Definizione: Un modulo di richiesta d’acquisto è un documento usato da un dipartimento per richiedere che l’ufficio acquisti ordini materiali o merci. In altre parole, questo modulo è usato dai dipartimenti per notificare all’ufficio acquisti che le materie prime sono necessarie per la produzione o la merce è necessaria per il piano di vendita.
Cosa significa Purchase Requisition?
Per prevenire le frodi, i manager di reparto non sono in genere autorizzati a fare ordini direttamente ai fornitori e alle forniture per conto della società. Invece, un diverso dipartimento creativo chiamato ufficio acquisti piazza effettivamente gli ordini con i fornitori di terze parti. I moduli di richiesta d’acquisto sono usati dai manager di reparto per informare l’ufficio acquisti di quali materiali sono necessari.
Quando un manager di reparto vede che i materiali stanno finendo, lui o lei compila un modulo di richiesta che include una data, il nome del manager, quantità, numeri di modello, dettagli sull’ordine e il fornitore. Il modulo di richiesta è solo un passo nel processo di ordinazione di un sistema di voucher. Vediamo un breve esempio di come funziona uno di questi sistemi.
Esempio
Prima di tutto, un dipartimento che ha bisogno di ordinare materiali crea un modulo di richiesta di acquisto. Questo modulo notifica all’ufficio acquisti che sono necessarie delle forniture. L’ufficio acquisti può approvare, modificare o negare la richiesta dell’altro dipartimento. Se l’ordine è approvato, l’ufficio acquisti creerà un ordine di acquisto.
Questo modulo d’ordine è inviato al venditore notificandogli che l’acquirente desidera acquistare beni. Se il venditore accetta l’ordine, produce e consegna la merce con una fattura. Il dipartimento di ricezione disfa la merce e consegna il rapporto di ricezione al dipartimento di contabilità che ha già la fattura e l’ordine di acquisto. Quando tutti questi documenti concordano, il reparto contabilità può emettere un avviso di approvazione della fattura al cassiere indicando che il pagamento può essere fatto al venditore.
Lo so. Questo sembra un processo lungo e noioso. Lo è, ma è messo in atto per prevenire gli acquisti fraudolenti e proteggere il patrimonio aziendale da ordini impropri.