą negatywne wrażenie na temat Twojej firmy.

Organizacje odnoszące sukcesy często mają jedną rzecz, która jest wbudowana w sposób działania organizacji, a jest nią wysoki standard etykiety biznesowej.

Zasady dobrej etykiety biznesowej

1. Zawsze używaj imion na spotkaniu

Na spotkaniu biznesowym łatwo jest zapomnieć imion ludzi, dlatego dobrym pomysłem jest zapisanie wszystkich imion (i sprawdzenie ich pisowni) na kartce papieru przed sobą.

Powszechne jest powiedzenie „traktuj innych tak, jak sam chciałbyś być traktowany”. Jednakże, różni ludzie mają różne oczekiwania. Możesz lubić, gdy usługodawca zwraca się do Ciebie po imieniu, ale ktoś inny może woleć, by zwracano się do niego bardziej formalnie, np. pan, pani lub pani.

Nie powinieneś zakładać, że ludzie lubią to samo, co Ty. Jeśli masz wątpliwości, jaki poziom formalności zastosować, prawdopodobnie lepiej jest zdecydować się na większą formalność, niż mniejszą, aby nikogo nie urazić.

2. Trzy R

Ważne jest, aby brać pod uwagę potrzeby psychologiczne różnych ludzi. Bardzo przydatna jest zasada trzech R.

• Rozpoznanie: używanie imion, pozdrowień i zwracanie uwagi na ludzi.
• Szacunek: traktowanie ludzi z szacunkiem, docenianie ich i uprzejmość oraz przepraszanie ich, gdy wymaga tego sytuacja.
• Odpowiedź: ludzie nie chcą czekać, należy im odpowiedzieć.

3. Garderoba i higiena

Brudne ubrania, obgryzione paznokcie, słaba higiena, nieczyste włosy i nieprzyjemny zapach ciała mogą być naprawdę odstręczające. Może być trudno powiedzieć komuś, że ma nieprzyjemny zapach ciała, ale jest to konieczne, zwłaszcza jeśli dana osoba ma do czynienia z innymi i klientami z zewnątrz.

4. Żartowanie w nieodpowiedni sposób

Etykieta to kwestia zachowania i wrażliwości. Na przykład, opowiadanie dowcipów w momentach, w których jest to niestosowne, lub ogólnie niestosownych dowcipów, świadczy o całkowitym braku wrażliwości.

Zdziwiło mnie, że wciąż słyszę, jak niektórzy mężczyźni w pracy żartują z kobiet i ich wyglądu. Ponadto, żarty na temat rasy i niepełnosprawności są zdecydowanie niestosowne w każdej chwili.

5. Okazywanie wdzięczności

Podziękowanie osobie, której podziękowanie jest uzasadnione, jest zwykłą uprzejmością.

Faktyczne zwracanie uwagi na okazywanie pewnego rodzaju wdzięczności, gdy ktoś wyszedł dla ciebie poza swoją drogę lub wykonał zadanie, które nie jest częścią jego zakresu obowiązków, jest bardzo ważne i w rzeczywistości przyczynia się do lepszej komunikacji interpersonalnej w przyszłości.

6. Etykieta telefoniczna

Bycie niegrzecznie traktowanym przez telefon lub pozostawionym w zawieszeniu nie jest profesjonalne. Składanie obietnic, a następnie niedotrzymywanie ich lub niedotrzymywanie terminów jest również nieprofesjonalne i źle świadczy o osobach, które je odbierają.

Jak poprawić etykietę biznesową

Często ludzie nawet nie zdają sobie sprawy z tego, że nie wykazują wysokiego poziomu etykiety. Najlepszym sposobem na wypracowanie dobrej etykiety biznesowej byłoby zebranie się w zespole i zastanowienie się:

• Jak pracujemy ze sobą nawzajem?
• Jaki wizerunek przekazujemy ludziom?
• Czy jesteśmy wystarczająco uprzejmi?
• Jak możemy okazać więcej szacunku, być bardziej wrażliwi i dostrzegać ludzi?
• Jakie są nasze standardy?

Często można osiągnąć poprawę już po jednej sesji. Zamiast nazywać to „etykietą biznesową”, możesz nazwać to „poprawą obsługi klienta” lub „szybkością reakcji”.

Etykieta biznesowa może brzmieć tak, jakby skupiała się na drobnych rzeczach, które są nieistotne, ale wszystkie razem robią wielką różnicę w miejscu pracy i rodzaju odpowiedzi otrzymywanych we wszystkich obszarach.

Ten artykuł został opublikowany po raz pierwszy 26 listopada 2007 r.

Teraz PRZECZYTAJ: Jak kiepskie ogłoszenia rekrutacyjne uruchamiają ośmiostopniową spiralę rozczarowania

Teraz PRZECZYTAJ: Jak biura na planie otwartym zabijają współpracę i kreatywność

.