Kommunikation är hårt arbete. Enligt ny forskning spenderar vi 1/3 av vår tid på kontoret på e-post – en siffra som säkert ökar.
Och det tar inte ens hänsyn till den stress som det innebär att komma fram till hur man ska förmedla ett potentiellt svårt budskap, som att be om hjälp, säga nej eller erkänna att du har gjort bort dig.
För att få ut mesta möjliga av din tid och energi har vi samlat några av våra favoritskript och mallar för att göra e-post (och några andra saker, som den där irriterande LinkedIn-rekommendationen du måste skriva) mycket enklare och mindre tidskrävande.
Oavsett om du söker jobb, nätverkar, hanterar den dagliga kommunikationen på jobbet eller försöker bli en bättre chef kan du hitta din situation nedan, justera mallen efter dina önskemål och skicka iväg den!
Jobbssökning
Du behöver ditt nätverks hjälp med att hitta ett jobb
Att ta kontakt med ditt nuvarande nätverk och låta dem veta att du är på jakt är ett säkert sätt att underlätta ditt jobbsökande: Varför söka på egen hand när du kan ha en hel armé av kontakter som också håller utkik efter möjligheter? Men för att göra det mer sannolikt att de kommer att hjälpa dig, gör det så enkelt som möjligt för dem genom att skicka ett mejl som detta.
Du behöver en referens på ditt drömföretag
Du har sökt jobb på ditt drömföretag – och sedan märkt att en vän är kopplad till någon där. Att be honom eller henne att koppla ihop dig och gå i god för dig kan kännas konstigt, men det behöver det inte vara. Här är hur du gör det på rätt sätt.
Du vill skriva det perfekta följebrevet för att visa upp dina färdigheter
Ditt följebrev ska inte bara gå igenom din jobbhistorik (det är ditt CVs uppgift). Att lyfta fram dina färdigheter kan vara ett bra sätt att blanda upp saker och ting eller visa varför du skulle vara en idealisk kandidat om du har en mindre traditionell väg. Prova att fylla i den här mallen och se hur imponerande du låter.
Du måste skriva ett tackbrev till en intervju
Särskilt om du intervjuar många behöver du inte oroa dig för varje enskilt tackbrev. Om du vill ha ett grundläggande meddelande som gör jobbet klart kan du börja med den här mallen, justera den något för varje företag och roll och skicka den senast den sista dagen efter att du har intervjuats.
Du vill skicka ett tackbrev som verkligen går utöver det vanliga
Om du just har intervjuats för ditt absoluta drömjobb kanske du vill gå lite längre än det vanliga tackbrevet. Kolla in den här mallen för att få en idé om hur du kan ge företaget ett mervärde innan du ens blivit erbjuden jobbet. Med detta tillvägagångssätt kommer den anställande chefen att ha svårt att inte ta dig ombord.
Du sökte ett jobb för en vecka eller två sedan och vill höra av dig
Har du inte hört av dig från ditt drömjobb? Om du har hållit andan i några veckor skadar det inte att skicka ett kort, professionellt uppföljningsmeddelande, som det här.
Du måste tacka nej till ett jobberbjudande
Du har haft en intervju, du har fått ett erbjudande, men du har bestämt dig för att tacka nej till det. Håll ditt meddelande uppskattande, ge en kort förklaring till varför och se till att hålla dörren öppen. Dessa idéer bör hjälpa dig att utforma ditt meddelande.
På kontoret
Du vet inte riktigt vad avsändaren frågar efter
Du känner igen mejlet: Det finns många ord, men ingenting sägs egentligen, och du undrar vad den andra personen vill ha av dig. Det kan verka som en knepig situation, men lösningen är faktiskt ganska enkel: Du måste säga ”nej” till något
Du måste säga ”nej” till något
Även om vi måste göra det (eller verkligen vill göra det) har vi alla svårt att säga ”nej”. Oavsett situation kommer dessa korta och snälla manus att göra det mycket, mycket lättare.
Du måste säga nej till någon som du verkligen vill hjälpa
Det är särskilt svårt att säga nej när det är någon som du verkligen vill hjälpa, men som du bara inte har bandbredd för: en vän, en nära kollega eller någon som har gett dig stöd tidigare. Använd den här mallen för att göra det lättare och för att säga nej till honom eller henne på ett så omtänksamt sätt som möjligt.
Du får en komplicerad tvättlista med tankar, idéer och uppgifter
Det här mejlet är ett mejl som är fullt av åtgärder, frågor, tankar, kommentarer, uppgifter – listan fortsätter och fortsätter. Det skulle ta dig en evighet att bara rensa igenom meddelandet, för att inte tala om att göra arbetet. Ditt svar blir lite annorlunda beroende på om det är en chef eller en kollega, men i vilket fall som helst måste du be om hjälp med att prioritera.
Du behöver mer information för att kunna svara
Någon ställer en fråga helt plötsligt, och du har ingen aning om vad han eller hon pratar om. Eller så har du en aning, men vet att du behöver lite mer information för att kunna svara bra. Maila snabbt tillbaka till avsändaren och be om sammanhanget eller de specifika detaljer du behöver.
