Comunicarea este o muncă grea. Potrivit unor cercetări recente, petrecem 1/3 din timpul petrecut la birou pe e-mail – un număr care cu siguranță crește.
Și asta nici măcar nu ia în considerare stresul implicat în a vă da seama cum să transmiteți un mesaj potențial dificil, cum ar fi să cereți ajutor, să spuneți nu sau să recunoașteți că ați dat-o în bară.
Pentru a vă ajuta să profitați la maximum de timpul și energia dumneavoastră, am adunat câteva dintre scripturile și șabloanele noastre preferate pentru a face e-mailul (și alte câteva lucruri, cum ar fi acea recomandare enervantă pe LinkedIn pe care trebuie să o scrieți) mult mai ușor și mai puțin consumator de timp.
Dacă vă căutați un loc de muncă, faceți networking, vă ocupați de comunicările de zi cu zi la locul de muncă sau încercați să fiți un manager mai bun, găsiți situația dvs. mai jos, modificați șablonul după bunul dvs. plac și trimiteți-l!
Cercetarea unui loc de muncă
Aveți nevoie de ajutorul rețelei dvs. pentru a găsi un loc de muncă
Să vă adresați rețelei dvs. actuale și să-i anunțați că sunteți în căutarea unui loc de muncă este o modalitate sigură de a vă facilita căutarea unui loc de muncă: De ce să căutați de unul singur când ați putea avea o întreagă armată de contacte care să fie și ele atente la oportunități? Dar, pentru a crește șansele ca ei să vă ajute, ușurați-le cât mai mult posibil sarcina trimițând un e-mail de genul acesta:
Ai nevoie de o recomandare la compania visurilor tale
Ai aplicat la un loc de muncă la compania visurilor tale – și apoi ai observat că un prieten este conectat cu cineva de acolo. Să-i ceri acestuia să te conecteze și să garanteze pentru tine poate părea ciudat, dar nu trebuie să fie așa. Iată cum să o faceți în mod corect.
Vreți să scrieți scrisoarea de intenție perfectă pentru a vă etala abilitățile
Carte de intenție nu ar trebui doar să treacă în revistă istoricul locurilor dvs. de muncă (asta este treaba CV-ului dvs.). Evidențierea abilităților tale poate fi o modalitate excelentă de a amesteca lucrurile sau de a arăta de ce ai fi un candidat ideal dacă ai un parcurs mai puțin tradițional. Încercați să completați acest șablon și vedeți cât de impresionant sunați.
Trebuie să scrieți un bilet de mulțumire pentru un interviu
În special dacă dați multe interviuri, nu este nevoie să vă agitați pentru fiecare bilet de mulțumire în parte. Pentru un bilet de bază care își face treaba, începeți cu acest model, modificați-l ușor pentru fiecare companie și rol și trimiteți-l până la EOD după ce ați susținut interviul.
Vreți să trimiteți o notă de mulțumire care să meargă cu adevărat mai departe
Dacă tocmai ați dat un interviu pentru jobul absolut de vis, s-ar putea să doriți să mergeți puțin dincolo de nota de mulțumire de bază. Consultați acest model pentru a vă face o idee despre cum puteți adăuga valoare companiei înainte de a vi se oferi chiar și postul. Cu această abordare, managerului de angajare îi va fi greu să nu vă aducă la bord.
Ați aplicat la un loc de muncă acum o săptămână sau două – și doriți să verificați
Nu ați primit vești de la locul de muncă visat? Dacă v-ați ținut respirația timp de câteva săptămâni, nu strică să trimiteți un e-mail scurt și profesional de urmărire, ca acesta.
Trebuie să refuzați o ofertă de muncă
Ați avut un interviu, ați primit o ofertă – dar ați decis că trebuie să o refuzați. Păstrați-vă mesajul apreciativ, dați o scurtă explicație de ce și asigurați-vă că păstrați ușa deschisă. Aceste idei ar trebui să vă ajute să vă redactați mesajul.
