The Ultimate Guide to Sales Forecasting

Le previsioni di vendita possono giocare un ruolo importante nel successo della tua azienda (e nello sviluppo della tua carriera).

Previsioni di vendita accurate permettono ai venditori e ai business leader di prendere decisioni più intelligenti quando si stabiliscono gli obiettivi, le assunzioni, il budget, la prospezione e altri fattori che influenzano le entrate.

Ma nonostante i vantaggi, molti leader delle vendite lottano per creare previsioni di vendita che si avvicinano alla realtà.

Abbiamo compilato una guida approfondita per creare una previsione di vendita affidabile – piuttosto che una lista di desideri. Continuate a leggere per imparare, e non perdetevi il modello di previsione delle vendite che abbiamo incluso alla fine.

I manager usano le previsioni di vendita dei rappresentanti per stimare gli affari che il loro team chiuderà. I direttori usano le previsioni del team per anticipare le vendite del dipartimento. Il vicepresidente delle vendite usa le previsioni di reparto per proiettare le vendite dell’organizzazione. Questi rapporti sono tipicamente condivisi con la leadership dell’azienda, insieme ai membri del consiglio di amministrazione e/o agli azionisti.

Perché la previsione delle vendite è importante

Le previsioni delle vendite permettono di individuare potenziali problemi quando si è ancora in tempo per evitarli o mitigarli. Per esempio, se notate che il vostro team sta tendendo al 35% sotto la quota, potete capire cosa sta succedendo e correggere la rotta.

Forse il vostro concorrente ha iniziato una nuova campagna aggressiva di sconti, o il vostro nuovo piano di compensazione delle vendite incoraggia involontariamente un cattivo comportamento.

Scoprire questi problemi adesso – invece che alla fine del mese o del trimestre – ha un impatto enorme.

Le previsioni di vendita entrano anche in gioco per una serie di decisioni, dalle assunzioni e dalla gestione delle risorse alla definizione degli obiettivi e al budgeting.

Supponiamo che la vostra previsione di vendita preveda un aumento del 26% delle opportunità. Per essere sicuri di stare al passo con la domanda, dovreste iniziare a reclutare. Se le opportunità sono previste in calo, d’altra parte, sarebbe saggio mettere in pausa i vostri sforzi di assunzione. Allo stesso tempo, si può pensare di aumentare le spese di marketing e investire nella formazione dei rappresentanti.

Inoltre, una previsione di vendita è un potente strumento di motivazione.

Per esempio, ogni settimana si potrebbe aggiornare la previsione di vendita trimestrale per vedere se la squadra è sulla buona strada per raggiungere il suo obiettivo. Si potrebbe anche creare una previsione ogni giorno per un singolo rappresentante su un piano di performance per assicurarsi che non stia rimanendo indietro.

Uno dei punti più importanti da ricordare sulle previsioni di vendita: Non hanno bisogno di essere perfette per essere preziose. Le vostre previsioni di vendita saranno spesso, se non sempre, leggermente diverse dai vostri risultati.

Ovviamente, risultati selvaggiamente imprecisi sono problematici – ma se state usando dati puliti e avete scelto il metodo giusto (al quale arriveremo), le vostre previsioni di vendita vi aiuteranno sia a pianificare che a guidare la crescita.

Fattori che possono influenzare le vostre previsioni di vendita

Fate attenzione a questi dieci fattori interni ed esterni, di cui dovrete tenere conto nelle vostre previsioni di vendita.

Fattori interni che possono influenzare le vostre previsioni di vendita

1. Assunzioni e licenziamenti

Quando i venditori lasciano la vostra azienda – o perché si sono dimessi o sono stati licenziati – le entrate diminuiranno a meno che non abbiate una riserva di potenziali assunzioni. Se un numero significativo di rappresentanti è salito a bordo in una sola volta, la tua previsione di vendita dovrebbe prevedere un grande salto nel business quando si saranno stabilizzati.

2. Cambiamenti di politica

Non modificare il tuo piano di compensazione delle vendite senza modificare la tua previsione. Se implementate un clawback di quattro mesi sulle commissioni, per esempio, le entrate diminuiranno perché i vostri rappresentanti venderanno solo alle prospettive più adatte. Tuttavia, in un trimestre in cui un numero molto minore di clienti cambierà, i vostri profitti aumenteranno.

O forse dite che i rappresentanti non possono fare sconti dopo il 15 di ogni mese. Vedrete un picco nei tassi di chiusura nelle prime due settimane, seguito da meno vendite del normale.

