Quando se trata de trabalhadores da indústria privada, 73% têm acesso a licença por doença paga e 79% têm acesso a férias pagas. Mas, o que acontece se você não puder oferecer tempo livre pago (PTO) aos seus empregados? Ou, e se os seus empregados gastarem todo o seu TDP e precisarem de tirar tempo de folga do trabalho? Para qualquer uma destas situações, você pode considerar oferecer um tempo livre não remunerado.
Antes de oferecer tempo livre não remunerado aos seus funcionários, você precisa saber se você pode legalmente. Algumas leis estaduais podem exigir que você ofereça um tempo livre pago. E se você oferecer tempo livre não pago, você precisa criar uma política de tempo livre não pago para pequenas empresas.
Ler mais sobre tempo livre não pago, incluindo leis relacionadas, o que incluir na sua política e como isso afeta a folha de pagamento.
O que é tempo livre não pago?
O tempo livre não pago (UTO) é o tempo fora do trabalho que um empregado pode tirar sem remuneração. Os empregados podem usar o UTO se estiverem doentes, quiserem tirar férias, ou tiverem outras obrigações pessoais. Os trabalhadores também podem tirar uma licença sem remuneração, que é um período prolongado de tempo fora do trabalho.
Os empregadores podem oferecer tempo livre não remunerado em adição ou em vez de tempo livre remunerado.
O tempo livre remunerado é quando os empregados ganham o seu salário regular quando saem do trabalho. Os empregadores geralmente dão aos empregados um número definido de horas livres pagas que eles podem usar em um ano civil. Quando o empregado gasta todo o seu tempo livre pago e precisa tirar tempo livre do trabalho, ele pode ser capaz de usar o tempo livre não pago.
Alguns empregadores decidem não dar tempo livre pago aos empregados. Os empregadores podem fornecer UTO aos trabalhadores por hora, empregados em tempo parcial, ou a toda a sua equipe.
Liberdade não remunerada
Antes de decidir oferecer UTO aos empregados, familiarize-se com as leis de licença por doença remunerada por estado.
Existem 12 estados, e Washington D.C., que exigem empregadores qualificados para oferecer aos empregados um certo número de dias de doença pagos.
Existem 12 estados, e Washington D.C., que exigem que os empregadores ofereçam aos empregados um certo número de dias de ausência por doença pagos:
- Arizona
- Califórnia
- Conecticut
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- New Jersey
- Oregon
- Rhode Island
- Vermont
- Washington
Adicionalmente, existem várias cidades e condados com leis obrigatórias de licença por doença paga. Verifique com sua localidade para mais informações.
Em maio de 2019, Maine aprovou uma lei que exige que empregadores com 10 ou mais empregados forneçam tempo livre pago por qualquer motivo. A lei do Maine sobre licença por doença paga e outras folgas pessoais entra em vigor em 1º de janeiro de 2021. Se você é um empregador do Maine, talvez não possa oferecer tempo livre não pago em vez de tempo livre pago a partir de 2021.
Criar sua política de tempo livre não pago
Se você decidir oferecer aos seus empregados UTO, você precisa ter uma política em vigor. O seu tempo livre sem política de pagamento deve especificar informações como:
- Se também vai oferecer tempo livre pago
- Que empregados têm acesso ao tempo livre pago (se aplicável) e não pago
- O número de dias livres não pagos que os empregados podem tirar
- Como os empregados pode pedir tempo livre
Se também vai oferecer tempo livre pago
A sua política deve abordar se está a oferecer tempo livre não pago depois de um empregado usar o seu tempo pago ou em vez do tempo pago. Se você oferecer tempo livre pago, inclua também uma política separada de tempo livre pago.
Que empregados têm acesso a UTO
A sua política de tempo livre não pago também deve especificar que empregados você está oferecendo tempo livre não pago para.
Se você estiver oferecendo tempo livre pago para alguns empregados e UTO para outros (por exemplo, tempo parcial vs. tempo integral), especifique na sua apólice.
Número de dias que os empregados podem tirar
Quando você oferece tempo livre não pago aos empregados, você pode decidir limitar o número de dias que os empregados podem tirar em um ano civil. Ou, você pode deixar os empregados tirarem quantos dias quiserem.
Diga se você tem um limite (por exemplo, 80 horas de UTO por ano) ou não na sua apólice.
Como os empregados podem pedir tempo livre
Embora não tenha de pagar aos empregados que não aparecem para trabalhar, deve ter um sistema a funcionar para tirar tempo livre.
A sua política deve abordar como os funcionários podem solicitar tempo livre, quanto tempo de folga eles precisam dar a você, e o que acontece se mais de uma pessoa solicitar tempo livre.
Por exemplo, você pode solicitar que os funcionários coloquem seu pedido por escrito, forneçam um mês de antecedência por mais de dois dias de folga de cada vez, e priorizem os pedidos com base na ordem de chegada.
Tempo livre não pago e folha de pagamento
Então, como se executa a folha de pagamento quando um empregado utiliza UTO?
Existem três coisas que você precisa atualizar:
- Salários para o período de pagamento
- Impostos sobre o total de horas trabalhadas do empregado
- O UTO disponível do empregado (se você tiver um teto)
Salários para o período de pagamento
O ponto de oferecer o UTO aos empregados é para que eles possam tirar férias do trabalho sem serem pagos. Sua folha de pagamento deve refletir o salário deles por menos horas trabalhadas.
Multiplicar as horas trabalhadas do empregado pela sua taxa horária. Não inclua as horas que o empregado usou como tempo livre não pago.
Se o empregado for assalariado, você pode precisar calcular a sua taxa horária. Para fazer isso, dividir o salário bruto do empregado em um período de pagamento pelo número de horas que ele normalmente trabalha. Em seguida, você pode multiplicar a taxa horária deles pelo número de horas trabalhadas.
Vamos dizer que você tem um empregado assalariado que normalmente ganha 1.000 dólares por semana por trabalhar 40 horas. Eles utilizam oito horas de folga não remuneradas e trabalham 32 horas durante a semana.
Primeiro, calcule a taxa horária do empregado dividindo o seu salário bruto semanal por 40 ($1.000 / 40). A taxa horária bruta do empregado é $25,
Agora, multiplique a taxa horária do empregado de $25 pelo total de horas trabalhadas, que é 32 ($25 X 32). O salário bruto do empregado para a semana é $800 em vez dos seus $1.000.
Impostos
Se estiver habituado a reter o mesmo montante de impostos do salário dos seus empregados, precisa de fazer algumas alterações quando eles tiram férias não pagas.
Quando um empregado trabalha menos horas e ganha salários mais baixos, a sua obrigação fiscal diminui. Certifique-se de recalcular os impostos da folha de pagamento que você retém com base em seus novos salários.
Tempo livre não remunerado disponível
Decida definir um limite para o número de horas não remuneradas que um empregado pode tirar do trabalho?
Se assim for, certifique-se de subtrair o número de horas usadas das horas UTO restantes disponíveis do empregado.
Faça as coisas mais fáceis para você mesmo. Se um empregado tirar um tempo livre não pago, simplesmente insira as horas trabalhadas no software de folha de pagamento do Patriot, e nosso software irá calcular os salários e impostos. Por que não começar seu teste gratuito hoje?
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