La comunicazione è un lavoro duro. Secondo una recente ricerca, passiamo 1/3 del nostro tempo in ufficio sulle e-mail, un numero che è sicuramente in aumento.
E questo non tiene nemmeno conto dello stress che comporta capire come trasmettere un messaggio potenzialmente difficile, come chiedere aiuto, dire di no, o ammettere di aver fatto un casino.
Per aiutarvi a sfruttare al meglio il vostro tempo e la vostra energia, abbiamo raccolto alcuni dei nostri script e modelli preferiti per rendere le e-mail (e alcune altre cose, come quella fastidiosa raccomandazione LinkedIn che dovete scrivere) molto più facili e meno dispendiose in termini di tempo.
Sia che tu stia cercando lavoro, facendo networking, occupandoti delle comunicazioni quotidiane sul lavoro, o cercando di essere un manager migliore, trova la tua situazione qui sotto, modifica il modello a tuo piacimento, e invialo!
Ricerca di lavoro
Hai bisogno dell’aiuto della tua rete per trovare un lavoro
Ricorrere alla tua rete attuale e fargli sapere che sei a caccia è un modo sicuro per facilitare la tua ricerca di lavoro: Perché cercare da solo quando potresti avere anche un intero esercito di contatti che tengono d’occhio le opportunità? Ma, per rendere più probabile che ti aiutino, rendilo il più facile possibile per loro inviando un’e-mail come questa.
Hai bisogno di un referral nella tua azienda dei sogni
Hai fatto domanda per un lavoro nella tua azienda dei sogni e poi hai notato che un amico è collegato a qualcuno lì. Chiedere a lui o lei di metterti in contatto e garantire per te può sembrare strano, ma non deve esserlo. Ecco come farlo nel modo giusto.
Vuoi scrivere la lettera di presentazione perfetta per mostrare le tue capacità
La tua lettera di presentazione non dovrebbe semplicemente ripercorrere la tua storia lavorativa (quello è il compito del tuo curriculum). Evidenziare le tue abilità può essere un ottimo modo per mescolare le cose o mostrare perché saresti un candidato ideale se hai un percorso meno tradizionale. Prova a compilare questo modello, e vedi come suoni impressionante.
Hai bisogno di scrivere una nota di ringraziamento per un colloquio
Soprattutto se stai facendo molti colloqui, non c’è bisogno di agitarsi per ogni singola nota di ringraziamento. Per una nota di base che porti a termine il lavoro, inizia con questo modello, modificalo leggermente per ogni azienda e ruolo, e spediscilo entro l’EOD dopo aver fatto il colloquio.
Vuoi inviare una nota di ringraziamento che vada davvero oltre
Se hai appena fatto un colloquio per il lavoro dei tuoi sogni, potresti voler andare un po’ oltre la nota di ringraziamento di base. Dai un’occhiata a questo modello per avere un’idea di come puoi aggiungere valore all’azienda prima ancora che ti venga offerto il lavoro. Con questo approccio, il responsabile delle assunzioni avrà difficoltà a non prenderti a bordo.
Hai fatto domanda per un lavoro una o due settimane fa e vuoi controllare
Non hai avuto notizie dal lavoro dei tuoi sogni? Se hai trattenuto il respiro per qualche settimana, non fa male inviare una breve e professionale email di follow-up, come questa.
Hai bisogno di rifiutare un’offerta di lavoro
Hai fatto un colloquio, ti è stata fatta un’offerta, ma hai deciso che devi rifiutarla. Mantieni il tuo messaggio di apprezzamento, dai una breve spiegazione del perché, e assicurati di tenere la porta aperta. Queste idee dovrebbero aiutarti a creare il tuo messaggio.
In ufficio
Non sai davvero cosa ti sta chiedendo il mittente
Conosci l’e-mail: Ci sono un sacco di parole, ma non viene detto nulla in realtà, e tu rimani a chiederti cosa vuole l’altra persona da te. Può sembrare una situazione complicata, ma la soluzione è in realtà piuttosto semplice: Rimandalo gentilmente al mittente per chiedere chiarimenti.
Hai bisogno di dire “No” a qualcosa
Anche se abbiamo bisogno di farlo (o vogliamo davvero farlo), abbiamo tutti difficoltà a dire “no”. Non importa la situazione, questi brevi e dolci script lo renderanno molto, molto più facile.
Hai bisogno di dire “No” a qualcuno che vuoi veramente aiutare
Dire “no” è particolarmente difficile quando si tratta di qualcuno che vuoi veramente aiutare, ma non hai la larghezza di banda: un amico, un collega stretto, o qualcuno che ti ha dato sostegno in passato. Usa questo modello per renderlo più facile e per deluderlo nel modo più premuroso possibile.
Ricevi una complicata lista di pensieri, idee e compiti
Questa e-mail è piena di elementi di azione, domande, pensieri, commenti, compiti, la lista continua all’infinito. Ti ci vorrebbe un’eternità solo per sfogliare il messaggio, figuriamoci per fare il lavoro. La tua risposta sarà un po’ diversa a seconda che si tratti di un capo o di un collega, ma in entrambi i casi, dovrai chiedere aiuto per stabilire le priorità.