3. Spostamenti di territorio

I rappresentanti hanno bisogno di tempo per familiarizzare con un nuovo territorio e costruire la loro pipeline, quindi aspettatevi che il vostro tasso di chiusura si abbassi prima di riprendersi di nuovo (supponendo che abbiate pianificato bene i nuovi territori).

Fattori esterni che possono influenzare le vostre previsioni di vendita

4. Cambiamenti della concorrenza

Inaspettatamente, ciò che i vostri concorrenti stanno facendo avrà un impatto sui vostri tassi di vittoria. Se un’altra azienda nello spazio taglia i prezzi, i vostri rappresentanti potrebbero aver bisogno di scontare in modo più aggressivo o rischiare di perdere affari. Se un concorrente fallisce, d’altra parte, probabilmente vedrete un aumento della domanda.

5. Condizioni economiche

Quando l’economia è forte, gli acquirenti sono più propensi a investire nelle loro attività. Quando è debole, il ciclo di vendita di solito richiede più tempo e c’è un maggior livello di controllo per ogni acquisto.

6. Cambiamenti del mercato

Stai al passo con quello che sta succedendo con i clienti del tuo acquirente. Per esempio, se vendi servizi di consulenza agli hotel, dovresti essere interessato ad un aumento anticipato del turismo.

7. Cambiamenti dell’industria

Se una soluzione complementare vede una domanda inaspettatamente alta, probabilmente vedrai salire anche le tue vendite. Immaginate di vendere gelatina. Più burro d’arachidi la gente compra, più gelatina comprerà.

8. Cambiamenti legislativi

Nuove leggi e mandati possono aiutare o danneggiare il tuo business – sia creando domanda per il tuo prodotto sia rendendo i potenziali clienti riluttanti a comprare qualcosa di nuovo.

9. Cambiamenti di prodotto

. Cambiamenti di prodotto

Stai lanciando una caratteristica molto richiesta, introducendo un nuovo modello di prezzo, o offrendo un prodotto o servizio complementare? Questi cambiamenti possono aiutare i vostri venditori ad aumentare la loro dimensione media dell’affare, accorciare il loro ciclo di vendita, e/o vincere più affari.

10. Stagionalità

I vostri clienti potrebbero essere più propensi a comprare in certi periodi dell’anno. Per esempio, i distretti scolastici tipicamente valutano i nuovi acquisti in primavera e decidono cosa comprare in autunno.

Metodi di previsione delle vendite

Non tutti i metodi di previsione delle vendite sono uguali. Qui ci sono alcuni dei modi più comuni per prevedere le vendite. Abbiamo anche incluso alcuni esempi per illustrare ulteriormente ogni metodo di previsione delle vendite.

Previsione della fase di opportunità

Il metodo di previsione delle vendite della fase di opportunità tiene conto delle varie fasi del processo di vendita in cui si trova ogni affare. Più avanti nella pipeline, più è probabile che un affare si chiuda.

Una volta scelto un periodo di riferimento – di solito mese, trimestre o anno, a seconda della lunghezza del ciclo di vendita e della quota del tuo team di vendita – devi semplicemente moltiplicare il valore potenziale di ogni affare per la probabilità che si chiuda.

Dopo aver fatto questo per ogni affare nella pipeline, aggiungete il totale per ottenere la vostra previsione complessiva.

Anche se è relativamente facile creare una previsione di vendita in questo modo, i risultati sono spesso imprecisi. Questo metodo non tiene conto dell’età di un’opportunità.

In altre parole, un affare che sta languendo nella pipeline del vostro rappresentante da tre mesi sarà trattato allo stesso modo di uno vecchio di una settimana – finché le date di chiusura sono le stesse. Dovete confidare che i vostri venditori ripuliscano regolarmente le loro pipeline, il che non è sempre fattibile.

Anche una previsione di vendita in fase di opportunità può fare troppo affidamento sui dati storici. Se state cambiando la vostra messaggistica, i prodotti, il processo di vendita o qualsiasi altra variabile, i vostri affari si chiuderanno con percentuali diverse per fase rispetto al passato.

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È relativamente facile stabilire una previsione di vendita. I suoi calcoli sono obiettivi.	Dati imprecisi possono portare a previsioni imprecise. I suoi calcoli non considerano la dimensione o l’età di ogni opportunità.

Esempio di previsione della fase dell’opportunità

Diciamo che hai stabilito le seguenti percentuali di probabilità di chiusura in base alla tua pipeline:

• Chiama iniziale: 5%
• Qualificato:10%
• Dimostrazione del prodotto: 35%
• Prodotto in prova: 60%
• Chiamata finale: 80%
• Affare chiuso: 100%

Secondo questo modello di previsione, un affare da 1.000 dollari nella fase di dimostrazione del prodotto ha il 35% di probabilità di chiudersi. L’importo previsto per questo affare sarebbe di 350 dollari.

