Komunikace je tvrdá práce. Podle nejnovějších průzkumů strávíme v kanceláři 1/3 svého času vyřizováním e-mailů – číslo, které se jistě zvyšuje.
A to ani nebereme v úvahu stres spojený s vymýšlením, jak sdělit potenciálně obtížnou zprávu, jako je žádost o pomoc, odmítnutí nebo přiznání, že jste něco pokazili.
Abychom vám pomohli co nejlépe využít váš čas a energii, shromáždili jsme několik našich oblíbených skriptů a šablon, díky nimž je zasílání e-mailů (a několika dalších věcí, například otravného doporučení na LinkedIn, které musíte napsat) mnohem jednodušší a méně časově náročné.
Ať už hledáte práci, navazujete kontakty, řešíte každodenní pracovní komunikaci nebo se snažíte být lepším manažerem, najděte si níže svou situaci, upravte šablonu podle svých představ a odešlete ji!
Hledání práce
Potřebujete pomoc své sítě při hledání práce
Oslovit svou stávající síť a dát jí vědět, že jste na lovu, je spolehlivý způsob, jak si hledání práce usnadnit: Proč hledat na vlastní pěst, když můžete mít celou armádu kontaktů, které také sledují příležitosti? Abyste však zvýšili pravděpodobnost, že vám pomohou, co nejvíce jim to usnadněte zasláním e-mailu, jako je tento:
Potřebujete doporučení ve své vysněné společnosti
Přihlásili jste se na pracovní místo ve své vysněné společnosti – a pak jste si všimli, že váš přítel je tam s někým spojen. Požádat ho nebo ji, aby vás spojil a zaručil se za vás, se může zdát divné, ale nemusí to tak být. Zde je návod, jak to udělat správně.
Chcete napsat dokonalý průvodní dopis, ve kterém se pochlubíte svými schopnostmi
Váš průvodní dopis by neměl jen procházet vaší pracovní historií (to je práce vašeho životopisu). Zdůraznění vašich dovedností může být skvělým způsobem, jak zpestřit situaci nebo ukázat, proč byste byli ideálním kandidátem, pokud máte méně tradiční cestu. Zkuste vyplnit tuto šablonu a uvidíte, jak působivě budete znít.
Potřebujete napsat děkovný dopis na pohovor
Zejména pokud máte pohovorů hodně, není třeba se trápit nad každým jednotlivým děkovným dopisem. Pro základní dopis, který splní svou funkci, začněte s touto šablonou, mírně ji upravte pro každou společnost a roli a odešlete ji do EOD po skončení pohovoru.
Chcete-li poslat děkovný dopis, který jde opravdu nad rámec
Pokud jste právě absolvovali pohovor na práci svých absolutních snů, možná budete chtít jít trochu dál než jen na základní děkovný dopis. Podívejte se na tuto šablonu, která vám napoví, jak můžete společnosti přidat hodnotu ještě předtím, než vám bude nabídnuta práce. S tímto přístupem bude mít náborový manažer problém vás nevzít na palubu.
Před týdnem nebo dvěma jste se ucházeli o práci – a chcete se ozvat
Nezazněla vám odpověď z vaší vysněné práce? Pokud jste několik týdnů zadržovali dech, neuškodí poslat krátký, profesionální kontrolní e-mail, jako je tento.
Musíte odmítnout nabídku práce
Proběhl pohovor, dostali jste nabídku – ale rozhodli jste se, že ji musíte odmítnout. Ve zprávě zachovejte uznání, stručně vysvětlete proč a nezapomeňte si nechat otevřené dveře. Tyto nápady by vám měly pomoci při tvorbě zprávy.
V kanceláři
Vlastně nevíte, o co odesílatel žádá
Email znáte: Je v něm spousta slov, ale nic není doopravdy řečeno a vy zůstáváte v nejistotě, co od vás druhá osoba chce. Může se to zdát jako ošemetná situace, ale řešení je vlastně docela jednoduché:
Potřebujete na něco říct „ne“
I když to potřebujeme udělat (nebo to opravdu chceme udělat), všichni máme problém říct „ne“. Ať už se jedná o jakoukoli situaci, díky těmto krátkým a sladkým skriptům to bude mnohem, mnohem snazší.
Potřebujete říci „ne“ někomu, komu opravdu chcete pomoci
Říci „ne“ je obzvláště těžké, když se jedná o někoho, komu opravdu chcete pomoci, jen na to nemáte kapacitu: přítel, blízký kolega nebo někdo, kdo vám v minulosti poskytl podporu. Použijte tuto šablonu, abyste mu to usnadnili a zklamali ho nebo ji co nejstarostlivějším způsobem.
Obdržíte komplikovaný seznam prádla myšlenek, nápadů a úkolů
Tento e-mail je plný akčních bodů, otázek, myšlenek, připomínek, úkolů – seznam je dlouhý a dlouhý. Trvalo by vám celou věčnost, než byste se zprávou jen prokousali, natož abyste ji vyřídili. Vaše reakce se bude trochu lišit podle toho, zda se jedná o šéfa nebo kolegu, ale v každém případě budete muset požádat o pomoc s určením priorit.
