Se acerca la Navidad. Y con ella, la fiesta anual de Navidad del personal.
Es una celebración con amigos y compañeros. Nos reímos, festejamos, recordamos, nos divertimos y miramos juntos hacia adelante.
Pero ahí está la presión. ¿Y si no es divertido? ¿O inspirador?
¿Cómo sabes si has pensado en todo para que tu Fiesta de Navidad del Personal sea un éxito?
Hemos probado de todo. Hemos tenido algunos altos y algunos bajos. Y hemos aprendido algunos valiosos trucos para las fiestas de Navidad por el camino.
Aquí tienes 16 principios y estrategias probados con el tiempo. Utilícelos para comprobar sus planes de fiesta de Navidad.
La guía definitiva del pastor para una exitosa fiesta de Navidad del personal
1. Defina su propósito
Esto es lo que tratamos de lograr en nuestras fiestas navideñas del personal:
- Renovar la visión del ministerio juntos.
- Sentirse agradecido y apreciado.
- Fomentar buenas conexiones y amistades.
¿Cuáles son sus objetivos para la fiesta de Navidad del personal?
2. Fijar la fecha y la hora
Nuestra fiesta de Navidad del personal es siempre el primer lunes de diciembre.
Aquí está la razón por la que elegimos esta fecha. Nadie tiene un compromiso permanente para los lunes por la noche. Y es más fácil, y menos costoso, encontrar un local para un lunes por la noche. La mayoría de las fiestas de Navidad son los jueves, viernes o sábados por la noche, o los domingos por la tarde.
Programamos nuestra fiesta de 6:00 a 9:00 pm.
Sí, es una prisa para los cónyuges que trabajan en el centro para llegar allí. Pero siempre hay personas que llegan tarde, así que es mejor que la fiesta empiece con tiempo para hacer todo lo que se quiere hacer.
3. Invitar a las personas adecuadas
Invitamos a todo el personal remunerado, incluidos los que reciben un pequeño estipendio. Invitamos a la Junta Directiva. E invitamos a sus cónyuges.
Los cónyuges también viven una vida ministerial, y necesitan la diversión y la visión de la fiesta de Navidad tanto o más.
Evitamos el «más uno», lo que significa que las personas solteras del personal no traen un invitado. Esta es una noche de visión y comunidad, y una cita que no sea del personal diluye la camaradería.
Si hay un anillo en el dedo, se invita al prometido.
Tampoco invitamos a voluntarios clave. Se les invita a otras fiestas. Esta fiesta de Navidad es para la gente que cobra un sueldo, la Junta Directiva y todos los cónyuges. Eso es todo.
4. Encuentre el presupuesto
La cantidad de dinero que tiene que gastar limita la fiesta que planea.
No es una partida normal en el presupuesto de nuestra iglesia, así que nos ponemos creativos.
Algunos años hemos designado parte de la ofrenda de Navidad. Otros años uno o dos miembros de la Junta Directiva han cubierto el costo. A veces es un generoso donante de nuestra iglesia. Algunos años hemos tenido un pequeño presupuesto de agradecimiento al personal que ha cubierto una parte.
Dos preguntas sobre la planificación del presupuesto
- ¿Dónde podemos encontrar algo de dinero para presupuestar la fiesta de Navidad?
- ¿Cuánto podemos planear gastar por persona?
5. Elegir el lugar de celebración
Creo que es mejor ir fuera de las instalaciones.
Estos son algunos de los lugares que hemos utilizado:
- Clubes de campo o campos de golf de segunda categoría. Se alegran del negocio de los lunes por la noche de fin de año y trabajarán con un presupuesto pequeño.
- Restaurantes italianos: Spaghetti Factory, o en nuestro barrio, Ciao’s.
- Museos locales o edificios históricos: en nuestro condado, el Museo de Motores Antiguos de Gas y Vapor.
- Salones de eventos de universidades cercanas.
- Otros restaurantes interesantes con una sala grande, como la Taberna y Museo del Dragón Verde, cerca de nosotros.
Algunos años hemos celebrado la fiesta en la iglesia, y hemos hecho el catering. Esas fiestas requieren más esfuerzo y pueden ser más difíciles de hacer memorables, pero tienen la gran ventaja de ser más asequibles.
Un año en el que el presupuesto era realmente escaso, hicimos una comida en la iglesia.
Este es nuestro proceso secreto para encontrar un buen lugar que podamos pagar:
- Hacemos una lluvia de ideas de restaurantes y clubes locales que tengan una sala que nos sirva. Esto puede implicar algún reconocimiento por la ciudad.
- La persona responsable de encontrar el local llama y les dice que estáis interesados en celebrar una fiesta de Navidad allí. Te pasarán con el coordinador de ventas.
