Komunikacja to ciężka praca. Według najnowszych badań, spędzamy 1/3 naszego czasu w biurze nad pocztą elektroniczną – liczba ta z pewnością rośnie.
A to nawet nie uwzględnia stresu związanego z zastanawianiem się, jak przekazać potencjalnie trudną wiadomość, taką jak prośba o pomoc, powiedzenie „nie” lub przyznanie się do popełnienia błędu.
Aby pomóc ci w pełni wykorzystać twój czas i energię, zebraliśmy kilka naszych ulubionych skryptów i szablonów do tworzenia wiadomości e-mail (i kilku innych rzeczy, takich jak ta pesky rekomendacja LinkedIn, którą musisz napisać) dużo łatwiejsze i mniej czasochłonne.
Czy szukasz pracy, nawiązujesz kontakty, zajmujesz się codzienną komunikacją w pracy, czy starasz się być lepszym menedżerem, znajdź swoją sytuację poniżej, dostosuj szablon do swoich upodobań i wyślij go!
Szukanie pracy
Potrzebujesz pomocy swojej sieci w znalezieniu pracy
Sięgnięcie do swojej obecnej sieci i poinformowanie ich, że jesteś na polowaniu, to pewny sposób, aby ułatwić sobie szukanie pracy: Po co szukać na własną rękę, skoro możesz mieć całą armię kontaktów, które również mają oko na okazje? Aby jednak zwiększyć prawdopodobieństwo, że Ci pomogą, ułatw im to jak najbardziej, wysyłając wiadomość e-mail, taką jak ta.
You Need a Referral at Your Dream Company
Złożyłeś podanie o pracę w wymarzonej firmie – a potem zauważyłeś, że Twój znajomy jest z kimś tam związany. Poproszenie go lub jej o połączenie i ręczenie za Ciebie może wydawać się dziwne, ale nie musi takie być. Oto jak zrobić to we właściwy sposób.
Chcesz napisać idealny list motywacyjny, aby pokazać swoje umiejętności
Twój list motywacyjny nie powinien po prostu przejść przez historię pracy (to zadanie Twojego CV). Podkreślenie swoich umiejętności może być świetnym sposobem na urozmaicenie pracy lub pokazanie, dlaczego byłbyś idealnym kandydatem, gdybyś miał mniej tradycyjną ścieżkę kariery. Spróbuj wypełnić ten szablon i zobacz jak imponująco brzmisz.
You Need to Write a Thank You Note for an Interview
Especially if you’re interviewing lot, there’s no need to fret over each individual thank you note. Aby uzyskać podstawową notatkę, która wykona swoją pracę, zacznij od tego szablonu, dostosuj go nieco do każdej firmy i roli, a następnie wyślij go do EOD po przeprowadzeniu rozmowy kwalifikacyjnej.
You Want to Send a Thank You Note That Really Goes Aboes Above and Beyond
Jeśli właśnie przeprowadziłeś rozmowę kwalifikacyjną w sprawie swojej absolutnie wymarzonej pracy, możesz chcieć wyjść nieco poza podstawowe podziękowania. Sprawdź ten szablon, aby dowiedzieć się, w jaki sposób możesz wnieść wartość dodaną do firmy, zanim jeszcze dostaniesz ofertę pracy. Z tym podejściem, menedżer zatrudniający będzie miał trudny czas, aby nie przynieść cię na pokładzie.
You Applied to a Job a Week or Two Ago-and Want to Check In
Haven’t heard back from your dream job? Jeśli wstrzymywałeś oddech przez kilka tygodni, nie zaszkodzi wysłać krótkiego, profesjonalnego e-maila, takiego jak ten.
Musisz odrzucić ofertę pracy
Przeprowadziłeś rozmowę kwalifikacyjną, otrzymałeś ofertę – ale zdecydowałeś, że musisz ją odrzucić. Zachowaj swoją wiadomość wdzięczny, dać krótkie wyjaśnienie, dlaczego, i upewnij się, aby utrzymać drzwi otwarte. Te pomysły powinny pomóc w przygotowaniu wiadomości.
