Accogliere un nuovo inquilino nella tua proprietà può essere un’esperienza frenetica, ma preparare una lista di controllo dei problemi che devi controllare prima che il tuo inquilino possa trasferirsi può rendere l’esperienza meno stressante.
Ogni proprietario ha esigenze diverse e regole diverse per le sue proprietà in affitto, e i proprietari devono spesso soddisfare requisiti diversi secondo le leggi del loro stato in materia di proprietari e inquilini. Personalizzare la tua lista per il tuo stato può essere utile, ma fai prima i tuoi compiti per essere sicuro di capire le leggi del tuo stato.
Che cos’è una lista di controllo per nuovi inquilini?
Una lista di controllo per un nuovo inquilino non è altro che una serie di punti elenco che elencano i compiti e le questioni che devono essere completati e affrontati prima che un inquilino possa prendere possesso della proprietà. La lista può essere usata in diverse situazioni.
Per esempio, dovrete trovare nuovi inquilini per tutte le unità in affitto disponibili quando comprate una nuova proprietà in affitto. Se il contratto d’affitto di un’inquilina sta per scadere e lei ha dato l’avviso che terminerà il contratto d’affitto, dovrete trovare un nuovo inquilino per riempire quel posto vacante. Dovrete cercare un nuovo inquilino se dovete sfrattare qualcuno perché ha violato i termini del suo contratto d’affitto… e dovrete intraprendere azioni legali per ottenere lo sfratto.
Cosa includere
Il contenuto esatto della vostra lista di controllo del nuovo inquilino dipenderà dalle vostre procedure specifiche per la selezione degli inquilini, da quanto è profondo il vostro contratto d’affitto, e dai passi necessari per farli trasferire. Potete e dovete creare una lista che sia unica per la vostra proprietà in affitto.
Per esempio, il vostro stato potrebbe richiedere che forniate ad un inquilino una notifica scritta che avete ricevuto e depositato il suo deposito cauzionale. Questo dovrebbe essere incluso nella vostra lista di controllo se il vostro stato ha un tale requisito. Non sei tenuto a fornire alcuna informazione sulla vernice al piombo al tuo nuovo inquilino se la tua proprietà è stata costruita dopo il 1978, quindi puoi lasciare questo punto fuori dalla tua lista se il tuo edificio si qualifica.
Una lista di controllo generale può essere suddivisa in cinque categorie di base:
- Passi 1-8: Screening dell’inquilino
- Passi 9-16: Procedure di locazione
- Passi 17-19: Considerazioni finanziarie
- Passi 20-24: Preparazione della proprietà
- Se applicabile: Qualsiasi requisito extra nel tuo contratto di locazione o per un inquilino specifico
Esempio di lista di controllo del nuovo inquilino
Nome dell’inquilino:________________________________________
Indirizzo della proprietà:_____________________________________
Numero dell’unità:_________________________________________
Data di arrivo:________________________________________
1._____ Ricevuta domanda di affitto
2._____ Iniziata nuova cartella fisica per inquilino
3._____ Iniziata nuova cartella digitale per inquilino
4._____ Verifica dei precedenti completata
5._____ Verifica del credito completata
6._____ Ricevuto modulo di verifica dell’occupazione
7._____ Ricevuto modulo di verifica del proprietario precedente
8._____ Ha fatto copie del retro e del fronte della carta d’identità dell’inquilino
9._____ Ha spiegato tutte le regole e le procedure all’inquilino
10.____ Ha spiegato le procedure di emergenza all’inquilino
11.____ L’inquilino ha firmato il contratto di locazione
12.____ L’inquilino ha firmato le aggiunte al contratto di locazione
__________________________ Quali?
13.____ Data della firma del contratto di locazione
14.____ Data Inizio Contratto
15.____ Data Fine Contratto
16._____ Fornite all’inquilino le vostre informazioni di contatto
17.____ Ricevuto l’intero deposito cauzionale con metodo certificato
__________Data del deposito cauzionale ricevuto
18.____ Ricevuto l’intero affitto del primo mese con metodo certificato
__________Data del primo mese di affitto ricevuto
19. ____ L’inquilino ha acquistato l’assicurazione dell’affittuario
20.____ Ha riparato eventuali danni alla proprietà
21.____ Ha pulito la proprietà
22.____ L’inquilino ha firmato la lista di controllo delle condizioni dell’unità in affitto
23.____ Ha cambiato le serrature delle porte (se applicabile)
24.____ Trasferito tutte le utenze a nome dell’inquilino (se applicabile)
Utility:________ Data del trasferimento:____________
Utility:________ Data del trasferimento:____________
Utility:________ Data del trasferimento:____________
Se applicabile
1._______ Proprietà ispezionata per il certificato di abitabilità
________Data dell’ispezione
2._______ Deposito ricevuto per mantenere il contratto e i fondi necessari
3. _______ Pet Addendum Signed
4.________ Pet Deposit Received
5.________ Lead Disclosure Warning Signed (For Property Built Before 1978)
6.________ Gave Tenant “Protect Your Family from Lead Paint” Pamphlet
7.________ Ricevuta documentazione della Sezione 8
_________ Parlato con l’addetto alla Sezione 8
____Y/N__ Ispezione della Sezione 8 avvenuta ________Data dell’ispezione
__________ Deposito cauzionale ricevuto dall’inquilino della Sezione 8
Data di completamento di tutti gli elementi:___________________________
Firma del locatore/gestore della proprietà:_______________________
Benvenuto ai nuovi inquilini
Non hai ancora finito. Ora è il momento di fare quell’importantissimo passo finale e dare ufficialmente il benvenuto ai tuoi inquilini. Non è obbligatorio, naturalmente, ma è un tocco terribilmente bello.
Considera di farlo in una lettera, includendo tutte le informazioni pertinenti che probabilmente hai già coperto ma che un nuovo inquilino vorrebbe davvero a portata di mano. Qual è un buon momento per lui per trasferirsi? Se non l’avete già fatto, come può trasferire i servizi a suo nome? Anche le informazioni di contatto per tutti i fornitori di servizi saranno molto apprezzate.
Digli come e dove deve pagare l’affitto, e come raggiungerti in caso di un problema di manutenzione o di emergenza. Un tubo scoppiato non può aspettare fino al mattino. Quando è il giorno della raccolta dei rifiuti? Dov’è la stazione di servizio o il negozio più vicino?
In altre parole, condensate la vostra lista di controllo in forma sintetica con i punti salienti di cui il vostro inquilino avrà bisogno quando si stabilirà. E per il vostro bene, fate una foto finale dei locali prima di consegnarli al vostro inquilino, in modo da avere una prova delle condizioni in cui li avete consegnati.