Communicatie is hard werken. Volgens recent onderzoek besteden we 1/3 van onze tijd op kantoor aan e-mail – een getal dat zeker stijgt.
En dan hebben we het nog niet eens over de stress die komt kijken bij het uitzoeken hoe je een potentieel moeilijke boodschap overbrengt, zoals om hulp vragen, nee zeggen, of toegeven dat je het verknald hebt.
Om je te helpen het meeste uit je tijd en energie te halen, hebben we een aantal van onze favoriete scripts en sjablonen afgerond om e-mail (en een paar andere dingen, zoals die vervelende LinkedIn-aanbeveling die je moet schrijven) veel gemakkelijker en minder tijdrovend te maken.
Of je nu op zoek bent naar een baan, aan het netwerken bent, de dagelijkse werkcommunicatie onder handen hebt, of een betere manager probeert te zijn, zoek hieronder je situatie uit, pas het sjabloon naar wens aan, en verzend het!
Baan zoeken
Je hebt de hulp van je netwerk nodig bij het vinden van een baan
Het zoeken naar een baan wordt gemakkelijker als je je huidige netwerk laat weten dat je op zoek bent naar een baan: Waarom in je eentje zoeken als je een heel leger van contacten hebt die ook uitkijken naar kansen? Maar om de kans te vergroten dat ze je zullen helpen, moet je het ze zo makkelijk mogelijk maken door een e-mail als deze te sturen.
Je hebt een aanbeveling nodig voor je droombedrijf
Je hebt gesolliciteerd naar een baan bij je droombedrijf en hebt vervolgens gemerkt dat een vriend of vriendin daar met iemand verbonden is. Hem of haar vragen om je te koppelen en voor je in te staan kan vreemd aanvoelen, maar dat hoeft niet zo te zijn. Hier lees je hoe je dat op de juiste manier doet.
Je wilt de perfecte sollicitatiebrief schrijven om met je vaardigheden te pronken
In je sollicitatiebrief moet je niet alleen je werkverleden doornemen (dat is de taak van je cv). Het benadrukken van je vaardigheden kan een geweldige manier zijn om dingen te mixen of te laten zien waarom je een ideale kandidaat zou zijn als je een minder traditioneel pad hebt. Probeer dit sjabloon eens in te vullen en zie hoe indrukwekkend je klinkt.
Je moet een bedankbriefje schrijven voor een sollicitatiegesprek
Zeker als je veel sollicitatiegesprekken voert, hoef je je niet druk te maken over elk bedankbriefje apart. Voor een basisbriefje dat de klus klaart, begin je met dit sjabloon, pas je het een beetje aan voor elk bedrijf en elke rol, en verstuur je het per EOD nadat je een interview hebt gehad.
Je wilt een bedankbriefje sturen dat echt verder gaat dan dat
Als je net hebt gesolliciteerd voor je absolute droombaan, wil je misschien iets verder gaan dan het standaardbedankbriefje. Bekijk deze sjabloon voor een idee van hoe je waarde kunt toevoegen aan het bedrijf nog voordat je de baan aangeboden hebt gekregen. Met deze aanpak zal de manager het moeilijk krijgen om je niet aan boord te halen.
Je hebt een week of twee geleden gesolliciteerd en je wilt je melden
Heb je nog niets gehoord van je droombaan? Als je een paar weken je adem hebt ingehouden, kan het geen kwaad een korte, professionele follow-up e-mail te sturen, zoals deze.
Je moet een baanaanbod afslaan
Je hebt gesolliciteerd, je hebt een aanbod gekregen, maar je hebt besloten dat je het moet afslaan. Houd je boodschap waarderend, geef een korte uitleg waarom, en zorg ervoor dat je de deur openhoudt. Deze ideeën kunnen u helpen bij het opstellen van uw bericht.
Op kantoor
U weet niet echt wat de afzender vraagt
U kent de e-mail: Er staan veel woorden in, maar er wordt niets echt gezegd, en je vraagt je af wat de ander van je wil. Het kan een lastige situatie lijken, maar de oplossing is eigenlijk vrij simpel: Stuur het netjes terug naar de afzender en vraag om opheldering.
Je moet ergens “nee” tegen zeggen
Zelfs als we het moeten doen (of het echt willen doen), vinden we het allemaal moeilijk om “nee” te zeggen. Deze korte scripts maken het veel gemakkelijker, ongeacht de situatie.
Je moet “nee” zeggen tegen iemand die je echt wilt helpen
Het is vooral moeilijk om “nee” te zeggen als het iemand is die je echt wilt helpen, maar je hebt er gewoon de bandbreedte niet voor: een vriend, een naaste collega of iemand die je in het verleden steun heeft gegeven. Gebruik deze sjabloon om het hem of haar gemakkelijker te maken en hem of haar op de meest zorgzame manier teleur te stellen.
U ontvangt een ingewikkelde waslijst met gedachten, ideeën en taken
Deze e-mail staat vol met actiepunten, vragen, gedachten, opmerkingen, taken – de lijst gaat maar door. Het zou u een eeuwigheid kosten alleen al om door het bericht te wieden, laat staan het werk te doen. Uw reactie zal een beetje anders zijn, afhankelijk van of dit een baas of een collega is, maar hoe dan ook, u zult om hulp moeten vragen bij het stellen van prioriteiten.
U hebt meer informatie nodig om te kunnen antwoorden
Iemand stelt u onverwacht een vraag en u hebt geen idee waar hij of zij het over heeft. Of je hebt wel een idee, maar weet dat je iets meer informatie nodig hebt om goed te kunnen antwoorden. Stuur de afzender snel een e-mail waarin u vraagt naar de context of de specifieke details die u nodig hebt.
