Quando si tratta di lavoratori dell’industria privata, il 73% ha accesso al congedo per malattia pagato e il 79% ha accesso alle ferie pagate. Ma cosa succede se non puoi permetterti di offrire tempo libero pagato (PTO) ai tuoi dipendenti? Oppure, cosa succede se i tuoi dipendenti usano tutte le loro PTO e hanno bisogno di assentarsi dal lavoro? Per entrambe queste situazioni, potete considerare di offrire ferie non pagate.
Prima di offrire ai dipendenti ferie non pagate, dovete sapere se potete farlo legalmente. Alcune leggi statali potrebbero richiedere di offrire ferie pagate. E se offrite tempo libero non pagato, è necessario creare una politica di tempo libero non pagato per le piccole imprese.
Continuate a leggere per saperne di più sul tempo libero non pagato, comprese le leggi correlate, cosa includere nella vostra politica, e come influisce sul libro paga.
Cos’è il tempo libero non pagato?
Il tempo libero non pagato (UTO) è il tempo lontano dal lavoro che un dipendente può prendere senza pagare. I dipendenti possono utilizzare UTO se sono malati, vogliono prendere una vacanza, o hanno altri obblighi personali. I lavoratori possono anche prendere un congedo non pagato dal lavoro, che è un lungo periodo di tempo lontano dal lavoro.
I datori di lavoro possono offrire tempo libero non pagato in aggiunta o al posto del tempo pagato.
Il tempo pagato è quando i dipendenti guadagnano il loro salario regolare quando si assentano dal lavoro. I datori di lavoro di solito danno ai dipendenti un certo numero di ore di ferie pagate che possono utilizzare in un anno civile. Quando il dipendente usa tutto il suo tempo libero pagato e ha bisogno di prendere del tempo libero dal lavoro, potrebbe essere in grado di utilizzare il tempo non pagato.
Alcuni datori di lavoro decidono di non dare ai dipendenti il tempo libero pagato. I datori di lavoro potrebbero fornire UTO ai lavoratori ad ore, ai dipendenti part-time, o al loro intero staff.
Leggi sul tempo libero non pagato
Prima di decidere di offrire ai dipendenti UTO, familiarizzate con le leggi sul congedo pagato per malattia in base allo stato.
Ci sono 12 stati, e Washington D.C., che richiedono ai datori di lavoro qualificati di offrire ai dipendenti un certo numero di giorni di malattia pagati.
Gli stati che richiedono ai datori di lavoro di offrire giorni di malattia pagati sono:
- Arizona
- California
- Connecticut
- Massachusetts
- Michigan
- New Jersey
- Oregon
- Rhode Island
- Vermont
- Washington
Inoltre, ci sono un certo numero di città e contee con leggi obbligatorie sul congedo per malattia pagato. Controlla con la tua località per ulteriori informazioni.
Nel maggio 2019, il Maine ha approvato una legge che richiede ai datori di lavoro con 10 o più dipendenti di fornire tempo libero pagato per qualsiasi motivo. Il congedo per malattia pagato del Maine e altre leggi sul tempo libero personale entrano in vigore il 1° gennaio 2021. Se sei un datore di lavoro del Maine, potresti non essere in grado di offrire tempo libero non pagato invece di tempo libero pagato a partire dal 2021.
Creare la tua politica di tempo libero non pagato
Se decidi di offrire ai tuoi dipendenti UTO, devi avere una politica in atto. La tua politica sul tempo libero senza retribuzione dovrebbe specificare informazioni come:
- Se offrirai anche tempo libero pagato
- Quali dipendenti hanno accesso al tempo libero pagato (se applicabile) e non pagato
- Il numero di giorni non pagati che i dipendenti possono prendere
- Come i dipendenti possono richiedere del tempo libero
Se offrirai anche del tempo libero retribuito
La tua politica dovrebbe stabilire se stai offrendo del tempo libero non retribuito dopo che un dipendente ha usato il suo tempo pagato o al posto del tempo pagato. Se offri tempo libero pagato, includi anche una politica separata per il tempo libero pagato.
Quali dipendenti hanno accesso a UTO
La tua politica sul tempo libero non pagato dovrebbe anche specificare a quali dipendenti stai offrendo tempo libero non pagato.
Se stai offrendo tempo libero pagato ad alcuni dipendenti e UTO ad altri (es,
Numero di giorni che i dipendenti possono prendere
Quando offri tempo libero non pagato ai dipendenti, puoi decidere di limitare il numero di giorni che i dipendenti possono prendere in un anno solare. Oppure, potresti lasciare che i dipendenti prendano tutti i giorni che vogliono.
Dimostra se hai un limite massimo (es, 80 ore di UTO all’anno) o no nella tua politica.
Come i dipendenti possono richiedere tempo libero
Anche se non devi pagare i dipendenti che non si presentano al lavoro, dovresti avere un sistema in atto per prendere tempo libero.
La vostra politica dovrebbe affrontare come i dipendenti possono richiedere le ferie, quanto preavviso devono darvi, e cosa succede se più di una persona chiama fuori.
Per esempio, potreste chiedere ai dipendenti di mettere la loro richiesta per iscritto, fornire un mese di preavviso per più di due giorni di ferie alla volta, e dare priorità alle richieste sulla base del primo arrivato, primo servito.
Tempo libero non pagato e libro paga
Come si fa a gestire il libro paga quando un dipendente usa la UTO?
Ci sono tre cose da aggiornare:
- Salari per il periodo di paga
- Tasse sul totale delle ore lavorate dal dipendente
- L’UTO disponibile del dipendente (se hai un tetto massimo)
Salari per il periodo di paga
Lo scopo di offrire UTO ai dipendenti è di poter prendere tempo libero dal lavoro senza essere pagato. Il tuo libro paga dovrebbe riflettere i loro salari per meno ore lavorate.
Moltiplica le ore lavorate dal dipendente per la sua tariffa oraria. Non includere le ore che il dipendente ha usato come tempo libero non pagato.
Se il dipendente è stipendiato, potrebbe essere necessario calcolare la sua tariffa oraria. Per fare questo, dividete il salario lordo del dipendente in un periodo di paga per il numero di ore che normalmente lavorano. Poi, puoi moltiplicare la loro tariffa oraria per il numero di ore lavorate.
Diciamo che hai un dipendente stipendiato che normalmente guadagna $1,000 ogni settimana per lavorare 40 ore. Usano otto ore di tempo libero non pagato e hanno lavorato 32 ore durante la settimana.
In primo luogo, calcolate la tariffa oraria del dipendente dividendo il suo salario settimanale lordo per 40 ($1,000 / 40). La tariffa oraria lorda del dipendente è di 25$.
Ora, moltiplica la tariffa oraria del dipendente di 25$ per il totale delle ore lavorate, che è 32 (25$ X 32). Il salario lordo del dipendente per la settimana è di $800 invece dei suoi normali $1.000.
Tasse
Se sei abituato a trattenere lo stesso importo per le tasse dal salario dei tuoi dipendenti, devi fare alcuni cambiamenti quando prendono del tempo libero non pagato.
Quando un dipendente lavora meno ore e guadagna un salario inferiore, la sua responsabilità fiscale diminuisce. Assicuratevi di ricalcolare le tasse sui salari che trattenete in base ai loro nuovi salari.
Ore di ferie non pagate disponibili
Avete deciso di fissare un limite al numero di ore non pagate che un dipendente può prendere dal lavoro?
In tal caso, assicuratevi di sottrarre il numero di ore utilizzate dalle ore UTO disponibili rimanenti del dipendente.
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