16 steg till den bästa julfesten någonsin för kyrkans personal

Julen står för dörren. Och med den kommer den årliga personaljulfesten.

Det är en fest med vänner och kollegor. Vi skrattar, festar, minns, har roligt och ser framåt tillsammans.

Men det finns en press. Tänk om det inte är roligt? Eller inspirerande?

Hur vet du om du har tänkt på allt för att göra din personaljulfest till en succé?

Vi har provat allt. Vi har haft både höga och låga nivåer. Och vi har lärt oss en del värdefulla tips för julfesten på vägen.

Här är 16 beprövade principer och strategier. Använd den för att dubbelkolla dina planer för julfesten.

Pastorns ultimata guide till en lyckad julfest för personalen

1. Definiera ditt syfte

Här är vad vi försöker åstadkomma på våra julfester för personalen:

• Förnya visionen för tjänsten tillsammans.
• Känn dig tackad och uppskattad.
• Förstärk goda kontakter och vänskap.

Vad är dina mål för personalens julfest?

2. Bestäm datum och tid

Vår personalens julfest är alltid den första måndagen i december.

Här är anledningen till att vi valde detta datum. Ingen har ett löpande åtagande för måndagskvällar. Och det är lättare, och billigare, att hitta en lokal för en måndagskväll. De flesta julfester är på torsdags-, fredags- eller lördagskvällar eller på söndagseftermiddagar.

Vi planerar vår fest från 18.00 till 21.00.

Ja, det är bråttom för makar som jobbar på stan att ta sig dit. Men det finns alltid sena ankomster, så det är lika bra att få igång festen i tid för att hinna med allt du vill göra.

3. Bjud in rätt personer

Vi bjuder in all avlönad personal, även de som får ett litet stipendium. Vi bjuder in ledningsstyrelsen. Och vi bjuder in deras makar.

Äkta makar lever också ett ministerliv, och de behöver det roliga och den vision som julfesten ger lika mycket eller mer.

Vi undviker ”plus en”, vilket innebär att ensamstående anställda inte tar med sig en gäst. Detta är en kväll för visioner och gemenskap, och en dejt som inte tillhör personalen försvagar kamratskapet.

Om det finns en ring på fingret är fästmannen inbjuden.

Vi bjuder inte heller in viktiga volontärer. De bjuds in till andra fester. Den här julfesten är för personer som får en lönecheck, styrelsen och alla makar. Det är allt.

4. Hitta budgeten

Hur mycket pengar du har att spendera begränsar den fest du planerar.

Det är inte en vanlig post i budgeten i vår kyrka, så vi blir kreativa.

Vissa år har vi avsatt en del av juloffret. Andra år har en eller två styrelsemedlemmar stått för kostnaden. Ibland är det en generös donator i vår kyrka. Vissa år har vi haft en liten budget för uppskattning av personalen som täckt en del av kostnaden.

Två frågor om budgetplanering

1. Var kan vi hitta lite pengar att budgetera till julfesten?
2. Hur mycket kan vi planera att spendera per person?

5. Välj plats

Jag tycker att det är bättre att gå utanför platsen.

Här är några av de platser som vi har använt oss av:

• Second-tier country clubs eller golfbanor. De är glada för måndagskvällarna i slutet av året och arbetar med en liten budget.
• Italienska restauranger: Spaghetti Factory, eller i vårt grannskap, Ciao’s.
• Lokala museer eller historiska byggnader: i vårt län, Antique Gas and Steam Engine Museum.
• Närliggande högskolors evenemangslokaler.
• Andra intressanta restauranger med ett stort rum, som Green Dragon Tavern and Museum i närheten av oss.

Vissa år har vi haft festen i kyrkan och serverat den. Dessa fester kräver mer ansträngning och kan vara svårare att göra minnesvärda, men de har den stora fördelen att de är mer prisvärda.

Ett år när budgeten var riktigt mager hade vi en potluck i kyrkan.

Här är vår hemliga process för att hitta en bra lokal som vi har råd med:

1. Vi brainstormar idéer om lokala restauranger och klubbar som har ett rum som kan ta oss. Detta kan innebära en del rekognosering runt om i stan.
2. Den person som ansvarar för att hitta lokalen ringer och berättar att ni är intresserade av att ha en julfest där. De kopplar dig vidare till försäljningskoordinatorn.
3. Förklara att du vill ha en julfest för personalen i din kyrka och att du tyvärr har en snäv budget att arbeta med. (Det är en ideell förening som hjälper ditt samhälle osv. osv.) Berätta vilken dag du söker för att se om de är lediga. Om du gör detta i sista minuten kan du kanske få ett bättre erbjudande eftersom de vet att de inte har något annat den kvällen. Du letar efter ett ställe som känner att smala marginaler är bättre än ett tomt rum.
4. Säg ursäktande att du måste ha en budget på 25 dollar (eller kanske 30 dollar) inklusive per person. Se till att de vet att det inkluderar skatt och dricks, annars kanske de går med på ditt pris, men sedan lägger till 20 % och 20 % ovanpå det.
5. Säg att du kommer att vara mycket flexibel när det gäller menyn för att få det låga priset.

