16 stappen naar het beste kerstfeest voor kerkpersoneel ooit

De kerst komt er weer aan. En daarmee ook het jaarlijkse Kerstfeest voor het personeel.

Het is een feest met vrienden en collega’s. We lachen, feesten, gedenken, hebben plezier, en kijken samen vooruit.

Maar er is de druk. Wat als het niet leuk is? Of inspirerend?

Hoe weet je of je aan alles hebt gedacht om je personeelskerstfeest tot een succes te maken?

We hebben alles geprobeerd. We hebben een aantal hoogtepunten en een aantal dieptepunten gehad. En we hebben onderweg een aantal waardevolle kerstfeest how-to’s geleerd.

Hier zijn 16 beproefde principes en strategieën. Gebruik deze om uw kerstfeest plannen te dubbel-checken.

The Pastor’s Ultimate Guide to a Successful Staff Christmas Party

1. Bepaal je Doel

Hier volgt wat we proberen te bereiken op onze personeelskerstfeestjes:

• Vernieuw visie voor de bediening samen.
• Gevoel je bedankt en gewaardeerd.
• Versterk goede verbindingen en vriendschappen.

Wat zijn uw doelen voor uw personeelskerstfeest?

2. Stel de datum en tijd vast

Onze personeelskerstfeest is altijd op de eerste maandag in december.

Hierom hebben we deze datum gekozen. Niemand heeft een doorlopende verplichting voor maandagavonden. En het is makkelijker, en minder duur, om een locatie te vinden voor een maandagavond. De meeste kerstfeesten zijn op donderdag-, vrijdag- of zaterdagavond, of op zondagmiddag.

We plannen ons feest van 18.00 tot 21.00 uur.

Ja, het is een haast voor echtgenoten die in de stad werken om er te komen. Maar er zijn altijd laatkomers, dus je kunt het feest net zo goed op tijd beginnen om alles te doen wat je wilt doen.

3. Nodig de juiste mensen uit

We nodigen al het betaalde personeel uit, inclusief degenen die een kleine toelage ontvangen. We nodigen de Leiderschapsraad uit. En we nodigen hun echtgenoten uit.

De echtgenoten leiden ook een leven in de bediening en zij hebben net zoveel of zelfs meer behoefte aan het plezier en de visie van het kerstfeest.

We vermijden “plus één”, wat betekent dat alleenstaande personeelsleden geen gast meebrengen. Dit is een visie- en gemeenschapsavond, en een niet-staff date verwatert de kameraadschap.

Als er een ring om de vinger is, wordt de verloofde uitgenodigd.

We nodigen ook geen belangrijke vrijwilligers uit. Die worden op andere feestjes uitgenodigd. Dit kerstfeest is voor mensen die een salaris krijgen, het bestuur, en alle echtgenoten. Dat is alles.

4. Zoek het budget

Hoeveel geld je te besteden hebt, beperkt het feest dat je plant.

Het is geen normale post op het budget van onze kerk, dus we worden creatief.

Enkele jaren hebben we een deel van het kerstoffer bestemd. Andere jaren hebben een of twee bestuursleden de kosten gedekt. Soms is het een gulle gever in onze kerk. Sommige jaren hadden we een klein budget voor de waardering van het personeel dat een deel dekte.

Twee Budget Planning Vragen

1. Waar kunnen we wat geld vinden om te begroten voor het Kerstfeest?
2. Hoeveel kunnen we plannen uit te geven per persoon? Kies de locatie

   Ik denk dat het beter is om off-site te gaan.

   Hier zijn enkele van de locaties die we hebben gebruikt:

   • Second-tier country clubs of golfbanen. Ze zijn blij met het einde van het jaar maandagavond zaken en zal werken met een klein budget.
   • Italiaanse restaurants: Spaghetti Factory, of in onze buurt, Ciao’s.
   • Lokale musea of historische gebouwen: in onze provincie, het Antieke Gas en Stoommachine Museum.
   • Evenementenzalen van hogescholen in de buurt.
   • Andere interessante restaurants met een grote zaal, zoals de Green Dragon Tavern en Museum bij ons in de buurt.

