Noël approche. Et avec lui, la fête de Noël annuelle du personnel.
C’est une célébration entre amis et collègues. Nous rions, nous festoyons, nous nous souvenons, nous nous amusons et nous regardons vers l’avenir ensemble.
Mais il y a la pression. Et si ce n’était pas amusant ? Ou inspirant ?
Comment savoir si vous avez pensé à tout pour que votre fête de Noël du personnel soit un succès ?
Nous avons tout essayé. Nous avons connu des hauts et des bas. Et nous avons appris en cours de route un précieux mode d’emploi pour la fête de Noël.
Voici 16 principes et stratégies qui ont fait leurs preuves. Utilisez-les pour revérifier vos plans de fête de Noël.
Le guide ultime du pasteur pour une fête de Noël du personnel réussie
1. Définissez votre objectif
Voici ce que nous essayons d’accomplir lors de nos fêtes de Noël du personnel :
- Renouveler la vision du ministère ensemble.
- Se sentir remercié et apprécié.
- Favoriser les bonnes connexions et les amitiés.
Quels sont vos objectifs pour votre fête de Noël du personnel ?
2. Fixez la date et l’heure
Notre fête de Noël du personnel a toujours lieu le premier lundi de décembre.
Voici pourquoi nous avons choisi cette date. Personne n’a d’engagement permanent pour les lundis soirs. Et il est plus facile, et moins coûteux, de trouver un lieu pour un lundi soir. La plupart des fêtes de Noël se déroulent le jeudi, le vendredi ou le samedi soir, ou le dimanche après-midi.
Nous programmons notre fête de 18h à 21h.
Oui, c’est la ruée pour les conjoints qui travaillent au centre-ville pour s’y rendre. Mais il y a toujours des retardataires, alors autant que la fête commence à temps pour faire tout ce que vous voulez faire.
3. Invitez les bonnes personnes
Nous invitons tout le personnel rémunéré, y compris ceux qui reçoivent une petite allocation. Nous invitons le conseil d’administration. Et nous invitons leurs conjoints.
Les conjoints vivent aussi une vie de ministère, et ils ont besoin de l’amusement et de la vision de la fête de Noël autant ou plus.
Nous évitons le « plus un » qui signifie que les membres du personnel célibataires n’amènent pas d’invité. Il s’agit d’une soirée de vision et de communauté, et un rendez-vous avec un non-membre du personnel dilue la camaraderie.
S’il y a une bague au doigt, le fiancé est invité.
Nous n’invitons pas non plus les bénévoles clés. Ils sont invités à d’autres fêtes. Cette fête de Noël est pour les gens qui reçoivent un salaire, le conseil d’administration, et tous les conjoints. C’est tout.
4. Trouvez le budget
La quantité d’argent que vous avez à dépenser contraint la fête que vous organisez.
Ce n’est pas un poste normal dans le budget de notre église, alors nous sommes créatifs.
Certaines années, nous avons désigné une partie de l’offrande de Noël. D’autres années, un ou deux membres du conseil d’administration ont couvert le coût. Parfois, c’est un généreux donateur de notre église. Certaines années, nous avions un petit budget d’appréciation du personnel qui en couvrait une partie.
Deux questions de planification budgétaire
- Où pouvons-nous trouver de l’argent à budgétiser pour la fête de Noël ?
- Combien pouvons-nous prévoir de dépenser par personne ?
5. Choisir le lieu
Je pense qu’il est préférable d’aller hors site.
Voici quelques-uns des lieux que nous avons utilisés :
- Clubs de campagne ou terrains de golf de second ordre. Ils sont contents de l’activité du lundi soir de fin d’année et travailleront avec un petit budget.
- Restaurants italiens : Spaghetti Factory, ou dans notre quartier, Ciao’s.
- Musées locaux ou bâtiments historiques : dans notre comté, le musée des moteurs à gaz et à vapeur antiques.
- Salles d’événements des collèges proches.
- Autres restaurants intéressants avec une grande salle, comme la taverne et le musée Green Dragon près de chez nous.
