Crea un wiki e sperimenta il potere della collaborazione a distanza.
Abbiamo tutti sentito parlare di Wikipedia, la pagina di riferimento delle persone quando vogliono imparare qualcosa di nuovo o leggere un argomento non familiare. La missione di Wikipedia è quella di creare una risorsa completa di conoscenza e viene creata utilizzando i wiki. I ‘Wiki’ possono essere usati in una varietà di modi e stanno rapidamente diventando la tecnologia ricercata per la gestione della conoscenza e la collaborazione a distanza.
Lo sapevi che il lavoratore medio della conoscenza spende quasi 2,5 ore al giorno, cioè circa il 30% della sua giornata lavorativa, alla ricerca di informazioni?
Un altro studio ha scoperto che quasi il 20% del tempo lavorativo di un dipendente – l’equivalente di 1 giorno in una settimana lavorativa – viene sprecato nella ricerca delle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro!
Le organizzazioni hanno bisogno di raccogliere conoscenze, organizzare informazioni da più fonti, condividere esperienze e fornire approfondimenti per consentire ai propri dipendenti di svolgere il proprio lavoro in modo efficace. Secondo la McKinsey & Company, una base di conoscenza interna ricercabile può aumentare la produttività dei dipendenti del 35%. Un modo in cui le aziende realizzano la creazione di questa base di conoscenza è l’uso di wiki – pagine che organizzano le informazioni e possono essere condivise con più utenti.
Che tu voglia memorizzare il tuo lavoro aziendale o gestire le informazioni personali, questo articolo ti introdurrà a cosa è un wiki, i vantaggi e gli svantaggi di esso. Spieghiamo anche come creare un wiki, e come iniziare ad usarlo efficacemente nella tua azienda.
Che cos’è un Wiki?
Il nome “Wiki” è stato dato dal creatore del primo wiki Ward Cunningham. È una forma abbreviata della parola hawaiana “wiki- wiki”, che significa veloce.
Un wiki è una pagina web che può essere modificata da più utenti utilizzando un semplice browser web e una connessione internet. I wiki sono un modo semplice e veloce per creare archivi di informazioni, cercare informazioni e lavorare in modo collaborativo sulla stessa pagina.
Wikipedia definisce i wiki come “Una pubblicazione di testo modificata in modo collaborativo e gestita dal proprio pubblico direttamente utilizzando un browser web.” Questo significa che i wiki possono essere creati e modificati da chiunque abbia accesso alla pagina web.
Un tipico wiki può contenere più pagine su un argomento e serve un hub di conoscenza per più collaboratori.
Tipi di Wiki
Possiamo dividere i vari tipi di wiki in base allo scopo della creazione e all’estensione della collaborazione ricercata. Il tuo intento è quello di creare un centro di conoscenza a cui il mondo possa accedere o una directory personale in cui cercare i tuoi file? Vuoi limitare le persone che possono aggiungere o modificare il contenuto? Discutiamo i 3 tipi principali di wiki:
- Wiki pubblici – I wiki creati per servire come un hub di informazioni dove chiunque può creare e modificare contenuti sono chiamati wiki pubblici. Sono aperti alla collaborazione di tutti. I wiki popolari come Wikipedia, Scholarpedia, WikiTravel, sono accessibili pubblicamente.
- Wiki privati – I wiki privati sono utilizzati dalle aziende come una base di conoscenza interna, per gestire le loro informazioni interne, permettendo ai team di condividere facilmente la conoscenza e lavorare insieme. È un luogo in cui il tuo team può memorizzare documenti sulle politiche aziendali, processi, linee guida, SOP (Standard Operating Procedures), progetti, elenchi di prodotti, flussi di lavoro, login condivisi, liste di controllo, ecc. Pensatelo come la vostra Wikipedia interna fatta in privato per la vostra azienda. Andremo sui wiki privati in dettaglio in questo articolo.
- Wiki personale – Puoi anche usare i wiki come un wiki personale per prendere appunti, come una base di conoscenza, un diario, uno strumento di scrittura, o anche la gestione del progetto.
Svantaggi dei Wiki
All’inizio, un wiki può essere un modo efficiente per raccogliere e distribuire informazioni. Può migliorare la collaborazione a distanza tra i membri del team e fornire un modo semplice per avere un team sulla stessa pagina. Alcuni dei vantaggi chiave dei wiki sono i seguenti:
- Chiunque può creare un wiki
- Facile per chiunque modificare un wiki
- Semplice da imparare e usare
- Facile per aggiornare le informazioni
- Le squadre possono lavorare insieme su una singola pagina web
- Condividere e collaborare sui documenti facilmente
- Può Tracciare le modifiche apportate e tornare alla versione precedente
- Struttura flessibile per creare un wiki secondo le tue esigenze
- Ampia gamma di software wiki da scegliere
- Basso costo di gestione
Andremo in dettaglio sui wiki privati, spesso chiamati wiki interni o wiki aziendali. Un wiki privato, o wiki interno, funziona come un hub di informazioni centrale per gestire e condividere tutte le conoscenze e le informazioni aziendali.
