Julen står for døren. Og med den følger den årlige personalejulefrokost.
Det er en fest med venner og kolleger. Vi griner, fester, mindes, har det sjovt og ser fremad sammen.
Men der er et pres. Hvad nu, hvis det ikke er sjovt? Eller inspirerende?
Hvordan ved du, om du har tænkt på alt for at gøre din personalejulefrokost til en succes?
Vi har prøvet alt. Vi har haft nogle højdepunkter og nogle lavpunkter. Og vi har lært nogle værdifulde julefrokost-how-to undervejs.
Her er 16 gennemprøvede principper og strategier. Brug den til at dobbelttjekke dine julefrokostplaner.
The Pastor’s Ultimate Guide to a Successful Staff Christmas Party
1. Definer dit formål
Her er, hvad vi forsøger at opnå ved vores personalejulefester:
- Genopfrisk visionen for tjenesten sammen.
- Føler dig takket og værdsat.
- Forebygger gode forbindelser og venskaber.
Hvad er dine mål for din personalejulefrokost?
2. Fastsæt dato og tidspunkt
Vores personalejulefrokost er altid den første mandag i december.
Her er grunden til, at vi har valgt denne dato. Der er ingen, der har en løbende forpligtelse til mandag aften. Og det er nemmere og billigere at finde et lokale til en mandag aften. De fleste julefrokoster er torsdag, fredag eller lørdag aften eller søndag eftermiddag.
Vi planlægger vores fest fra kl. 18.00 til 21.00.
Ja, det er et hastværk for ægtefæller, der arbejder i byen, at komme derhen. Men der er altid sent ankomne, så du kan lige så godt få festen i gang i tide til at nå alt det, du gerne vil lave.
3. Inviter de rigtige personer
Vi inviterer alle betalte medarbejdere, også dem, der modtager et lille stipendium. Vi inviterer ledelsesrådet. Og vi inviterer deres ægtefæller.
Egtefæller lever også et ministerieliv, og de har lige så meget eller mere brug for julefrokostens sjov og visioner.
Vi undgår “plus en”, hvilket betyder, at enlige ansatte ikke tager en gæst med. Dette er en aften med visioner og fællesskab, og en date uden for personalet udvander kammeratskabet.
Hvis der er en ring på fingeren, inviteres forloveren.
Vi inviterer heller ikke nøglefrivillige medarbejdere. De bliver inviteret til andre fester. Denne julefrokost er for folk, der får en lønseddel, bestyrelsen og alle ægtefæller. Det er det hele.
4. Find budgettet
Hvor mange penge du har at bruge begrænser den fest, du planlægger.
Det er ikke en normal post i budgettet i vores kirke, så vi bliver kreative.
I nogle år har vi afsat en del af juleofringen. Andre år har et bestyrelsesmedlem eller to dækket udgifterne. Nogle gange er det en gavmild donor i vores kirke. Nogle år har vi haft et lille budget til personalets påskønnelse, som har dækket en del af det.
To spørgsmål om budgetplanlægning
- Hvor kan vi finde nogle penge til julefrokosten?
- Hvor meget kan vi planlægge at bruge pr. person?
5. Vælg stedet
Jeg synes, det er bedre at gå uden for stedet.
Her er nogle af de steder, som vi har brugt:
- Sekunda-niveau landklubber eller golfbaner. De er glade for årets mandagsaftensforretning og vil arbejde med et lille budget.
- Italienske restauranter: Spaghetti Factory eller i vores nabolag Ciao’s.
- Lokale museer eller historiske bygninger: I vores amt det antikke gas- og damplokomotivmuseum.
- Eventlokaler på de nærliggende gymnasier.
- Andre interessante restauranter med et stort lokale, f.eks. Green Dragon Tavern and Museum i nærheden af os.
I nogle år har vi holdt festen i kirken og sørget for catering. Disse fester kræver en større indsats og kan være sværere at gøre mindeværdige, men de har den store fordel, at de er mere overkommelige.
Et år, hvor budgettet var virkelig magert, holdt vi en potluck i kirken.
Her er vores hemmelige proces til at finde et godt sted, som vi har råd til:
- Vi brainstormer idéer om lokale restauranter og klubber, der har et lokale, der kan rumme os. Dette kan involvere en del rekognoscering rundt omkring i byen.
- Den person, der er ansvarlig for at finde stedet, ringer og fortæller dem, at I er interesserede i at holde julefrokost der. De stiller dig videre til salgskoordinatoren.
- Forklar, at du ønsker at holde en julefrokost for personalet i din kirke, og at du desværre har et stramt budget at arbejde med. (Det er en non-profit organisation, der hjælper dit samfund osv. osv.) Fortæl dem hvilken dag du leder efter for at se, om de er ledige. Hvis du gør det i sidste øjeblik, kan du måske få en bedre aftale, fordi de ved, at de ikke har noget andet den aften. Du leder efter et sted, der føler, at smalle marginaler er bedre end et tomt værelse.
