Google Calendar es una parte fundamental del paquete de productividad de Android, pero si todo lo que usas es lo que ves en la superficie de la aplicación, te estás perdiendo algunas posibilidades bastante potentes.
Sí, oh sí: al igual que muchas de nuestras herramientas digitales modernas, hay más en Google Calendar de lo que parece. Y aunque la mayoría de las opciones avanzadas del servicio giran en torno al sitio web de Google Calendar, la aplicación para Android de Google Calendar cuenta con una serie de opciones útiles que son específicas para la experiencia móvil. Desde atajos que ahorran tiempo hasta opciones que aumentan la eficiencia, todas son cosas que tienen el potencial de hacer tu vida más fácil en formas pequeñas pero significativas.
Busca tiempo en tu agenda para comprobar estas ocho funciones ocultas de Google Calendar en Android. Confía en mí: Te alegrarás de haberlo hecho.
Silencio sensible a eventos de tu teléfono
Esta es técnicamente una función de Android, pero funciona de la mano de Calendario y es una de las opciones más prácticas que existen: la capacidad de que tu teléfono se silencie automáticamente cada vez que un evento de tu Calendario de Google esté en marcha.
Todo lo que tienes que hacer es activarla: Dirígete a los ajustes de tu teléfono y encuentra la sección «No molestar» (buscando en la sección «Sonido» o simplemente buscando «No molestar» en el cuadro de la parte superior de la pantalla). Toca «Horarios», lleva tu bonito dedo a la línea etiquetada como «Evento» y toca el icono del engranaje que aparece al lado.
Eso hará que aparezca una pantalla parecida a esta:
La primera opción de la pantalla, «Durante eventos para», te permite seleccionar cuál de los calendarios asociados a tu dispositivo activará el comportamiento de silenciamiento del teléfono. Puedes dejar la opción predeterminada de «Cualquier calendario» para que cualquier evento de cualquier calendario haga que tu teléfono se silencie, o puedes limitarlo a un calendario específico, como el del trabajo, y dejar todos los demás fuera.
La segunda línea te permite especificar qué tipos de eventos harán que tu teléfono se silencie. Puedes decirle al sistema que silencie tu teléfono sólo si has respondido «Sí» a un evento, si has respondido «Sí» o «Tal vez», o si has respondido «Sí» o «Tal vez» o no has respondido en absoluto. (Esas opciones son para eventos que otras personas crearon y te invitaron a asistir; cualquier evento que hayas creado por tu cuenta siempre contará como un «Sí» automático.)
Y finalmente, la tercera línea te permite decidir si tu teléfono debe usar su comportamiento predeterminado de No molestar o si prefieres crear tu propia configuración personalizada para que el teléfono se comporte en esta circunstancia específica. La opción de ajustes personalizados te da mucha flexibilidad para saber cómo debe actuar exactamente tu teléfono mientras un evento del Calendario está en marcha: Puedes optar por permitir que las llamadas o los mensajes de texto de los contactos destacados lleguen, por ejemplo, o permitir que los eventos y los recordatorios te alerten incluso si no se permiten otros sonidos. Incluso puedes personalizar cómo aparecen visualmente los diferentes tipos de notificaciones durante una cita.
Consejo de bonificación: si utilizas un teléfono con una versión antigua de Android o uno cuyo fabricante ha amañado esta parte del sistema operativo, puedes configurar tu propia versión simplificada de la misma función adoptando este applet de IFTTT.
Respuestas rápidas para eventos de grupo
Al igual que Android te permite enviar una respuesta rápida preescrita cuando rechazas una llamada, Google Calendar puede permitirte enviar una nota rápida a cualquier persona que participe en una próxima reunión, todo ello con un par de toques rápidos en tu teléfono.
Para configurar la función, abre la aplicación Calendario, toca el icono del menú de tres líneas en la esquina superior izquierda y selecciona «Configuración» en el menú que aparece. (Puede que tengas que desplazarte un poco hacia abajo para encontrarlo.)