   Sommige jaren hebben we het feest in de kerk gehouden, en de catering verzorgd. Die feesten kosten meer moeite, en zijn misschien moeilijker om memorabel te maken, maar ze hebben het grote voordeel dat ze betaalbaarder zijn.

   Eén jaar toen het budget echt mager was, hadden we een potluck in de kerk.

   Hier is ons geheime proces om een goede locatie te vinden die we ons kunnen veroorloven:

   1. We brainstormen ideeën van lokale restaurants en clubs die een zaal hebben die ons kan houden.
   2. De persoon die verantwoordelijk is voor het vinden van de locatie belt en vertelt hen dat u geïnteresseerd bent in het houden van een kerstfeest daar. Ze zullen u doorverbinden met de verkoop coördinator.
   3. Uit te leggen dat u op zoek bent naar een kerstfeest voor het personeel van uw kerk en helaas hebben een krap budget om mee te werken. (Het is een non-profit die uw gemeenschap helpt, etc, etc.) Vertel hen de dag dat je op zoek bent naar om te zien of ze beschikbaar zijn. Als je dit op het laatste moment doet kun je misschien een betere deal krijgen omdat ze weten dat ze die avond niets anders hebben. Je bent op zoek naar een plek die voelt dat kleine marges zijn beter dan een lege kamer.
   4. Apologetisch, vertel hen dat je nodig hebt om een budget van $ 25 (of misschien $ 30) inclusief per persoon te hebben. Zorg ervoor dat ze weten dat het inclusief belasting en fooi, of ze kunnen akkoord gaan met uw prijs, maar dan toe te voegen 20% en 20% bovenop dat.
   5. Vertel hen dat je zal zeer flexibel zijn over het menu om die lage prijs te krijgen.

   Sommige plaatsen zullen niet het minst geïnteresseerd zijn, maar de kans is groot dat u een plaats vindt die dat wel is.

   6. Beslis over het menu

   Elke plaats zou u een driegangenmenu moeten geven: salade, hoofdgerecht, en dessert. En eenvoudige drankjes: water, ijsthee en koffie. Buffetten zijn duurder dan een diner in schalen, omdat mensen niet nemen wat ze kunnen eten van een buffet – ze nemen wat ze op hun bord kunnen krijgen.

   Als je werkt met een evenementenlocatie die je een budgetprijs geeft, wees dan gemakkelijk over het menu.

   Wij zeggen “kip in een witte saus” wat code is voor goedkoop. Ze horen ook graag “keuze van de chef”.

   U kunt misschien het soort groene salade, het soort rijst of aardappelen, het soort groente, en het soort dessert kiezen.

   Kies altijd iets met chocolade als dessert, want de chocoladeliefhebbers in de zaal (en u weet wie dat zijn) zullen niet tevreden zijn zonder chocolade.

   Dinerservice duurt meestal een uur. Vraag hen om de salades te laten vallen wanneer het tijd is om te beginnen met eten, niet om ze vooraf in te stellen, omdat ze verwelken, en het is gewoon vervelend om mensen te hebben rondlopen en praten met de salades die op tafel zitten.

   Ze zullen een vegetarische optie bieden, en zullen glutenvrije versies van de maaltijd doen, ook. Vraag het gewoon.

   7. Werk de BEO (Banquet Event Order)

   De Banquet Event Order is het document dat een samenvatting geeft van de afspraken die u met de zaal hebt gemaakt. Zij gebruiken het om de details van uw evenement mee te delen aan het personeel dat die avond zal werken. U gebruikt het om uw plannen te bevestigen.

   De BEO bevat zaken als:

   • het aantal en soort tafels
   • of u een podium en een microfoon nodig hebt
   • welke kleur tafelkleden en servetten u wilt
   • hoe laat u wilt dat de maaltijd begint
   • het menu dat u hebt gekozen
   • het uiteindelijke aantal gasten dat u verwacht

   De zaal wil drie tot zeven dagen voor uw feest het definitieve aantal maaltijden dat u wenst. Ze zullen 3% meer bereiden dan het aantal dat u opgeeft.

