A kommunikáció kemény munka. A legújabb kutatások szerint az irodában töltött időnk 1/3-át e-mailezéssel töltjük – ez a szám biztosan növekszik.
És ez még nem is veszi figyelembe azt a stresszt, ami azzal jár, hogy kitaláljuk, hogyan közvetítsünk egy potenciálisan nehéz üzenetet, mint például segítséget kérni, nemet mondani, vagy beismerni, hogy elszúrtuk.
Azért, hogy a lehető legjobban kihasználhassa az idejét és energiáját, összegyűjtöttük néhány kedvenc szkriptünket és sablonunkat, amelyekkel sokkal könnyebbé és kevésbé időigényessé teheti az e-mailezést (és néhány más dolgot, például azt a bosszantó LinkedIn-ajánlást, amit meg kell írnia).
Függetlenül attól, hogy álláskeresésről, kapcsolatépítésről, a mindennapi munkahelyi kommunikációról van szó, vagy jobb menedzser akar lenni, keresse meg az alábbiakban a saját helyzetét, igazítsa a sablont a saját ízlése szerint, és küldje el!
Munkakeresés
A hálózatod segítségére van szükséged az álláskeresésben
Az álláskeresés megkönnyítésének biztos módja, ha megkeresed jelenlegi hálózatodat, és tudasd velük, hogy álláskeresésben vagy: Miért keresne egyedül, ha egy egész seregnyi ismerőse is szemmel tarthatja a lehetőségeket? De hogy valószínűbbé tegye, hogy segíteni fognak Önnek, tegye a lehető legkönnyebbé a dolgot a számukra, és küldjön egy ilyen e-mailt:
Szüksége van egy ajánlóra álmai cégénél
Megpályázott egy állást álmai cégénél – és aztán észrevette, hogy egy barátja kapcsolatban áll valakivel ott. Megkérni őt, hogy kapcsoljon és kezeskedjen érted, furcsa érzés lehet, de nem kell annak lennie. Íme, hogyan csináld helyesen.
Tökéletes motivációs levelet akarsz írni, hogy fitogtasd a képességeidet
A motivációs levelednek nem szabad csak végigsétálnia a szakmai előéleteden (ez az önéletrajzod feladata). A képességeid kiemelése remek módja lehet annak, hogy feldobd a dolgokat, vagy megmutasd, miért lennél ideális jelölt, ha kevésbé hagyományos utat jártál be. Próbáld ki ezt a sablont kitölteni, és meglátod, milyen lenyűgözően hangzik.
Köszönőlevelet kell írnod egy interjúra
Főleg, ha sok interjún veszel részt, nem kell minden egyes köszönőlevél miatt idegeskedned. Ha egy alapvető köszönőlevelet szeretnél, amely elvégzi a munkát, kezdd ezzel a sablonnal, igazítsd kicsit az egyes cégekhez és szerepkörökhöz, és küldd el az interjú után EOD-ig.
Egy olyan köszönőlevelet szeretne küldeni, amely tényleg túlmutat
Ha éppen most interjúztatta meg abszolút álmai állását, érdemes egy kicsit túllépnie az alap köszönőleveleken. Nézd meg ezt a sablont, hogy megtudd, hogyan tudsz hozzáadott értéket teremteni a vállalat számára, mielőtt még felajánlják neked az állást. Ezzel a megközelítéssel a felvételi menedzser nehezen fogja megállni, hogy ne alkalmazzon téged.
Egy-két hete jelentkezett egy állásra, és szeretne jelentkezni
Nem kapott választ álmai állásáról? Ha már néhány hete visszatartja a lélegzetét, nem árt, ha küld egy rövid, professzionális követő e-mailt, mint például ezt.
Meg kell utasítania egy állásajánlatot
Egy interjún volt, kapott egy ajánlatot – de úgy döntött, hogy vissza kell utasítania. Tartsa az üzenetét elismerően, adjon rövid magyarázatot arra, hogy miért, és mindenképpen tartsa nyitva az ajtót. Ezek az ötletek segíthetnek az üzeneted kialakításában.
