La dichiarazione annuale dell’imposta federale di disoccupazione del datore di lavoro, il modulo 940 dell’IRS, è un modulo annuale presentato all’IRS dalle aziende con uno o più dipendenti. È usato per calcolare l’imposta federale di disoccupazione del datore di lavoro basata sul libro paga annuale dell’azienda.
Comprensione del modulo 940 dell’IRS
Ogni anno, ogni azienda con dipendenti deve presentare il modulo 940 per calcolare l’importo dell’imposta di disoccupazione che deve essere pagato a livello federale. Questa imposta sui salari si basa sui primi 7.000 dollari di salario di ogni dipendente (compresi i proprietari di società S che ricevono uno stipendio per il lavoro svolto per le loro imprese).
Il modulo è un singolo ritorno di una pagina che elenca il totale dei pagamenti a tutti i dipendenti, ridotto da qualsiasi pagamento esente dal Federal Insurance Contributions Act (FICA) come alcuni fringe benefit, assicurazione sulla vita di gruppo e assistenza ai dipendenti.
Se un datore di lavoro ha dipendenti in più di uno stato potrebbe anche dover completare lo Schedule A del modulo 940 per calcolare la tassa se sono in stati che hanno una riduzione del credito per i salari secondo le leggi di compensazione della disoccupazione. Questa riduzione del credito del 5,4% per le tasse di disoccupazione statali risulta quando gli stati hanno preso in prestito dal governo federale per coprire i loro obblighi di indennità di disoccupazione e non hanno ancora rimborsato questi importi.
Cos’è il modulo 940 e a cosa serve?
Anche se le indennità di disoccupazione per gli ex dipendenti sono pagate dagli stati, il governo federale fornisce un backstop. Questo viene fatto raccogliendo l’imposta federale sulla disoccupazione per fornire fondi agli stati quando necessario per soddisfare i loro obblighi di indennità. Il Federal Unemployment Tax Act (FUTA) ha creato un’imposta sui salari per questo scopo, e l’IRS Form 940 è usato per riportare l’obbligo fiscale annuale del datore di lavoro.
Qual è la differenza tra un modulo 940 e un 941?
Non confondere il modulo 940, che è una dichiarazione annuale del datore di lavoro ai fini dell’imposta di disoccupazione, con altre dichiarazioni del datore di lavoro, come:
- Modulo 941, dichiarazione trimestrale dell’imposta federale del datore di lavoro, che è usato per riportare le ritenute sui salari per le imposte sul reddito e la quota dei dipendenti delle tasse di sicurezza sociale e Medicare (FICA), più la quota del datore di lavoro di FICA.
- Modulo 943, Dichiarazione d’imposta federale annuale del datore di lavoro per i dipendenti agricoli, che è usato al posto del modulo 941 per segnalare una volta all’anno l’importo delle ritenute fiscali federali sul reddito e FICA (la quota del dipendente e del datore di lavoro).
- Modulo 944, Dichiarazione d’imposta federale annuale del datore di lavoro, che viene presentato al posto delle dichiarazioni trimestrali del datore di lavoro se il datore di lavoro è “piccolo”. Questo si applica ai datori di lavoro con un debito d’imposta annuale con ritenuta d’imposta federale sul reddito, FICA (quota dipendente e datore di lavoro) per un totale di $1,000 o meno.
Il modulo federale 940
Il modulo 940 viene presentato una volta all’anno, indipendentemente dal fatto che l’azienda abbia licenziato dei lavoratori e sia stata notificata dallo stato che sono state richieste le prestazioni di lavoro. Può essere depositato su carta o elettronicamente.
Ho bisogno di depositare il modulo 940 per la mia azienda?
Un’azienda deve depositare il modulo 940 se ha pagato almeno $1.000 in salari durante un trimestre di calendario (da gennaio a marzo, da aprile a giugno, da luglio a settembre, e da ottobre a dicembre) nell’anno corrente o precedente. L’aliquota di base dell’imposta federale sulla disoccupazione è del 6% sui primi 7.000 dollari di salario di ogni dipendente per l’intero anno. Tuttavia, c’è un credito per le tasse statali di disoccupazione fino al 5,4%, che porta l’aliquota netta allo 0,6%.
Un datore di lavoro con dipendenti in più di uno stato o con una sede in uno stato di riduzione del credito, deve presentare la Tabella A del modulo 940.
Quando è dovuto il modulo 940?
Il tuo modulo fiscale 940 è dovuto alla fine di gennaio successivo all’anno in cui i salari sono stati pagati. Per il 2019, la scadenza del modulo 940 è il 31 gennaio 2020. Il deposito di questo modulo viene fatto annualmente anche se i pagamenti delle tasse possono dover essere fatti trimestralmente.
