Erityisen sektorin työntekijöistä 73 %:lla on mahdollisuus palkalliseen sairauslomaan ja 79 %:lla palkalliseen lomaan. Mutta mitä tapahtuu, jos sinulla ei ole varaa tarjota työntekijöillesi palkallisia vapaita (PTO)? Tai entä jos työntekijäsi käyttävät kaiken PTO:nsa loppuun ja joutuvat ottamaan vapaata töistä? Kummassakin näistä tilanteista voit harkita palkattoman vapaa-ajan tarjoamista.
Ennen kuin tarjoat työntekijöille palkatonta vapaata, sinun on tiedettävä, voitko laillisesti. Jotkin osavaltioiden lait saattavat vaatia sinua tarjoamaan palkallista vapaata. Ja jos tarjoat palkatonta vapaata, sinun on laadittava palkatonta vapaata koskeva käytäntö pienyrityksille.
Lue lisää palkattomasta vapaasta, kuten siihen liittyvistä laeista, siitä, mitä pitää sisällyttää käytäntöön, ja siitä, miten se vaikuttaa palkanlaskentaan.
Mikä on palkatonta vapaata?
Palkatonta vapaata (Unpaid time off (UTO)) on aika, jonka työntekijä voi pitää poissa työstä palkatta. Työntekijät voivat käyttää UTO:ta, jos he ovat sairaita, haluavat pitää lomaa tai heillä on muita henkilökohtaisia velvoitteita. Työntekijät voivat myös pitää palkatonta vapaata, joka on pidempi aika poissa työstä.
Työnantajat voivat tarjota palkatonta vapaata palkallisen vapaan lisäksi tai sen sijaan.
Palkallisesta vapaasta on kyse silloin, kun työntekijät ansaitsevat säännöllisen palkkansa ollessaan poissa työstä. Työnantajat antavat työntekijöille yleensä tietyn määrän palkallisia vapaapäiviä, jotka he voivat käyttää kalenterivuoden aikana. Kun työntekijä käyttää kaiken palkallisen vapaa-aikansa ja joutuu pitämään vapaata, hän voi käyttää palkatonta vapaa-aikaa.
Jotkut työnantajat päättävät olla antamatta työntekijöille palkallista vapaa-aikaa. Työnantajat saattavat tarjota UTO:ta tuntityöntekijöille, osa-aikaisille työntekijöille tai koko henkilökunnalleen.
Palkatonta vapaata koskevat lait
Ennen kuin päätät tarjota työntekijöille UTO:ta, tutustu osavaltiokohtaisiin palkallisia sairauslomia koskeviin lakeihin.
Lakeja on 12 osavaltiossa ja Washington D.C:ssä, jotka vaativat vaatimukset täyttäviä työnantajia tarjoamaan työntekijöilleen tietyn määrän palkallisia sairauslomapäiviä.
Osavaltiot, jotka vaativat työnantajia tarjoamaan palkallisia sairauslomapäiviä, ovat:
- Arizona
- Kalifornia
- Connecticut
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- New Jersey
- Oregon
- Rhode Island
- Vermont
- Washington
.
Lisäksi, on useita kaupunkeja ja piirikuntia, joissa on pakollisia lakeja palkallisesta sairauslomasta. Tarkista lisätietoja omalta paikkakunnaltasi.
Toukokuussa 2019 Maine hyväksyi lain, joka velvoittaa työnantajat, joilla on vähintään 10 työntekijää, tarjoamaan palkallisia vapaita mistä tahansa syystä. Mainen laki palkallisesta sairauslomasta ja muusta henkilökohtaisesta vapaasta tulee voimaan 1. tammikuuta 2021. Jos olet Mainen työnantaja, et ehkä voi tarjota palkatonta vapaata palkallisen vapaa-ajan sijasta vuodesta 2021 alkaen.
Palkattoman vapaa-ajan käytäntöjen luominen
Jos päätät tarjota työntekijöillesi palkatonta vapaata, sinulla on oltava käytännöt. Palkatonta vapaa-aikaa koskevassa politiikassasi tulisi määritellä muun muassa seuraavat tiedot:
- Tarjoatko myös palkallisia vapaapäiviä
- Millä työntekijöillä on oikeus palkallisiin (tarvittaessa) ja palkattomiin vapaapäiviin
- Palkattomien päivien määrä, jotka työntekijät voivat pitää
- Miten työntekijät voivat pyytää vapaata
Tarjoatko myös palkallista vapaata
Käytännöissäsi tulisi käsitellä sitä, tarjoatko palkatonta vapaata sen jälkeen, kun työntekijä on käyttänyt palkallista vapaa-aikaansa, vai palkallisen vapaa-ajan sijasta. Jos tarjoat palkallisia vapaita, sisällytä myös erillinen palkallisia vapaita koskeva käytäntö.