Az irodában
Nem igazán tudod, mit kér a feladó
Az e-mailt ismered: Sok a szó, de igazából semmi sem hangzik el, és nem tudod, mit akar tőled a másik. Trükkös helyzetnek tűnhet, de a megoldás valójában nagyon egyszerű: Puntold vissza szépen a feladónak, és kérj pontosítást.
Meg kell mondanod valamire, hogy “nem”
Még ha szükségünk is van rá (vagy nagyon szeretnénk), mindannyian nehezen mondunk “nemet”. Nem számít, milyen helyzetben vagyunk, ezek a rövid és kedves forgatókönyvek sokkal, de sokkal könnyebbé teszik a dolgot.
Nemet kell mondanod valakinek, akinek igazán segíteni szeretnél
Nemet mondani különösen akkor nehéz, ha olyan valakiről van szó, akinek igazán szeretnél segíteni, csak nincs rá sávszélességed: egy barátról, egy közeli kollégáról vagy valakiről, aki a múltban támogatást nyújtott neked. Használja ezt a sablont, hogy megkönnyítse a dolgát, és a lehető leggondoskodóbb módon mondjon le neki.
Gondolatok, ötletek és feladatok bonyolult szennyeslistáját kapja
Ez az e-mail tele van cselekvési pontokkal, kérdésekkel, gondolatokkal, megjegyzésekkel, feladatokkal – a lista hosszan folytatható. Egy örökkévalóságig tartana csak az üzenet átfésülése, nemhogy a munka elvégzése. A válasza kicsit más lesz attól függően, hogy a főnökéről vagy a kollégájáról van-e szó, de akárhogy is, segítséget kell kérnie a priorizáláshoz.
A válaszhoz több információra van szüksége
Meglepetésből tesz fel valaki egy kérdést, és fogalma sincs, miről beszél. Vagy van egy megérzésed, de tudod, hogy egy kicsit több információra van szükséged ahhoz, hogy jól válaszolj. Gyorsan küldjön vissza e-mailt a feladónak, és kérjen kontextust vagy a szükséges konkrét részleteket.
A kollégája túlságosan megnehezít egy projektet
Azzal dolgozik együtt, aki valamit sokkal (sokkal) nehezebbé tesz, mint kellene? Nehéz lehet jobb megoldást javasolni anélkül, hogy megbántanád valakinek az érzéseit, de ezzel mindenki életét megkönnyíted. Egyszerűen csak válassza meg bölcsen a szavait, és használjon olyan kifejezéseket, amelyek emlékeztetik a kollégáját arra, hogy együttműködve dolgoznak ezen.
Munkahelyi konfliktusod van – és ezt el kell mondanod a főnöködnek
Kézenfekvő, hogy ne a főnöködhöz rohanj először, ha problémád van valamelyik munkatársaddal; próbáld meg először egyedül megoldani, mielőtt a feljebbvalókat hívod segítségül. De ha a helyzet továbbra is fennáll, nyugodtan fordulj a főnöködhöz – feltéve, hogy követed ezt a forgatókönyvet, hogy ezt úgy tedd, hogy ne tűnjön úgy, mintha nyafognál.
El kell utasítanod egy projektet
Ha olyan projektre kértek fel, amit igazán nem akarsz megcsinálni, akkor a “semmiképpen nem”-nél egy kicsit többet akarsz visszaírni. Akár nem tartozik a munkádhoz, akár csak úgy gondolod, hogy nem éri meg az idődet, kezdd ezekkel a forgatókönyvekkel, hogy szépen nemet mondj.”
Felmondasz a munkahelyeden
A felmondólevél megírása enyhén szólva is ijesztő lehet, de ezzel az egyszerű sablonnal egy remek levelet fogsz írni, és pillanatok alatt kint leszel az ajtón.
Vezetés
Meghívsz egy jelöltet egy interjúra
Függetlenül attól, hogy most hívsz meg valakit először interjúra, vagy rendszeresen csinálod ezt, és már unod az e-mail megírását, itt a tökéletes sablon a jelölt interjúra való meghívásához – tele minden olyan részlettel, amit tudnia kell.