W biurze
Nie wiesz, o co prosi nadawca
Znasz ten e-mail: Jest dużo słów, ale nic nie jest naprawdę powiedziane, a ty zostajesz zastanawiając się, czego druga osoba chce od ciebie. Może się wydawać, że to trudna sytuacja, ale rozwiązanie jest całkiem proste: Punt go z powrotem do nadawcy ładnie poprosić o wyjaśnienie.
You Need to Say „No” to Something
Nawet jeśli musimy to zrobić (lub naprawdę chcemy to zrobić), wszyscy mamy trudny czas mówiąc „nie”. Bez względu na sytuację, te krótkie i słodkie skrypty sprawią, że będzie to o wiele, wiele łatwiejsze.
Trzeba powiedzieć „nie” komuś, komu naprawdę chcesz pomóc
Mówienie „nie” jest szczególnie trudne, gdy jest to ktoś, komu naprawdę chcesz pomóc, tylko nie masz przepustowości: przyjaciel, bliski kolega lub ktoś, kto udzielił ci wsparcia w przeszłości. Skorzystaj z tego szablonu, aby to ułatwić i zawieść go lub ją w najbardziej troskliwy sposób, jaki jest możliwy.
otrzymujesz skomplikowaną listę myśli, pomysłów i zadań
Ten e-mail jest pełen pozycji działania, pytań, myśli, komentarzy, zadań – lista ciągnie się w nieskończoność. Zajęłoby ci to całą wieczność tylko po to, aby przetrzeć tę wiadomość, nie mówiąc już o wykonaniu pracy. Twoja odpowiedź będzie nieco inna w zależności od tego, czy jest to szef, czy kolega, ale tak czy inaczej, będziesz musiał poprosić o pomoc w ustaleniu priorytetów.
Potrzebujesz więcej informacji, aby odpowiedzieć
Ktoś zadaje ci pytanie znienacka, a ty nie masz pojęcia, o czym on lub ona mówi. Albo masz poczucie, ale wiesz, że potrzebujesz trochę więcej informacji, aby dobrze odpowiedzieć. Szybko wyślij e-mail do nadawcy z prośbą o kontekst lub konkretne szczegóły, których potrzebujesz.
Twój współpracownik czyni projekt zbyt trudnym
Czy pracujesz z kimś, kto sprawia, że coś jest dużo (dużo) trudniejsze, niż powinno być? Może być trudno zasugerować lepszy sposób bez ranienia czyichś uczuć, ale robiąc to, ułatwiasz wszystkim życie. Po prostu dobieraj słowa mądrze i używaj zwrotów, które przypominają twojemu koledze, że pracujesz nad tym wspólnie.
Masz konflikt w miejscu pracy – i musisz powiedzieć szefowi
Oczywiście, zwrócenie się do szefa nie powinno być pierwszą rzeczą, jaką robisz, gdy masz problemy z jednym ze współpracowników; spróbuj najpierw wypracować je na własną rękę, zanim zwrócisz się do wyższych rangą. Ale jeśli sytuacja wciąż się powtarza, nie zaszkodzi porozmawiać z przełożonym – pod warunkiem, że zastosujesz się do poniższego skryptu, aby nie zabrzmiało to jak marudzenie.
Trzeba odrzucić projekt
Jeśli zostałeś poproszony o zrobienie projektu, którego naprawdę nie chcesz robić, chcesz odpisać trochę więcej niż „absolutnie nie”. Niezależnie od tego, czy nie jest to część twojej pracy, czy po prostu uważasz, że nie jest to warte twojego czasu, zacznij od tych skryptów, aby ładnie powiedzieć „nie.”
Odchodzisz z pracy
Pisanie listu rezygnacyjnego może być co najmniej przerażające, ale dzięki temu łatwemu szablonowi będziesz miał świetnie napisany list i w mgnieniu oka wyjdziesz za drzwi.
Zarządzanie
Zapraszasz kandydata na rozmowę kwalifikacyjną
Czy przeprowadzasz z kimś rozmowę kwalifikacyjną po raz pierwszy, czy też robisz to regularnie i jesteś po prostu zmęczony pisaniem wiadomości e-mail, mamy doskonały szablon zaproszenia kandydata na rozmowę kwalifikacyjną – pełen wszystkich szczegółów, które on lub ona musi znać.