Certaines années, nous avons organisé la fête à l’église, et nous avons fait appel à un traiteur. Ces fêtes demandent plus d’efforts et peuvent être plus difficiles à rendre mémorables, mais elles ont le gros avantage d’être plus abordables.
Une année où le budget était vraiment serré, nous avons organisé un potluck à l’église.
Voici notre processus secret pour trouver un bon lieu de réception que nous pouvons nous permettre :
- Nous faisons un brainstorming pour trouver des idées de restaurants et de clubs locaux qui ont une salle pouvant nous accueillir. Cela peut impliquer une certaine reconnaissance autour de la ville.
- La personne chargée de trouver la salle appelle et leur dit que vous êtes intéressés à y faire une fête de Noël. Ils vous transféreront au coordinateur des ventes.
- Expliquez que vous cherchez à organiser une fête de Noël pour le personnel de votre église et que vous avez malheureusement un budget serré avec lequel travailler. (C’est un organisme à but non lucratif qui aide votre communauté, etc, etc.) Dites-leur le jour que vous recherchez pour voir s’ils sont disponibles. Si vous faites cela à la dernière minute, vous pourrez peut-être obtenir un meilleur prix car ils savent qu’ils n’auront rien d’autre ce soir-là. Vous recherchez un endroit qui estime que des marges minces sont préférables à une chambre vide.
- Apologez-vous, dites-leur que vous devez avoir un budget de 25 $ (ou peut-être 30 $) inclus par personne. Assurez-vous qu’ils savent que cela inclut les taxes et le pourboire, ou ils pourraient accepter votre prix, mais ensuite ajouter 20% et 20% en plus de cela.
- Dites-leur que vous serez très flexible sur le menu pour obtenir ce bas prix.
Certains endroits ne seront pas les moins intéressés, mais il y a de fortes chances que vous trouviez un endroit qui le soit.
6. Décidez du menu
Tout lieu devrait vous offrir un repas à trois plats : salade, plat principal et dessert. Et des boissons simples : eau, thé glacé et café. Les buffets sont plus chers que les dîners à l’assiette parce que les gens ne prennent pas ce qu’ils peuvent manger sur un buffet – ils prennent ce qu’ils peuvent mettre dans leur assiette.
Si vous travaillez avec un lieu d’événement qui vous donne un prix budgétaire, soyez facile sur le menu.
Nous disons « poulet dans une sauce blanche », ce qui est un code pour peu cher. Ils aiment entendre « choix du chef », aussi.
Vous pouvez peut-être choisir le type de salade verte, le type de riz ou de pommes de terre, le type de légumes et le type de dessert.
Choisissez toujours quelque chose de chocolaté pour le dessert parce que les amateurs de chocolat dans la salle (et vous savez qui ils sont) ne seront pas satisfaits sans chocolat.
Le service du dîner prend généralement une heure. Demandez-leur de déposer les salades quand il est temps de commencer à manger, de ne pas les préparer à l’avance parce qu’elles flétrissent, et c’est juste désagréable d’avoir des gens qui marchent et parlent avec les salades posées sur la table.
Ils fourniront une option végétarienne, et feront des versions sans gluten du repas, aussi. Il suffit de demander.
7. Travaillez le BEO (Banquet Event Order)
Le Banquet Event Order est le document qui résume les arrangements que vous avez pris avec le lieu de réception. Ils l’utilisent pour communiquer les détails de votre événement au personnel qui travaillera ce soir-là. Vous l’utilisez pour confirmer vos plans.
La BEO comprend des éléments tels que :
- le nombre et le type de tables
- si vous avez besoin d’un podium et d’un micro
- la couleur des nappes et des serviettes que vous voulez
- l’heure à laquelle vous voulez que le repas commence
- le menu que vous avez choisi
- le nombre final d’invités que vous attendez
.
Le lieu de réception voudra le nombre final de repas que vous souhaitez de trois à sept jours avant votre fête. Ils prépareront 3% de plus que le nombre que vous donnez.