La birou
Nu știți cu adevărat ce vă cere expeditorul
Cunoașteți e-mailul: Sunt o mulțime de cuvinte, dar nu se spune nimic cu adevărat, iar tu rămâi întrebat ce vrea cealaltă persoană de la tine. Poate părea o situație delicată, dar soluția este de fapt destul de simplă: Trimiteți-l înapoi la expeditor cu amabilitate pentru a cere clarificări.
Trebuie să spuneți „nu” la ceva
Chiar dacă avem nevoie să o facem (sau chiar vrem să o facem), tuturor ne este greu să spunem „nu”. Indiferent de situație, aceste scenarii scurte și dulci vor face ca acest lucru să fie mult, mult mai ușor.
Trebuie să spui „nu” cuiva pe care chiar vrei să-l ajuți
Să spui „nu” este deosebit de greu atunci când este vorba de cineva pe care chiar vrei să-l ajuți, doar că nu ai lățimea de bandă: un prieten, un coleg apropiat sau cineva care ți-a oferit sprijin în trecut. Folosiți acest șablon pentru a face acest lucru mai ușor și pentru a-l dezamăgi în cel mai binevoitor mod posibil.
Ai primit o listă complicată de gânduri, idei și sarcini
Acest e-mail este unul plin de elemente de acțiune, întrebări, gânduri, comentarii, sarcini – lista poate continua la nesfârșit. Ți-ar lua o veșnicie doar pentru a răsfoi mesajul, ca să nu mai vorbim de a face treaba. Răspunsul dvs. va fi puțin diferit în funcție de faptul că este vorba de un șef sau de un coleg, dar, în orice caz, va trebui să cereți ajutor pentru stabilirea priorităților.
Aveți nevoie de mai multe informații pentru a răspunde
Cineva vă pune o întrebare din senin, iar dvs. nu aveți nicio idee despre ce vorbește. Sau, aveți o idee, dar știți că aveți nevoie de ceva mai multe informații pentru a răspunde bine. Trimiteți rapid un e-mail înapoi expeditorului cerându-i contextul sau detaliile specifice de care aveți nevoie.
Colegul dvs. face un proiect prea dificil
Lucrați cu cineva care face ceva mult (mult) mai dificil decât trebuie să fie? Poate fi greu să sugerezi o modalitate mai bună fără să rănești sentimentele cuiva, dar făcând acest lucru faci viața tuturor mai ușoară. Pur și simplu alege-ți cuvintele cu înțelepciune și folosește fraze care să îi reamintească colegului tău că lucrați împreună în mod colaborativ la acest lucru.
Ai un conflict la locul de muncă – și trebuie să-i spui șefului tău
Evident, să alergi la șeful tău nu ar trebui să fie primul lucru pe care îl faci atunci când ai probleme cu unul dintre colegii tăi; încearcă să rezolvi problema pe cont propriu mai întâi, înainte de a apela la cei de sus. Dar dacă situația continuă să apară, este în regulă să te duci să vorbești cu șeful tău – atâta timp cât urmezi acest scenariu pentru a o face fără să sune ca și cum te-ai plânge.
Trebuie să refuzați un proiect
Dacă vi s-a cerut să faceți un proiect pe care chiar nu vreți să îl faceți, vreți să scrieți puțin mai mult decât „absolut nu” înapoi. Fie că nu face parte din munca ta sau pur și simplu nu crezi că merită timpul tău, începe cu aceste scenarii pentru a spune frumos „nu”.”
Îți dai demisia de la locul de muncă
Scrierea unei scrisori de demisie poate fi cel puțin înfricoșătoare, dar cu acest șablon ușor vei avea o scrisoare grozavă scrisă și vei ieși pe ușă în cel mai scurt timp.