Uw collega maakt een project te moeilijk
Werkt u samen met iemand die iets veel (veel) moeilijker maakt dan nodig is? Het kan moeilijk zijn om een betere manier voor te stellen zonder iemands gevoelens te kwetsen, maar door dat te doen maak je ieders leven gemakkelijker. Kies gewoon je woorden verstandig en gebruik zinnen die je collega eraan herinneren dat jullie hier samen aan werken.
U hebt een conflict op de werkvloer en u moet het uw baas vertellen
Het spreekt voor zich dat u niet meteen naar uw baas moet stappen als u problemen hebt met een van uw collega’s. Probeer het eerst zelf op te lossen voordat u de hogere rangen erbij haalt. Maar als de situatie zich blijft voordoen, is het goed om met je manager te gaan praten – zolang je dit script maar volgt om het te doen zonder dat het lijkt alsof je zeurt.
Je moet een project afwijzen
Als je voor een project bent gevraagd dat je echt niet wilt doen, wil je wel iets meer dan “absoluut niet” terugschrijven. Of het nu niet bij je werk hoort of je het gewoon niet de moeite waard vindt, begin met deze scripts om netjes “nee” te zeggen.”
Je neemt ontslag
Het schrijven van een ontslagbrief kan op zijn zachtst gezegd eng zijn, maar met dit makkelijke sjabloon heb je een geweldige brief geschreven en ben je in een mum van tijd de deur uit.
Management
U nodigt een kandidaat uit voor een sollicitatiegesprek
Of u nu voor het eerst een sollicitatiegesprek met iemand voert, of dit regelmatig doet en gewoon genoeg hebt van het schrijven van een e-mail, wij hebben de perfecte sjabloon om een kandidaat uit te nodigen voor een sollicitatiegesprek, vol met alle details die hij of zij moet weten.
U biedt een kandidaat een baan aan
U hebt iemand geïnterviewd die het geweldig heeft gedaan, en u bent enthousiast om hem of haar uit te nodigen voor het team! Gebruik dit eenvoudige sjabloon om het aanbod zo snel mogelijk te versturen.
Je wijst een kandidaat af
Deze kan lastig zijn, maar de truc is om het kort en bondig te houden. Door deze sjabloon te kopiëren en te plakken wordt het werk een stuk eenvoudiger.
Je hebt het verknald en je moet het je klanten vertellen
Het nieuws over een crisis of probleem overbrengen aan je klanten of cliënten kan moeilijk zijn, maar het geeft je de kans om te laten zien dat je er bovenop zit en dat je aan de kwestie werkt. Met dit script breng je de boodschap snel over, zodat je meer tijd hebt om het probleem op te lossen.
Je moet snel een LinkedIn-aanbeveling schrijven
Neem geen blad voor de mond als je gevraagd wordt om een aanbeveling voor iemand op LinkedIn te schrijven. Vul de lege plekken van dit sjabloon in, en je hebt in minder dan vijf minuten een uitstekende aanbeveling geschreven.
Networking
Je hebt een introductie nodig
Je ontdekt dat een vriend of collega iemand kent die perfect zou zijn voor jou om te leren kennen, of het nu is voor je carrièregroei, je zoektocht naar een baan, of je verkoopinspanningen. Hoe kunt u uw contactpersoon vragen om u voor te stellen, zonder dat u vervelend en behoeftig overkomt? Met deze sjabloon moet dat lukken.
U bent gevraagd om u voor te stellen
Als een collega u heeft gevraagd om hem of haar voor te stellen aan een contactpersoon. Maar je wilt ze niet zomaar meteen aan elkaar koppelen – je wilt er zeker van zijn dat je contact het goed vindt dat je aan hem of haar wordt voorgesteld, zodat je hem of haar niet irriteert of ongemakkelijk maakt. Dit is de e-mail die u moet verzenden om toestemming te krijgen.
U stelt hem voor
Alles is gezegd en gedaan, en uw contactpersoon vindt het prima om aan uw vriend te worden voorgesteld. Geweldig! Gebruik dit korte sjabloon om iedereen er even aan te herinneren waarom je ze aan elkaar voorstelt, en maak er dan werk van!
Je moet uitleggen wat je doet
Of het nu persoonlijk is tijdens een netwerkevenement of via e-mail met een nieuw contact, het kan lastig zijn om uit te leggen wat je precies doet op een manier die niet al te saai is. Tip: vertel niet alleen je functietitel. Kijk dan eens naar dit sjabloon om uw elevator pitch nog gedenkwaardiger te maken.
U wilt dat een klant u bij anderen aanbeveelt
Heeft u klanten die u een warm hart toedragen en hoopt u dat zij zullen vertellen hoe geweldig uw producten of diensten zijn? Deze e-mail maakt het voor iedereen ongelooflijk eenvoudig om u te helpen.
U hebt veel te veel mensen die vragen om “uw hersens te peuteren”
Heeft u geen tijd om alle e-mails te beantwoorden waarin om informatiegesprekken wordt gevraagd, laat staan dat u er zelf aan mee kunt doen? Hier zijn enkele strategieën om ze te laten slagen of af te wijzen, met eenvoudige e-mailscripts voor elke vraag.
Makkelijk genoeg, toch?
Hou echter, voordat je dat bericht verstuurt, rekening met deze 25 basisregels voor e-mailetiquette, als je tenminste wilt dat je e-mail ook echt wordt beantwoord.