Joulu lähestyy. Ja sen myötä vuosittainen henkilökunnan joulujuhla.
Se on juhla ystävien ja kollegoiden kanssa. Nauramme, juhlimme, muistelemme, pidämme hauskaa ja katsomme yhdessä eteenpäin.
Mutta siinä on paineita. Mitä jos se ei olekaan hauskaa? Tai inspiroivaa?
Miten tiedät, oletko ajatellut kaikkea, jotta henkilökunnan joulujuhla onnistuu?
Me olemme kokeilleet kaikkea. Meillä on ollut ylä- ja alamäkiä. Ja olemme oppineet matkan varrella arvokkaita joulujuhlien ohjeistuksia.
Tässä on 16 hyväksi havaittua periaatetta ja strategiaa. Käytä niitä joulujuhlasuunnitelmiesi tarkistamiseen.
Pastorin perimmäinen opas onnistuneeseen henkilökunnan joulujuhlaan
1. Määrittele tarkoituksesi
Tässä on se, mitä yritämme saavuttaa henkilökunnan joulujuhlissamme:
- Uudistetaan yhdessä näkemys palvelustyöstä.
- Kokea, että sinua kiitetään ja arvostetaan.
- Edistetään hyviä yhteyksiä ja ystävyyssuhteita.
Mitkä ovat tavoitteesi henkilökunnan joulujuhlille?
2. Aseta päivämäärä ja aika
Meidän henkilökunnan joulujuhlamme on aina joulukuun ensimmäisenä maanantaina.
Tässä on syy, miksi valitsimme tämän päivämäärän. Kenelläkään ei ole jatkuvaa sitoutumista maanantai-iltoihin. Ja on helpompaa ja edullisempaa löytää paikka maanantai-illalle. Useimmat joulujuhlat ovat torstai-, perjantai- tai lauantai-iltoina tai sunnuntai-iltapäivisin.
Ajoitamme juhlamme kello 18.00-21.00.
Ja, keskustassa työskentelevillä puolisoilla on kiire päästä paikalle. Mutta aina on myös myöhässä saapuvia, joten juhlat kannattaa aloittaa ajoissa, jotta ehdit tehdä kaiken haluamasi.
3. Kutsu oikeat ihmiset
Kutsumme koko palkatun henkilökunnan, myös ne, jotka saavat pientä stipendiä. Kutsumme johtokunnan. Ja kutsumme heidän puolisonsa.
Puolisotkin elävät palveluselämää, ja he tarvitsevat joulujuhlien hauskuutta ja näkemystä yhtä paljon tai enemmän.
Vältämme ”plus yksi” -periaatetta, joka tarkoittaa, että yksinäiset työntekijät eivät tuo vierasta. Tämä on vision ja yhteisön ilta, ja ei-henkilökuntaan kuulumaton seuralainen laimentaa toveruutta.
Jos sormessa on sormus, kihlattu kutsutaan.
Me emme myöskään kutsu keskeisiä vapaaehtoisia. Heidät kutsutaan muihin juhliin. Tämä joulujuhla on tarkoitettu ihmisille, jotka saavat palkkaa, hallitukselle ja kaikille puolisoille. Siinä kaikki.
4. Selvitä budjetti
Se, kuinka paljon rahaa sinulla on käytettävänäsi, rajoittaa juhlia, joita suunnittelet.
Meidän seurakuntamme budjetissa ei ole normaalia budjettikohtaa, joten ryhdymme luoviksi.
Joina vuosina olemme osoittaneet osan jouluannoksesta. Toisina vuosina johtokunnan jäsen tai kaksi on kattanut kustannukset. Joskus sen on tehnyt jalomielinen lahjoittaja kirkossamme. Joinakin vuosina meillä oli pieni henkilökunnan arvostusbudjetti, joka kattoi osan siitä.
Kaksi kysymystä budjetin suunnitteluun
- Missä voimme löytää rahaa budjetoidaksemme joulujuhliin?
- Paljonko voimme suunnitella käyttävämme rahaa henkilöä kohden?
5. Valitse juhlapaikka
Olen sitä mieltä, että on parempi mennä muualle kuin juhlapaikalle.
Tässä on joitain käyttämiämme juhlapaikkoja:
- Kakkosluokan country clubit tai golfkentät. Ne ovat iloisia vuodenvaihteen maanantai-illan bisneksistä ja toimivat pienellä budjetilla.
- Italialaiset ravintolat:
- Paikalliset museot tai historialliset rakennukset: piirikunnassamme antiikkikaasu- ja höyryveturimuseo.
- Lähistöllä sijaitsevien korkeakoulujen tapahtumatilat.
- Muita mielenkiintoisia ravintoloita, joissa on suuri sali, kuten Green Dragon Tavern ja museo lähellämme.
