コミュニケーションはハードワークです。 最近の調査によると、私たちはオフィスでの時間の1/3をメールに費やしているそうで、その数は確実に増えています。
そして、助けを求めたり、断ったり、失敗を認めたりといった、潜在的に難しいメッセージをどのように伝えるかというストレスは考慮されていません。
時間とエネルギーを最大限に活用するために、電子メール (および、厄介な LinkedIn の推薦文など他のいくつかのこと) をより簡単に、時間をかけずに行うためのお気に入りのスクリプトとテンプレートをいくつかまとめました。
仕事探し、ネットワーキング、日々の仕事上のコミュニケーション、またはより良いマネージャーであろうと、以下の中から自分の状況を見つけ、好みに合わせてテンプレートを調整し、送信してください。
仕事探し
仕事探しでネットワークの助けが必要です
現在のネットワークに連絡を取り、仕事探しをしていることを知らせることは、仕事探しを容易にする確実な方法です。
夢の会社で紹介者が必要です
夢の会社の求人に応募したところ、友人がそこの誰かとつながっていることに気づきました。 でも、そんなことはありません。 しかし、そのようなことはありません。
自分のスキルを誇示する完璧なカバーレターを書きたい
カバーレターは、自分の職歴をただ歩けば良いわけではありません（これは履歴書の仕事です）。 このような場合、「employee.com」を利用するのが便利です。 このテンプレートに記入してみて、どれだけ印象的に聞こえるか見てみましょう。
You Need to Write a Thank You Note for an Interview
特に面接をたくさん受けているなら、個々のお礼状に頭を悩ませる必要はないでしょう。 基本的なお礼状は、このテンプレートを参考に、企業や職種ごとに少し手直しして、面接後、EODで送りましょう。
Thank You Note That Really Goes Above and Beyond
もしあなたが絶対的な夢の仕事の面接を受けたばかりなら、基本のお礼状より少し上を目指したいと思うかもしれません。 このテンプレートで、内定前に会社にどのように価値を与えることができるかを考えてみましょう。 このアプローチで、採用担当者はあなたを入社させないわけにはいきません。
1～2週間前に求人に応募し、その後様子を見たいと考えている方
夢の仕事から返事がない？
内定を辞退したい場合
面接を受け、内定をもらいましたが、辞退することにしました。 メッセージは感謝の気持ちを込め、理由を簡潔に説明し、ドアを開けておくことを忘れないようにしましょう。
オフィスで
送信者が何を求めているかわからない
メールはご存知でしょう。 たくさんの言葉が並んでいますが、実際には何も語られておらず、相手が自分に何を求めているのかが気になるところです。 厄介な状況に見えるかもしれませんが、解決策は実はとてもシンプルです。
You Need to Say “No” to Something
たとえそれが必要だとしても（あるいは本当にやりたいとしても）、私たちは皆、「ノー」とはなかなか言えないものなのです。 どんな状況でも、これらの短くて甘いスクリプトを使えば、ずっとずっと楽になります。
本当に助けたい人に「ノー」と言う必要がある
本当に助けたい人、つまり友人、親しい同僚、過去にあなたに支援を与えた人などに「ノー」を言うのは特に難しいものです。 9251>
You receive a complicated laundry list of thoughts, ideas, and tasks
このメールは、アクション アイテム、質問、考え、コメント、タスクなどのリストでいっぱいになっています。 仕事をすることはおろか、メッセージに目を通すだけでも時間がかかりそうです。 上司か同僚かによって対応は多少異なりますが、いずれにせよ、優先順位の付け方を教えてもらう必要があります。
答えるにはもっと情報が必要
誰かが突然質問してきて、何のことかさっぱり分からないことがあります。 あるいは、何となくわかっているが、うまく答えるにはもう少し情報が必要だと感じている。
Your Colleague Is Making a Project Too Difficult
誰かが何かを必要以上に難しくしていませんか? 誰かの感情を害することなく、より良い方法を提案するのは難しいかもしれませんが、そうすることで皆の生活を楽にすることができます。 賢く言葉を選び、同僚にあなたがこの件に共同で取り組んでいることを思い出させるフレーズを使うだけでいいのです。
職場の対立で上司に相談する
当然ながら、同僚と問題があったときに、まず上司に相談するべきではありません。 しかし、そのような状況が続くようであれば、上司に相談しても構いません。
プロジェクトを断りたい
どうしてもやりたくないプロジェクトを頼まれたら、「絶対ダメ」以上のことを書きたいものです。 仕事の一部でないにせよ、時間を費やす価値がないと思うにせよ、これらのスクリプトを使って、うまく「ノー」と言うことから始めてください。
Management
You’re Inviting a Candidate in for a Interview
初めて面接を行う場合でも、メールを書くのが面倒な場合でも、面接に招待するのにぴったりのテンプレートがありますので、詳細を知ってもらうために必要なすべての情報を記載しています。
候補者に仕事を紹介する
優秀な人材を面接し、チームに迎え入れることになりました。 9251>
候補者を断る
これは難しいかもしれませんが、短く、ポイントを押さえておくことがコツです。 このテンプレートをコピーして貼り付けると、作業がずっと楽になります。
You messed up-and need to tell your customers
危機や問題についてのニュースを顧客やクライアントに伝えることは難しいかもしれませんが、あなたがその問題に取り組んでいることを示すチャンスになります。
You Need to Write a LinkedIn Recommendation-Fast
LinkedIn で誰かの推薦文を書くように言われたとき、うろたえる必要はありません。 このテンプレートの空欄を埋めれば、5 分以内に優れた推薦文が完成します。
Networking
You Need an Introduction
友人や同僚が、自分のキャリアアップ、仕事探し、販売活動にぴったりな人を知っていると知りました。 友人や同僚に、自分を紹介してくれるように頼むにはどうしたらよいでしょうか。
You’ve Been Asked to an Introduction
同僚から連絡先を紹介するように頼まれたとき、このテンプレートはその役目を果たすでしょう。 しかし、ただすぐにつなぐのではなく、相手を困らせたり、不快にさせたりしないように、紹介されても問題ないかどうかを確認したいものです。
実際に紹介する
すべて完了し、担当者はあなたの友人を紹介されてうれしいと言います。 すばらしい。 この短いテンプレートを使って、なぜその人を紹介するのか、それぞれの人に簡単に説明し、それを自分の手から離しましょう！
You Need to Explain What You Do
ネットワークイベントで直接会う場合でも、新しい相手と電子メールで話す場合でも、自分の仕事をまったく退屈しないよう正確に説明するには難しい場合があります。 ヒント: 肩書きだけを伝えるのではありません。 9251>
You Want a Client to Recommend You to Others
Have some clients who loves you and hoping they would spread the word about how great products or services are? 9251>
You Have Way Too Many People Ask to “Pick Your Brain”
Informational Interviewを求めるすべてのメールに答える時間がない、ましてや実際に行っているわけではないのですか？
簡単でしょう？
しかし、そのメッセージを送る前に、25の基本的なメールエチケットを覚えておきましょう-つまり、もしあなたのメールが実際に返信されるようにしたいのなら、です。