Viestintä on kovaa työtä. Tuoreen tutkimuksen mukaan käytämme 1/3 työajastamme sähköpostiin – luku on varmasti kasvussa.
Eikä tässä ole edes otettu huomioon sitä stressiä, joka liittyy sen miettimiseen, miten välittää mahdollisesti vaikea viesti, kuten pyytää apua, sanoa ei tai myöntää mokanneensa.
Hyödyntääksesi aikaasi ja energiaasi parhaalla mahdollisella tavalla olemme koonneet yhteen muutamia suosikkiskriptejämme ja -malleja, joiden avulla sähköpostiviestinnästä (ja muutamasta muusta asiasta, kuten siitä ärsyttävästä LinkedIn-suosituksesta, joka sinun on kirjoitettava) tulee paljon helpompaa ja vähemmän aikaa vievää.
Olitpa sitten työnhaussa, verkostoitumassa, hoitamassa päivittäistä työviestintää tai yrittämässä olla parempi esimies, etsi alta oma tilanteesi, muokkaa malli mieleiseksesi ja lähetä se!
Työnhaku
Tarvitset verkostosi apua työpaikan löytämisessä
Tämänhetkisen verkostosi tavoittaminen ja sen tiedottaminen, että olet työnhaussa, on takuuvarma tapa helpottaa työnhakua: Miksi etsisit yksin, kun sinulla voi olla kokonainen armeija kontakteja, jotka pitävät myös silmällä mahdollisuuksia? Jotta heidän apunsa olisi kuitenkin todennäköisempää, tee siitä heille mahdollisimman helppoa lähettämällä tällainen sähköposti.
Tarvitset suosittelijan unelmayrityksessäsi
Olet hakenut työpaikkaa unelmayrityksessäsi – ja sitten huomannut, että ystäväsi on yhteydessä johonkuhun siellä. Se, että pyydät häntä yhdistämään sinut ja takaamaan puolestasi, voi tuntua oudolta, mutta sen ei tarvitse olla. Tässä kerrotaan, miten se tehdään oikein.
Tahdot kirjoittaa täydellisen saatekirjeen, jossa esittelet taitojasi
Kirjeessäsi ei pitäisi vain käydä läpi työhistoriaasi (se on ansioluettelosi tehtävä). Taitojesi korostaminen voi olla hyvä tapa sekoittaa asioita tai osoittaa, miksi olisit ihanteellinen ehdokas, jos sinulla on vähemmän perinteinen polku. Kokeile täyttää tämä malli ja katso, kuinka vaikuttavalta kuulostat.
Sinun täytyy kirjoittaa kiitosviesti haastattelua varten
Etenkin jos haastatteluja on paljon, sinun ei tarvitse tuskailla jokaisen yksittäisen kiitosviestin kanssa. Jos haluat perusviestin, joka hoitaa homman, aloita tästä mallista, muokkaa sitä hieman kutakin yritystä ja tehtävää varten ja lähetä se EOD mennessä haastattelun jälkeen.
Haluat lähettää kiitosviestin, joka menee todella pidemmälle
Jos olet juuri haastatellut ehdottomaan unelmiesi työpaikkaan, haluat ehkä mennä hieman pidemmälle kuin peruskiitosviesti. Tutustu tähän malliin saadaksesi idean siitä, miten voit tuoda yritykselle lisäarvoa jo ennen kuin sinulle on edes tarjottu työtä. Tällä lähestymistavalla rekrytoivan johtajan on vaikea olla ottamatta sinua mukaan.
Hait työpaikkaa viikko tai kaksi sitten ja haluat tarkistaa tilanteen
Etkö ole kuullut vastausta unelmiesi työpaikasta? Jos olet pidättänyt hengitystäsi muutaman viikon ajan, ei haittaa, jos lähetät lyhyen, ammattimaisen seurantasähköpostin, kuten tämän.
Sinun täytyy kieltäytyä työpaikkatarjouksesta
Haastattelit, olet saanut tarjouksen – mutta olet päättänyt, että sinun täytyy kieltäytyä siitä. Pidä viestisi arvostavana, selitä lyhyesti miksi ja pidä ovi auki. Näiden ideoiden pitäisi auttaa viestisi muotoilussa.
