Natale sta arrivando. E con esso, l’annuale festa di Natale del personale.
È una festa con amici e colleghi. Ridiamo, festeggiamo, ricordiamo, ci divertiamo e guardiamo avanti insieme.
Ma c’è la pressione. E se non fosse divertente? O ispirante?
Come fai a sapere se hai pensato a tutto per rendere il tuo Staff Christmas Party un successo?
Abbiamo provato tutto. Abbiamo avuto alcuni alti e alcuni bassi. E abbiamo imparato alcuni preziosi how-to per le feste di Natale lungo la strada.
Ecco 16 principi e strategie collaudate nel tempo. Usali per ricontrollare i tuoi piani per la festa di Natale.
The Pastor’s Ultimate Guide to a Successful Staff Christmas Party
1. Definisci il tuo Scopo
Ecco cosa cerchiamo di realizzare alle nostre feste di Natale del personale:
- Rinnovare insieme la visione del ministero.
- Sentirsi ringraziati e apprezzati.
- Favorire buoni rapporti e amicizie.
Quali sono i tuoi obiettivi per la tua festa di Natale del personale?
2. Fissa la data e l’ora
La nostra festa di Natale del personale è sempre il primo lunedì di dicembre.
Ecco perché abbiamo scelto questa data. Nessuno ha un impegno costante per il lunedì sera. Ed è più facile, e meno costoso, trovare un locale per un lunedì sera. La maggior parte delle feste di Natale sono il giovedì, il venerdì o il sabato sera, o la domenica pomeriggio.
Abbiamo programmato la nostra festa dalle 18:00 alle 21:00.
Sì, è una corsa per i coniugi che lavorano in centro per arrivare lì. Ma ci sono sempre arrivi in ritardo, quindi tanto vale iniziare la festa in tempo per fare tutto quello che si vuole fare.
3. Invitare le persone giuste
Invitiamo tutto il personale pagato, compresi quelli che ricevono un piccolo stipendio. Invitiamo il consiglio direttivo. E invitiamo i loro coniugi.
Anche i coniugi vivono una vita di ministero, e hanno bisogno del divertimento e della visione della festa di Natale tanto quanto o più.
Evitiamo il “più uno”, il che significa che le persone singole dello staff non portano un ospite. Questa è una serata di visione e di comunità, e un accompagnatore non dello staff diluisce il cameratismo.
Se c’è un anello al dito, il fidanzato è invitato.
Anche noi non invitiamo i volontari chiave. Sono invitati ad altre feste. Questa festa di Natale è per le persone che ricevono uno stipendio, il consiglio e tutti i coniugi. Tutto qui.
4. Trova il budget
Quanti soldi hai da spendere vincolano la festa che pianifichi.
Non è una voce normale nel budget della nostra chiesa, quindi siamo creativi.
Alcuni anni abbiamo destinato parte delle offerte di Natale. Altri anni uno o due membri del consiglio hanno coperto il costo. A volte è un generoso donatore della nostra chiesa. Alcuni anni abbiamo avuto un piccolo budget per l’apprezzamento del personale che ne ha coperto una parte.
Due domande sulla pianificazione del budget
- Dove possiamo trovare dei soldi da mettere in bilancio per la festa di Natale?
- Quanto possiamo prevedere di spendere a persona?
5. Scegliere la sede
Penso che sia meglio andare fuori sede.
Ecco alcune delle sedi che abbiamo usato:
- Campi da golf o country club di secondo livello. Sono contenti del business di fine anno del lunedì sera e lavoreranno con un piccolo budget.
- Ristoranti italiani: Spaghetti Factory, o nel nostro quartiere, Ciao’s.
- Musei locali o edifici storici: nella nostra contea, l’Antique Gas and Steam Engine Museum.
- Sale per eventi dei college vicini.
- Altri ristoranti interessanti con una grande sala, come il Green Dragon Tavern and Museum vicino a noi.
Alcuni anni abbiamo avuto la festa in chiesa, e abbiamo fatto il catering. Queste feste richiedono più impegno e possono essere più difficili da rendere memorabili, ma hanno il grande vantaggio di essere più convenienti.
Un anno in cui il budget era davvero magro, abbiamo fatto una cena in chiesa.
Ecco il nostro processo segreto per trovare un buon posto che possiamo permetterci:
- Facciamo un brainstorming di idee di ristoranti e club locali che hanno una stanza che ci può contenere. Questo può comportare qualche ricognizione in giro per la città.
- La persona responsabile della ricerca del locale chiama e dice loro che sei interessato a fare una festa di Natale lì. Ti trasferiranno al coordinatore delle vendite.
- Spiega che stai cercando di avere una festa di Natale per il personale della tua chiesa e purtroppo hai un budget limitato con cui lavorare. (È una no-profit che aiuta la tua comunità, ecc, ecc.) Dì loro il giorno che stai cercando per vedere se sono disponibili. Se lo fai all’ultimo minuto potresti essere in grado di ottenere un accordo migliore perché sanno che non avranno altro quella sera. Stai cercando un posto che sente che i margini sottili sono meglio di una stanza vuota.