A continuación, selecciona «General» y desplázate hacia abajo hasta que veas «Respuestas rápidas». Toca ahí y verás cuatro opciones de mensajes preescritos que puedes lanzar sobre la marcha mientras te diriges a cualquier cita en la que participen varias personas.
Oddly, Calendar no te permite crear respuestas adicionales, pero puedes editar cualquiera de las respuestas predeterminadas para que digan lo que quieras. Sólo tienes que tocar una de ellas y sustituirla por el texto que te apetezca.
Para poner en práctica tus respuestas rápidas personalizadas, abre cualquier evento que tenga al menos una persona invitada. Toca el icono del menú de tres líneas en la esquina superior derecha y selecciona «Enviar correo electrónico a los invitados»; a continuación, toca la respuesta que quieras de la lista.
Eso te llevará directamente a un correo electrónico listo para ser enviado con tu mensaje y los destinatarios añadidos. Todo lo que queda es pulsar el botón «Enviar» – y tal vez soltar una carcajada de alegría, si la inspiración golpea.
Duplicar un evento existente
¿Nunca te has encontrado con la necesidad de crear un nuevo evento que es notablemente similar a uno ya en su agenda? La aplicación Calendario de Android tiene una manera fácil de duplicar un evento y luego usarlo como modelo para uno nuevo: Sólo tienes que tocar el evento que quieres emular, tocar el icono del menú de tres puntos en su esquina superior derecha y seleccionar -lo has adivinado- «Duplicar»: Tu nuevo evento aparecerá con la información del evento original rellenada y lista para ser ajustada según sea necesario.
No hay nada más fácil que eso.
Horas de notificación más útiles
Las horas de notificación por defecto de Google Calendar para los nuevos eventos no son adecuadas para todos. Si te encuentras cambiando la configuración de cuándo un evento te notificará más a menudo que no (y/o murmurando en silencio maldiciones creativas cada vez que un evento te notifica antes o después de lo que te gustaría), hazte un favor y ajusta las horas de notificación por defecto de tu Calendario para que funcionen mejor para ti.
Sólo tienes que volver a la sección de configuración de la aplicación Calendario – y esta vez, encontrar la sección de la cuenta de Google que deseas modificar y tocar la línea «Eventos» debajo de ella. Esto te dará una pantalla en la que podrás cambiar las horas de notificación por defecto para los nuevos eventos estándar, así como para los eventos de todo el día. Incluso puedes añadir varias notificaciones, si lo deseas, y, de paso, puedes cambiar el color predeterminado de los eventos de ese calendario (ooh, ahh, etc.).
Si quieres cambiar la hora de notificación predeterminada de los recordatorios o de cualquier calendario secundario que hayas creado dentro de una determinada cuenta de Google, sólo tienes que buscar la línea correspondiente debajo de la cabecera de la cuenta y seleccionarla en lugar de «Eventos», y realizar allí el mismo tipo de modificaciones.
Metas de calendario personalizadas
Además de los eventos y recordatorios habituales, la aplicación Calendario de Android puede ayudarte a crear metas recurrentes. Y a pesar de lo cursi que suena el nombre de la función, en realidad puede tener algún valor genuino desde la perspectiva de la productividad.
Para comprobarlo, toca el icono circular del signo más en la esquina inferior derecha de la aplicación Calendario, selecciona «Objetivo» y luego busca en las secciones que aparecen. La mayoría de las categorías son bastante absurdas -hacer ejercicio, pasar tiempo con la familia, leer y otras tareas similares que me cuesta creer que alguien ponga en su calendario y luego las siga-, pero el último elemento de la lista se llama «Organizar mi vida», y vale la pena al menos echarle un vistazo.
