Lorsqu’il s’agit de travailleurs du secteur privé, 73 % ont accès à des congés de maladie payés et 79 % à des vacances payées. Mais, que se passe-t-il si vous n’avez pas les moyens d’offrir des congés payés (PTO) à vos employés ? Ou bien, que se passe-t-il si vos employés utilisent tous leurs congés payés et doivent s’absenter du travail ? Pour l’une ou l’autre de ces situations, vous pouvez envisager d’offrir des congés non payés.
Avant d’offrir des congés sans solde aux employés, vous devez savoir si vous le pouvez légalement. Certaines lois de l’État pourraient vous obliger à offrir des congés payés. Et si vous offrez des congés non payés, vous devez créer une politique de congés non payés pour les petites entreprises.
Lisez la suite pour en savoir plus sur les congés non payés, y compris les lois connexes, ce qu’il faut inclure dans votre politique et comment cela affecte la paie.
Qu’est-ce qu’un congé non payé?
Les congés non payés (CNP) sont des périodes d’absence du travail qu’un employé peut prendre sans rémunération. Les employés peuvent utiliser les UTO s’ils sont malades, veulent prendre des vacances, ou ont d’autres obligations personnelles. Les travailleurs peuvent également prendre un congé sans solde, qui est une période prolongée d’absence du travail.
Les employeurs peuvent offrir des congés sans solde en plus ou à la place des congés payés.
On parle de congés payés lorsque les employés gagnent leur salaire normal lorsqu’ils s’absentent du travail. Les employeurs donnent généralement aux employés un nombre fixe d’heures de congés payés qu’ils peuvent utiliser au cours d’une année civile. Lorsque l’employé utilise tous ses congés payés et a besoin de s’absenter du travail, il pourrait être en mesure d’utiliser des congés non payés.
Certains employeurs décident de ne pas donner de congés payés aux employés. Les employeurs pourraient fournir des UTO aux travailleurs horaires, aux employés à temps partiel ou à l’ensemble de leur personnel.
Les lois sur les congés non payés
Avant de décider d’offrir aux employés des UTO, familiarisez-vous avec les lois sur les congés de maladie payés par État.
Il y a 12 États, et Washington D.C., qui obligent les employeurs qualifiés à offrir aux employés un certain nombre de jours de maladie payés.
Les États qui exigent que les employeurs offrent des congés de maladie payés sont :
- Arizona
- Californie
- Connecticut
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- New Jersey
- Oregon
- Rhode Island
- Vermont
- Washington
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En outre, il y a un certain nombre de villes et de comtés qui ont des lois obligatoires sur les congés de maladie payés. Vérifiez auprès de votre localité pour plus d’informations.
En mai 2019, le Maine a adopté une loi qui oblige les employeurs de 10 employés ou plus à fournir des congés payés pour toute raison. La loi sur les congés de maladie payés et autres congés personnels du Maine entre en vigueur le 1er janvier 2021. Si vous êtes un employeur du Maine, vous pourriez ne pas être en mesure d’offrir un congé sans solde au lieu d’un congé payé à partir de 2021.
Créer votre politique de congé sans solde
Si vous décidez d’offrir à vos employés un congé sans solde, vous devez avoir une politique en place. Votre politique de congé sans solde doit préciser des informations telles que :
- Si vous offrez également des congés payés
- Quels employés ont accès aux congés payés (le cas échéant) et non payés
- Le nombre de jours non payés que les employés peuvent prendre
- Comment les employés peuvent demander des congés
Si vous offrez également des congés payés
Votre politique doit préciser si vous offrez des congés non payés après qu’un employé a utilisé ses congés payés ou à la place des congés payés. Si vous offrez des congés payés, incluez également une politique distincte sur les congés payés.
Quels employés ont accès aux UTO
Votre politique sur les congés non payés devrait également préciser à quels employés vous offrez des congés non payés.
Si vous offrez des congés payés à certains employés et des UTO à d’autres (par ex, employés à temps partiel par rapport aux employés à temps plein), indiquez-le dans votre politique.
Nombre de jours que les employés peuvent prendre
Lorsque vous offrez des congés non payés aux employés, vous pouvez décider de plafonner le nombre de jours que les employés peuvent prendre dans une année civile. Ou, vous pouvez laisser les employés prendre autant de jours de congé qu’ils le souhaitent.
Indiquez si vous avez un plafond (par ex, 80 heures d’UTO par an) ou non dans votre politique.
Comment les employés peuvent demander des congés
Bien que vous n’ayez pas à payer les employés qui ne se présentent pas au travail, vous devriez avoir un système en place pour prendre des congés.
Votre politique devrait traiter de la façon dont les employés peuvent demander des congés, du préavis qu’ils doivent vous donner et de ce qui se passe si plus d’une personne prend congé.
Par exemple, vous pourriez demander aux employés de mettre leur demande par écrit, de fournir un préavis d’un mois pour plus de deux jours de congé à la fois et de prioriser les demandes selon le principe du premier arrivé, premier servi.
Congé non payé et paie
Alors, comment gérer la paie lorsqu’un employé utilise un congé non payé ?
Il y a trois choses que vous devez mettre à jour :
- Les salaires pour la période de paie
- Les impôts sur le total des heures travaillées de l’employé
- Les UTO disponibles de l’employé (si vous avez un plafond)
Les salaires pour la période de paie
L’intérêt d’offrir aux employés des UTO est qu’ils peuvent prendre du temps libre sans être payés. Votre paie doit refléter leur salaire pour moins d’heures travaillées.
Multipliez les heures travaillées de l’employé par son taux horaire. N’incluez pas les heures que l’employé a utilisées comme congés non payés.
Si l’employé est salarié, vous devrez peut-être calculer son taux horaire. Pour ce faire, divisez le salaire brut de l’employé dans une période de paie par le nombre d’heures qu’il travaille normalement. Ensuite, vous pouvez multiplier leur taux horaire par le nombre d’heures travaillées.
Disons que vous avez un employé salarié qui gagne normalement 1 000 $ chaque semaine pour travailler 40 heures. Il utilise huit heures de congé sans solde et a travaillé 32 heures pendant la semaine.
D’abord, calculez le taux horaire de l’employé en divisant son salaire brut hebdomadaire par 40 (1 000 $ / 40). Le taux horaire brut de l’employé est de 25 $.
Maintenant, multipliez le taux horaire de 25 $ de l’employé par son nombre total d’heures travaillées, soit 32 (25 $ X 32). Le salaire brut de l’employé pour la semaine est de 800 $ au lieu de son salaire normal de 1 000 $.
Impôts
Si vous avez l’habitude de retenir le même montant pour les impôts sur le salaire de vos employés, vous devez faire quelques changements lorsqu’ils prennent des congés sans solde.
Lorsqu’un employé travaille moins d’heures et gagne un salaire moins élevé, son obligation fiscale diminue. Assurez-vous de recalculer les charges sociales que vous retenez en fonction de leur nouveau salaire.
Heures de congé non rémunéré disponibles
Avez-vous décidé de fixer un plafond au nombre d’heures non rémunérées qu’un employé peut prendre en congé ?
Si oui, assurez-vous de soustraire le nombre d’heures utilisées des heures de congé non rémunéré disponibles restantes de l’employé.
Faites-vous plaisir. Si un employé prend des congés non payés, il suffit d’entrer ses heures travaillées dans le logiciel de paie de Patriot, et notre logiciel calculera les salaires et les taxes. Pourquoi ne pas commencer votre essai gratuit aujourd’hui?
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