Oferujesz kandydatowi pracę
Przeprowadziłeś rozmowę kwalifikacyjną z kimś, kto ją zabił i jesteś podekscytowany zaproszeniem go lub jej do zespołu! Skorzystaj z tego łatwego szablonu, aby otrzymać tę ofertę ASAP.
Odrzucasz kandydata
Ten może być trudny, ale sztuczka polega na tym, aby był krótki i na temat. Skopiowanie i wklejenie tego szablonu powinno znacznie ułatwić zadanie.
You Messed Up-and Need to Tell Your Customers
Dostarczenie wiadomości o kryzysie lub problemie do klientów może być trudne, ale daje szansę na pokazanie, że jesteś na szczycie i pracujesz nad problemem. Ten skrypt powinien pomóc w szybkim przekazaniu wiadomości, abyś mógł poświęcić więcej czasu na rozwiązanie problemu.
You Need to Write a LinkedIn Recommendation-Fast
Nie hem and haw, gdy poproszono Cię o napisanie rekomendacji dla kogoś na LinkedIn. Wypełnij puste pola tego szablonu, a otrzymasz wyjątkową rekomendację w mniej niż pięć minut.
Networking
Potrzebujesz wprowadzenia
Dowiedziałeś się, że przyjaciel lub kolega zna kogoś, kto byłby idealny do poznania, niezależnie od tego, czy chodzi o rozwój kariery, poszukiwanie pracy czy działania sprzedażowe. Jak poprosić osobę, z którą się kontaktujesz, aby Cię przedstawiła – nie brzmiąc przy tym potrzebnie i irytująco? Ten szablon powinien załatwić sprawę.
You’ve Been Asked to Make an Introduction
Jeśli zostałeś poproszony przez kolegę o przedstawienie go lub jej kontaktowi. Ale nie chcesz po prostu połączyć ich od razu – chcesz się upewnić, że Twój kontakt nie ma nic przeciwko temu, że zostanie Ci przedstawiony, aby go nie irytować ani nie wprawiać w zakłopotanie. Oto wiadomość e-mail, którą należy wysłać, aby uzyskać zgodę.
Ty właściwie dokonujesz wprowadzenia
Wszystko zostało powiedziane i zrobione, a Twój kontakt jest zadowolony, że może zostać przedstawiony Twojemu przyjacielowi. Świetnie! Użyj tego krótkiego szablonu, aby krótko przypomnieć każdej osobie, dlaczego ją przedstawiasz, a następnie wyrzuć to z rąk!
Musisz wyjaśnić, czym się zajmujesz
Czy to osobiście na imprezie networkingowej, czy za pośrednictwem poczty elektronicznej z nowym kontaktem, może być trudne, aby wyjaśnić dokładnie, czym się zajmujesz w sposób, który nie jest całkowicie nudny. Wskazówka: Nie podawaj tylko swojej nazwy stanowiska. Następnie spójrz na ten szablon, aby Twój elevator pitch stał się bardziej zapadający w pamięć.
Chcesz, aby klient polecił Cię innym
Masz kilku klientów, którzy Cię kochają – i masz nadzieję, że będą rozpowiadać o tym, jak wspaniałe są Twoje produkty lub usługi? Ten e-mail sprawi, że będzie to niewiarygodnie łatwe dla każdego, kto chce Ci pomóc.
Masz o wiele za dużo osób proszących o „Wybranie Twojego Mózgu”
Nie masz czasu, aby odpowiedzieć na wszystkie e-maile z prośbą o wywiady informacyjne, nie mówiąc już o tym, że faktycznie na nie idziesz? Oto kilka strategii, dzięki którym możesz je zrealizować lub odrzucić – wraz z łatwymi skryptami e-mailowymi dla każdego z nich.
Dość proste, prawda?
Jednakże, zanim wyślesz tę wiadomość, pamiętaj o tych 25 podstawowych zasadach etykiety e-mailowej – to znaczy, jeśli chcesz, aby Twój e-mail rzeczywiście doczekał się odpowiedzi.
.