Il est normal d’avoir des personnes qui ne peuvent pas venir à la dernière minute, mais vous paierez quand même leur repas, donc nous commandons toujours un peu moins de repas que de personnes qui ont dit venir. Cela semble un peu risqué, mais cela en vaut la peine car la salle fait quelques repas supplémentaires et vous ne vous sentirez pas bien de payer pour des repas qui ne sont pas consommés.
Nous apportons notre propre système de son et notre équipement vidéo. Les salles demandent une prime pour la technologie, et vu que nous le faisons tous les week-ends, nous sommes plutôt bons. Vous l’êtes aussi, je parie.
8. Parlez de la tenue vestimentaire
Il n’est pas facile de plaire à tout le monde. Certains de vos collaborateurs aiment se mettre sur leur 31. D’autres n’ont rien d’habillé dans lequel ils se sentent à l’aise, alors ils viendront à la fête en se sentant de mauvaise humeur.
Nous essayons de « rendre certaines personnes heureuses certaines fois. » Certaines années, nous sommes habillés. Certaines années, nous faisons des jeans et des bottes de cow-boy. Certaines années, ce sont juste des couleurs de Noël et ils peuvent choisir à quel point ils sont habillés ou non.
Ne manquez pas de mentionner la tenue vestimentaire sur l’invitation, ou votre personnel perdra du temps à se poser des questions et à ressentir une certaine angoisse à deviner ce qui est attendu. Et certains se sentiront gênés à leur arrivée en ayant l’impression d’avoir mal choisi.
La tenue peut être :
- Festive
- Casuelle Habillée
- Casuelle
Ou vous pouvez l’appeler comme vous voulez.
9. Envoyez les invitations
Une fois que vous avez réglé les détails, envoyez une invitation. Dans le courrier.
Vous pouvez leur parler de la date et de l’heure avant d’envoyer les invitations si vous avez du retard. Ainsi, les parents ont le temps d’organiser la garde des enfants. Les invitations doivent être envoyées au moins trois semaines à l’avance.
Voici ce qu’il faut inclure :
- Date et heure
- Lieu
- Ce qu’il faut porter
- Tout ce que vous voulez qu’ils sachent ou apportent
- Qui et date limite pour répondre
10. Offrez un cadeau
Le budget est toujours contraignant, sinon nous offririons des cadeaux fantastiques.
Voici quelques-unes des choses que nous avons faites :
- T-shirts
- Planners
- Livres
- Cartes-cadeaux
Échanger des cadeaux ou non ?
Si vous n’avez vraiment pas de budget pour acheter au personnel et au conseil d’administration un petit cadeau, alors faites un échange de cadeaux. Nous avons échangé des livres avec le plus grand succès. Ou des cartes-cadeaux.
11. Planifiez la disposition des sièges
Si vous organisez la fête dans un lieu événementiel, à des tables rondes, décidez à l’avance qui sera à une table ensemble. Vous vous assurerez que vos dirigeants passeront un meilleur moment ensemble si vous ne laissez pas la chance au hasard.
Nous avons tendance à mettre les équipes du ministère et les amis ensemble. Vous voulez que les gens se sentent heureux quand ils voient avec qui ils passent la soirée. Des tables rondes de 8 (ou un 9e si nécessaire) sont normales.
Nous avons fait du style familial à des tables de 8′ lorsque nous avons eu la fête à l’église. Sautez probablement les assignations de sièges aux tables de style familial.
12. Décorez
Si vous avez la fête hors site, vous n’avez pas besoin de faire grand-chose au sujet du décor. C’est l’une des choses que vous payez. Le lieu sera probablement décoré pour Noël, et le cadre lui-même est attrayant.
Si vous choisissez un site rustique, comme une grange – comme l’année où nous étions au Musée de la machine à vapeur – optez pour une tenue plus décontractée, et un menu plus décontracté. Ne demandez pas aux femmes de porter des talons alors qu’elles marchent sur de la terre.
