La communication est un travail difficile. Selon des recherches récentes, nous passons 1/3 de notre temps au bureau sur des courriels – un chiffre qui ne cesse d’augmenter.
Et cela ne tient même pas compte du stress lié à la recherche de la façon de transmettre un message potentiellement difficile, comme demander de l’aide, dire non ou admettre que vous vous êtes trompé.
Pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre temps et de votre énergie, nous avons rassemblé certains de nos scripts et modèles préférés pour rendre les e-mails (et quelques autres choses, comme cette pesante recommandation LinkedIn que vous devez rédiger) beaucoup plus faciles et moins chronophages.
Que vous soyez à la recherche d’un emploi, en train de créer un réseau, de gérer les communications quotidiennes au travail ou d’essayer d’être un meilleur gestionnaire, trouvez votre situation ci-dessous, modifiez le modèle à votre goût et envoyez-le !
Recherche d’emploi
Vous avez besoin de l’aide de votre réseau pour trouver un emploi
Tendre la main à votre réseau actuel et lui faire savoir que vous êtes à la chasse est un moyen infaillible de faciliter votre recherche d’emploi : Pourquoi chercher tout seul quand vous pouvez avoir toute une armée de contacts qui gardent un œil sur les opportunités, aussi ? Mais, pour qu’il y ait plus de chances qu’ils vous aident, facilitez-leur la tâche autant que possible en envoyant un courriel comme celui-ci.
Vous avez besoin d’une recommandation dans l’entreprise de vos rêves
Vous avez postulé à un emploi dans l’entreprise de vos rêves – puis vous avez remarqué qu’un ami est relié à quelqu’un là-bas. Demander à cette personne de vous mettre en relation et de se porter garant pour vous peut sembler bizarre, mais cela n’a pas à l’être. Voici comment le faire de la bonne façon.
Vous voulez écrire la lettre de motivation parfaite pour vous pavaner avec vos compétences
Votre lettre de motivation ne doit pas simplement passer en revue votre historique d’emploi (c’est le travail de votre CV). Mettre en avant vos compétences peut être un excellent moyen de mélanger les choses ou de montrer pourquoi vous seriez un candidat idéal si vous avez un parcours moins traditionnel. Essayez de remplir ce modèle, et voyez à quel point vous avez l’air impressionnant.
Vous devez écrire une note de remerciement pour un entretien
Surtout si vous passez beaucoup d’entretiens, il n’y a pas besoin de se tracasser pour chaque note de remerciement individuelle. Pour une note de base qui fait le travail, commencez avec ce modèle, modifiez-le légèrement pour chaque entreprise et chaque rôle, et envoyez-le par EOD après votre entretien.
Vous voulez envoyer une note de remerciement qui va vraiment au-delà
Si vous venez de passer un entretien pour l’emploi de vos rêves absolus, vous voudrez peut-être aller un peu plus loin que la note de remerciement de base. Consultez ce modèle pour avoir une idée de la façon dont vous pouvez apporter une valeur ajoutée à l’entreprise avant même qu’on vous offre le poste. Avec cette approche, le responsable de l’embauche aura du mal à ne pas vous prendre à son service.
Vous avez postulé à un emploi il y a une ou deux semaines et vous voulez prendre des nouvelles
Vous n’avez pas eu de nouvelles de l’emploi de vos rêves ? Si vous retenez votre souffle depuis quelques semaines, cela ne fait pas de mal d’envoyer un court courriel de suivi professionnel, comme celui-ci.
Vous devez refuser une offre d’emploi
Vous avez passé un entretien, on vous a fait une offre – mais vous avez décidé que vous deviez la refuser. Gardez votre message appréciatif, donnez une brève explication des raisons, et assurez-vous de garder la porte ouverte. Ces idées devraient vous aider à élaborer votre message.
Au bureau
Vous ne savez pas vraiment ce que l’expéditeur demande
Vous connaissez le courriel : Il y a beaucoup de mots, mais rien n’est vraiment dit, et vous restez à vous demander ce que l’autre personne veut de vous. Cette situation peut sembler délicate, mais la solution est en fait assez simple : Renvoyez-le à l’expéditeur gentiment pour demander une clarification.
Vous devez dire « non » à quelque chose
Même si nous devons le faire (ou si nous voulons vraiment le faire), nous avons tous du mal à dire « non ». Quelle que soit la situation, ces scripts courts et doux rendront la chose beaucoup, beaucoup plus facile.
Vous devez dire « non » à quelqu’un que vous voulez vraiment aider
Dire « non » est particulièrement difficile quand il s’agit de quelqu’un que vous voulez vraiment aider, mais que vous n’avez tout simplement pas la bande passante : un ami, un collègue proche ou quelqu’un qui vous a apporté son soutien dans le passé. Utilisez ce modèle pour lui faciliter la tâche et le laisser tomber de la manière la plus bienveillante possible.
Vous recevez une liste de blanchisserie compliquée de pensées, d’idées et de tâches
Ce courriel en est un rempli d’actions, de questions, de pensées, de commentaires, de tâches – la liste est longue. Il vous faudrait une éternité rien que pour désherber le message, sans parler de faire le travail. Votre réponse sera un peu différente selon qu’il s’agit d’un patron ou d’un collègue, mais dans tous les cas, vous devrez demander de l’aide pour établir des priorités.
