Kommunikation ist harte Arbeit. Jüngsten Untersuchungen zufolge verbringen wir ein Drittel unserer Zeit im Büro mit E-Mails – eine Zahl, die sicherlich noch steigt.
Und dabei ist noch nicht einmal der Stress berücksichtigt, der entsteht, wenn man herausfinden muss, wie man eine potenziell schwierige Nachricht übermitteln soll, z. B. um Hilfe bitten, nein sagen oder zugeben, dass man es vermasselt hat.
Um Ihre Zeit und Energie optimal zu nutzen, haben wir einige unserer bevorzugten Skripte und Vorlagen zusammengestellt, mit denen Sie E-Mails (und einige andere Dinge, wie die lästige LinkedIn-Empfehlung, die Sie schreiben müssen) viel einfacher und weniger zeitaufwändig gestalten können.
Ganz gleich, ob Sie auf der Suche nach einem Job sind, ein Netzwerk aufbauen, sich mit der täglichen Arbeitskommunikation befassen oder versuchen, ein besserer Manager zu sein, finden Sie unten Ihre Situation, passen Sie die Vorlage nach Ihrem Geschmack an und schicken Sie sie ab!
Stellensuche
Sie brauchen die Hilfe Ihres Netzwerks bei der Stellensuche
Sich an Ihr bestehendes Netzwerk zu wenden und ihm mitzuteilen, dass Sie auf der Suche sind, ist ein todsicherer Weg, um Ihre Stellensuche zu erleichtern: Warum sollten Sie alleine suchen, wenn Sie eine ganze Armee von Kontakten haben, die ebenfalls nach Möglichkeiten Ausschau halten? Um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie Ihnen helfen, sollten Sie es ihnen so einfach wie möglich machen, indem Sie eine E-Mail wie diese schicken.
Sie brauchen eine Empfehlung bei Ihrem Traumunternehmen
Sie haben sich auf eine Stelle bei Ihrem Traumunternehmen beworben und dann festgestellt, dass ein Freund dort mit jemandem in Verbindung steht. Ihn oder sie zu bitten, den Kontakt herzustellen und für Sie zu bürgen, kann sich komisch anfühlen, muss es aber nicht. Hier erfährst du, wie du es richtig machst.
Du willst das perfekte Anschreiben schreiben, um deine Fähigkeiten zu präsentieren
Dein Anschreiben sollte nicht nur deinen beruflichen Werdegang aufzählen (das ist die Aufgabe deines Lebenslaufs). Die Hervorhebung Ihrer Fähigkeiten kann eine gute Möglichkeit sein, etwas Abwechslung in die Sache zu bringen oder zu zeigen, warum Sie ein idealer Kandidat sind, wenn Sie einen weniger traditionellen Weg eingeschlagen haben. Versuchen Sie, diese Vorlage auszufüllen, und sehen Sie, wie beeindruckend Sie klingen.
Sie müssen eine Danksagung für ein Vorstellungsgespräch schreiben
Vor allem, wenn Sie viele Vorstellungsgespräche führen, müssen Sie sich nicht über jede einzelne Danksagung ärgern. Beginnen Sie mit dieser Vorlage, passen Sie sie für jedes Unternehmen und jede Stelle leicht an und schicken Sie sie nach dem Vorstellungsgespräch bis zum nächsten Tag ab.
Sie möchten eine Danksagung schicken, die wirklich über das übliche Maß hinausgeht
Wenn Sie sich gerade für Ihren absoluten Traumjob beworben haben, möchten Sie vielleicht etwas mehr als nur eine einfache Danksagung schreiben. Sehen Sie sich diese Vorlage an, um eine Idee zu bekommen, wie Sie dem Unternehmen einen Mehrwert bieten können, noch bevor Sie die Stelle angeboten bekommen. Mit diesem Ansatz wird es dem einstellenden Manager schwer fallen, Sie nicht an Bord zu nehmen.
Sie haben sich vor ein oder zwei Wochen auf eine Stelle beworben – und möchten sich noch einmal melden
Sie haben noch keine Antwort von Ihrem Traumjob erhalten? Wenn Sie ein paar Wochen lang den Atem angehalten haben, kann es nicht schaden, eine kurze, professionelle Nachfass-E-Mail wie diese zu schicken.
Sie müssen ein Stellenangebot ablehnen
Sie haben sich beworben, Sie haben ein Angebot erhalten, aber Sie haben beschlossen, dass Sie es ablehnen müssen. Verfassen Sie eine wertschätzende Nachricht, erklären Sie kurz, warum, und halten Sie sich die Tür offen. Diese Ideen sollten Ihnen bei der Formulierung Ihrer Nachricht helfen.