Previsione della lunghezza del ciclo di vendita

Il metodo di previsione della lunghezza del ciclo di vendita usa l’età delle singole opportunità per predire quando è probabile che si chiudano.

Perché questa tecnica si basa solo su dati oggettivi piuttosto che sul feedback del rappresentante, è meno probabile ottenere una previsione che sia troppo generosa.

Supponiamo che un venditore prenoti una demo con un prospect prima che sia pronto. Potrebbero dirvi che il prospect è vicino all’acquisto – ma questo metodo calcolerà che è improbabile che compri perché ha iniziato a parlare con il venditore solo poche settimane fa.

Inoltre, questa tecnica può comprendere diversi cicli di vendita. Un lead normale potrebbe impiegare circa sei mesi per comprare, ma i referral potrebbero richiedere solo un mese, e i lead provenienti dalle fiere potrebbero richiedere circa otto mesi. È possibile raggruppare ogni tipo di affare in base alla lunghezza media del ciclo di vendita.

Per ottenere risultati accurati, è necessario monitorare attentamente come e quando le prospettive entrano nelle pipeline dei venditori. Se il tuo CRM non si integra con il tuo software di marketing e non registra automaticamente le interazioni, i tuoi rappresentanti passeranno molto tempo a inserire manualmente i dati.

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I suoi calcoli sono oggettivi. Puoi integrare facilmente le fonti di lead per prevedere meglio queste opportunità.	I suoi calcoli non sempre considerano la dimensione o il tipo di ogni opportunità. Funziona solo con dati attentamente tracciati.

Esempio di previsione della lunghezza del ciclo di vendita

Diciamo che il vostro ciclo di vendita medio dura sei mesi. Se il vostro venditore sta lavorando su un cliente da tre mesi, la vostra previsione potrebbe suggerire che ha il 50% di probabilità di vincere l’affare.

Previsione intuitiva

Alcuni sales manager chiedono semplicemente ai loro rappresentanti di stimare la probabilità di chiusura. Il venditore potrebbe dire: “Sono sicuro che compreranno entro 14 giorni, e l’affare varrà X”. Questa è una previsione intuitiva delle vendite.

Da un lato, questo metodo tiene conto delle opinioni di coloro che sono più vicini ai clienti: I vostri venditori. Dall’altro, i rappresentanti sono naturalmente ottimisti e spesso offrono stime troppo generose.

Non c’è nemmeno un modo scalabile per verificare la loro valutazione. Per vedere se una prospettiva ha la stessa probabilità di chiudere come dice il venditore, il suo responsabile delle vendite dovrebbe ascoltare le sue chiamate, seguire le sue riunioni e/o leggere le sue conversazioni.

Questo metodo è più prezioso nelle primissime fasi di un’azienda o di un prodotto quando ci sono quasi zero dati storici.

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Si basa sulle opinioni del vostro team di vendita, che lavora più vicino ai vostri prospect. Non hai bisogno di dati storici.	I calcoli sono soggettivi e ogni rappresentante può fare previsioni diverse. Non puoi scalare o replicare questo metodo.

Esempio di previsione intuitiva

Diciamo che vuoi prevedere le vendite della tua nuova attività. Siete operativi solo da tre mesi e non avete dati storici. Hai due venditori nel tuo team, quindi chiedi loro di prevedere le vendite per i prossimi sei mesi basandosi sulla loro intuizione.

Ogni venditore esamina gli affari nella sua pipeline di vendita così come ogni opportunità di prospezione che ha pianificato per i mesi successivi. Sulla base della loro analisi, prevedono 50.000 dollari di vendite per i sei mesi successivi.

Previsione storica

Un modo rapido e sporco per prevedere quanto venderai in un mese, trimestre o anno è guardare al periodo di tempo corrispondente e supporre che i tuoi risultati saranno uguali o superiori a quelli. Questa è la previsione storica delle vendite.

Ci sono alcuni problemi con questo metodo. Primo, non tiene conto della stagionalità. Secondo, presuppone che la domanda degli acquirenti sia costante. Ma se succede qualcosa fuori dall’ordinario, il tuo modello non reggerà.

In definitiva, la domanda storica dovrebbe essere usata come punto di riferimento piuttosto che come base della tua previsione di vendita.

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Si basa su dati storici provati, che possono essere utili per mercati stabili. È facile e veloce.	Non considera la stagionalità o i cambiamenti del mercato. Non tiene conto della domanda degli acquirenti.

