Kommunikation er hårdt arbejde. Ifølge nyere undersøgelser bruger vi 1/3 af vores tid på kontoret på e-mail – et tal, der helt sikkert er stigende.
Og det tager ikke engang højde for den stress, der er forbundet med at finde ud af, hvordan man skal formidle et potentielt vanskeligt budskab, f.eks. at bede om hjælp, sige nej eller indrømme, at man har dummet sig.
For at få mest muligt ud af din tid og energi har vi samlet nogle af vores foretrukne scripts og skabeloner til at gøre e-mail (og et par andre ting, som f.eks. den irriterende LinkedIn-anbefaling, du skal skrive) meget nemmere og mindre tidskrævende.
Hvad enten du er jobsøgende, netværker, håndterer daglig kommunikation på arbejdet eller forsøger at være en bedre leder, så find din situation nedenfor, tilpas skabelonen efter din smag, og send den af sted!
Jobsugen
Du har brug for dit netværks hjælp til at finde et job
Det er en sikker måde at gøre din jobsøgning lettere på, hvis du henvender dig til dit nuværende netværk og lader dem vide, at du er på jagt efter et job: Hvorfor søge alene, når du også kan have en hel hær af kontakter, der holder øje med mulighederne? Men for at gøre det mere sandsynligt, at de vil hjælpe dig, skal du gøre det så nemt som muligt for dem ved at sende en e-mail som denne.
Du har brug for en anbefaling hos din drømmevirksomhed
Du har søgt et job hos din drømmevirksomhed – og så har du bemærket, at en ven er forbundet med en person der. At bede ham eller hende om at forbinde dig og stå inde for dig kan føles underligt, men det behøver det ikke at være. Her er, hvordan du gør det på den rigtige måde.
Du vil gerne skrive det perfekte gækkebrev for at vise dine evner frem
Dit gækkebrev skal ikke bare gennemgå din jobhistorik (det er dit CV’s opgave). At fremhæve dine færdigheder kan være en god måde at blande tingene på eller vise, hvorfor du ville være en ideel kandidat, hvis du har en mindre traditionel vej. Prøv at udfylde denne skabelon, og se, hvor imponerende du lyder.
Du skal skrive et takkekort til en samtale
Sær hvis du skal til mange samtaler, er der ingen grund til at ærgre dig over hvert enkelt takkekort. Du kan starte med denne skabelon, tilpasse den en smule til hver enkelt virksomhed og rolle og sende den afsted inden den første dag efter interviewet, så du kan få et grundlæggende brev, der klarer opgaven.
Du vil gerne sende en takkebrev, der virkelig går ud over det sædvanlige
Hvis du lige er blevet interviewet til dit absolutte drømmejob, vil du måske gerne gå lidt videre end det grundlæggende takkebrev. Se denne skabelon for at få en idé om, hvordan du kan tilføre virksomheden værdi, før du overhovedet bliver tilbudt jobbet. Med denne tilgang vil den ansættende leder have svært ved ikke at tage dig med om bord.
Du søgte et job for en uge eller to siden – og vil gerne tjekke ind
Har du ikke hørt fra dit drømmejob? Hvis du har holdt vejret i et par uger, kan det ikke skade at sende en kort, professionel opfølgningsmail som denne.
Du er nødt til at takke nej til et jobtilbud
Du har været til samtale, du har fået et tilbud – men du har besluttet, at du er nødt til at takke nej til det. Hold din besked værdsættende, giv en kort forklaring på hvorfor, og sørg for at holde døren åben. Disse idéer bør hjælpe dig med at udforme din besked.
På kontoret
Du ved ikke rigtig, hvad afsenderen spørger om
Du kender e-mailen: Der er mange ord, men der bliver ikke rigtig sagt noget, og du står tilbage med en undren over, hvad den anden person vil have af dig. Det kan virke som en vanskelig situation, men løsningen er faktisk ret enkel:
Du er nødt til at sige “nej” til noget
Selv om vi er nødt til at gøre det (eller virkelig gerne vil gøre det), har vi alle sammen svært ved at sige “nej”. Uanset situationen vil disse korte og søde scripts gøre det meget, meget nemmere.
Du skal sige “nej” til en person, du virkelig gerne vil hjælpe
Det er især svært at sige “nej”, når det er en person, du virkelig gerne vil hjælpe, men du har bare ikke båndbredden til det: en ven, en nær kollega eller en person, der tidligere har givet dig støtte. Brug denne skabelon til at gøre det nemmere og til at lade ham eller hende gå ned på den mest omsorgsfulde måde.
Du modtager en kompliceret vasketøjsliste med tanker, ideer og opgaver
Denne e-mail er en fuld af handlingsemner, spørgsmål, tanker, kommentarer, opgaver – listen fortsætter og fortsætter. Det ville tage dig en evighed bare at gennemgå meddelelsen, for slet ikke at tale om at gøre arbejdet. Dit svar vil være lidt forskelligt afhængigt af, om det er en chef eller en kollega, men uanset hvad, skal du bede om hjælp til at prioritere.
