Il modulo 1099-MISC, chiamato anche semplicemente 1099, è un modulo fiscale che l’IRS usa per tracciare il reddito vario. In particolare, traccia i pagamenti fatti a un individuo o a un’impresa non registrata in modo che il loro reddito possa essere contabilizzato alla fine di ogni anno.
Ci sono alcuni tipi diversi di moduli 1099, il più comune (e più probabile che sia usato da voi) è chiamato 1099-MISC.
Chi riceve un 1099?
Potreste avere alcuni venditori a cui sapete di dover fornire un 1099-MISC, ma ce ne potrebbero essere altri a cui non pensate.
Nel tuo file di contabilità, guarda nella tua lista di venditori per:
– Appaltatori:
- Ditte di pulizia
- Ditte di manutenzione/riparazione
- Agenzie creative
- Agenzie di marketing
- Freelancer
- Avvocati
- CPA
– Il tuo padrone di casa
– Persone che paghi per fare cose che non sono sul tuo libro paga
La soglia 1099-MISC è di 600 dollari all’anno, con l’eccezione dei pagamenti per le royalties. Questo significa che se qualcuno dei tuoi fornitori rientra nelle categorie di cui sopra, non hai bisogno di emettere un 1099 se non hai pagato loro 600 dollari o più. Se li avete pagati 600 dollari o più, teneteli nella lista!
Poi, dovete guardare che tipo di entità è il vostro fornitore. Se il vostro fornitore è una società (una C Corp o una S Corp) non avete bisogno di emettere un 1099. L’eccezione a questa regola è il pagamento degli avvocati. Se il vostro avvocato ha superato la soglia, riceve un 1099 sia che sia incorporato o meno.
Avrete bisogno di fornire un 1099 a qualsiasi fornitore che è un:
- Proprietario Unico
- LLC (e non ha preso l’elezione S Corp)
- LLP
- PC
Una volta che hai capito questa lista di fornitori (anche se ce ne sono ancora alcuni di cui non sei sicuro), scopri come li hai pagati. Hai pagato il tuo fornitore tramite assegno, assegno bancario, carta di debito, PayPal, o carta di credito?
- Se hai pagato il tuo fornitore direttamente tramite il tuo conto bancario (assegno, carta di debito, ACH) sei responsabile di inviargli un 1099.
- Se hai pagato il tuo fornitore tramite PayPal o una carta di credito, il commerciante emetterà un 1099K e tu non dovrai farlo.
Seguite questo albero delle decisioni 1099 per aiutarvi a decidere a chi dovete fornire un modulo:
Come presentare i 1099
Ora che sapete a chi dovete emettere i 1099, avrete bisogno di alcune informazioni da loro:
- Nome legale
- Tipo di entità
- EIN o Social Security Number
- Indirizzo
- Opzionale: la loro email (rende molto più facile inviare il loro 1099!)
Il modo più semplice per ottenere queste informazioni è quello di far compilare o inviare ai tuoi fornitori un W9.
Clicca qui per un W9 vuoto.
Avrai anche bisogno dell’importo che hai pagato loro per l’anno. Questo può essere rintracciato e trovato all’interno del vostro software di contabilità!
PRO CONSIGLIO: Cercate di ottenere un W9 dal vostro fornitore quando eseguono per la prima volta il lavoro per voi, piuttosto che aspettare fino alla fine dell’anno per cercare di rintracciarlo. Raccogliendo il W9 in anticipo, avrete già le loro informazioni su file e potrete facilmente emettere il loro 1099 senza doverli contattare di nuovo.
Fornitura 1099
Una volta che avete tutte le informazioni richieste, usatele per compilare il modulo 1099-MISC. Il tuo software di contabilità sarà in grado di fare questo per te e stamparli o trasformarli in un PDF da inviare via email o elettronicamente. Ci sono due copie di questo modulo: La copia A, che invii all’IRS, e la copia B, che invii al tuo fornitore.
Invia la copia A all’IRS
La copia A del modulo 1099-MISC deve essere presentata all’IRS entro il 31 gennaio 2018. Può essere presentato per posta o elettronicamente.
Invia la copia B al venditore
Una volta che il tuo modulo 1099-MISC è completo, fornisci la copia B ai contraenti indipendenti entro il 15 febbraio 2018.
E’ dovuto a loro entro il 31 gennaio 2018 se la casella 7 è compilata.
Invia il modulo 1096
Se archivi una copia A fisica all’IRS (posta), devi anche completare e archiviare il modulo 1096.
L’IRS usa il modulo 1096 per tracciare ogni 1099 fisico che stai presentando per l’anno.
La scadenza per presentare il modulo 1096 è il 31 gennaio 2018.
Potresti aver bisogno di presentare i moduli 1099 con il tuo Stato
Alcuni stati richiedono di presentare i 1099 anche a loro. Controllate con il vostro CPA per assicurarvi di essere in regola con i requisiti di deposito dei 1099 del vostro stato.
Penalità per depositare in ritardo o non depositare affatto
Succede. La scadenza si avvicina e vola! Anche se mancare la scadenza non è la fine del mondo, dovrai pagare le penalità all’IRS per OGNI modulo 1099 presentato in ritardo:
- $50 se si presenta entro 30 giorni dalla data di scadenza
- $100 se si presenta con più di 30 giorni di ritardo, ma prima del 1 agosto
- $260 se si presenta il 1 agosto o dopo
Se non si presenta intenzionalmente, si può essere soggetti a una pena minima di 530 dollari per dichiarazione, senza un massimo.