Joinakin vuosina olemme pitäneet juhlat kirkossa ja järjestäneet pitopalvelun. Nämä juhlat vaativat enemmän vaivaa, ja niistä voi olla vaikeampi tehdä ikimuistoiset, mutta niiden suuri etu on se, että ne ovat edullisemmat.
Etenkin yhtenä vuonna, kun budjetti oli todella niukka, pidimme potluckit kirkossa.
Tässä on salainen prosessimme, jonka avulla löydämme hyvän juhlapaikan, johon meillä on varaa:
- Keksimme ideoita ideoita paikallisista ravintoloista ja klubeista, joissa on tilat, joihin mahtuu. Tähän saattaa liittyä jonkin verran tiedustelua ympäri kaupunkia.
- Henkilö, joka on vastuussa juhlapaikan löytämisestä, soittaa ja kertoo, että olette kiinnostuneita pitämään joulujuhlat siellä. Hän välittää sinut myyntikoordinaattorille.
- Kerro, että haluatte pitää joulujuhlat seurakuntanne henkilökunnalle ja että valitettavasti teillä on tiukka budjetti. (Kyseessä on voittoa tavoittelematon yhteisö, joka auttaa yhteisöäsi jne. jne.) Kerro heille päivä, jota etsit, jotta näet, ovatko he vapaita. Jos teet tämän viime hetkellä, saatat saada paremman tarjouksen, koska he tietävät, ettei heillä ole mitään muuta sinä iltana. Etsit paikkaa, jonka mielestä pienet katteet ovat parempi kuin tyhjä huone.
- Kerro heille anteeksipyytävästi, että tarvitset 25 dollarin (tai ehkä 30 dollarin) budjetin mukaan lukien per henkilö. Varmista, että he tietävät, että se sisältää verot ja juomarahat, tai he saattavat suostua hintaasi, mutta lisätä sitten 20 % ja 20 % siihen päälle.
- Kerro heille, että olet hyvin joustava ruokalistan suhteen saadaksesi tuon alhaisen hinnan.
Joitakin paikkoja ei kiinnosta vähääkään, mutta on mahdollista, että löydät paikan, joka kiinnostaa.
6. Päätä ruokalista
Jokaiseen juhlapaikkaan pitäisi saada kolmen ruokalajin ateria: salaatti, pääruoka ja jälkiruoka. Ja yksinkertaiset juomat: vettä, jääteetä ja kahvia. Buffetit ovat kalliimpia kuin katetut illalliset, koska ihmiset eivät ota buffetista sitä, mitä pystyvät syömään – he ottavat sen, mikä mahtuu lautaselle.
Jos työskentelet tapahtumapaikan kanssa, joka antaa sinulle budjettihinnan, ole helppo ruokalistan suhteen.
Me sanomme ”kanaa valkoisessa kastikkeessa”, mikä on koodi edulliselle. He tykkäävät myös kuulla ”kokin valinta”.
Voi olla, että voit valita vihersalaatin lajin, riisin tai perunoiden lajin, vihannesten lajin ja jälkiruoan lajin.
Valitse jälkiruoaksi aina jotakin suklaista, koska salissa olevat suklaan ystävät (ja tiedät, keitä he ovat) eivät ole tyytyväisiä ilman suklaata.
Lounastarjoiluun kuluu aikaa tavallisesti tunti. Pyydä heitä pudottamaan salaatit, kun on aika aloittaa syöminen, eikä asettamaan niitä valmiiksi, koska ne kuihtuvat, ja on vain inhottavaa, että ihmiset kävelevät ja puhuvat salaattien ollessa pöydällä.
Tarjoilevat kasvisvaihtoehdon ja tekevät myös gluteenittomia versioita ateriasta. Kysy vain.
7. Laadi BEO (Banquet Event Order)
Banquet Event Order on asiakirja, jossa on yhteenveto järjestelyistä, jotka olet tehnyt juhlapaikan kanssa. Sen avulla he ilmoittavat tapahtumasi yksityiskohdat henkilökunnalle, joka työskentelee kyseisenä iltana. Sinä käytät sitä vahvistaaksesi suunnitelmasi.
BEO sisältää muun muassa seuraavat asiat:
- pöytien määrä ja laji
- jos tarvitset korokkeen ja mikrofonin
- minkä väriset pöytäliinat ja lautasliinat haluatte
- mihin aikaan haluatte aterian alkavan
- valitsemasi menu
- odottamasi lopullinen vierasmäärä
.
Paikka haluaa haluamasi lopullisen ateriamäärän viimeistään kolme-seitsemän päivää ennen juhliasi. He valmistavat 3 % yli antamasi määrän.
