Cuando se trata de trabajadores de la industria privada, el 73% tiene acceso a la licencia por enfermedad pagada y el 79% tiene acceso al tiempo de vacaciones pagado. Pero, ¿qué ocurre si no puede permitirse ofrecer tiempo libre remunerado (PTO) a sus empleados? O, ¿qué ocurre si sus empleados utilizan todo su PTO y necesitan ausentarse del trabajo? Para cualquiera de estas situaciones, puede considerar ofrecer tiempo libre no remunerado.
Antes de ofrecer a los empleados tiempo libre no remunerado, necesita saber si legalmente puede hacerlo. Algunas leyes estatales podrían exigirle que ofrezca tiempo libre remunerado. Y si ofrece tiempo libre no remunerado, necesita crear una política de tiempo libre no remunerado para pequeñas empresas.
Siga leyendo para aprender más sobre el tiempo libre no remunerado, incluyendo las leyes relacionadas, lo que debe incluir en su política y cómo afecta a la nómina.
¿Qué es el tiempo libre no remunerado?
El tiempo libre no remunerado (UTO) es el tiempo fuera del trabajo que un empleado puede tomar sin pago. Los empleados pueden utilizar el UTO si están enfermos, quieren tomarse unas vacaciones o tienen otras obligaciones personales. Los trabajadores también pueden tomar una licencia no remunerada, que es un período prolongado de tiempo fuera del trabajo.
Los empleadores pueden ofrecer tiempo libre no remunerado además de o en lugar de tiempo libre remunerado.
El tiempo libre remunerado es cuando los empleados ganan su salario regular cuando se ausentan del trabajo. Los empleadores suelen dar a los empleados un número determinado de horas de tiempo libre remunerado que pueden utilizar en un año natural. Cuando el empleado utiliza todo su tiempo libre remunerado y necesita ausentarse del trabajo, puede utilizar tiempo no remunerado.
Algunas empresas deciden no dar a los empleados tiempo libre remunerado. Los empleadores pueden ofrecer UTO a los trabajadores por hora, a los empleados a tiempo parcial o a toda su plantilla.
Las leyes de tiempo libre no remunerado
Antes de decidir ofrecer UTO a los empleados, familiarícese con las leyes de baja por enfermedad remunerada por estado.
Hay 12 estados, y Washington D.C., que exigen a los empleadores que reúnen los requisitos necesarios que ofrezcan a los empleados un determinado número de días de enfermedad pagados.
Los estados que requieren que los empleadores ofrezcan días de enfermedad pagados son:
- Arizona
- California
- Connecticut
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- Nueva Jersey
- Oregón
- Rhode Island
- Vermont
- Washington
Además, hay varias ciudades y condados con leyes de baja por enfermedad obligatoria. Consulte con su localidad para obtener más información.
En mayo de 2019, Maine aprobó una ley que requiere que los empleadores con 10 o más empleados proporcionen tiempo libre pagado por cualquier motivo. La ley de licencia por enfermedad pagada de Maine y otro tiempo libre personal entra en vigor el 1 de enero de 2021. Si usted es un empleador de Maine, es posible que no pueda ofrecer tiempo libre sin pago en lugar de tiempo libre pagado a partir de 2021.
Creando su política de tiempo libre sin pago
Si decide ofrecer a sus empleados UTO, necesita tener una política establecida. Su política de tiempo libre sin paga debe especificar información como:
- Si también ofrecerá tiempo libre remunerado
- Qué empleados tienen acceso a tiempo libre remunerado (si procede) y no remunerado
- El número de días no remunerados que los empleados pueden tomar
- Cómo los empleados pueden solicitar tiempo libre
Si también ofrecerá tiempo libre remunerado
Su política debe contemplar si ofrece tiempo libre no remunerado después de que un empleado utilice su tiempo remunerado o en lugar del tiempo remunerado. Si ofrece tiempo libre remunerado, incluya también una política de tiempo libre remunerado por separado.
Qué empleados tienen acceso a UTO
Su política de tiempo libre no remunerado debe especificar también a qué empleados ofrece tiempo libre no remunerado.
Si ofrece tiempo libre remunerado a algunos empleados y UTO a otros (por ejemplo, a tiempo parcial frente a los empleados a tiempo completo), indíquelo en su política.
Número de días que los empleados pueden tomar
Cuando ofrezca tiempo libre no remunerado a los empleados, puede decidir limitar el número de días que los empleados pueden tomar en un año natural. O puede dejar que los empleados se tomen todos los días que quieran.
Indique si tiene un tope (por ejemplo 80 horas de UTO por año) o no en su política.
Cómo pueden los empleados solicitar tiempo libre
Aunque no tiene que pagar a los empleados que no se presentan a trabajar, debe tener un sistema para tomar tiempo libre.
Su política debe contemplar la forma en que los empleados pueden solicitar tiempo libre, con cuánto tiempo de antelación tienen que avisarle y qué sucede si más de una persona se ausenta.
Por ejemplo, puede pedir que los empleados hagan su solicitud por escrito, que avisen con un mes de antelación para más de dos días libres a la vez y que prioricen las solicitudes según el orden de llegada.
Tiempo libre no retribuido y nómina
¿Cómo se gestiona la nómina cuando un empleado hace uso de la UTO?
Hay tres cosas que tienes que actualizar:
- Salarios del periodo de pago
- Impuestos sobre el total de horas trabajadas del empleado
- El UTO disponible del empleado (si tiene un tope)
Salarios del periodo de pago
El objetivo de ofrecer UTO a los empleados es que puedan tomarse un tiempo libre sin cobrar. Su nómina debe reflejar su salario por menos horas trabajadas.
Multiplique las horas trabajadas del empleado por su tarifa horaria. No incluya las horas que el empleado utilizó como tiempo libre no remunerado.
Si el empleado es asalariado, es posible que tenga que calcular su tarifa por hora. Para ello, divida el salario bruto del empleado en un período de pago por el número de horas que normalmente trabaja. Luego, puede multiplicar su tarifa por hora por el número de horas trabajadas.
Supongamos que tiene un empleado asalariado que normalmente gana $1,000 cada semana por trabajar 40 horas. Utilizan ocho horas de tiempo libre no remunerado y trabajaron 32 horas durante la semana.
Primero, calcule la tarifa por hora del empleado dividiendo su salario bruto semanal entre 40 ($1,000 / 40). La tarifa horaria bruta del empleado es de 25 dólares.
Ahora, multiplique la tarifa horaria del empleado de 25 dólares por sus horas totales trabajadas, que son 32 (25 dólares X 32). El salario bruto del empleado para la semana es de $800 en lugar de sus $1,000 normales.
Impuestos
Si usted está acostumbrado a retener la misma cantidad para impuestos de los salarios de sus empleados, necesita hacer algunos cambios cuando ellos toman tiempo libre no remunerado.
Cuando un empleado trabaja menos horas y gana un salario más bajo, su obligación de impuestos disminuye. Asegúrese de recalcular los impuestos sobre la nómina que retiene basándose en sus nuevos salarios.
Horas disponibles de tiempo libre no remunerado
¿Decidió establecer un tope en el número de horas no remuneradas que un empleado puede tomar de su trabajo?
Si es así, asegúrese de restar el número de horas utilizadas de las horas restantes disponibles de UTO del empleado.
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