Vissa ställen kommer inte att vara det minsta intresserade, men chansen är stor att du hittar ett ställe som är det.

6. Bestäm dig för menyn

Alla ställen bör ge dig en trerätters måltid: sallad, huvudrätt och dessert. Och enkla drycker: vatten, iste och kaffe. Bufféer är dyrare än platta middagar eftersom folk inte tar vad de kan äta från en buffé – de tar vad de får plats med på sin tallrik.

Om du arbetar med en evenemangslokal som ger dig ett budgetpris, var enkel om menyn.

Vi säger ”kyckling i vit sås”, vilket är en kod för billigt. De gillar också att höra ”kockens val”.

Du kanske kan välja vilken sorts grönsallad, vilken sorts ris eller potatis, vilken sorts grönsak och vilken sorts dessert du vill ha.

Välj alltid något med choklad till dessert eftersom chokladälskarna i rummet (och du vet vilka de är) inte kommer att bli nöjda utan choklad.

Middagsserveringen tar vanligtvis en timme. Be dem släppa salladerna när det är dags att börja äta, inte ställa dem i förväg eftersom de vissnar och det är bara otäckt att ha folk som går runt och pratar med salladerna som står på bordet.

De kommer att erbjuda ett vegetariskt alternativ, och kommer att göra glutenfria versioner av måltiden också. Det är bara att fråga.

7. Gör en BEO (Banquet Event Order)

Bankettbeställningen är det dokument som sammanfattar de arrangemang som du har gjort med lokalen. De använder det för att kommunicera detaljerna om ditt evenemang till personalen som kommer att arbeta den kvällen. Du använder den för att bekräfta dina planer.

Den officiella bankettsedeln innehåller saker som:

• antal och typ av bord
• om du behöver ett podium och en mikrofon
• vilka färger på dukar och servetter du vill ha
• vilken tid du vill att måltiden ska börja
• den meny du har valt
• det slutliga antalet gäster du förväntar dig

Lokalen vill ha det slutliga antalet måltider du vill ha senast tre till sju dagar före festen. De kommer att tillaga 3 % mer än det antal du anger.

Det är normalt att det finns personer som inte kan komma i sista minuten, men du betalar ändå för deras måltid, så vi beställer alltid några färre måltider än vad vi har personer som har sagt att de ska komma. Det känns lite riskabelt, men det är värt det eftersom lokalen tjänar några extra måltider och du kommer inte att må bra av att betala för måltider som inte äts upp.

Vi tar med oss vårt eget ljudsystem och vår egen videoutrustning. Spelplatser tar ut en premie för teknik, och med tanke på att vi gör det varje helg är vi ganska bra det. Det är du säkert också.

8. Prata om klädsel

Det är inte lätt att göra alla nöjda. En del av din personal gillar att klä upp sig. Andra har inget klädsamt som de känner sig bekväma i, så de kommer till festen med en känsla av att inte vara på plats.

Vi försöker att ”göra en del av personerna glada en del av tiden”. Vissa år går vi klädda. Vissa år tar vi jeans och cowboystövlar. Vissa år är det bara julfärger och de kan själva välja hur klädsamma de är eller inte.

Se till att nämna klädseln på inbjudan, annars kommer personalen att slösa tid på att fråga varandra om det och känna en viss ångest när de gissar vad som förväntas. Och vissa kommer att känna sig obekväma när de anländer och känna att de valde fel.

Dräkten kan vara:

• Festlig
• Fritidsdräkt
• Fritidsdräkt
• Fritidsdräkt

Och du kan kalla det vad du vill.

9. Skicka inbjudningar

När du väl har kommit överens om detaljerna kan du skicka en inbjudan. Med posten.

Du kan berätta om datum och tid innan du skickar ut inbjudningarna om du jobbar efter schemat. Så att föräldrarna hinner ordna barnomsorg. Inbjudningarna bör skickas ut minst tre veckor i förväg.

Här är vad som ska ingå:

• Datum och tid
• Ställe
• Vad man ska ha på sig
• Något speciellt som du vill att de ska känna till eller ta med sig
• Vem och sista datum för att svara på svaren

10. Ge en gåva

Budgeten är alltid begränsad, annars skulle vi ge fantastiska gåvor.

Här är några av de saker vi har gjort:

• T-shirts
• Planscher
• Böcker
• Gåvokort

Till gåvoutbyte eller inte?