On normaalia, että on ihmisiä, jotka eivät voi tulla viime hetkellä, mutta maksat silti heidän ateriansa, joten tilataan aina muutama ateria vähemmän kuin on ihmisiä, jotka ovat ilmoittaneet tulevansa. Se tuntuu hieman riskialttiilta, mutta se on sen arvoista, koska tapahtumapaikka tekee muutaman ylimääräisen aterian, eikä sinulle tule hyvä mieli siitä, että maksat aterioista, joita ei syödä.
Tuomme paikalle oman äänentoistolaitteiston ja videolaitteet. Tapahtumapaikat veloittavat lisämaksua tekniikasta, ja koska teemme sitä joka viikonloppu, olemme aika hyviä siinä. Niin olet varmaan sinäkin.
8. Puhutaan pukeutumisesta
Ei ole helppoa miellyttää kaikkia. Osa henkilökunnasta tykkää pukeutua hienosti. Toisilla taas ei ole mitään pukeutumista, jossa he tuntevat olonsa mukavaksi, joten he tulevat juhliin epävireisinä.
Yritämme ”tehdä osan ihmisistä onnelliseksi osan ajasta”. Joinakin vuosina menemme pukeutuneesti. Joinakin vuosina pukeudumme farkkuihin ja cowboysaappaisiin. Joinakin vuosina on vain joulun värejä, ja he saavat itse valita, kuinka pukeutuneita he ovat tai eivät ole.
Muista mainita pukeutuminen kutsussa, tai henkilökuntasi tuhlaa aikaa kyselemällä sitä toisiltaan ja tuntemalla jonkin verran ahdistusta arvaillessaan, mitä odotetaan. Ja jotkut tuntevat olonsa kiusalliseksi saapuessaan paikalle tuntien, että he valitsivat väärin.
Pukeutuminen voi olla:
- juhlava
- Leppo pukeutuva
- Leppo pukeutuva
- Leppo pukeutuva
Vai kutsutko kutsua sitä, miksi haluat.
9. Lähetä kutsut
Kun olet selvittänyt yksityiskohdat, lähetä kutsu. Postitse.
Voit kertoa päivämäärän ja kellonajan ennen kutsujen lähettämistä, jos työskentelet aikataulusta jäljessä. Näin vanhemmilla on aikaa järjestää lastenhoito. Kutsut tulisi lähettää vähintään kolme viikkoa etukäteen.
Tässä kerrotaan, mitä pitää mainita:
- Päivä ja kellonaika
- Paikka
- Mitä pukea päälle
- Mitä tahansa erityistä, mitä haluat heidän tietävän tai tuovan mukanaan
- Kuka ja mihin mennessä vastaamaan kutsuun
10. Anna lahja
Budjetti rajoittaa aina, tai antaisimme upeita lahjoja.
Tässä on muutamia asioita, joita olemme tehneet:
- T-paidat
- Planereita
- Kirjoja
- Lahjakortteja
Lahjaksi vaihtoon vai ei?
Jos teillä ei todellakaan ole budjettia ostaa henkilökunnalle ja johtokunnalle pientä lahjaa, järjestäkää lahjapörssi. Meillä on vaihdettu kirjoja menestyksekkäimmin. Tai lahjakortteja.
11. Suunnittele istumajärjestys
Jos juhlat pidetään tapahtumapaikassa, pyöreissä pöydissä, päätä etukäteen, ketkä istuvat yhdessä pöydässä. Varmistat, että johtajillasi on paremmin aikaa yhdessä, jos et jätä sitä sattuman varaan.
Meillä on tapana laittaa palveluryhmät ja ystävät yhteen. Haluat, että ihmiset tuntevat olonsa iloiseksi, kun he näkevät, kenen kanssa he viettävät illan. Pyöreät 8 hengen pöydät (tai yhdeksäs tarvittaessa) ovat normaaleja.
Me olemme järjestäneet perhetyylisesti 8′ pöydissä, kun olemme pitäneet juhlat kirkossa. Luultavasti jättää istumajärjestyksen väliin perhetyylisissä pöydissä.
12. Koristele
Jos juhlat pidetään muualla kuin juhlapaikalla, sinun ei tarvitse tehdä paljon koristelun suhteen. Se on yksi niistä asioista, joista maksat. Juhlapaikka on luultavasti koristeltu jouluksi, ja ympäristö itsessään on houkutteleva.
Jos valitset maalaismaisemallisen paikan, kuten ladon – kuten vuonna, jolloin olimme höyryveturimuseossa – valitse rennompi asu ja rennompi menu. Älä pyydä naisia käyttämään korkokenkiä, kun he kävelevät mullan päällä.