Una vez que toques esa sección, Calendario te sugerirá algunos objetivos para programar. Ignóralos y toca «Personalizado». La aplicación le ofrecerá entonces una lista de cosas que podría querer programar con regularidad:
Pero también puede ignorarlas y escribir su propia actividad, ya sea procesar facturas, planificar reuniones o algo realmente importante como decidir qué tipo de sándwiches debe pedir para el almuerzo (recomiendo el pastrami). Una vez que hayas elegido algo o hayas introducido tu propio elemento personalizado, el Calendario te preguntará con qué frecuencia quieres hacerlo, durante cuánto tiempo y a qué hora del día, y entonces buscará horas libres en tu agenda y trabajará tu elemento con la frecuencia necesaria.
Puedes hacer un seguimiento de la frecuencia con la que logras tu objetivo a lo largo del tiempo diciéndole al Calendario cada vez que lo terminas. Incluso puedes optar por utilizar algo llamado «notificaciones inteligentes», que te avisan tanto antes como después de la sesión programada para que puedas «preparar y seguir el progreso» (y/o refunfuñar sobre la naturaleza molesta de las «notificaciones inteligentes»).
No es nada revolucionario, ni mucho menos – pero si tienes una tarea regular y recurrente que parece de alguna manera orientada a los objetivos, puede ser una forma interesante y visualmente distintiva de gestionarla en tu calendario.
Borrado rápido de eventos
Aquí hay un gesto fácilmente pasado por alto e increíblemente práctico en la aplicación Calendario de Android: Desde la vista de la agenda, puedes deslizar cualquier evento o recordatorio hacia la derecha para eliminarlo en una sola y rápida acción. Bam.
Vista mensual rápida del calendario
Cuando necesites echar un vistazo a la vista de todo el mes mientras revisas tus eventos, toma nota del siguiente atajo de Calendario: puedes tocar o deslizar hacia abajo la barra superior de la aplicación -donde dice el nombre del mes actual- para enfocar la vista mensual. Toca la barra por segunda vez (o vuelve a deslizar el dedo hacia arriba, empezando justo por debajo de esa zona) para ocultarla cuando hayas terminado.
Y hablando de atajos…
Una forma práctica de volver al día de hoy
Cada vez que te desplaces por la vista de la agenda en la aplicación Calendario y quieras volver al día actual, toca el pequeño icono del calendario (el recuadro con un punto azul dentro, directamente a la izquierda del icono del menú en la esquina superior derecha de la pantalla). Te llevará de vuelta al día de hoy, sin importar lo lejos que hayas viajado en el futuro.
Bonus: Un mejor widget de calendario
Por último, pero no menos importante, es un consejo que no es técnicamente una característica de la aplicación Calendario de Android en sí misma, pero está ciertamente relacionada con ella. La aplicación Calendario de Google, como ves, tiene su propio conjunto de widgets para la pantalla de inicio: uno de vista mensual y otro de agenda. Y están… bien. Están bien, en realidad. Hacen el trabajo.
Pero, bueno, puedes hacerlo mejor. Los widgets de la aplicación oficial Calendario ofrecen poca flexibilidad o personalización, por ejemplo. El widget de la vista del mes está desordenado y tiene funciones limitadas. Y el widget de la agenda no te permite ver con mucha antelación tu horario, lo que realmente limita su utilidad.
Obtendrás una configuración superior del calendario en la pantalla de casa con mis recomendaciones de widgets para Android de Calendar Widget: Month, para una vista mensual, y el torpemente llamado Calendar Widget by Home Agenda, para una disposición de la agenda con desplazamiento. Ambos son superiores a los widgets de la aplicación Calendario por defecto y hacen que tu pantalla de inicio suba un peldaño notable.
Calendar Widget: Month (mostrado a la izquierda, arriba) es gratuito con una actualización opcional dentro de la aplicación para obtener opciones de diseño adicionales, mientras que Calendar Widget by Home Agenda (mostrado a la derecha, arriba) cuesta dos dólares para descargar y usar.
Y con eso, tu experiencia de calendario en Android está oficialmente actualizada. Ahora todo lo que tienes que hacer es llevar a cabo todo lo que hay en tu agenda – y eso, querido amigo, corre de tu cuenta.
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