Du har brug for flere oplysninger for at kunne svare
Nogen stiller dig et spørgsmål ud af det blå, og du aner ikke, hvad han eller hun taler om. Eller du har en fornemmelse, men ved, at du har brug for lidt flere oplysninger for at svare godt. Send hurtigt en e-mail tilbage til afsenderen og spørg om kontekst eller de specifikke detaljer, du har brug for.
Din kollega gør et projekt for svært
Arbejder du sammen med en person, der gør noget meget (meget) mere vanskeligt, end det behøver at være? Det kan være svært at foreslå en bedre måde at gøre det på uden at såre nogens følelser, men ved at gøre det gør du alles liv lettere for alle. Du skal blot vælge dine ord med omtanke og bruge sætninger, der minder din kollega om, at I arbejder sammen i et samarbejde om dette.
Du har en konflikt på arbejdspladsen – og du er nødt til at fortælle det til din chef
Det er klart, at det ikke bør være det første, du gør, når du har problemer med en af dine kolleger; prøv først at løse problemet selv, før du indkalder de højere herrer. Men hvis situationen bliver ved med at opstå, er det okay at gå hen og tale med din chef – så længe du følger dette manuskript for at gøre det uden at lyde som om, du klynker.
Du er nødt til at sige nej til et projekt
Hvis du er blevet bedt om at lave et projekt, som du virkelig ikke har lyst til at lave, skal du skrive lidt mere end “absolut ikke” tilbage. Uanset om det ikke er en del af dit job, eller du bare ikke synes, at det er din tid værd, så start med disse manuskripter for pænt at sige nej.”
Du siger dit job op
Det kan mildest talt være skræmmende at skrive et opsigelsesbrev, men med denne nemme skabelon får du skrevet et godt brev og er ude af døren på ingen tid.
Ledelse
Du inviterer en kandidat til en samtale
Hvad enten du skal interviewe en person for første gang eller gør det løbende og bare er træt af at skrive e-mailen, har vi den perfekte skabelon til at invitere en kandidat til en samtale – fuld af alle de detaljer, han eller hun har brug for at vide.
Du tilbyder en kandidat et job
Du har interviewet en person, der var fantastisk, og du glæder dig til at invitere ham eller hende med på holdet! Brug denne nemme skabelon til at få tilbuddet ud af døren hurtigst muligt.
Du afviser en kandidat
Dette kan være svært, men tricket er at holde det kort og præcist. Hvis du kopierer og indsætter denne skabelon, skulle det gøre arbejdet meget nemmere.
Du kvajede dig – og skal fortælle det til dine kunder
Det kan være svært at overbringe nyhederne om en krise eller et problem til dine kunder eller klienter, men det giver dig mulighed for at vise, at du har styr på det og arbejder på problemet. Dette manuskript skal hjælpe dig med at få budskabet hurtigt ud – så du kan bruge mere tid på at løse problemet.
Du skal skrive en LinkedIn-anbefaling – hurtigt
Du skal ikke hæmme dig selv, når du er blevet bedt om at skrive en anbefaling til en person på LinkedIn. Udfyld de tomme felter i denne skabelon, og du har en fremragende anbefaling klar på mindre end fem minutter.
Networking
Du har brug for en introduktion
Du finder ud af, at en ven eller kollega kender en person, som det ville være perfekt for dig at kende, uanset om det er for din karriereudvikling, din jobsøgning eller dine salgsbestræbelser. Hvordan kan du bede din kontaktperson om at præsentere dig – uden at lyde trængende og irriterende? Denne skabelon burde gøre tricket.
Du er blevet bedt om at præsentere dig
Hvis du er blevet bedt af en kollega om at præsentere ham eller hende for en kontakt. Men du vil ikke bare forbinde dem med det samme – du vil sikre dig, at din kontakt er indforstået med at blive præsenteret, så du ikke irriterer ham eller gør ham ubehagelig. Her er den e-mail, du skal sende for at få OK.
Du foretager faktisk introduktionen
Alt er sagt og gjort, og din kontakt er glad for at blive præsenteret for din ven. Fint! Brug denne korte skabelon til kort at minde hver person om, hvorfor du præsenterer dem, og få det så ud af hænderne!
Du skal forklare, hvad du laver
Hvad enten personligt ved et netværksarrangement eller over e-mail med en ny kontakt, kan det være svært at forklare præcis, hvad du laver, på en måde, der ikke er helt kedelig. Tip: Du skal ikke bare fortælle din stillingsbetegnelse. Så kig på denne skabelon for at gøre din elevatorpitch mere mindeværdig.
Du vil have en kunde til at anbefale dig til andre
Har du nogle kunder, der elsker dig – og håber, at de vil sprede ordet om, hvor fantastiske dine produkter eller tjenester er? Denne e-mail vil gøre det utrolig nemt for alle at hjælpe dig.
Du har alt for mange mennesker, der beder om at “plukke din hjerne”
Har du ikke tid til at besvare alle de e-mails, der beder om informationsinterviews, for slet ikke at tale om at tage på dem? Her er nogle strategier til at få det til at fungere – eller til at afvise dem – med nemme e-mailmanuskripter til hver enkelt.
Nemt nok, ikke sandt?
Hvor du sender den besked af sted, skal du dog huske disse 25 grundlæggende regler for e-mail-etikette – hvis du vil have, at din e-mail rent faktisk får et svar.