Leggi di più: Qual è il modo migliore per creare un wiki interno
Hai bisogno di un wiki privato?
Prima di iniziare il software wiki, è importante identificare lo scopo della creazione del tuo wiki. Quali sono i vantaggi di creare un wiki e condividere la conoscenza in questo modo?
Fate una lista dei diversi dipartimenti, delle persone, delle risorse informative richieste e della necessità di collaborare.
Guardiamo le ragioni principali per cui la vostra azienda potrebbe aver bisogno di un wiki privato:
- Hai un team remoto che ha bisogno di collaborare?
- Vuoi creare un hub di conoscenza per tutti i dipendenti?
- Sei alla ricerca di un modo semplice ma potente per creare e modificare i documenti insieme?
- Vuoi facilitare la comunicazione e la discussione sui documenti?
- Il tuo team ha bisogno di cercare e accedere rapidamente alle informazioni?
- Hai bisogno di un modo rapido per importare ed esportare informazioni interne o esterne?
- Vuoi vedere tutti i passaggi di scrittura e di modifica di un documento?
- Sei alla ricerca di un modo rapido per inserire o formare i dipendenti?
Se hai risposto sì alla maggior parte delle domande precedenti, continua a leggere per scoprire come selezionare un buon software wiki.
Must-Haves in un software wiki privato
Un wiki che crei sarà usato da più parti interessate per assicurarti che abbia tutte le caratteristiche giuste di cui hai bisogno.
Discutiamo le caratteristiche che il tuo wiki aziendale deve avere:
- Editor collaborativo – Il tuo software wiki deve supportare la collaborazione in tempo reale così il tuo team può modificare lo stesso documento insieme. Dovresti anche essere in grado di aggiungere rich media come immagini, video, file, ecc.
- Struttura organizzata e cartelle – Gli spazi di lavoro rendono facile la collaborazione, la condivisione delle informazioni e assicurano che i membri del team o i clienti giusti vi abbiano accesso. Dovresti anche essere in grado di organizzare i tuoi wiki in cartelle per una struttura organizzata ordinata e solida.
- Archiviare e condividere le risorse aziendali – Un wiki dovrebbe avere una libreria di contenuti per salvare immagini, file e contenuti digitali che aggiungi al tuo wiki interno in modo che tutti possano accedervi e riutilizzarli facilmente.
- Ricche opzioni di incorporazione – Dovresti essere in grado di incorporare facilmente link web, file multimediali, file cloud facilmente per creare documenti interattivi.
- Ricerca – La ricerca è un fattore chiave nel rendere i wiki facili da usare. Un wiki dovrebbe permettere a chiunque di cercare facilmente i documenti e sarebbe un bonus se potesse cercare anche i contenuti all’interno dei documenti.
- Commenti- Se hai bisogno di aiuto all’interno di un wiki o hai domande su di esso, dovresti essere in grado di fare rapidamente un commento in linea senza lasciare il documento.
- Documenti interconnessi – Devi essere in grado di collegare i documenti intorno a vari argomenti e soggetti per far sì che tutto funzioni insieme rendendo più facile la condivisione della conoscenza.
- Livelli di accesso & – Il tuo wiki interno deve avere la possibilità di impostare i livelli di autorizzazione per garantire che le informazioni siano accessibili alle persone giuste.
Leggi tutto: Qual è il modo migliore per condividere la ricerca con il tuo team?
Perché Bit è il modo migliore per creare un wiki?
Per creare wiki, hai bisogno di uno strumento competente che ti aiuti a creare, condividere e collaborare con le parti interessate e a svolgere il lavoro in modo efficiente. È qui che entra in gioco Bit!
Bit.ai è uno strumento di gestione della documentazione e della conoscenza di nuova generazione che aiuta i team a collaborare, condividere, tracciare e gestire tutte le conoscenze aziendali in un unico luogo.
Con Bit puoi facilmente aggiungere immagini, fogli di calcolo, Google Slides, video di YouTube, PDF, mappe, grafici e altro ancora ai tuoi wiki per renderli visivamente stupefacenti.
Caratteristiche chiave
- Editor collaborativo in tempo reale – Bit supporta la collaborazione in tempo reale in modo che il tuo team possa modificare lo stesso documento insieme. La piattaforma è ricca di funzionalità, ma ha un design semplice e un’interfaccia intuitiva, che la rende facile da navigare per un nuovo utente. Puoi anche aggiungere media ricchi come immagini, video, file, ecc.
- Spazi di lavoro organizzati e cartelle – Bit porta tutte le tue informazioni in un unico posto permettendoti di organizzare le informazioni in spazi di lavoro e cartelle. Gli spazi di lavoro possono essere creati intorno a progetti, team, dipartimenti e clienti. Tutti quelli aggiunti a uno spazio di lavoro possono accedere e collaborare al suo contenuto. All’interno di ogni spazio di lavoro, è possibile creare un numero illimitato di wiki e accedere alla propria libreria di contenuti.