Toimistossa
Et todellakaan tiedä, mitä lähettäjä pyytää
Tunnet sähköpostin: Siinä on paljon sanoja, mutta mitään ei oikeastaan sanota, ja jäät miettimään, mitä toinen henkilö haluaa sinulta. Tilanne voi tuntua hankalalta, mutta ratkaisu on itse asiassa melko yksinkertainen: Lähetä se takaisin lähettäjälle ystävällisesti ja pyydä selvennystä.
Tarpeesi on sanoa ”ei” jollekin asialle
Sitäkin huolimatta, että meidän kaikkien on pakko tehdä se (tai todella haluamme tehdä sen), meidän kaikkien on vaikea sanoa ”ei”. Tilanteesta riippumatta nämä lyhyet ja suloiset käsikirjoitukset tekevät siitä paljon, paljon helpompaa.
Tarpeesi on sanoa ”ei” jollekulle, jota todella haluaisit auttaa
Ei:n sanominen on erityisen vaikeaa silloin, kun kyse on jostakusta henkilöstä, jota todella haluaisit auttaa, mutta sinulla ei vain ole siihen tarvittavaa kaistanleveyttä: ystävästä, läheisestä kollegasta tai jostakusta henkilöstä, joka on aiemmin tukenut sinua. Käytä tätä mallia tehdäksesi siitä helpompaa ja päästääksesi hänet irti mahdollisimman välittävällä tavalla.
Saat monimutkaisen pyykkilistan ajatuksia, ideoita ja tehtäviä
Tämä sähköpostiviesti on täynnä toimintakohteita, kysymyksiä, ajatuksia, kommentteja, tehtäviä – lista jatkuu ja jatkuu. Sinulta menisi ikuisuus pelkästään viestin läpikäymiseen, saati sitten työn tekemiseen. Vastauksesi on hieman erilainen riippuen siitä, onko kyseessä pomo vai kollega, mutta joka tapauksessa sinun on pyydettävä apua priorisoinnissa.
Tarvitset lisätietoja vastataksesi
Joku kysyy sinulta yllättäen kysymyksen, eikä sinulla ole aavistustakaan, mistä hän puhuu. Tai sinulla on aavistus, mutta tiedät, että tarvitset hieman enemmän tietoa vastataksesi hyvin. Lähetä nopeasti sähköpostia takaisin lähettäjälle ja kysy kontekstia tai tarvitsemiasi erityistietoja.
Kollegasi tekee projektista liian vaikean
Työskenteletkö jonkun kanssa, joka tekee jostain asiasta paljon (paljon) vaikeampaa kuin sen pitäisi olla? Voi olla vaikeaa ehdottaa parempaa tapaa loukkaamatta jonkun tunteita, mutta tekemällä niin helpotat kaikkien elämää. Valitse vain sanasi viisaasti ja käytä ilmaisuja, jotka muistuttavat kollegaa siitä, että työskentelette yhdessä yhteistyössä tämän asian parissa.
Sinulla on työpaikkakonflikti – ja sinun on kerrottava siitä pomollesi
On selvää, että pomon luokse juoksemisen ei pitäisi olla ensimmäinen asia, jonka teet, kun sinulla on ongelmia jonkun työtoverisi kanssa; yritä selvittää asia ensin itse, ennen kuin otat ylempiä mukaan. Jos tilanne kuitenkin jatkuu, voit puhua esimiehellesi – kunhan noudatat tätä käsikirjoitusta, jotta voit tehdä sen kuulostamatta valittamiselta.
Tarpeesi on kieltäytyä projektista
Jos sinua on pyydetty tekemään projektia, jota et todellakaan halua tehdä, sinun kannattaa kirjoittaa hieman enemmän kuin ”ehdottomasti ei” takaisin. Olipa kyse sitten siitä, ettei se kuulu työhösi tai se ei vain mielestäsi ole aikasi arvoinen, aloita näistä käsikirjoituksista, joilla voit sanoa kauniisti ”ei”.”
Lopetat työsi
Eroanomuskirjeen kirjoittaminen voi olla lievästi sanottuna pelottavaa, mutta tämän helpon mallin avulla saat kirjoitettua loistavan kirjeen valmiiksi ja poistut ovesta hetkessä.