Vous avez besoin de plus d’informations pour répondre
Quelqu’un vous pose une question à l’improviste, et vous n’avez aucune idée de ce dont il ou elle parle. Ou bien, vous avez une idée, mais vous savez que vous avez besoin d’un peu plus d’informations pour bien répondre. Envoyez rapidement un courriel à l’expéditeur pour lui demander le contexte ou les détails spécifiques dont vous avez besoin.
Votre collègue rend un projet trop difficile
Vous travaillez avec quelqu’un qui rend quelque chose beaucoup (beaucoup) plus difficile qu’il ne doit l’être ? Il peut être difficile de suggérer une meilleure façon de faire sans blesser les sentiments de quelqu’un, mais en le faisant, vous rendez la vie de tout le monde plus facile. Choisissez simplement vos mots à bon escient et utilisez des phrases qui rappellent à votre collègue que vous travaillez en collaboration sur ce sujet.
Vous avez un conflit au travail – et vous devez en parler à votre patron
Evidemment, courir vers votre patron ne devrait pas être la première chose que vous faites lorsque vous avez des problèmes avec l’un de vos collègues ; essayez d’abord de régler la situation par vous-même, avant de faire appel aux supérieurs. Mais si la situation se répète, vous pouvez aller parler à votre supérieur – à condition de suivre ce script pour le faire sans avoir l’air de vous plaindre.
Vous devez refuser un projet
Si on vous a demandé de faire un projet que vous ne voulez vraiment pas faire, vous voulez répondre un peu plus que « absolument pas ». Que cela ne fasse pas partie de votre travail ou que vous pensiez simplement que cela ne vaut pas la peine de perdre votre temps, commencez par ces scripts pour dire gentiment » non « .
Vous quittez votre emploi
Écrire une lettre de démission peut être pour le moins effrayant, mais avec ce modèle facile, vous aurez une excellente lettre écrite et serez à la porte en un rien de temps.
Gestion
Vous invitez un candidat à un entretien
Que vous fassiez passer un entretien à quelqu’un pour la première fois ou que vous le fassiez sur le reg et que vous soyez juste fatigué d’écrire le courriel, nous avons le modèle parfait pour inviter un candidat à un entretien – plein de tous les détails qu’il doit savoir.
Vous offrez un emploi à un candidat
Vous avez fait passer un entretien à quelqu’un qui a tout déchiré, et vous êtes impatient de l’inviter dans l’équipe ! Utilisez ce modèle facile à utiliser pour que cette offre soit transmise le plus rapidement possible.
Vous refusez un candidat
Ceci peut être difficile, mais l’astuce est de rester court et précis. Copier et coller ce modèle devrait rendre le travail beaucoup plus facile.
Vous avez fait une erreur et vous devez le dire à vos clients
Donner la nouvelle d’une crise ou d’un problème à vos clients peut être difficile, mais cela vous donne la chance de montrer que vous êtes au courant et que vous travaillez sur le problème. Ce script devrait vous aider à faire passer le message rapidement – afin que vous puissiez passer plus de temps à régler le problème.
Vous devez écrire une recommandation sur LinkedIn – rapidement
Ne faites pas d’hémorragie lorsqu’on vous demande d’écrire une recommandation pour quelqu’un sur LinkedIn. Remplissez les blancs de ce modèle, et vous aurez une recommandation exceptionnelle faite en moins de cinq minutes.
Réseautage
Vous avez besoin d’une introduction
Vous découvrez qu’un ami ou un collègue connaît quelqu’un qui serait parfait pour vous, que ce soit pour votre développement de carrière, votre recherche d’emploi ou vos efforts de vente. Comment pouvez-vous demander à votre contact de vous présenter – sans avoir l’air nécessiteux et ennuyeux ? Ce modèle devrait faire l’affaire.
On vous a demandé de faire une présentation
Si un collègue vous a demandé de le présenter à un contact. Mais, vous ne voulez pas simplement les mettre en relation tout de suite – vous voulez vous assurer que votre contact est d’accord pour être présenté, afin de ne pas l’ennuyer ou le mettre mal à l’aise. Voici le courriel à envoyer pour obtenir le feu vert.
Vous faites effectivement la présentation
Tout est dit et fait, et votre contact est heureux d’être présenté à votre ami. Super ! Utilisez ce court modèle pour rappeler brièvement à chaque personne pourquoi vous la présentez, puis débarrassez-vous de cela !
Vous devez expliquer ce que vous faites
Que ce soit en personne lors d’un événement de réseautage ou par courriel avec un nouveau contact, il peut être délicat d’expliquer exactement ce que vous faites d’une manière qui ne soit pas totalement ennuyeuse. Conseil : ne vous contentez pas de donner le titre de votre poste. Ensuite, regardez ce modèle pour rendre votre discours d’ascenseur plus mémorable.
Vous voulez qu’un client vous recommande à d’autres
Vous avez des clients qui vous adorent – et vous espérez qu’ils feront passer le mot sur la qualité de vos produits ou services ? Ce courriel rendra incroyablement facile pour quiconque de vous aider.
Vous avez beaucoup trop de gens qui demandent à « prendre votre cerveau »
Vous n’avez pas le temps de répondre à tous les courriels demandant des entretiens d’information, et encore moins d’y aller ? Voici quelques stratégies pour faire en sorte que cela fonctionne – ou pour les refuser – avec des scripts de courriel faciles à utiliser pour chacune d’entre elles.
C’est assez facile, non ?
Cependant, avant d’envoyer ce message, gardez à l’esprit ces 25 règles de base de l’étiquette des courriels – c’est-à-dire, si vous voulez que votre courriel reçoive réellement une réponse.
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