   Het is normaal dat er mensen zijn die op het laatste moment niet kunnen komen, maar u betaalt nog steeds voor hun maaltijd, dus bestellen we altijd een paar maaltijden minder dan we mensen hebben die hebben gezegd dat ze komen. Dat voelt een beetje riskant, maar het is het waard omdat de zaal een paar extra maaltijden maakt en jij je niet goed voelt over het betalen voor maaltijden die niet opgegeten worden.

   We brengen onze eigen geluidsinstallatie en videoapparatuur mee. Locaties rekenen een premie voor techniek, en aangezien we het elk weekend doen, zijn we vrij goed. U ook, wed ik.

   8. Praat over kleding

   Het is niet makkelijk om het iedereen naar de zin te maken. Sommige van uw medewerkers gaan graag gekleed. Anderen hebben niets gekleeds waarin ze zich prettig voelen, dus komen ze met een ongepast gevoel naar het feest.

   We proberen “sommige mensen gelukkig te maken, andere niet.” Sommige jaren gaan we gekleed. Sommige jaren doen we jeans en cowboylaarzen. Sommige jaren zijn het gewoon kerstkleuren en kunnen ze kiezen hoe gekleed of niet ze zijn.

   Zorg ervoor dat u de kleding op de uitnodiging vermeldt, anders zal uw personeel tijd verspillen door elkaar ernaar te vragen en wat angst te voelen door te raden wat er wordt verwacht. En sommigen zullen zich ongemakkelijk voelen als ze aankomen met het gevoel dat ze verkeerd hebben gekozen.

   Kleding kan zijn:

   • Festive
   • Casual Dressy
   • Casual

   Of u kunt het noemen zoals u wilt.

   9. Verstuur uitnodigingen

   Als je de details hebt uitgewerkt, verstuur je een uitnodiging.

   Je kunt de datum en het tijdstip doorgeven voordat je de uitnodigingen verstuurt, als je achterloopt op schema. Zodat ouders tijd hebben om kinderopvang te regelen. De uitnodigingen moeten minstens drie weken van tevoren de deur uit.

   Hier staat wat u moet vermelden:

   • Datum en tijd
   • Locatie
   • Wat te dragen
   • Alles wat u speciaal wilt dat ze weten of meebrengen
   • Wie en de deadline om te RSVP

   10. Geef een geschenk

   Het budget is altijd beperkt, anders zouden we fantastische geschenken geven.

   Hier zijn enkele van de dingen die we hebben gedaan:

   • T-shirts
   • Planners
   • Boeken
   • Cadeaubonnen

   Om te ruilen of niet?

   Als je echt geen budget hebt om voor personeel en directie een klein cadeautje te kopen, houd dan een cadeautjesruil. Wij hebben met het meeste succes boeken geruild. Of cadeaubonnen.

   11. Plan de tafelschikking

   Als u het feest op een evenementenlocatie houdt, aan ronde tafels, bepaal dan van tevoren wie er samen aan een tafel gaan zitten. U zult ervoor zorgen dat uw leiders een betere tijd samen zullen hebben als u het niet aan het toeval overlaat.

   We hebben de neiging om bedieningsteams en vrienden bij elkaar te zetten. Je wilt dat mensen zich gelukkig voelen als ze zien met wie ze de avond doorbrengen. Ronde tafels van 8 (of een 9e als dat nodig is) zijn normaal.

   We hebben familiestijl gedaan aan 8′ tafels als we het feest in de kerk hebben gehouden. Waarschijnlijk overslaan zitplaatsen toewijzingen aan familie-stijl tafels.

   12. Versier

   Als je het feest buiten de kerk geeft, hoef je niet veel aan het decor te doen. Dat is een van de dingen waar u voor betaalt. De locatie zal waarschijnlijk al versierd zijn voor Kerstmis, en de omgeving zelf is aantrekkelijk.

   Als u een rustieke locatie kiest, zoals een schuur – zoals het jaar dat we in het Stoommachinemuseum waren – kies dan voor meer casual kleding, en een meer casual menu. Vraag vrouwen niet om hakken te dragen als ze over aarde lopen.