Si vous utilisez votre église, vous voudrez vous donner plus de mal pour la rendre spéciale. Utilisez des guirlandes lumineuses, des arbres de Noël artificiels et beaucoup de bougies. Louez des nappes, et utilisez des assiettes et des serviettes en papier de Noël.
Comme dans votre maison, décorez surtout ce que les gens verront en premier.
Préparez les assiettes sur la table pour plus d’impact, de plus les gens savent déjà où ils sont assis une fois qu’ils ont leur nourriture.
Vous aurez probablement besoin de venir avec des centres de table. Consultez Pinterest, ou faites ce qui est à la mode dans votre région.
Une année, les centres de table que nous avions achetés chez Big Lots ont pris feu. Hal parlait, et une table a éclaté en flammes – des flammes de 4′ jaillissant du centre de la table. Le feu a été rapidement éteint, les autres centres de table arrosés avant de s’enflammer, et nous avons fait un souvenir de fête de Noël dont nous rions encore.
13. Divertissez-les
Vous n’avez pas besoin d’avoir un divertissement chaque année, mais cela ajoute à la fête si vous avez une bonne source et que vous pouvez vous le permettre.
Voici certaines des choses que nous avons faites :
- Un chanteur chrétien local
- Notre leader de culte nous conduisant dans des chants de Noël
- Un cercle de tambours
- Un groupe madrigal de collège
- Un chili cook-de chili
- Un jeu de style jeu télévisé dirigé par un pasteur du personnel
Faites-les rire
Assurez-vous qu’ils rient aux éclats à un moment ou à un autre de la soirée. Cela peut être en partageant des histoires autour de la table, ou pendant un jeu ou une histoire.
14. Jetez une vision pour le ministère
Pasteur, vous devriez parler pendant 15 minutes. Récapitulez ce qu’ils ont accompli pendant l’année. Ce que Dieu a fait. Les personnes que vous avez aidées. Les sauvetages que vous avez vus.
Appréciez et remerciez-les pour leur ministère pour le Seigneur. Dites-leur ce que la Bible a à dire sur leur travail acharné pour le Seigneur.
Et jetez une vision sur ce que vous voyez Dieu faire dans l’année à venir. Quels sont vos rêves et vos projets ? Sur quoi votre personnel travaille-t-il déjà pour la nouvelle année ? Quels sont les ministères importants que vous exercez chaque année ? Où le ministère est-il en expansion ?
Donnez-leur de l’espoir pour l’avenir.
Pointez-les vers Jésus
Parlez de la Bible et assurez-vous qu’ils prient autour de leur table, ou que quelqu’un prie depuis l’avant au début et à la fin de la fête.
15. Planifiez l’ordre du jour
Pasteur, vous devriez animer la soirée, et apporter ce court message. Au-delà de cela, décidez qui d’autre devrait diriger certaines parties du programme.
Voici les éléments normaux de l’ordre du jour d’une fête de Noël :
- Accueil et prière d’ouverture
- Dîner et dessert
- Divertissement, jeux
- Vidéo
- Pasteur parlant
- Un partage significatif ou un amusement autour de la table
- Prière
Ne laissez pas le programme se terminer plus tard que 21 heures. Les gens commenceront à s’éclipser pour renvoyer leurs baby-sitters chez eux.
16. Ajoutez de l’éclat
Surprenez-les avec quelque chose d’inattendu. Quelque chose qui les ravit.
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Ce pourrait être une truffe au chocolat Lindt à chaque couvert de la table. - Ce pourrait être un poème qui récapitule l’année, écrit et interprété par l’un de vos employés ou membres du conseil d’administration.
- Ce pourrait être l’occasion, à leur arrivée, de faire un Dr. Suess à porter pour la soirée.
- Ce pourrait être un photomaton.
- Ce pourrait être une vidéo capturant les meilleurs moments de l’année.
Now What?
Utilisez ces 16 étapes pour revérifier vos plans de fête de Noël du personnel. Et organisez une fête qui inspire et rafraîchit votre personnel !
Lecture complémentaire
- Comment faire de ce Noël le meilleur de tous les temps
- Comment gagner le cœur des visiteurs de Noël
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