Esempio di previsione storica

Diciamo che il tuo team ha venduto collettivamente $80.000 in entrate ricorrenti mensili (MRR) in ottobre. Basandoti su questo metodo, supponi che venderanno 80.000 dollari o più a novembre.

Puoi rendere questa previsione più sofisticata aggiungendo la tua crescita storica. Se aumentate costantemente le vendite del 6-8% ogni mese, una stima conservativa per novembre sarebbe di 84.800 dollari.

Previsione dell’analisi multivariabile

Il metodo di previsione delle vendite più sofisticato – la previsione dell’analisi multivariabile – utilizza l’analisi predittiva e incorpora diversi dei fattori menzionati, come la lunghezza media del ciclo di vendita, la probabilità di chiusura basata sul tipo di opportunità e la performance individuale del rappresentante.

Questa previsione tende ad essere la più accurata. Tuttavia, richiede una soluzione di analisi avanzata, il che significa che non è sempre fattibile se avete un piccolo budget.

Avrete anche bisogno di dati puliti – se i vostri rappresentanti non sono dedicati a tracciare i loro progressi e le loro attività, i vostri risultati saranno imprecisi, non importa quanto sia grande il vostro software.

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Si basa molto sui dati e quindi è il più preciso.	Perché è così basato sui dati, richiede una soluzione analitica e/o uno strumento di previsione, che può essere costoso. I rappresentanti di vendita hanno bisogno di tenere costantemente traccia e pulire i dati.

Esempio di previsione dell’analisi multivariabile

Immaginate di avere due rappresentanti, ognuno dei quali lavora su un singolo cliente. Il vostro primo rappresentante ha un incontro con l’ufficio acquisti programmato per venerdì, mentre il vostro secondo rappresentante ha appena fatto la sua prima presentazione al comitato d’acquisto.

Sulla base del tasso di vittoria del vostro primo rappresentante per questa fase del processo di vendita, combinato con la dimensione relativamente grande prevista dell’affare e il numero di giorni rimasti nel trimestre, ha il 40% di probabilità di chiudere in questo periodo. Questo vi dà una previsione di $9.600.

Il vostro secondo rappresentante è all’inizio del processo di vendita, ma l’affare è più piccolo e ha un alto tasso di chiusura. Ha anche il 40% di probabilità di chiudere, dandoti una previsione di $6.800.

Combina questi, e otterrai una previsione di vendita trimestrale di $16.400.

Previsione della pipeline

Il metodo di previsione delle vendite della pipeline può richiedere del tempo – forse troppo tempo – se non hai un programma in atto per gestire i tuoi calcoli. Esamina ogni opportunità attualmente presente nella tua pipeline e calcola le sue possibilità di chiusura in base a variabili aziendali uniche, tra cui la percentuale di successo del rappresentante e il valore dell’opportunità.

Questo metodo di previsione si basa sulla tua capacità di fornire dati di alta qualità. Se sbagliate i numeri o usate dati imperfetti, finirete con una previsione che fornisce valore zero.

Assicuratevi che i vostri rappresentanti inseriscano regolarmente dati accurati e tempestivi nel loro CRM per ottenere il massimo dell’intuizione da questo metodo.

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È molto dipendente dai dati, il che lo rende uno dei più accurati. Tiene conto dei fattori unici di ogni opportunità.	È molto dipendente dai dati e può essere facilmente distorto. Spesso richiede uno strumento di previsione delle vendite.

Esempio di Pipeline Forecasting

Se il tuo team di vendita chiude tipicamente affari del valore tra $5.000 e $8.000 entro 60 giorni, a tutti gli attuali affari nella pipeline del tuo team verrebbe data un’alta probabilità di chiusura.

Puoi quindi usare questi dati per calcolare la tua previsione mensile o trimestrale.

Ecco una ripartizione di come iniziare con la previsione delle vendite. Questi passi garantiranno una previsione accurata delle vendite per il vostro business.

Stabilire un processo di vendita per il vostro team.

Se il vostro team di vendita non utilizza costantemente le stesse fasi e passi, non sarete in grado di prevedere la probabilità di chiusura di un’opportunità. Fate riferimento alla nostra guida alla costruzione di un processo di vendita per sapere come creare un processo di vendita documentato e strutturato da utilizzare quando si converte qualsiasi prospettiva da lead a cliente.

Il vostro processo di vendita stabilirà anche definizioni standard di opportunità, lead, prospettiva e chiusura. Tutti devono essere d’accordo su quando e come contare i lead che entrano ed escono dall’imbuto.