Im Büro
Sie wissen nicht wirklich, worum der Absender bittet
Sie kennen die E-Mail: Es gibt viele Worte, aber nichts wird wirklich gesagt, und Sie fragen sich, was die andere Person von Ihnen will. Das kann eine verzwickte Situation sein, aber die Lösung ist eigentlich ganz einfach: Schicken Sie die Nachricht freundlich an den Absender zurück und bitten Sie um Klärung.
Sie müssen zu etwas „Nein“ sagen
Auch wenn wir es tun müssen (oder wirklich wollen), fällt es uns allen schwer, „Nein“ zu sagen. Egal in welcher Situation, mit diesen kurzen und knappen Skripten wird es viel, viel einfacher.
Sie müssen „Nein“ zu jemandem sagen, dem Sie wirklich helfen wollen
Ein „Nein“ zu sagen ist besonders schwer, wenn es sich um jemanden handelt, dem Sie wirklich helfen wollen, Sie aber nicht die Bandbreite haben: ein Freund, ein enger Kollege oder jemand, der Sie in der Vergangenheit unterstützt hat. Verwenden Sie diese Vorlage, um es einfacher zu machen und ihn oder sie auf die liebevollste Art und Weise zu enttäuschen.
Sie erhalten eine komplizierte Wäscheliste mit Gedanken, Ideen und Aufgaben
Diese E-Mail ist voll von Aktionspunkten, Fragen, Gedanken, Kommentaren, Aufgaben – die Liste geht immer weiter. Sie würden ewig brauchen, um die Nachricht durchzugehen, geschweige denn die Arbeit zu erledigen. Ihre Antwort wird etwas anders ausfallen, je nachdem, ob es sich um einen Chef oder einen Kollegen handelt, aber so oder so müssen Sie um Hilfe bei der Prioritätensetzung bitten.
Sie brauchen mehr Informationen, um zu antworten
Jemand stellt Ihnen aus heiterem Himmel eine Frage, und Sie haben keine Ahnung, wovon er oder sie spricht. Oder Sie haben eine Ahnung, wissen aber, dass Sie etwas mehr Informationen brauchen, um gut zu antworten. Schicken Sie dem Absender schnell eine E-Mail zurück und bitten Sie ihn um den Kontext oder die spezifischen Details, die Sie benötigen.
Ihr Kollege macht ein Projekt zu schwierig
Arbeiten Sie mit jemandem zusammen, der etwas viel (viel) schwieriger macht, als es sein müsste? Es kann schwierig sein, einen besseren Weg vorzuschlagen, ohne die Gefühle des anderen zu verletzen, aber wenn Sie das tun, machen Sie allen das Leben leichter. Wählen Sie einfach Ihre Worte mit Bedacht und verwenden Sie Formulierungen, die Ihren Kollegen daran erinnern, dass Sie gemeinsam an dieser Sache arbeiten.
Sie haben einen Konflikt am Arbeitsplatz und müssen es Ihrem Chef sagen
Natürlich sollten Sie nicht gleich zu Ihrem Chef rennen, wenn Sie Probleme mit einem Ihrer Mitarbeiter haben; versuchen Sie zunächst, die Sache allein zu lösen, bevor Sie die höheren Stellen einschalten. Aber wenn die Situation immer wieder auftaucht, ist es in Ordnung, mit Ihrem Vorgesetzten zu sprechen – solange Sie dabei dieses Skript befolgen, ohne dass es wie Jammern klingt.
Sie müssen ein Projekt ablehnen
Wenn Sie um ein Projekt gebeten werden, das Sie wirklich nicht machen wollen, sollten Sie etwas mehr als „auf keinen Fall“ zurückschreiben. Egal, ob es nicht zu Ihrem Job gehört oder ob Sie einfach denken, dass es Ihre Zeit nicht wert ist, fangen Sie mit diesen Skripten an, um freundlich „Nein“ zu sagen.
Sie kündigen Ihren Job
Das Schreiben eines Kündigungsschreibens kann gelinde gesagt beängstigend sein, aber mit dieser einfachen Vorlage haben Sie ein großartiges Schreiben verfasst und sind im Handumdrehen aus der Tür.