Jos käytät kirkkoa, haluat nähdä enemmän vaivaa saadaksesi sen tuntumaan erityiseltä. Käytä valonjohtoja, keinotekoisia joulukuusia ja paljon kynttilöitä. Vuokraa pöytäliinat ja käytä joulupaperilautasia ja lautasliinoja.
Kuten kotonasi, koristele eniten sitä, mitä ihmiset näkevät ensimmäisenä.
Pöydässä olevat lautaset on asetettava valmiiksi, jotta niillä on enemmän vaikutusta, ja lisäksi ihmiset tietävät jo nyt, missä he istuvat, kun he ovat syöneet ruokansa.
Varmasti joudut keksimään keskipisteen. Tutustu Pinterestiin tai tee, mikä on trendikästä alueellasi.
Yksi vuonna Big Lotsista hankkimamme keskipistokkeet syttyivät tuleen. Hal puhui, ja yksi pöytä puhkesi liekkeihin – 4′ liekit ampuivat ylös pöydän keskeltä. Tulipalo sammutettiin nopeasti, muut pöytäkoristeet sammutettiin ennen kuin ne syttyivät, ja saimme aikaan joulujuhlamuiston, jolle nauramme vieläkin.
13. Viihdytä heitä
Viihdettä ei tarvitse järjestää joka vuosi, mutta se lisää juhlia, jos sinulla on hyvä lähde ja sinulla on siihen varaa.
Tässä on muutamia asioita, joita olemme tehneet:
- Paikallinen kristitty laulaja
- Jumalanpalvelusjohtajamme johdattamassa meitä joululauluihin
- Rumpupiiri
- Yliopiston madrigaaliyhtye
- Chilikokki-off
- Peliohjelma-tyylinen peli, jota johtaa henkilökunnan pastori
Make ’em Laugh
Varmista, että he nauravat ääneen joskus illan aikana. Se voi tapahtua, kun jaat tarinoita pöydän ääressä tai pelin tai tarinan aikana.
14. Cast Vision for Ministry
Pastori, sinun tulisi puhua 15 minuuttia. Kerratkaa, mitä he ovat saaneet aikaan vuoden aikana. Mitä Jumala on tehnyt. Ihmiset, joita olette auttaneet. Pelastukset, joita olet nähnyt.
Arvosta ja kiitä heitä heidän palvelustyöstään Herran hyväksi. Kerro heille, mitä Raamatulla on sanottavaa heidän ahkerasta työstään Herran hyväksi.
Ja luo visio siitä, mitä näet Jumalan tekevän tulevana vuonna. Mitkä ovat unelmasi ja suunnitelmasi? Minkä parissa henkilökuntasi työskentelee jo uutta vuotta varten? Mitä merkittäviä palvelutehtäviä teette joka vuosi? Missä palvelutyö laajenee?
Anna heille toivoa tulevaisuutta varten.
Ojenna heidät Jeesuksen luo
Keskustele Raamatusta ja varmista, että he rukoilevat pöydän ympärillä tai että joku rukoilee juhlan alussa ja lopussa edestä käsin.
15. Suunnittele asialista
Pastori, sinun pitäisi olla illan juontaja ja tuoda se lyhyt sanoma. Sen lisäksi päätä, kenen muun pitäisi johtaa ohjelman osia.
Tässä ovat joulujuhlan tavanomaiset esityslistan osat:
- Tervehdys ja alkurukous
- Illallinen ja jälkiruoka
- Viihteet, pelit
- Video
- Pastori puhuu
- Joitakin mielekkäitä jakamisia tai hauskanpitoa pöydän ympärillä
- Rukous
Älä päästä ohjelmaa jatkumaan yhdeksän jälkeen. Ihmiset alkavat livahtaa ulos lähettääkseen lapsenvahtinsa kotiin.
16. Lisää säihkettä
Yllätä heidät jollain odottamattomalla. Jotain, joka ilahduttaa heitä.
-
Se voi olla Lindt-suklaatryffeli pöydän jokaisessa kattauksessa. - Se voi olla henkilökuntasi tai johtokuntasi jäsenen kirjoittama ja esittämä runo, jossa kerrataan kulunutta vuotta.
- Se voi olla tilaisuus heidän saapuessaan tilaisuuteen tehdä dr. Suess-tyylinen asuste illan ajaksi.
- Se voi olla valokuvakoppi.
- Se voi olla video, johon on ikuistettu vuoden parhaat hetket.
Mitä nyt?
Käyttäkää näitä 16 vaihetta, jotta voitte tuplata henkilökunnan joulujuhlasuunnitelmat. Ja järjestä juhlat, jotka inspiroivat ja virkistävät henkilökuntaasi!
Lisälukemista
- Miten teet tästä kaikkien aikojen parhaan joulun
- Miten voitat jouluvieraiden sydämet