Om du verkligen inte har budget för att köpa en liten gåva till personalen och styrelsen kan du göra ett gåvoutbyte. Vi har bytt böcker med största framgång. Eller presentkort.

11. Planera sittplatser

Om du har festen på en evenemangslokal, vid runda bord, bestäm i förväg vilka som ska sitta vid ett bord tillsammans. Du ser till att dina ledare får en bättre tid tillsammans om du inte lämnar det åt slumpen.

Vi har en tendens att sätta ministergrupper och vänner tillsammans. Du vill att människor ska känna sig glada när de ser vem de tillbringar kvällen med. Runda bord med åtta personer (eller en nionde vid behov) är normalt.

Vi har gjort familjestil vid 8′ bord när vi har haft festen i kyrkan. Hoppar troligen över sittplatsindelningen vid bord i familjestil.

12. Dekorera

Om du har festen utanför platsen behöver du inte göra så mycket åt dekorationen. Det är en av de saker som du betalar för. Lokalen kommer förmodligen att vara juldekorerad, och själva miljön är attraktiv.

Om du väljer en rustik plats, som en lada – som det år vi var på Ångmaskinsmuseet – satsa på mer avslappnad klädsel, och en mer avslappnad meny. Be inte kvinnorna bära klackar när de går på jord.

Om du använder din kyrka vill du göra dig mer besvär för att få den att kännas speciell. Använd snörljus, konstgjorda julgranar och massor av ljus. Hyr dukar och använd papperstallrikar och servetter från julen.

Som i ditt hem, dekorera mest det som folk kommer att se först.

Dekarera tallrikarna i förväg på bordet för att få mer effekt, plus att folk då redan vet var de ska sitta när de väl ätit sin mat.

Du kommer antagligen att behöva hitta på centerpieces. Kolla Pinterest, eller gör vad som är trendigt i ditt område.

Ett år fattade mittpjäserna vi fick på Big Lots eld. Hal talade, och ett bord utbröt i lågor – 4′ flammor som sköt upp från mitten av bordet. Elden släcktes snabbt, de andra mittpjäserna släcktes innan de tändes, och vi skapade ett julfestminne som vi fortfarande skrattar åt.

13. Underhåll dem

Du behöver inte ha underhållning varje år, men det bidrar till festen om du har en bra källa och har råd med den.

Här är några av de saker vi har gjort:

• En lokal kristen sångare
• Vår gudstjänstledare leder oss i julsånger
• En trumcirkel
• En madrigalgrupp från college
• En chilikokare-off
• Ett spel i spelshow-stil som leds av en pastor

Få dem att skratta

Se till att de skrattar högt någon gång under kvällen. Det kan vara när de delar historier runt bordet, eller under ett spel eller en berättelse.

14. Ge visioner för arbetet

Pastor, du bör prata i 15 minuter. Sammanfatta vad de har åstadkommit under året. Vad Gud har gjort. De människor som ni har hjälpt. De räddningar du har sett.

Skatta och tacka dem för deras tjänst för Herren. Berätta för dem vad Bibeln har att säga om deras hårda arbete för Herren.

Och kasta visioner om vad du ser att Gud gör under det kommande året. Vilka är dina drömmar och planer? Vad arbetar din personal redan med inför det nya året? Vilka viktiga tjänster gör ni varje år? Var expanderar tjänsterna?

Giv dem hopp för framtiden.

Pejsa dem till Jesus

Prata om Bibeln och se till att de ber runt bordet, eller att någon ber framifrån i början och slutet av festen.

15. Planera dagordningen

Pastor, du bör leda kvällen och komma med det korta budskapet. Utöver det bestämmer du vilka andra som ska leda delar av programmet.

Här är de normala delarna i en dagordning för en julfest:

• Välkomst och öppningsbön
• Middag och efterrätt
• Underhållning, spel
• Video
• Pastor som talar
• Något meningsfullt delande eller roligt runt bordet
• Bön

Lämna inte programmet senare än klockan nio. Folk kommer att börja smita ut för att skicka hem sina barnvakter.

16. Lägg till glitter

Överraska dem med något oväntat. Något som gläder dem.

• Det kan vara en Lindt chokladtryffel på varje bordsplacering.
• Det kan vara en dikt som sammanfattar året, skriven och framförd av en av era anställda eller styrelsemedlemmar.
• Det kan vara en möjlighet när de anländer att göra en Dr. Suess-stil som de kan ha på sig under kvällen.
• Det kan vara en fotoautomat.
• Det kan vara en video med årets bästa ögonblick.

Nu vad?

Använd de här 16 stegen för att dubbelkolla planerna för din personalens julfest. Och ordna en fest som inspirerar och uppfriskar din personal!

Fortsatt läsning

• Hur du gör detta till den bästa julen någonsin
• Hur du vinner julbesökarnas hjärtan