- Fortæl dem, at du skal have et budget på 25 dollars (eller måske 30 dollars) inklusiv pr. person. Sørg for, at de ved, at det er inklusive skat og drikkepenge, ellers kan de måske gå med til din pris, men så lægge 20 % og 20 % oveni.
- Fortæl dem, at du vil være meget fleksibel med hensyn til menuen for at få den lave pris.
Nogle steder vil ikke være det mindste interesserede, men der er gode chancer for, at du finder et sted, der er det.
6. Beslut dig for menuen
Alle steder bør give dig et tre-retters måltid: salat, hovedret og dessert. Og enkle drikkevarer: vand, iste og kaffe. Buffeter er dyrere end middage med tallerkener, fordi folk ikke tager det, de kan spise fra en buffet – de tager det, de kan få plads til på deres tallerken.
Hvis du arbejder med et eventsted, der giver dig en budgetpris, skal du være nem om menuen.
Vi siger “kylling i hvid sauce”, hvilket er kode for billigt. De kan også godt lide at høre “kokkens valg”.
Du kan måske vælge den slags grønne salat, den slags ris eller kartofler, den slags grøntsager og den slags dessert.
Vælg altid noget chokolade til dessert, for chokoladeelskerne i lokalet (og du ved, hvem de er) vil ikke blive tilfredse uden chokolade.
Middagservice tager normalt en time. Bed dem om at smide salaterne, når det er tid til at begynde at spise, ikke at sætte dem på forhånd, for de visner, og det er bare ulækkert at have folk, der går rundt og snakker med salaterne stående på bordet.
De vil tilbyde en vegetarisk løsning, og de vil også lave glutenfri versioner af måltidet. Bare spørg.
7. Udarbejd BEO (Banquet Event Order)
Banquet Event Order er det dokument, der opsummerer de aftaler, du har indgået med stedet. De bruger den til at kommunikere detaljerne om dit arrangement til de medarbejdere, der skal arbejde den pågældende aften. Du bruger den til at bekræfte dine planer.
Den BEO indeholder ting som f.eks:
- antal og slags borde
- hvis du har brug for et podie og en mikrofon
- hvad farve duge og servietter du ønsker
- hvilket tidspunkt du ønsker, at måltidet skal begynde
- den menu, du har valgt
- det endelige antal gæster, du forventer
Lokalet vil gerne have det endelige antal måltider, du ønsker, senest tre til syv dage før din fest. De vil tilberede 3 % over det antal, du giver.
Det er normalt at have folk, der ikke kan komme i sidste øjeblik, men du betaler stadig for deres måltid, så vi bestiller altid et par måltider mindre, end vi har folk, der har sagt, at de kommer. Det føles lidt risikabelt, men det er det værd, fordi stedet tjener et par ekstra måltider, og du vil ikke have det godt med at betale for måltider, der ikke bliver spist.
Vi medbringer vores eget lydsystem og videoudstyr. Venues tager en præmie for teknik, og da vi gør det hver weekend, er vi ret gode til det. Det er du sikkert også.
8. Snak om påklædning
Det er ikke let at tilfredsstille alle. Nogle af dine medarbejdere kan godt lide at klæde sig fint på. Andre har ikke noget påklædt, som de føler sig godt tilpas i, så de vil komme til festen med en følelse af at være ude af sig selv.
Vi forsøger at “gøre nogle mennesker glade noget af tiden”. Nogle år går vi klædt ud. Nogle år går vi i jeans og cowboystøvler. Nogle år er det bare julefarver, og så kan de selv vælge, hvor klædt eller ej.
Sørg for at nævne påklædning på invitationen, ellers vil dine medarbejdere spilde tid på at spørge hinanden om det og føle en vis angst ved at gætte, hvad der forventes. Og nogle vil føle sig akavet, når de ankommer og føle, at de har valgt forkert.
Dragten kan være:
- Festlig
- Fagligt klædt
- Fagligt klædt
- Fagligt
Og du kan kalde det, hvad du vil.
9. Send invitationer
Når du har fundet ud af detaljerne, skal du sende en invitation. Med posten.
Du kan fortælle dem om dato og klokkeslæt, før du sender invitationerne ud, hvis du arbejder bagud i forhold til tidsplanen. Så forældrene har tid til at arrangere børnepasning. Invitationerne bør sendes ud mindst tre uger i forvejen.
Her er, hvad du skal medtage:
- Dato og tid
- Lokalitet
- Hvad de skal have på
- Hvad de skal have på
- Hvem og deadline for RSVP
10. Giv en gave
Budgettet er altid begrænset, ellers ville vi give fantastiske gaver.
Her er nogle af de ting, vi har gjort:
- T-shirts
- Planlæggere
- Bøger
- Gavekort
Til gavebytte eller ej?
Hvis du virkelig ikke har budget til at købe en lille gave til personale og bestyrelse, så lav en gaveudveksling. Vi har med størst succes byttet bøger. Eller gavekort.