Din kollega gör ett projekt för svårt
Arbetar du med någon som gör något mycket (mycket) svårare än vad det behöver vara? Det kan vara svårt att föreslå ett bättre sätt utan att såra någons känslor, men genom att göra det gör du allas liv lättare. Välj helt enkelt dina ord klokt och använd fraser som påminner din kollega om att ni arbetar tillsammans i samarbete om detta.
Du har en konflikt på arbetsplatsen – och du måste berätta det för din chef
Det är uppenbart att springa till din chef inte ska vara det första du gör när du har problem med en av dina medarbetare; försök att lösa det på egen hand först, innan du anlitar de högre cheferna. Men om situationen fortsätter att dyka upp är det okej att prata med din chef – så länge du följer detta manus för att göra det utan att det låter som om du gnäller.
Du måste tacka nej till ett projekt
Om du har blivit ombedd att göra ett projekt som du verkligen inte vill göra vill du skriva lite mer än ”absolut inte” tillbaka. Oavsett om det inte ingår i ditt jobb eller om du bara inte tycker att det är värt din tid, börja med dessa manuskript för att snällt säga nej.”
Du säger upp dig från jobbet
Att skriva ett avskedsbrev kan vara minst sagt skrämmande, men med den här enkla mallen får du ett bra brev skrivet och är ute genom dörren på nolltid.
Hantering
Du bjuder in en kandidat till en intervju
Oavsett om du intervjuar någon för första gången eller om du gör det på regelbunden basis och bara är trött på att skriva ett mejl, så har vi den perfekta mallen för att bjuda in en kandidat till en intervju – full av alla detaljer som han eller hon behöver veta.
Du erbjuder en kandidat ett jobb
Du har intervjuat någon som var en riktig höjdare och du är glad över att kunna bjuda in honom eller henne till teamet! Använd den här enkla mallen för att få ut erbjudandet så fort som möjligt.
Du tackar nej till en kandidat
Detta kan vara svårt, men tricket är att hålla det kort och koncist. Att kopiera och klistra in den här mallen bör göra jobbet mycket enklare.
Du gjorde bort dig – och måste berätta det för dina kunder
Det kan vara svårt att lämna nyheten om en kris eller ett problem till dina kunder eller klienter, men det ger dig chansen att visa att du har koll på saken och att du jobbar på problemet. Det här manuset ska hjälpa dig att få ut meddelandet snabbt – så att du kan ägna mer tid åt att åtgärda problemet.
Du måste skriva en LinkedIn-rekommendation – snabbt
Du behöver inte vara orolig när du ombeds att skriva en rekommendation för någon på LinkedIn. Fyll i blanketterna i den här mallen så har du en utmärkt rekommendation klar på mindre än fem minuter.
Nätverk
Du behöver en introduktion
Du får reda på att en vän eller kollega känner någon som det vore perfekt för dig att känna till, vare sig det är för din karriärsutveckling, ditt jobbsökande eller dina försäljningsinsatser. Hur kan du be din kontakt att presentera dig – utan att låta behövande och irriterande? Den här mallen borde fungera.
Du har blivit ombedd att göra en introduktion
Om du har blivit ombedd av en kollega att presentera honom eller henne för en kontakt. Men du vill inte bara koppla ihop dem på en gång – du vill försäkra dig om att din kontakt är okej med att bli presenterad, så att du inte irriterar honom eller gör honom obekväm. Här är e-postmeddelandet du ska skicka för att få klartecken.
Du gör faktiskt presentationen
Allt är sagt och gjort, och din kontakt är nöjd med att bli presenterad för din vän. Bra! Använd den här korta mallen för att kort påminna varje person om varför du presenterar dem, och få sedan detta ur händerna!
Du måste förklara vad du gör
Oavsett om det sker personligen på ett nätverksevenemang eller via e-post med en ny kontakt, kan det vara knepigt att förklara exakt vad du gör på ett sätt som inte är helt tråkigt. Tips: Berätta inte bara din yrkestitel. Titta sedan på den här mallen för att göra din elevator pitch mer minnesvärd.
Du vill att en kund ska rekommendera dig till andra
Har du några kunder som älskar dig – och hoppas att de ska sprida ordet om hur bra dina produkter eller tjänster är? Det här e-postmeddelandet gör det otroligt enkelt för vem som helst att hjälpa dig.
Du har alldeles för många som ber om att få ”plocka din hjärna”
Har du inte tid att svara på alla e-postmeddelanden som ber om informationsintervjuer, för att inte tala om att faktiskt gå på dem? Här är några strategier för att få det att fungera – eller för att tacka nej – med enkla e-postmanus för var och en av dem.
Lätt nog, eller hur?
För att du ska kunna skicka iväg meddelandet bör du dock tänka på de här 25 grundläggande reglerna för etiska regler för e-post – om du vill att ditt e-postmeddelande faktiskt ska få ett svar.