- Apologeticamente, dì loro che hai bisogno di avere un budget di $25 (o forse $30) incluso a persona. Assicurati che sappiano che include tasse e mancia, o potrebbero accettare il tuo prezzo, ma poi aggiungere il 20% e il 20% in più.
- Digli che sarai molto flessibile sul menu per ottenere quel prezzo basso.
Alcuni posti non saranno minimamente interessati, ma è probabile che troverai un posto che lo sia.
6. Decidi il menu
Qualsiasi locale dovrebbe offrirti un pasto di tre portate: insalata, piatto principale e dessert. E bevande semplici: acqua, tè freddo e caffè. I buffet sono più costosi delle cene al piatto perché le persone non prendono quello che possono mangiare da un buffet – prendono quello che possono mettere nel loro piatto.
Se stai lavorando con un locale per eventi che ti sta dando un prezzo economico, sii semplice sul menu.
Noi diciamo “pollo in salsa bianca” che è un codice per economico. A loro piace sentire anche “la scelta dello chef”.
Potresti essere in grado di scegliere il tipo di insalata verde, il tipo di riso o di patate, il tipo di verdura e il tipo di dessert.
Scegli sempre qualcosa di cioccolato per dessert perché gli amanti del cioccolato nella sala (e tu sai chi sono) non saranno soddisfatti senza cioccolato.
Il servizio della cena di solito dura un’ora. Chiedete loro di lasciar cadere le insalate quando è il momento di iniziare a mangiare, non di pre-sistemarle perché appassiscono, ed è proprio brutto avere persone che camminano e parlano con le insalate sedute sul tavolo.
Faranno un’opzione vegetariana, e faranno anche versioni senza glutine del pasto. Basta chiedere.
7. Elaborare il BEO (Banquet Event Order)
Il Banquet Event Order è il documento che riassume gli accordi presi con il locale. Lo usano per comunicare i dettagli del tuo evento al personale che lavorerà quella sera. Tu lo usi per confermare i tuoi piani.
Il BEO include cose come:
- il numero e il tipo di tavoli
- se hai bisogno di un podio e di un microfono
- di che colore vuoi le tovaglie e i tovaglioli
- a che ora vuoi che inizi il pasto
- il menù che hai scelto
- il numero finale di ospiti che ti aspetti
.
Il locale vorrà il numero finale di pasti che vuoi da tre a sette giorni prima della tua festa. Prepareranno il 3% in più rispetto al numero da voi indicato.
È normale avere persone che non possono venire all’ultimo minuto, ma pagherete comunque il loro pasto, quindi ordiniamo sempre qualche pasto in meno rispetto alle persone che hanno detto di venire. È un po’ rischioso, ma ne vale la pena perché il locale fa qualche pasto in più e tu non ti sentirai bene a pagare per pasti che non vengono consumati.
Portiamo il nostro sistema audio e l’attrezzatura video. I locali fanno pagare un premio per la tecnologia, e visto che lo facciamo ogni fine settimana, siamo abbastanza bravi. Anche tu lo sei, scommetto.
8. Parla dell’abbigliamento
Non è facile accontentare tutti. Ad alcuni del tuo staff piace vestirsi bene. Altri non hanno nulla di elegante in cui sentirsi a proprio agio, quindi arriveranno alla festa sentendosi fuori luogo.
Cerchiamo di “rendere felici alcune persone per un po’ di tempo”. Alcuni anni ci vestiamo bene. Alcuni anni facciamo jeans e stivali da cowboy. Alcuni anni sono solo colori natalizi e possono scegliere quanto siano eleganti o meno.
Assicuratevi di menzionare l’abbigliamento sull’invito, o il vostro staff perderà tempo a chiedersi l’un l’altro e a provare un po’ di angoscia indovinando cosa ci si aspetta. E alcuni si sentiranno in imbarazzo quando arriveranno sentendo di aver scelto male.
L’abbigliamento può essere:
- Festivo
- Casual Dressy
- Casual
O puoi chiamarlo come vuoi.
9. Invia Inviti
Una volta che hai elaborato i dettagli, invia un invito. Nella posta.
Puoi dire loro la data e l’ora prima di spedire gli inviti se stai lavorando in ritardo. Così i genitori hanno il tempo di organizzare l’assistenza ai bambini. Gli inviti dovrebbero uscire almeno tre settimane prima.
Ecco cosa includere:
- Data e ora
- Luogo
- Cosa indossare
- Qualcosa di speciale che vuoi che sappiano o che portino
- Chi e la scadenza per RSVP
10. Fai un regalo
Il budget è sempre limitato, altrimenti faremmo dei regali fantastici.
Ecco alcune delle cose che abbiamo fatto:
- Magliette
- Piani
- Libri
- Carte regalo
Per fare un regalo o no?
Se proprio non avete il budget per comprare al personale e al consiglio un piccolo regalo, allora fate uno scambio di regali. Abbiamo scambiato libri con molto successo. O carte regalo.