Mille työntekijöille UTO on tarjolla
Palkattomia vapaita koskevassa käytännössänne tulisi myös määritellä, mille työntekijöille tarjoatte palkattomia vapaita.
Jos tarjoatte palkallisia vapaita joillekin työntekijöille ja UTO:ta toisille (esim, osa-aikaiset vs. kokoaikaiset työntekijät), ilmoita se käytännössänne.
Työntekijöiden vapaapäivien määrä
Kun tarjoatte palkatonta vapaata työntekijöille, voitte päättää rajoittaa työntekijöiden vapaapäivien määrän kalenterivuoden aikana. Tai voit antaa työntekijöiden pitää niin monta vapaapäivää kuin he haluavat.
Merkitse, onko käytössäsi yläraja (esim, 80 tuntia UTO:ta vuodessa) vai ei.
Miten työntekijät voivat pyytää vapaata
Vaikka sinun ei tarvitse maksaa palkkaa työntekijöille, jotka eivät tule töihin, sinulla pitäisi olla käytössäsi järjestelmä vapaiden ottamista varten.
Käytännöissäsi olisi käsiteltävä sitä, miten työntekijät voivat pyytää vapaata, kuinka paljon heidän on ilmoitettava etukäteen ja mitä tapahtuu, jos useampi kuin yksi henkilö pyytää vapaata.
Voisit esimerkiksi vaatia, että työntekijät esittävät pyyntönsä kirjallisena, että he ilmoittavat kuukauden etukäteen, jos he haluavat pitää enemmän kuin kaksi vapaapäivää kerrallaan, ja että pyynnöt asetetaan tärkeysjärjestykseen saapumisjärjestyksessä.
Palkaton vapaa-aika ja palkanlaskenta
Miten teet palkanlaskennan, kun työntekijä käyttää UTO:ta?
On kolme asiaa, jotka sinun täytyy päivittää:
- Palkkajakson palkat
- Verot työntekijän kaikista työtunneista
- Työntekijän käytettävissä oleva UTO (jos sinulla on yläraja)
Palkkajakson palkat
Työntekijöille UTO:n tarjoaminen on sitä varten, että he voivat pitää vapaata saamatta palkkaa. Palkkalaskelmassasi pitäisi näkyä heidän palkkansa vähemmän tehdyistä työtunneista.
Kerro työntekijän työtunnit hänen tuntipalkallaan. Älä ota mukaan tunteja, jotka työntekijä käytti palkattomana vapaa-aikana.
Jos työntekijä on palkattu, sinun on ehkä laskettava hänen tuntipalkkansa. Tätä varten jaa työntekijän palkkajakson bruttopalkka hänen tavallisesti tekemiensä työtuntien määrällä. Sitten voit kertoa hänen tuntipalkkansa tehtyjen työtuntien määrällä.
Esitettäköön, että sinulla on palkattu työntekijä, joka ansaitsee tavallisesti 1 000 dollaria viikossa 40 tunnin työstä. Hän käyttää kahdeksan tuntia palkatonta vapaata ja työskenteli viikon aikana 32 tuntia.
Laske ensin työntekijän tuntipalkka jakamalla hänen viikoittainen bruttopalkkansa 40:llä (1 000 dollaria / 40). Työntekijän bruttotuntipalkka on 25 dollaria.
Kerrotaan nyt työntekijän 25 dollarin tuntipalkka hänen kokonaistyöajallaan, joka on 32 tuntia (25 dollaria X 32). Työntekijän viikon bruttopalkka on 800 dollaria normaalin 1 000 dollarin sijasta.
Verot
Jos olet tottunut pidättämään työntekijöidesi palkasta saman veromäärän, sinun on tehtävä joitakin muutoksia, kun työntekijät pitävät palkatonta vapaata.
Kun työntekijä tekee vähemmän työtunteja ja ansaitsee pienempää palkkaa, hänen verovelvollisuutensa pienenee. Muista laskea ennakonpidätyksen kohteena olevat palkkaverot uudelleen hänen uusien palkkojensa perusteella.
Käytettävissä olevat palkattoman vapaa-ajan tunnit
Päätitkö asettaa ylärajan palkattomien tuntien määrälle, jonka työntekijä voi ottaa vapaaksi töistä?
Jos näin on, varmista, että vähennät käytetyt tunnit työntekijän jäljellä olevista käytettävissä olevista palkattomista vapaa-ajan vapaapäivätunneista.
Helppoa itseäsi. Jos työntekijä ottaa palkatonta vapaata, syötä yksinkertaisesti hänen työtuntinsa Patriotin palkanlaskentaohjelmistoon, ja ohjelmistomme laskee palkan ja verot. Mikset aloittaisi ilmaista kokeilujaksoa jo tänään?
Tämä ei ole tarkoitettu oikeudelliseksi neuvonnaksi; lisätietoja saat klikkaamalla tästä.
Klikkaa tästä.