Effective Scheduling

È la fine di un’altra intensa giornata di lavoro e, anche se sei arrivato presto in ufficio e te ne sei andato tardi, ti sembra di non aver concluso nulla di significativo.

È fin troppo facile che questo accada. Di fronte a riunioni infinite, interruzioni frequenti e compiti urgenti dell’ultimo minuto, si può facilmente essere impegnati tutto il giorno senza fare alcun progresso su progetti e obiettivi ad alta priorità.

Ecco perché è così importante sapere come programmare correttamente il proprio tempo. In questo articolo, vedremo i passi che puoi fare per fare questo, creando così il tempo per il lavoro che conta davvero, pur lasciando il tempo per lo sviluppo personale, la famiglia e gli amici.

L’importanza della programmazione

La programmazione è l’arte di pianificare le tue attività in modo da poter raggiungere i tuoi obiettivi e priorità nel tempo che hai a disposizione. Quando è fatto in modo efficace, ti aiuta a:

• Capire cosa puoi realisticamente raggiungere con il tuo tempo.
• Assicurarti di avere abbastanza tempo per i compiti essenziali.
• Aggiungi tempo per gli imprevisti.
• Evitare di prendere più di quanto puoi gestire.
• Lavora costantemente verso i tuoi obiettivi personali e di carriera.
• Avere abbastanza tempo per la famiglia e gli amici, l’esercizio fisico e gli hobby.
• Raggiungere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata.

Il tempo è l’unica risorsa che non possiamo comprare, ma spesso lo sprechiamo o lo usiamo in modo inefficace. Pianificare ti aiuta a pensare a ciò che vuoi raggiungere in un giorno, una settimana o un mese, e ti tiene in pista per raggiungere i tuoi obiettivi.

Come pianificare il tuo tempo

Imposta un momento regolare per fare la tua pianificazione – all’inizio di ogni settimana o mese, per esempio.

Ci sono diversi strumenti tra cui scegliere. Un modo semplice e facile per tenere un programma è quello di utilizzare carta e penna, organizzando il vostro tempo utilizzando un pianificatore settimanale. (Clicca qui per un modello di pianificatore scaricabile gratuitamente per iniziare.)

Puoi anche usare applicazioni e software come Google Calendar®, MS Outlook® e Business Calendar. Scegli uno strumento di pianificazione che si adatti alla tua situazione, alla struttura attuale del tuo lavoro, al tuo gusto personale e al tuo budget.

La cosa più importante quando scegli il tuo pianificatore è che ti permetta di inserire facilmente i dati e che ti consenta di visualizzare un arco di tempo appropriato (giorno/settimana/mese) al livello di dettaglio di cui hai bisogno.

Una volta che hai deciso quale strumento vuoi usare, prepara il tuo programma nel modo seguente:

Passo 1: Identificare il tempo disponibile

Inizia a stabilire il tempo che vuoi rendere disponibile per il tuo lavoro.

Quanto tempo passi al lavoro dovrebbe riflettere il disegno del tuo lavoro e i tuoi obiettivi personali nella vita.

Per esempio, se stai spingendo per una promozione, potrebbe essere prudente lavorare oltre le ore normali ogni giorno per mostrare la tua dedizione. Se, d’altra parte, vuoi avere un sacco di tempo per le attività extra-lavorative, potresti decidere di fare le ore assegnate e non di più.

Step 2: Programmare le azioni essenziali

Poi, blocca le azioni che devi assolutamente fare per fare un buon lavoro. Queste saranno spesso le cose su cui sarai valutato.

Per esempio, se gestisci delle persone, assicurati di avere abbastanza tempo a disposizione per affrontare i problemi personali dei membri del team, il coaching e le esigenze di supervisione. Inoltre, lascia del tempo per comunicare con il tuo capo e le persone chiave intorno a te.

Step 3: Pianifica le attività ad alta priorità

Rivedere la tua To-Do List, e pianificare le attività ad alta priorità e urgenti, così come i compiti di manutenzione essenziali che non possono essere delegati o evitati.

Cercate di organizzarle in base ai momenti della giornata in cui siete più produttivi – per esempio, alcune persone sono più energiche ed efficienti al mattino, mentre altre si concentrano meglio nel pomeriggio o alla sera. (Il nostro articolo “Is This a Morning Task?” può aiutarti a identificare i tuoi momenti migliori della giornata.)

Step 4: Pianifica il tempo di contingenza

In seguito, pianifica del tempo extra per far fronte agli imprevisti e alle emergenze. L’esperienza vi dirà quanto concedere – in generale, più imprevedibile è il vostro lavoro, più tempo di contingenza avrete bisogno. (Se non programmate questo tempo, le emergenze accadranno comunque e finirete per lavorare fino a tardi.)

Le interruzioni frequenti possono consumare il tuo tempo. Imparare a gestirle può ridurre la quantità di tempo contingente che dovete mettere da parte. Alcune interruzioni saranno difficili da prevedere, ma lasciare un po’ di spazio aperto nel tuo programma ti dà la flessibilità di cui hai bisogno per riorganizzare i compiti e rispondere alle questioni importanti quando si presentano.

Step 5: Pianifica il tempo discrezionale

Lo spazio che hai lasciato nel tuo pianificatore è “tempo discrezionale”: il tempo che è disponibile per realizzare le tue priorità e raggiungere i tuoi obiettivi. Esamina la tua To-Do List e i tuoi obiettivi personali, valuta il tempo di cui hai bisogno per raggiungerli e programmali.

Fase 6: Analizza le tue attività

Se, quando arrivi alla fase cinque, scopri che hai poco o nessun tempo discrezionale a disposizione, devi ripercorrere le fasi due, tre e quattro, e chiederti se tutti i compiti che hai inserito sono assolutamente necessari. Può darsi che alcune cose possano essere delegate o affrontate in un modo più efficiente in termini di tempo.

Uno dei modi più importanti in cui puoi costruire il successo è massimizzare l’effetto leva che puoi ottenere con il tuo tempo. Aumenta la quantità di lavoro che puoi completare delegando ad altre persone, esternalizzando compiti chiave, o usando la tecnologia per automatizzare il più possibile il tuo lavoro. Questo vi libererà per raggiungere i vostri obiettivi.

Se trovate che il vostro tempo discrezionale è ancora limitato, allora potrebbe essere necessario rinegoziare il vostro carico di lavoro o chiedere aiuto. Usate il vostro programma appena preparato come prova dei vostri pesanti impegni. Questo dimostra al tuo capo quanto sei ben organizzato e potrebbe renderlo più ricettivo alla tua richiesta!

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