Hai bisogno di più informazioni per rispondere
Qualcuno ti fa una domanda all’improvviso, e tu non hai idea di cosa lui o lei stia parlando. Oppure, hai un’idea, ma sai che hai bisogno di qualche informazione in più per rispondere bene. Rispondete velocemente al mittente chiedendo il contesto o i dettagli specifici di cui avete bisogno.
Il tuo collega sta rendendo un progetto troppo difficile
Stai lavorando con qualcuno che sta rendendo qualcosa molto (molto) più difficile del necessario? Può essere difficile suggerire un modo migliore senza ferire i sentimenti di qualcuno, ma così facendo rendi la vita di tutti più facile. Scegliete semplicemente le vostre parole con saggezza e usate frasi che ricordino al vostro collega che state lavorando insieme in modo collaborativo su questo.
Hai un conflitto sul posto di lavoro e devi dirlo al tuo capo
Ovviamente, correre dal tuo capo non dovrebbe essere la prima cosa che fai quando hai problemi con uno dei tuoi colleghi; prova a risolverlo da solo, prima di chiamare i superiori. Ma se la situazione continua a presentarsi, va bene andare a parlare con il tuo capo, a patto che tu segua questo copione per farlo senza sembrare che ti stia lamentando.
Devi rifiutare un progetto
Se ti è stato chiesto di fare un progetto che davvero non vuoi fare, vuoi rispondere un po’ più che “assolutamente no”. Se non fa parte del tuo lavoro o semplicemente non pensi che valga il tuo tempo, inizia con questi script per dire gentilmente “no.”
Tu stai lasciando il tuo lavoro
Scrivere una lettera di dimissioni può essere a dir poco spaventoso, ma con questo facile modello avrai una grande lettera scritta e sarai fuori dalla porta in poco tempo.
Management
Invitate un candidato per un colloquio
Se state intervistando qualcuno per la prima volta o se lo fate regolarmente e siete stanchi di scrivere le e-mail, abbiamo il modello perfetto per invitare un candidato per un colloquio, pieno di tutti i dettagli che lui o lei deve sapere.
Stai offrendo un lavoro ad un candidato
Hai fatto un colloquio con qualcuno che ha spaccato, e sei entusiasta di invitarlo nel team! Usa questo semplice modello per portare quell’offerta fuori dalla porta il prima possibile.
Stai rifiutando un candidato
Questo può essere difficile, ma il trucco è tenerlo breve e dritto al punto. Copiare e incollare questo modello dovrebbe rendere il lavoro molto più facile.
Hai fatto un casino e devi dirlo ai tuoi clienti
Dare la notizia di una crisi o di un problema ai tuoi clienti può essere difficile, ma ti dà la possibilità di mostrare che hai tutto sotto controllo e stai lavorando sul problema. Questo script dovrebbe aiutare a trasmettere il messaggio velocemente, in modo da poter dedicare più tempo a risolvere il problema.
Hai bisogno di scrivere una raccomandazione su LinkedIn – velocemente
Non fare l’orlo alla gola quando ti viene chiesto di scrivere una raccomandazione per qualcuno su LinkedIn. Riempi gli spazi vuoti di questo modello e avrai una raccomandazione eccezionale in meno di cinque minuti.
Networking
Ti serve una presentazione
Si scopre che un amico o un collega conosce qualcuno che sarebbe perfetto per te conoscere, sia per la tua crescita professionale, sia per la tua ricerca di lavoro, sia per i tuoi sforzi di vendita. Come puoi chiedere al tuo contatto di presentarti, senza sembrare bisognoso e fastidioso? Questo modello dovrebbe fare il trucco.
Ti è stato chiesto di fare una presentazione
Se ti è stato chiesto da un collega di presentarlo a un contatto. Ma, non vuoi solo collegarli subito – vuoi assicurarti che il tuo contatto sia d’accordo con l’essere presentato, in modo da non infastidirlo o metterlo a disagio. Ecco l’email da inviare per ottenere l’OK.
Si sta effettivamente facendo la presentazione
Tutto è detto e fatto, e il tuo contatto è felice di essere presentato al tuo amico. Grande! Usa questo breve modello per ricordare brevemente ad ogni persona perché la stai presentando, e poi togliti il pensiero!
Hai bisogno di spiegare cosa fai
Sia di persona ad un evento di networking o via e-mail con un nuovo contatto, può essere difficile spiegare esattamente cosa fai in un modo che non sia totalmente noioso. Suggerimento: non limitarti a dire il tuo titolo di lavoro. Allora, guarda questo modello per rendere il tuo elevator pitch più memorabile.
Vuoi che un cliente ti raccomandi ad altri
Hai dei clienti che ti amano e che sperano di spargere la voce su quanto siano buoni i tuoi prodotti o servizi? Questa email renderà incredibilmente facile per chiunque aiutarti.
Hai troppe persone che chiedono di “raccogliere il tuo cervello”
Non hai il tempo di rispondere a tutte le email che chiedono colloqui informativi, per non parlare del fatto che ci vai davvero? Ecco alcune strategie per far funzionare la cosa – o per rifiutarle – con facili script per ciascuna e-mail.
Semplice, vero?
Tuttavia, prima di inviare quel messaggio, tieni a mente queste 25 regole di base del galateo delle e-mail – cioè, se vuoi che la tua e-mail riceva effettivamente una risposta.