Management
Invitați un candidat la un interviu
Chiar dacă intervievați pe cineva pentru prima dată sau faceți acest lucru în mod regulat și v-ați săturat să scrieți e-mailul, avem șablonul perfect pentru a invita un candidat la un interviu – plin de toate detaliile pe care acesta trebuie să le știe.
Oferiți un loc de muncă unui candidat
Ați intervievat pe cineva care s-a descurcat de minune și sunteți entuziasmat să îl invitați în echipă! Folosiți acest șablon ușor pentru a face acea ofertă cât mai repede.
Vă refuzați un candidat
Aceasta poate fi dificilă, dar trucul este să fie scurtă și la obiect. Copierea și lipirea acestui șablon ar trebui să ușureze mult munca.
Ai dat-o în bară – și trebuie să le spui clienților tăi
Transmiterea veștii despre o criză sau o problemă clienților sau clienților tăi poate fi dificilă, dar îți oferă șansa de a arăta că ești la curent și că lucrezi la problemă. Acest scenariu ar trebui să vă ajute să transmiteți mesajul rapid – astfel încât să puteți petrece mai mult timp rezolvând problema.
Trebuie să scrieți o recomandare pe LinkedIn – rapid
Nu vă faceți griji atunci când vi s-a cerut să scrieți o recomandare pentru cineva pe LinkedIn. Completați spațiile goale din acest șablon și veți avea o recomandare remarcabilă realizată în mai puțin de cinci minute.
Networking
Aveți nevoie de o prezentare
Descoperiți că un prieten sau un coleg cunoaște pe cineva pe care ar fi perfect să îl cunoașteți, fie că este vorba de dezvoltarea carierei dumneavoastră, de căutarea unui loc de muncă sau de eforturile dumneavoastră de vânzări. Cum îi puteți cere contactului dvs. să vă prezinte – fără să păreți nevoiaș și enervant? Acest șablon ar trebui să rezolve problema.
Ați fost rugat să faceți o prezentare
Dacă ați fost rugat de un coleg să îi faceți cunoștință cu un contact. Dar, nu vreți doar să îi faceți legătura imediat – vreți să vă asigurați că contactul dvs. este de acord să fie prezentat, pentru a nu-l enerva sau a-l face să se simtă inconfortabil. Iată e-mailul pe care trebuie să-l trimiteți pentru a obține OK-ul.
De fapt, faceți introducerea
Toate sunt spuse și făcute, iar contactul dvs. este fericit să fie prezentat prietenului dvs. Minunat! Folosiți acest scurt șablon pentru a reaminti pe scurt fiecărei persoane de ce îi prezentați și apoi scăpați acest lucru din mână!
Trebuie să explicați cu ce vă ocupați
Fie în persoană la un eveniment de networking sau prin e-mail cu un nou contact, poate fi dificil să explicați exact cu ce vă ocupați într-un mod care să nu fie total plictisitor. Sfat: Nu spuneți doar titlul postului dumneavoastră. Apoi, uitați-vă la acest șablon pentru a vă face discursul de lift mai memorabil.
Vreți ca un client să vă recomande altora
Aveți câțiva clienți care vă iubesc – și sperați că vor răspândi vorba despre cât de grozave sunt produsele sau serviciile dumneavoastră? Acest e-mail va face incredibil de ușor pentru oricine să vă ajute.
Aveți mult prea mulți oameni care vă cer „să vă ia creierul”
Nu aveți timp să răspundeți la toate e-mailurile care vă cer interviuri informative, darămite să mergeți efectiv la ele? Iată câteva strategii pentru a face să funcționeze – sau pentru a le refuza – cu scenarii de e-mail ușor de utilizat pentru fiecare.
Destul de ușor, nu-i așa?
Cu toate acestea, înainte de a trimite acel mesaj, țineți cont de aceste 25 de reguli de bază ale etichetei de e-mail – asta dacă doriți ca e-mailul dvs. să primească într-adevăr un răspuns.