Munkát kínálsz egy jelöltnek
Egy interjút készítettél valakivel, aki lenyűgöző volt, és már alig várod, hogy meghívd a csapatba! Használd ezt az egyszerű sablont, hogy az ajánlatot minél hamarabb eljuttasd az ajtón.
A jelöltet elutasítod
Ez nehéz lehet, de a trükk az, hogy rövid és lényegre törő legyen. Ennek a sablonnak a másolása és beillesztése nagyban megkönnyítheti a munkát.
Elszúrtad – és el kell mondanod az ügyfeleidnek
Egy válságról vagy problémáról szóló hírt eljuttatni az ügyfeleidhez vagy ügyfeleidhez nehéz lehet, de lehetőséget ad arra, hogy megmutasd, hogy a helyzet magaslatán állsz, és dolgozol a problémán. Ez a forgatókönyv segít abban, hogy gyorsan eljuttassa az üzenetet – így több időt fordíthat a probléma megoldására.
Meg kell írnia egy LinkedIn-ajánlást – gyorsan
Ne szöszmötölj, ha arra kérik, hogy írjon ajánlást valakinek a LinkedIn-en. Töltse ki ennek a sablonnak az üres részeit, és kevesebb mint öt perc alatt kész lesz egy kiemelkedő ajánlás.
Hálózatépítés
Bemutatkozásra van szüksége
Megtudja, hogy egy barátja vagy kollégája ismer valakit, akit tökéletes lenne megismernie, legyen szó a karrierje fejlődéséről, az álláskereséséről vagy az értékesítési erőfeszítéseiről. Hogyan kérheted meg a kapcsolatodat, hogy mutasson be téged – anélkül, hogy rászorulónak és idegesítőnek tűnne? Ez a sablon megteszi a hatását.
Megkérték, hogy mutatkozzon be
Ha egy kollégája megkérte, hogy mutassa be egy kapcsolatának. De nem akarod rögtön összekötni őket – meg akarsz győződni arról, hogy a kapcsolatodnak nincs ellenére, hogy bemutatod, nehogy bosszantsd vagy kellemetlen helyzetbe hozd. Íme az e-mail, amit el kell küldened, hogy megkapd az OK-t.
Tényleg bemutatkozol
Minden el van mondva, és a kontaktod örül, hogy bemutatják a barátodnak. Nagyszerű! Használd ezt a rövid sablont, hogy röviden emlékeztesd mindkét személyt, hogy miért mutatod be őket, és aztán vedd ki ezt a kezedből!
Meg kell magyaráznod, hogy mivel foglalkozol
Akár személyesen egy networking eseményen, akár e-mailben egy új kapcsolatoddal, nehéz lehet úgy elmagyarázni, hogy ne legyen teljesen unalmas, hogy pontosan mivel foglalkozol. Tipp: Ne csak a munkakörét mondja el. Akkor nézze meg ezt a sablont, hogy emlékezetesebbé tegye a lift pitchjét.
Szeretné, ha egy ügyfél ajánlaná önt másoknak
Van néhány ügyfele, akik szeretik önt – és reméli, hogy továbbadják, milyen nagyszerűek a termékei vagy szolgáltatásai? Ez az e-mail hihetetlenül megkönnyíti bárki számára, hogy segítsen Önnek.
Túl sokan kérik, hogy “szedje ki az agyát”
Nincs ideje arra, hogy válaszoljon a sok e-mailre, amiben tájékoztató interjúkat kérnek, nem is beszélve arról, hogy elmenjen rájuk? Íme néhány stratégia, amivel sikerülhet – vagy elutasíthatod őket -, és mindegyikhez könnyen elkészíthető e-mail forgatókönyvek.
Egyszerű, igaz?
Mielőtt azonban elküldenéd az üzenetet, tartsd szem előtt ezt a 25 alapvető e-mail etikett szabályt – vagyis ha azt akarod, hogy az e-mailedre valóban érkezzen válasz.