Fissate quote individuali e di squadra.

Per valutare la performance, avete bisogno di una definizione oggettiva di “successo”. Lavorate con i vostri rappresentanti e leader per stabilire delle quote di vendita. Questi serviranno come obiettivi finanziari di base da confrontare con le previsioni di vendita.

Investire in uno strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM).

I CRM, come HubSpot CRM, danno ai vostri rappresentanti un database per tracciare le opportunità per darvi previsioni accurate di chiusura. Dati accurati permetteranno previsioni accurate.

Anche se la tua azienda è nuova di zecca, stabilire un CRM e abituare i tuoi rappresentanti ad usarne uno sarà di beneficio per le tue previsioni future. (Se sei nuovo di zecca, controlla il nostro modello di previsione delle vendite nella prossima sezione.)

Scegli un metodo di previsione delle vendite.

Una volta che hai il tuo processo di vendita, la quota di vendita e il CRM a posto, puoi scegliere un metodo di previsione delle vendite.

Il metodo che sceglierai dipenderà da alcuni fattori, tra cui l’età della tua azienda, la dimensione del tuo team di vendita e delle tue pipeline, e la qualità dei tuoi dati di vendita e le abitudini di monitoraggio dei dati.

Se la tua azienda è nuova o non ha molti dati storici di vendita, il metodo migliore per te sarebbe la previsione intuitiva.

Se hai appena iniziato con la previsione delle vendite e hai pipeline di vendita occupate, la previsione della fase di opportunità, la previsione della lunghezza del ciclo di vendita. Questi metodi presentano entrambi calcoli di previsione oggettivi, tuttavia, quindi se stai cercando una previsione più dettagliata specifica per la pipeline, la previsione dell’analisi multivariabile e la previsione della pipeline possono essere opzioni fattibili.

Questi due metodi funzionano meglio se il tuo team ha dati di vendita impeccabili ed è abituato a tenere il passo con i dati della pipeline. Infine, per i mercati e i settori più consistenti, la previsione storica può essere un buon modello di previsione.

Fate un’attenta analisi del vostro modello di business, del team di vendita, del monitoraggio dei dati e del settore in generale prima di procedere con un modello di previsione delle vendite.

Mantenete il vostro team di vendita informato e responsabile.

A prescindere dal metodo di previsione delle vendite che scegliete, tenete informati i vostri rappresentanti e comunicate spesso cambiamenti e decisioni. Questa è un’altra buona ragione per investire in un CRM – mantiene i tuoi rappresentanti informati su ogni interazione con i lead e tra di loro.

Raccogli un feedback regolare dal tuo team su cosa funziona e cosa no. Tenete i vostri rappresentanti responsabili delle loro prestazioni rispetto alle quote di vendita e alle previsioni di vendita. Dopo tutto, sono i più vicini e i più familiari con le vostre prospettive e le prestazioni generali di vendita come azienda.

Sales Forecasting Template

C’è un tema comune in tutti questi metodi di previsione delle vendite: Dati.

Anche le opzioni di previsione più leggere si basano sul sapere quante opportunità sono nella pipeline di ogni rappresentante e la loro probabilità di chiusura del progetto.

Per tenere traccia di tutti questi dettagli, è possibile utilizzare un modello di previsione delle vendite gratuito, come il nostro tracker della pipeline di vendita.

Questo tracker include:

• Un foglio di calcolo per tracciare quali affari sono garantiti, probabili, potenzialmente e improbabili da chiudere questo mese
• Una previsione mensile delle entrate che si aggiorna automaticamente con le informazioni che hai inserito nel primo foglio di calcolo
• Un tracciatore di obiettivi annuali in modo da poter monitorare i tuoi progressi

Questo modello di previsione delle vendite è ideale quando hai appena iniziato. Tuttavia, se la tua azienda è più consolidata, considera invece di usare un CRM. Un CRM calcolerà tutto questo da solo, così non dovrai alzare un dito.

Prova il CRM gratuito di HubSpot. Non solo terrà traccia delle tue entrate effettive e previste, ma registra automaticamente ogni interazione con i potenziali clienti – email, chiamate e social media – rendendo la tua capacità di valutare la probabilità di chiudere un affare ancora più accurata.

Iniziare la previsione delle vendite oggi

Con una strategia di previsione delle vendite ponderata, puoi essere pronto per il futuro – qualunque cosa porti. Ottieni altre semplici strategie per creare un modello di previsione delle vendite migliore qui.

Nota del redattore: questo post è stato originariamente scritto nel gennaio 2019 ed è stato aggiornato per completezza.