   Als je je kerk gebruikt, zul je meer moeite willen doen om het speciaal te laten lijken. Gebruik snoerverlichting, kunstkerstbomen, en veel kaarsen. Huur tafelkleden, en gebruik papieren kerstborden en servetten.

   Net als in uw huis, versier vooral wat mensen het eerst zullen zien.

   Zet de borden vooraf op de tafel voor meer impact, plus dan weten mensen al waar ze zitten als ze eenmaal hun eten hebben.

   U zult waarschijnlijk met centerpieces moeten komen. Kijk op Pinterest, of doe wat trendy is in je omgeving.

   Eén jaar vlogen de centerpieces die we bij Big Lots hadden gekocht in brand. Hal was aan het woord, en één tafel barstte in vlammen uit – 4′ vlammen die uit het midden van de tafel omhoog schoten. Het vuur was snel geblust, de andere versieringen gedoofd voordat ze aangestoken, en we maakten een kerstfeest herinnering die we nog steeds lachen over.

   13. Entertain Them

   Je hoeft niet elk jaar entertainment te hebben, maar het voegt toe aan het feest als je een goede bron hebt en je het kunt veroorloven.

   Hier zijn enkele van de dingen die we hebben gedaan:

   • Een lokale christelijke zanger
   • Onze aanbiddingsleider leidt ons in kerstliederen
   • Een drumcirkel
   • Een madrigalgroep van het college
   • Een chili cook-off
   • Een spelshow-achtig spel onder leiding van een pastor

   Make ‘em Laugh

   Zorg ervoor dat ze op een bepaald moment van de avond hardop lachen. Dat kan zijn tijdens het delen van verhalen rond de tafel, of tijdens een spel of een verhaal.

   14. Visie op bediening

   Pastor, u moet 15 minuten praten. Herhaal wat ze bereikt hebben in het jaar. Wat God heeft gedaan. De mensen die u geholpen hebt. De reddingen die u hebt gezien.

   Waarder en dank hen voor hun bediening voor de Heer. Vertel hen wat de Bijbel te zeggen heeft over hun harde werk voor de Heer.

   En werp een visie op wat u God ziet doen in het komende jaar. Wat zijn uw dromen en plannen? Waar is uw staf al mee bezig voor het nieuwe jaar? Welke belangrijke bedieningen doet u elk jaar? Waar breidt de bediening zich uit?

   Geef hen hoop voor de toekomst.

   Wijs hen op Jezus

   Bespreek over de Bijbel en zorg ervoor dat ze rond de tafel bidden, of dat iemand van voren aan het begin en het einde van het feest bidt.

   15. Plan de agenda

   Pastor, u moet de avond leiden, en die korte boodschap brengen. Besluit verder wie delen van het programma moet leiden.

   Hier zijn de normale elementen in een kerstfeest agenda:

   • Welkom en openingsgebed
   • Diner en dessert
   • Entertainment, spelletjes
   • Video
   • Pastor speaking
   • Some zinvolle delen of plezier rond de tafel
   • Prayer

   Laat het programma niet later dan 21:00 uur doorgaan. Mensen zullen naar buiten glippen om hun babysitters naar huis te sturen.

   16. Voeg Sprankel

   Verras ze met iets onverwachts. Iets dat hen verrukt.

   • Het zou een Lindt chocolade truffel kunnen zijn op elke plaats op tafel.
   • Het zou een gedicht kunnen zijn dat het jaar samenvat, geschreven en uitgevoerd door een van uw medewerkers of bestuursleden.
   • Het zou de gelegenheid kunnen zijn als ze arriveren om een Dr. Suess-achtige accessoire te maken om de avond te dragen.
   • Het zou een fotohokje kunnen zijn.
   • Het zou een video kunnen zijn die de beste momenten van het jaar vastlegt.

   Now What?

   Gebruik deze 16 stappen om uw plannen voor het personeelskerstfeest dubbel te controleren. En geef een feest dat uw personeel inspireert en verfrist!

   Verder lezen

   • Hoe maak je dit de beste kerst ooit?
   • Hoe win je de harten van kerstbezoekers?