11. Planlæg bordarrangementer
Hvis du holder festen på et sted, ved runde borde, skal du på forhånd beslutte, hvem der skal sidde ved et bord sammen. Du sikrer, at dine ledere får en bedre tid sammen, hvis du ikke overlader det til tilfældighederne.
Vi har en tendens til at sætte tjenestehold og venner sammen. Du ønsker, at folk skal føle sig glade, når de ser, hvem de skal tilbringe aftenen sammen med. Runde borde på 8 personer (eller et 9. bord, hvis der er behov for det) er normalt.
Vi har lavet familiestil ved 8′ borde, når vi har holdt festen i kirken. Spring formentlig over pladsanvisninger ved familieborde.
12. Pynt
Hvis du holder festen uden for stedet, behøver du ikke at gøre meget ved pynten. Det er en af de ting, du betaler for. Stedet vil sandsynligvis være julepyntet, og selve omgivelserne er attraktive.
Hvis du vælger et rustikt sted, som f.eks. en lade – som det år, vi var på damplokomotivmuseet – så gå med mere afslappet påklædning og en mere afslappet menu. Bed ikke kvinderne om at gå med høje hæle, når de går på jord.
Hvis du bruger din kirke, vil du gøre dig mere umage for at få den til at føles speciel. Brug snorlys, kunstige juletræer og masser af stearinlys. Lej duge, og brug julepapirstallerkener og servietter.
Som i dit hjem skal du pynte mest det, som folk vil se først.
Sæt tallerknerne på forhånd på bordet for at få mere effekt, plus at folk så allerede ved, hvor de sidder, når de har fået deres mad.
Du skal nok finde på midterstykker. Tjek Pinterest, eller gør det, der er trendy i dit område.
Et år gik der ild i de centerpieces, vi fik hos Big Lots. Hal talte, og et bord brød ud i flammer – 4′ flammer, der skød op fra midten af bordet. Ilden blev hurtigt slukket, de andre centerpieces blev slukket, før de antændte, og vi fik et minde om en julefrokost, som vi stadig griner af.
13. Underhold dem
Du behøver ikke at have underholdning hvert år, men det bidrager til festen, hvis du har en god kilde, og du har råd til det.
Her er nogle af de ting, vi har gjort:
- En lokal kristen sanger
- Vores lovsangsleder leder os i julesange
- En trommecirkel
- En college madrigal gruppe
- En chili koge-off
- Et spil i spilleshow-stil ledet af en præst fra personalet
Få dem til at grine
Sørg for, at de griner højt et sted i løbet af aftenen. Det kan være, mens de deler historier omkring bordet, eller under et spil eller en historie.
14. Kast visioner for tjenesten
Pastor, du bør tale i 15 minutter. Opsummer, hvad de har udrettet i løbet af året. Hvad Gud har gjort. De mennesker, I har hjulpet. De frelser, du har set.
Værdsæt og tak dem for deres tjeneste for Herren. Fortæl dem, hvad Bibelen har at sige om deres hårde arbejde for Herren.
Og giv dem visioner for, hvad du ser Gud gøre i det kommende år. Hvad er dine drømme og planer? Hvad arbejder dine medarbejdere allerede på i det nye år? Hvilke betydningsfulde tjenester udfører I hvert år? Hvor udvides tjenesten?
Giv dem håb for fremtiden.
Peg dem på Jesus
Tal om Bibelen, og sørg for, at de beder rundt om bordet, eller at nogen beder oppe foran i begyndelsen og slutningen af festen.
15. Planlæg dagsordenen
Pastor, du bør være konferencier for aftenen, og komme med det korte budskab. Ud over det skal du beslutte, hvem der ellers skal lede dele af programmet.
Her er de normale elementer i en dagsorden for en julefrokost:
- Velkommen og åbningsbøn
- Middag og dessert
- Underholdning, spil
- Video
- Pastor taler
- En meningsfuld deling eller sjov omkring bordet
- Bøn
Lad ikke programmet gå senere end kl. 21.00. Folk vil begynde at smutte ud for at sende deres babysittere hjem.
16. Tilføj gnist
Overrask dem med noget uventet. Noget, der glæder dem.
-
Det kan være en Lindt-chokoladetrøffel ved hver borddækning. - Det kan være et digt, der opsummerer året, skrevet og fremført af et af dine medarbejdere eller bestyrelsesmedlemmer.
- Det kan være muligheden, når de ankommer, for at lave en dr. Suess-stil tilbehør til aftenen.
- Det kan være en photo booth.
- Det kan være en video, der fanger årets bedste øjeblikke.
Nu hvad?
Nyt disse 16 trin til at dobbelttjekke planerne for din personalejulefrokost. Og hold en fest, der inspirerer og opfrisker dine medarbejdere!
Videre læsning
- Sådan gør du det til den bedste jul nogensinde
- Sådan vinder du julebesøgernes hjerter