Le imprese hanno tipicamente una politica di espensing (cioè, attualmente dedurre invece di ammortizzare) gli elementi che costano meno di un importo soglia. Semplicemente non vale la pena di ammortizzare gli articoli a basso costo per molti anni. L’importo che le aziende stabiliscono come loro soglie di speso variano ampiamente. Fino ad ora, l’IRS non ha fornito alcuna guida su ciò che la soglia dovrebbe essere, ed era sempre possibile che potesse sostenere che la soglia di un contribuente era troppo alta. Tuttavia, questo è cambiato. I nuovi regolamenti dell’IRS sanciscono questa pratica di compensazione della soglia nella legge, stabilendo un nuovo porto sicuro de minimis. (IRS Reg. §1.263(a)-1(f). Inoltre, per la prima volta, l’IRS ha creato importi massimi in dollari che possono essere spesi come “de minimis” (latino per minore o insignificante). Questo porto sicuro è diventato disponibile per tutti i contribuenti il 1° gennaio 2014. Inoltre, l’utilità dell’approdo sicuro è stata notevolmente migliorata per la maggior parte dei contribuenti perché l’IRS ha aumentato l’importo che può essere dedotto dai contribuenti più piccoli da $ 500 a $ 2.500.
Esempio: Alice acquista due computer per la sua attività a 2.000 dollari ciascuno per un costo totale di 4.000 dollari, come mostrato dalla fattura. Usando l’approdo sicuro de minimis, può dedurre l’intera spesa di 4.000 dollari in un solo anno, a condizione che i requisiti per usare l’approdo sicuro siano soddisfatti.
Cosa può essere dedotto
L’approdo sicuro de minimis è più spesso usato per dedurre il costo degli articoli di proprietà personale tangibile (unità di proprietà) che usate nella vostra attività. I componenti acquistati per mantenere o riparare un’unità di beni materiali – cioè i pezzi di ricambio – sono anche deducibili sotto l’approdo sicuro de minimis se entro il limite de minimis. Questa categoria non include i componenti che sono acquisiti come parte di un’unità di proprietà – per esempio, il motore originale di un’automobile. Qualsiasi elemento con una vita economica utile di 12 mesi o meno deve essere dedotto sotto l’approdo sicuro de minimis se il costo è entro il limite de minimis.
Questo approdo sicuro non può essere usato per dedurre il costo della terra o dell’inventario (articoli tenuti per la vendita ai clienti).
Massimo importo de minimis
L’importo massimo che potete dedurre sotto l’approdo sicuro de minimis dipende se la vostra azienda ha un “bilancio applicabile” per l’anno. Questo include una dichiarazione finanziaria certificata preparata da un CPA. Include anche un rendiconto finanziario (diverso da una dichiarazione dei redditi) che la vostra azienda deposita presso la SEC o un’altra agenzia statale o federale (non incluso l’IRS) – per esempio, un modulo 10-K o una dichiarazione annuale agli azionisti. Solo le grandi società o le imprese che sono quotate in borsa di solito depositano tali dichiarazioni.
Le dichiarazioni finanziarie certificate dai CPA di solito costano almeno diverse migliaia di dollari, e poche piccole imprese le hanno. Se non avete un tale rendiconto finanziario, potete usare l’approdo sicuro de minimis solo per le proprietà il cui costo non supera $2.500 per fattura, o $2.500 per articolo come dimostrato dalla fattura. Questo importo era di 500 dollari nella versione originale del regolamento, ma l’IRS lo ha aumentato a 2.500 dollari a partire dal 2016. Inoltre, l’IRS dice che non contesterà un uso precedente dell’importo di $2.500 a condizione che i requisiti siano satsificati.
Se il costo supera i $2.500 per fattura (o articolo), nessuna parte del costo può essere dedotta utilizzando l’approdo sicuro de minimis. Se avete una dichiarazione finanziaria applicabile, allora potete aumentare l’importo per articolo o per fattura fino a $5.000.
Esempio: Alice dell’esempio precedente ha acquistato due computer per la sua attività a $2,000 ciascuno per un costo totale di $4,000 come indicato dalla fattura. Alice ha messo in atto procedure contabili all’inizio dell’anno per spendere gli importi pagati per beni che costano meno di 2.500 dollari, e Alice tratta gli importi pagati per i computer come una spesa nei suoi libri e registri. Gli importi pagati per i calcolatori soddisfano i requisiti per l’approdo sicuro de minimis. Alice può attualmente dedurre l’intero importo come una spesa aziendale ordinaria e necessaria.
Nel determinare se il costo di un articolo supera la soglia di $2.500 o $5.000, è necessario includere tutti i costi aggiuntivi che sono sulla stessa fattura con la proprietà materiale – per esempio, la consegna e/o le spese di installazione. Tuttavia, non siete tenuti a includere “i costi aggiuntivi di acquisizione o produzione” del bene che “non sono inclusi nella stessa fattura del bene materiale”. La strategia migliore è quella di avere tali costi aggiuntivi inclusi in una fattura separata.
Quando fate questa scelta, si applica a tutte le spese che sostenete che si qualificano per l’approdo sicuro de minimis. Non potete scegliere quali voci volete includere. Dovete anche includere voci che altrimenti sarebbero deducibili come materiali e forniture.
Per qualificarsi per l’approdo sicuro
Per qualificarsi per questo approdo sicuro di spese de minimis, un contribuente deve:
- stabilire prima del primo giorno dell’anno fiscale (1 gennaio per i contribuenti dell’anno solare) una procedura contabile che gli richieda di spendere gli importi pagati per beni (1) che costano meno di un certo importo in dollari, e/o (2) con una vita economica utile di 12 mesi o meno, e
- trattare effettivamente tali importi come spese attualmente deducibili nei suoi libri e registri.
Se avete una “dichiarazione finanziaria applicabile” e volete qualificarvi per usare il limite de minimis di 5.000 dollari, la vostra procedura contabile deve essere scritta e firmata prima del 1 gennaio dell’anno fiscale. Se non avete una tale dichiarazione e vi qualificate solo per il limite di 2.500 dollari, non avete bisogno di mettere la vostra procedura per iscritto (anche se potete ancora farlo). Ma dovrebbe comunque essere in atto prima del 1 gennaio dell’anno fiscale.
Richiedere l’approdo sicuro
Per approfittare dell’approdo sicuro de minimis, dovete presentare un’elezione con la vostra dichiarazione dei redditi ogni anno.