Potřebujete více informací k odpovědi
Někdo vám zničehonic položí otázku a vy nemáte tušení, o čem mluví. Nebo tušíte, ale víte, že potřebujete trochu více informací, abyste mohli dobře odpovědět. Rychle odešlete odesílateli e-mail s dotazem na kontext nebo konkrétní podrobnosti, které potřebujete.
Váš kolega dělá projekt příliš složitým
Pracujete s někým, kdo něco dělá mnohem (mnohem) složitějším, než je třeba? Může být těžké navrhnout lepší způsob, aniž byste zranili něčí city, ale tím všem usnadníte život. Stačí moudře volit slova a používat věty, které kolegovi připomenou, že na tom spolupracujete.
Máte konflikt na pracovišti – a musíte to říct šéfovi
Je zřejmé, že utíkat za šéfem by nemělo být to první, co uděláte, když máte problémy s některým ze spolupracovníků; zkuste to nejdříve vyřešit sami, než se obrátíte na nadřízené. Ale pokud se situace stále opakuje, je v pořádku jít si promluvit se svým nadřízeným – pokud se budete řídit tímto scénářem, aby to neznělo, že fňukáte.
Potřebujete odmítnout projekt
Pokud jste byli požádáni o projekt, který opravdu nechcete dělat, chce to napsat něco víc než jen „rozhodně ne“. Ať už to není součástí vaší práce, nebo si prostě myslíte, že vám to nestojí za to, abyste tomu věnovali čas, začněte s těmito skripty, abyste pěkně řekli „ne“.
Dáváte výpověď v práci
Psaní výpovědi může být přinejmenším děsivé, ale s touto jednoduchou šablonou budete mít skvěle napsaný dopis a za chvíli budete za dveřmi.
Manažerský
Pozvete kandidáta na pohovor
Ať už vedete pohovor s někým poprvé, nebo to děláte pravidelně a nebaví vás jen psát e-mail, máme pro vás dokonalou šablonu pro pozvání kandidáta na pohovor – plnou všech podrobností, které potřebuje vědět.
Nabízíte uchazeči práci
Proběhl pohovor s někým, kdo to zabil, a vy jste nadšeni, že ho můžete pozvat do týmu! Použijte tuto jednoduchou šablonu, abyste nabídku dostali co nejdříve.
Odmítáte kandidáta
Tato nabídka může být těžká, ale trik spočívá v tom, aby byla krátká a věcná. Zkopírování a vložení této šablony by vám mělo usnadnit práci.
Zpackali jste to – a musíte to říct svým zákazníkům
Doručení zprávy o krizi nebo problému svým zákazníkům nebo klientům může být těžké, ale dává vám šanci ukázat, že jste nad věcí a na problému pracujete. Tento scénář by měl pomoci zprávu rychle předat – abyste mohli věnovat více času řešení problému.
Potřebujete napsat doporučení na LinkedIn – rychle
Nezadržujte, když jste byli požádáni, abyste pro někoho napsali doporučení na LinkedIn. Vyplňte prázdná políčka této šablony a budete mít vynikající doporučení hotové za méně než pět minut.
Seznamování
Potřebujete představit
Zjistíte, že váš přítel nebo kolega zná někoho, koho by bylo ideální znát, ať už jde o váš kariérní růst, hledání zaměstnání nebo prodejní úsilí. Jak můžete požádat svůj kontakt, aby vás představil – aniž by to znělo potřebně a otravně? Tato šablona by to měla zvládnout.
Byl jste požádán o představení
Pokud vás kolega požádal, abyste ho představili nějakému kontaktu. Nechcete je však hned spojit – chcete se ujistit, že vašemu kontaktu představení nevadí, abyste ho neobtěžovali a nezpůsobili mu nepříjemnosti. Zde je e-mail, který odešlete, abyste získali souhlas.
Vy vlastně provádíte představení
Vše je řečeno a váš kontakt je rád, že může být představen vašemu příteli. Skvělé! Pomocí této krátké šablony stručně připomeňte každé osobě, proč ji představujete, a pak už to pusťte z hlavy!“
Potřebujete vysvětlit, co děláte
Ať už osobně na networkingové akci, nebo prostřednictvím e-mailu s novým kontaktem, může být složité vysvětlit, co přesně děláte, tak, aby to nebyla úplná nuda. Tip: Neříkejte jen název své práce. Pak se podívejte na tuto šablonu, abyste si svůj elevator pitch lépe zapamatovali.
Chcete, aby vás klient doporučil ostatním
Máte nějaké klienty, kteří vás milují – a doufáte, že budou šířit informace o tom, jak skvělé jsou vaše produkty nebo služby? Tento e-mail neuvěřitelně usnadní každému, kdo vám chce pomoci.
Máte příliš mnoho lidí, kteří se vás ptají na to, jak „vyzrát na váš mozek“
Nemáte čas odpovídat na všechny e-maily s žádostmi o informační rozhovory, natož na ně skutečně chodit? Zde je několik strategií, jak to zvládnout – nebo je odmítnout – s jednoduchými e-mailovými scénáři pro každý z nich.
Je to snadné, ne?“
Než však zprávu odešlete, mějte na paměti těchto 25 základních pravidel e-mailové etikety – tedy pokud chcete, aby na váš e-mail skutečně někdo odpověděl.
.