- Libreria di contenuti – Bit ha una libreria di contenuti a livello di spazio di lavoro dove è possibile memorizzare e condividere risorse aziendali. È possibile salvare immagini, file e contenuti digitali facilmente per l’intero team di accedere in qualsiasi momento.
- Opzioni ricche di incorporamento – Bit.ai si integra con oltre 100 + applicazioni web (Es: YouTube, Typeform, LucidChart, Spotify, Google Drive, ecc) per aiutare i team a tessere informazioni nei loro wiki oltre il semplice testo e immagini.
- Ricerca intelligente – Bit ha funzionalità di ricerca molto robuste che permettono a chiunque di trovare informazioni rapidamente. Puoi cercare cartelle, file, documenti e contenuti all’interno dei tuoi documenti in tutti i tuoi spazi di lavoro.
- Commento in linea e call out – Puoi fare commenti in linea all’interno di un documento e fare un ping a un utente nello spazio di lavoro. Bit ha la capacità di inviare notifiche via e-mail per i commenti fatti su un documento. Puoi anche evidenziare il testo e usare @mention per taggare qualcuno su qualsiasi testo all’interno di un documento.
- Interconnetti i documenti – Bit permette agli utenti di creare documenti illimitati e interconnetterli per creare wiki che espandono la base di conoscenza. Basta evidenziare le parole e si ha la possibilità di creare un nuovo documento.
- Autorizzazione & di accesso alla condivisione – Bit supporta caratteristiche come il monitoraggio dei documenti, il cloud-upload, i modelli, il blocco dei documenti, la scadenza dei documenti, la protezione con password, le restrizioni di accesso ai file, ecc.
Come creare un wiki usando Bit?
Se hai deciso che un wiki è la scelta giusta per te, e stai cercando di creare rapidamente un wiki con un’interfaccia semplice, grandi integrazioni, e nessun mal di testa da codifica! Ecco come puoi facilmente iniziare a crearne uno:
Step 1: Crea un account Bit
Vai alla home page di Bit.ai e clicca su Get Started for Free o Sign Up per iniziare. Inserisci il tuo indirizzo email per iscriverti. Una volta dentro, puoi creare il tuo profilo.
Step 2: Creare uno spazio di lavoro
Dopo esserti iscritto sarai portato al tuo dashboard, dovrai andare nella sezione spazio di lavoro! Clicca sul pulsante ‘Create Workspace’ sulla destra. Apparirà un popup che ti chiederà di aggiungere un nome al tuo nuovo spazio di lavoro.
Puoi creare uno spazio di lavoro per un team, un dipartimento, un grande progetto, un cliente, un partner, ecc. e dargli un nome di conseguenza.
Step 3: Aggiungi i membri del team
Bit permette ai membri del tuo team di collaborare in tempo reale e lavorare insieme. Puoi invitare altri nella tua azienda ad unirsi a te all’interno di uno spazio di lavoro e collaborare con le conoscenze, progetti, documenti e contenuti all’interno dello spazio di lavoro.
È un modo semplice per gestire progetti, creare presentazioni, brainstorming, tenere SOP, creare piani e, soprattutto, condividere informazioni e conoscenze aziendali!
Step 4: Crea il tuo documento desiderato
Una volta che sei nello spazio di lavoro, clicca sul pulsante ‘Crea nuovo’. Otterrai un documento Bit vuoto che è pronto all’uso!
Parte A: Wiki interno
Segui queste indicazioni per collegare i tuoi documenti:
1. Apri un documento Bit e inizia a scrivere.
👉🏼2. Evidenzia qualsiasi parte del tuo testo.
👉🏼3. Vedrai apparire una barra degli strumenti di formattazione. Clicca su “Link to Document.”
👉🏼4. Inizia a cercare qualsiasi documento con questo spazio di lavoro.
👉🏼5. Una volta che l’hai trovato puoi aggiungerlo al tuo documento e vedrai che il testo che hai originariamente evidenziato ha ora un collegamento ipertestuale che porta l’utente a quel documento.
Parte B: Wiki esterno
6. 👉🏼 Dal menu a tendina seleziona ‘Condividi.’
7. 👉🏼E abilita il pop up della condivisione. Clicca su ‘Turn on Sharing’.
👉🏼8. Copia il link live, prendi il codice embed, o crea un link rintracciabile per condividere questo documento.
Punti di vista finali
I wiki sono pagine collaborative che possono aiutare la tua azienda a condividere conoscenze, discutere idee e collaborare a distanza. Prima di creare un wiki, definisci chiaramente lo scopo del business, i possibili casi d’uso e i requisiti di condivisione.
Di conseguenza, seleziona il tipo appropriato di wiki e il software wiki per fare il lavoro. Mettete dei protocolli di sicurezza e delle regole chiare per l’uso. Assicuratevi di creare una cartella organizzata o una struttura di collegamento in modo che i vostri team possano espandere la conoscenza in modo produttivo.
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