- Explica que quieres hacer una fiesta de Navidad para el personal de tu iglesia y que, desgraciadamente, tienes un presupuesto muy ajustado. (Es una organización sin ánimo de lucro que ayuda a su comunidad, etc, etc) Dígales el día que está buscando para ver si están disponibles. Si lo haces en el último momento puede que consigas un mejor trato porque saben que no tendrán nada más esa noche. Está buscando un lugar que considere que los márgenes escasos son mejores que una habitación vacía.
- Dígales que necesita un presupuesto de 25 dólares (o tal vez 30 dólares) incluido por persona. Asegúrese de que saben que incluye impuestos y propinas, o puede que acepten su precio, pero que luego añadan un 20% y un 20% más.
- Dígales que será muy flexible con el menú para conseguir ese precio tan bajo.
Algunos lugares no tendrán el menor interés, pero lo más probable es que encuentres un sitio que sí lo tenga.
6. Decide el menú
Cualquier local debería ofrecerte una comida de tres platos: ensalada, plato principal y postre. Y bebidas sencillas: agua, té helado y café. Los bufés son más caros que las cenas en plato porque la gente no toma lo que puede comer de un bufé, sino lo que puede caber en su plato.
Si está trabajando con un lugar de eventos que le está dando un precio de presupuesto, no se complique con el menú.
Nosotros decimos «pollo en salsa blanca», que es el código para barato. También les gusta oír «elección del chef».
Puede elegir el tipo de ensalada verde, el tipo de arroz o patatas, el tipo de verdura y el tipo de postre.
Elija siempre algo de chocolate para el postre porque los amantes del chocolate de la sala (y usted sabe quiénes son) no quedarán satisfechos sin el chocolate.
El servicio de cena suele durar una hora. Pídeles que suelten las ensaladas cuando sea la hora de empezar a comer, que no las preparen de antemano porque se marchitan, y es simplemente desagradable tener a la gente caminando y hablando con las ensaladas sentadas en la mesa.
Proporcionarán una opción vegetariana, y harán versiones de la comida sin gluten, también. Sólo tienes que preguntar.
7. Elabora el BEO (Banquet Event Order)
El Banquet Event Order es el documento que resume los acuerdos que has hecho con el local. Ellos lo utilizan para comunicar los detalles de tu evento al personal que trabajará esa noche. Tú lo utilizas para confirmar tus planes.
El BEO incluye cosas como:
- el número y el tipo de mesas
- si necesita un podio y un micrófono
- qué color de manteles y servilletas quiere
- a qué hora quiere que empiece la comida
- el menú que has elegido
- el número final de invitados que esperas
El local querrá el número final de comidas que quieres de tres a siete días antes de tu fiesta. Prepararán un 3% por encima del número que des.
Es normal que haya gente que no pueda venir en el último momento, pero igualmente pagarás su comida, así que siempre pedimos unas cuantas comidas menos de las que tienen las personas que han dicho que van a venir. Es un poco arriesgado, pero merece la pena porque el local gana unas cuantas comidas de más y tú no te sentirás bien pagando por comidas que no se comen.
Nosotros llevamos nuestro propio sistema de sonido y equipo de vídeo. Los locales cobran un plus por la tecnología, y viendo que lo hacemos todos los fines de semana, somos bastante buenos. Seguro que usted también lo es.
8. Hablemos de la vestimenta
No es fácil complacer a todo el mundo. A algunos de tus empleados les gusta arreglarse. Otros no tienen nada elegante con lo que se sientan cómodos, por lo que llegarán a la fiesta sintiéndose desubicados.
Intentamos «hacer felices a algunos en algún momento». Algunos años vamos elegantes. Otros años vamos con vaqueros y botas vaqueras. Algunos años sólo son los colores de la Navidad y ellos pueden elegir si van o no vestidos.
Asegúrese de mencionar el atuendo en la invitación, o su personal perderá el tiempo preguntándose unos a otros al respecto y sintiendo cierta angustia al adivinar lo que se espera. Y algunos se sentirán incómodos al llegar sintiendo que han elegido mal.
La vestimenta puede ser:
- Festiva
- Casual Vestida
- Casual
O puede llamarlo como quiera.
9. Envía las invitaciones
Una vez que hayas concretado los detalles, envía una invitación. Por correo.
Puedes avisar de la fecha y la hora antes de enviar las invitaciones si estás trabajando con retraso. Así los padres tienen tiempo de organizar el cuidado de los niños. Las invitaciones deben salir al menos con tres semanas de antelación.
Aquí tienes lo que debes incluir:
- Fecha y hora
- Lugar
- Qué ropa llevar
- Cualquier cosa especial que quieras que sepan o traigan
- Quién y plazo para confirmar la asistencia
10. Hacer un regalo
El presupuesto siempre limita, sino haríamos regalos fantásticos.
Aquí tienes algunas de las cosas que hemos hecho:
- Camisetas
- Planificadores
- Libros
- Tarjetas de regalo
¿Regalar o no?