Hallinto
Kutsut ehdokkaan haastatteluun
Olitpa sitten haastattelemassa jotakuta ensimmäistä kertaa tai teet tätä säännöllisesti ja olet vain väsynyt sähköpostin kirjoittamiseen, meillä on täydellinen malli ehdokkaan kutsumiseen haastatteluun – täynnä kaikkia yksityiskohtia, jotka ehdokkaan pitää tietää.
Tarjoat ehdokkaalle työpaikkaa
Olet haastatellut jotakuta, joka oli loistava, ja olet innoissasi kutsuessasi hänet tiimiin! Käytä tätä helppoa mallia saadaksesi tarjouksen ulos ovesta ASAP.
Hylkäät ehdokkaan
Tämä voi olla vaikeaa, mutta juju on pitää se lyhyenä ja ytimekkäänä. Tämän mallin kopioiminen ja liittäminen helpottanee työtä huomattavasti.
Mokasit – ja sinun on kerrottava asiakkaillesi
Kriisistä tai ongelmasta tiedottaminen asiakkaillesi tai asiakkaillesi voi olla hankalaa, mutta se antaa sinulle tilaisuuden osoittaa, että olet tilanteen tasalla ja teet töitä asian eteen. Tämän käsikirjoituksen pitäisi auttaa saamaan viesti nopeasti perille, jotta voit käyttää enemmän aikaa ongelman korjaamiseen.
Tarvitset LinkedIn-suosituksen kirjoittamista – nopeasti
Älä hempeile, kun sinua on pyydetty kirjoittamaan suositus jollekulle LinkedInissä. Täytä tämän mallin tyhjät kohdat, ja saat erinomaisen suosituksen valmiiksi alle viidessä minuutissa.
Työskentely
Tarpeesi on esittäytyä
Kuulee, että ystäväsi tai kollegasi tuntee jonkun, joka olisi täydellistä, että tuntisit hänet, olipa kyse sitten urasi etenemisestäsi, työnetsinnästäsi tai myynnin edistämisestä. Miten voit pyytää kontaktiasi esittelemään sinut – kuulostamatta tarvitsevalta ja ärsyttävältä? Tämän mallin pitäisi onnistua.
Sinua on pyydetty esittelemään
Jos kollega on pyytänyt sinua esittelemään hänet kontaktille. Et kuitenkaan halua vain yhdistää heitä heti – haluat varmistaa, että kontaktisi hyväksyy esittelyn, jotta et ärsytä häntä tai tee häntä epämukavaksi. Tässä on sähköpostiviesti, jonka lähetät saadaksesi OK:n.
Todellisuudessa teet esittelyn
Kaikki on sanottu ja tehty, ja kontaktisi on tyytyväinen siihen, että hänet esitellään ystävällesi. Hienoa! Käytä tätä lyhyttä mallia muistuttaaksesi lyhyesti kutakin henkilöä siitä, miksi esittelet hänet, ja sitten saat tämän pois käsistäsi!
Sinun täytyy selittää, mitä teet
Olitpa sitten henkilökohtaisesti verkostoitumistapahtumassa tai sähköpostitse uuden kontaktin kanssa, voi olla hankalaa selittää tarkalleen, mitä teet tavalla, joka ei ole täysin tylsä. Vinkki: Älä kerro vain ammattinimikettäsi. Katso sitten tätä mallia tehdäksesi hissipuheestasi mieleenpainuvamman.
Tahdot, että asiakas suosittelee sinua muille
Onko sinulla asiakkaita, jotka rakastavat sinua – ja toivot, että he levittäisivät sanaa siitä, miten loistavia tuotteesi tai palvelusi ovat? Tämän sähköpostin avulla kuka tahansa voi auttaa sinua uskomattoman helposti.
Sinulla on aivan liikaa ihmisiä, jotka pyytävät ”noutamaan aivojasi”
Ei sinulla ole aikaa vastata kaikkiin sähköposteihin, joissa pyydetään tiedotushaastatteluita, puhumattakaan siitä, että menisit niihin? Tässä on muutamia strategioita, joilla saat sen toimimaan – tai hylkäämään ne – ja helppoja sähköpostiskriptejä kutakin varten.
Helppoa, eikö niin?
Mutta ennen kuin lähetät viestin, muista nämä 25 sähköpostin perussääntöä – siis jos haluat, että sähköpostiisi todella vastataan.