11. Pianifica la disposizione dei posti a sedere
Se stai facendo la festa in un luogo di eventi, in tavole rotonde, decidi in anticipo chi sarà seduto ad un tavolo insieme. Ti assicurerai che i tuoi leader si divertano di più insieme se non lasci al caso.
Tendiamo a mettere insieme squadre del ministero e amici. Vuoi che le persone si sentano felici quando vedono con chi stanno passando la serata. Tavoli rotondi da 8 (o un 9° se necessario) sono normali.
Abbiamo fatto lo stile famiglia a tavoli da 8′ quando abbiamo fatto la festa in chiesa. Probabilmente salta l’assegnazione dei posti ai tavoli in stile famiglia.
12. Decorare
Se hai la festa fuori sede, non hai bisogno di fare molto per le decorazioni. Questa è una delle cose per cui paghi. Il luogo sarà probabilmente decorato per il Natale, e l’ambiente stesso è attraente.
Se scegliete un luogo rustico, come un fienile – come l’anno in cui siamo stati al Museo del motore a vapore – andate con un abbigliamento più casual, e un menu più casual. Non chiedere alle donne di indossare i tacchi quando camminano sullo sporco.
Se usi la tua chiesa, vorrai darti più da fare per farla sentire speciale. Usa luci di stringa, alberi di Natale artificiali e molte candele. Noleggia delle tovaglie, e usa piatti e tovaglioli di carta natalizi.
Come a casa tua, decora per lo più ciò che la gente vedrà per primo.
Predisponi i piatti sul tavolo per un maggiore impatto, in più la gente sa già dove si siede una volta che ha il suo cibo.
Dovrai probabilmente inventarti dei centrotavola. Controlla Pinterest, o fai quello che va di moda nella tua zona.
Un anno i centrotavola che abbiamo preso da Big Lots hanno preso fuoco. Hal stava parlando, e un tavolo è scoppiato in fiamme – 4′ fiamme che salivano dal centro del tavolo. Il fuoco è stato rapidamente spento, gli altri centrotavola sono stati spenti prima che si accendessero, e abbiamo creato un ricordo della festa di Natale di cui ridiamo ancora.
13. Intratteneteli
Non è necessario avere un intrattenimento ogni anno, ma si aggiunge alla festa se avete una buona fonte e ve lo potete permettere.
Ecco alcune delle cose che abbiamo fatto:
- Un cantante cristiano locale
- Il nostro worship leader che ci guida nei canti di Natale
- Un drum circle
- Un gruppo madrigale del college
- Un chili cook-off
- Un gioco in stile game-show condotto da un pastore dello staff
Falli ridere
Assicurati che ridano ad alta voce qualche volta durante la serata. Potrebbe essere durante la condivisione di storie intorno al tavolo, o durante un gioco o una storia.
14. Lanciare la visione per il ministero
Pastore, dovresti parlare per 15 minuti. Riassumete ciò che hanno realizzato per l’anno. Cosa ha fatto Dio. Le persone che hai aiutato. Le salvezze che hai visto.
Apprezza e ringraziali per il loro ministero per il Signore. Dite loro cosa la Bibbia ha da dire sul loro duro lavoro per il Signore.
E proiettate la visione di ciò che vedete fare da Dio nel prossimo anno. Quali sono i vostri sogni e piani? Su cosa sta già lavorando il tuo staff per il nuovo anno? Quali ministeri significativi svolgete ogni anno? Dove si sta espandendo il ministero?
Dai loro speranza per il futuro.
Porta loro a Gesù
Parlare della Bibbia e assicurati che preghino intorno al tavolo, o che qualcuno preghi da davanti all’inizio e alla fine della festa.
15. Pianifica l’ordine del giorno
Pastore, tu dovresti presentare la serata e portare un breve messaggio. Oltre a questo, decidi chi altro dovrebbe condurre parti del programma.
Ecco gli elementi normali dell’ordine del giorno di una festa di Natale:
- Benvenuto e preghiera di apertura
- Cena e dessert
- Intrattenimento, giochi
- Video
- Pastore che parla
- Qualche condivisione significativa o divertimento intorno al tavolo
- Preghiera
Non lasciare che il programma vada oltre le 9:00. La gente comincerà ad uscire per mandare a casa le loro babysitter.
16. Aggiungi scintilla
Sorprendili con qualcosa di inaspettato. Qualcosa che li delizi.
-
Potrebbe essere un tartufo di cioccolato Lindt ad ogni posto a tavola. - Potrebbe essere una poesia che riassume l’anno, scritta ed eseguita da uno dei vostri membri dello staff o del consiglio.
- Potrebbe essere l’opportunità al loro arrivo di fare un accessorio in stile Dott. Suess da indossare per la serata.
- Potrebbe essere un photo booth.
- Potrebbe essere un video che cattura i migliori momenti dell’anno.
E adesso?
Utilizza questi 16 passi per ricontrollare i tuoi piani per la festa di Natale del personale. E organizza una festa che ispiri e rinfreschi il tuo staff!
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