Si realmente no tienes presupuesto para comprar al personal y a la junta un pequeño regalo, entonces haz un intercambio de regalos. Nosotros hemos intercambiado libros con mucho éxito. O tarjetas de regalo.
11. Planifique la disposición de los asientos
Si va a celebrar la fiesta en un local, en mesas redondas, decida de antemano quiénes estarán juntos en una mesa. Te asegurarás de que tus líderes se lo pasen mejor juntos si no lo dejas al azar.
Tendemos a poner juntos a los equipos del ministerio y a los amigos. Usted quiere que la gente se sienta feliz cuando vea con quién va a pasar la velada. Las mesas redondas de 8 (o una 9ª cuando sea necesario) son normales.
Hemos hecho estilo familiar en mesas de 8′ cuando hemos tenido la fiesta en la iglesia. Probablemente se omita la asignación de asientos en las mesas de estilo familiar.
12. Decorar
Si tienes la fiesta fuera de la iglesia, no necesitas hacer mucho sobre la decoración. Es una de las cosas por las que pagas. El local probablemente estará decorado para la Navidad, y el entorno en sí es atractivo.
Si eliges un sitio rústico, como un granero -como el año que estuvimos en el Museo de la Máquina de Vapor- ve con un atuendo más informal, y un menú más informal. No les pidas a las mujeres que lleven tacones cuando estén pisando tierra.
Si utilizas tu iglesia, querrás tomarte más molestias para hacerla sentir especial. Utiliza luces de hilo, árboles de Navidad artificiales y muchas velas. Alquila manteles y utiliza platos y servilletas de papel navideño.
Al igual que en tu casa, decora la mayor parte de lo que la gente va a ver primero.
Prepara los platos en la mesa para lograr un mayor impacto, además de que así la gente ya sabe dónde se va a sentar una vez que tenga su comida.
Probablemente tendrás que idear centros de mesa. Busca en Pinterest o haz lo que esté de moda en tu zona.
Un año los centros de mesa que compramos en Big Lots se incendiaron. Hal estaba hablando, y una mesa estalló en llamas – 4′ llamas disparando desde el centro de la mesa. El fuego se extinguió rápidamente, los otros centros de mesa se apagaron antes de que se encendieran, e hicimos un recuerdo de la fiesta de Navidad del que todavía nos reímos.
13. Entreténgalos
No es necesario tener entretenimiento todos los años, pero añade a la fiesta si tiene una buena fuente y puede pagarlo.
Aquí tienes algunas de las cosas que hemos hecho:
- Un cantante cristiano local
- Nuestro líder de alabanza dirigiéndonos en villancicos
- Un círculo de tambores
- Un grupo de madrigal universitario
- Un cocinero de chili-
- Un juego estilo «game-show» dirigido por un pastor del personal
Hágalos reír
Asegúrese de que se rían a carcajadas en algún momento de la noche. Puede ser mientras comparten historias alrededor de la mesa, o durante un juego o una historia.
14. Lanza la visión del ministerio
Pastor, debe hablar durante 15 minutos. Recapitule lo que han logrado durante el año. Lo que Dios ha hecho. Las personas que han ayudado. Las salvaciones que ha visto.
Aprecie y agradezca su ministerio para el Señor. Dígales lo que la Biblia tiene que decir acerca de su duro trabajo para el Señor.
Y eche un vistazo a lo que usted ve que Dios está haciendo en el próximo año. ¿Cuáles son sus sueños y planes? ¿En qué está trabajando su personal para el nuevo año? ¿Qué ministerios significativos realiza cada año? ¿Dónde se está expandiendo el ministerio?
Déles esperanza para el futuro.
Señáleles a Jesús
Hable de la Biblia y asegúrese de que oren alrededor de su mesa, o que alguien ore desde el frente al principio y al final de la fiesta.
15. Planifique la agenda
Pastor, usted debe ser el maestro de ceremonias de la noche, y llevar ese breve mensaje. Más allá de eso, decida quién más debe dirigir partes del programa.
Aquí están los elementos normales en la agenda de una fiesta de Navidad:
- Bienvenida y oración de apertura
- Cena y postre
- Entretenimiento, juegos
- Video
- Pastor hablando
- Algún intercambio significativo o diversión alrededor de la mesa
- Oración
No deje que el programa pase más allá de las 9:00. La gente empezará a escabullirse para enviar a sus niñeras a casa.
16. Añade chispa
Sorpréndeles con algo inesperado. Algo que les haga ilusión.
-
Puede ser una trufa de chocolate Lindt en cada lugar de la mesa. - Puede ser un poema que recapitule el año, escrito e interpretado por uno de sus empleados o miembros de la junta directiva.
- Puede ser la oportunidad, según llegan, de hacer un Dr. Podría ser una cabina de fotos.
- Podría ser un vídeo que capture los mejores momentos del año.
¿Y ahora qué?
Use estos 16 pasos para revisar sus planes para la fiesta de Navidad del personal. Y organice una fiesta que inspire y refresque a su personal.
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