Management
Sie laden einen Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch ein
Ob Sie jemanden zum ersten Mal zu einem Vorstellungsgespräch einladen oder dies regelmäßig tun und es einfach leid sind, die E-Mail zu schreiben, wir haben die perfekte Vorlage für die Einladung eines Bewerbers zu einem Vorstellungsgespräch – voll mit allen Details, die er oder sie wissen muss.
Sie bieten einem Bewerber einen Job an
Sie haben jemanden interviewt, der es geschafft hat, und Sie freuen sich darauf, ihn oder sie in Ihr Team einzuladen! Verwenden Sie diese einfache Vorlage, um das Angebot so schnell wie möglich auf den Weg zu bringen.
Sie lehnen einen Bewerber ab
Dies kann schwierig sein, aber der Trick ist, es kurz und knapp zu halten. Kopieren Sie diese Vorlage und fügen Sie sie ein.
Sie haben es vermasselt und müssen es Ihren Kunden mitteilen
Es kann schwierig sein, Ihren Kunden oder Klienten die Nachricht über eine Krise oder ein Problem zu überbringen, aber es gibt Ihnen die Möglichkeit zu zeigen, dass Sie die Sache im Griff haben und an dem Problem arbeiten. Dieses Skript hilft Ihnen, die Nachricht schnell zu übermitteln, damit Sie mehr Zeit haben, das Problem zu beheben.
Sie müssen eine LinkedIn-Empfehlung schreiben – und zwar schnell
Zaudern Sie nicht, wenn Sie gebeten werden, eine Empfehlung für jemanden auf LinkedIn zu schreiben. Füllen Sie die Felder dieser Vorlage aus, und in weniger als fünf Minuten haben Sie eine herausragende Empfehlung fertig.
Networking
Sie brauchen eine Vorstellung
Sie erfahren, dass ein Freund oder Kollege jemanden kennt, den Sie unbedingt kennenlernen sollten, sei es für Ihre Karriereentwicklung, Ihre Stellensuche oder Ihre Verkaufsbemühungen. Wie können Sie Ihre Kontaktperson bitten, Sie vorzustellen, ohne dabei bedürftig und lästig zu wirken? Mit dieser Vorlage sollte das kein Problem sein.
Sie wurden gebeten, sich vorzustellen
Wenn Sie von einem Kollegen gebeten wurden, ihn oder sie einem Kontakt vorzustellen. Aber Sie wollen nicht einfach nur eine Verbindung herstellen, sondern Sie wollen sicherstellen, dass Ihr Kontakt damit einverstanden ist, vorgestellt zu werden, um ihn nicht zu verärgern oder in Verlegenheit zu bringen. Hier ist die E-Mail, die Sie senden müssen, um das OK zu bekommen.
Sie stellen sich tatsächlich vor
Alles ist gesagt und getan, und Ihr Kontakt ist glücklich, Ihrem Freund vorgestellt zu werden. Prima! Verwenden Sie diese kurze Vorlage, um jede Person kurz daran zu erinnern, warum Sie sie vorstellen, und dann können Sie das Ganze aus der Hand geben!
Sie müssen erklären, was Sie tun
Ob persönlich bei einer Networking-Veranstaltung oder per E-Mail mit einem neuen Kontakt, es kann schwierig sein, genau zu erklären, was Sie tun, ohne dass es total langweilig ist. Tipp: Nennen Sie nicht nur Ihre Berufsbezeichnung. Schauen Sie sich diese Vorlage an, um Ihren Elevator Pitch einprägsamer zu gestalten.
Sie möchten, dass ein Kunde Sie weiterempfiehlt
Haben Sie einige Kunden, die Sie lieben, und hoffen, dass sie weitersagen, wie toll Ihre Produkte oder Dienstleistungen sind? Mit dieser E-Mail wird es für jeden unglaublich einfach, Ihnen zu helfen.
Sie haben viel zu viele Anfragen für ein Vorstellungsgespräch
Sie haben keine Zeit, all die E-Mails zu beantworten, in denen Sie um ein Vorstellungsgespräch gebeten werden, ganz zu schweigen davon, dass Sie tatsächlich zu einem solchen gehen? Hier finden Sie einige Strategien, wie Sie es schaffen, die Anfragen zu beantworten – oder sie abzulehnen – und dazu jeweils ein einfaches E-Mail-Skript.
Einfach genug, nicht wahr?
Bevor Sie die Nachricht jedoch abschicken, sollten Sie diese 25 grundlegenden Regeln der E-Mail-Etikette beachten – vorausgesetzt, Sie möchten, dass Ihre E-Mail tatsächlich beantwortet wird.