Quando e dove inviare il pagamento
Anche se il modulo 940 viene depositato una volta all’anno, un datore di lavoro può dover fare depositi fiscali trimestrali. Se l’imposta federale di disoccupazione è superiore a 500 dollari per l’anno solare, deve essere effettuato almeno un pagamento trimestrale. Il deposito deve essere fatto entro l’ultimo giorno del mese dopo la fine del trimestre solare. Così, se l’imposta federale di disoccupazione di un datore di lavoro ammonta a 600 dollari sulla base delle paghe da gennaio a marzo, l’imposta deve essere depositata entro il 30 aprile.
Se la passività trimestrale è di 500 dollari o meno in un trimestre, essa viene riportata al trimestre successivo. Se il debito per il primo trimestre dell’anno è di 400 dollari, questo viene riportato e aggiunto al debito del secondo trimestre per determinare se è richiesto un pagamento.
Se sono richiesti pagamenti trimestrali, questi devono essere depositati presso il governo federale. Questo può essere fatto attraverso EFTPS, un programma di pagamento online gratuito e sicuro dell’imposta federale.
Per le piccole imprese con 11 dipendenti o meno, il pagamento annuale dell’imposta sarà sufficiente perché la soglia di pagamento trimestrale non sarà superata. Per esempio, se avete cinque impiegati che ricevono una compensazione nel primo trimestre di $10.000 (solo i primi $7.000 contano), $8.000 (solo i primi $7.000 contano), $6.000, $4.000, e $1.000, rispettivamente, nessun pagamento per questo trimestre è dovuto. Il debito d’imposta per questo trimestre è di $150 ($25.000 x .006), che è inferiore alla soglia di deposito di pagamento di $500.
Dove depositano le aziende un modulo federale 940?
Il modulo 940 è depositato presso l’IRS. Se archiviate il ritorno su carta, deve essere inviato all’indirizzo elencato nelle istruzioni del modulo 940. L’indirizzo si basa sulla posizione del datore di lavoro e se il modulo è accompagnato da un pagamento. L’indirizzo può cambiare di anno in anno, quindi questo dovrebbe essere verificato prima di spedirlo.
Può essere archiviato elettronicamente?
Puoi archiviare il tuo modulo 940 elettronicamente, e l’IRS ti incoraggia a farlo. I moduli archiviati in questo modo sono fatti attraverso il programma e-file dell’IRS. Questo significa comprare un software approvato dall’IRS per completare la dichiarazione e presentarla elettronicamente all’agenzia. Di solito c’è una tassa per questo. In alternativa, è possibile utilizzare un professionista delle tasse o un fornitore di servizi di buste paga.
Come posso evitare le sanzioni per la mia azienda?
Assumere le responsabilità del datore di lavoro per l’imposta federale di disoccupazione può aiutarvi a evitare eventuali sanzioni e interessi. Questo significa:
- Presentare il modulo 940 entro la data di scadenza (e assicurarsi che sia completo e accurato).
- Depositare l’intero importo dell’imposta federale di disoccupazione dovuta quando richiesto (e assicurarsi che i depositi siano onorati dalla tua istituzione finanziaria su cui vengono effettuati i pagamenti).
Istruzioni per il modulo 940
Il modulo 940 è un modulo semplice da compilare se hai tutte le informazioni richieste a portata di mano.
- Inserisci la tua ragione sociale, l’indirizzo e il numero di identificazione dell’azienda (EIN). Se sei una ditta individuale, inserisci il tuo nome sulla linea “nome”, con il tuo nome commerciale sulla linea “nome commerciale”. Non è necessaria alcuna voce sulla linea del nome commerciale se il nome dell’azienda e il nome commerciale sono gli stessi.
- Indicare il tipo di ritorno che viene presentato, se necessario. Questo include la spunta di una casella per mostrare che si tratta di un ritorno modificato, un ritorno per un datore di lavoro successivo, un ritorno senza debiti d’imposta perché non ci sono stati salari pagati durante l’anno, o se l’azienda ha chiuso e smesso di pagare i salari (così l’IRS non cercherà un ritorno non compilato l’anno successivo).
- Figurare l’imposta inserendo i pagamenti totali a tutti i dipendenti, ridurre questo dai pagamenti esenti da imposta (es, pagamenti del datore di lavoro per la copertura sanitaria, contributi del datore di lavoro a piani pensionistici qualificati), e poi inserire i pagamenti totali a ciascun dipendente in eccesso di 7.000 dollari per arrivare ai salari imponibili. Moltiplicare questo importo per 0,006 per determinare l’imposta prima degli aggiustamenti.
- Effettuare qualsiasi aggiustamento necessario, come gli importi di riduzione del credito descritti in precedenza.
- Determinare l’imposta finale dovuta e se c’è un saldo dovuto o un pagamento in eccesso basato sui depositi effettuati per l’anno. Se il saldo dovuto è pari o superiore a 500$, deve essere depositato (come spiegato in precedenza). Se il saldo dovuto è inferiore, il pagamento può essere effettuato insieme alla dichiarazione. Se c’è un pagamento in eccesso perché è già stato depositato troppo, può essere rimborsato o applicato al prossimo ritorno (completa il Modulo 940-V, Buono di Pagamento) per assicurare che il pagamento sia accreditato sul tuo conto fiscale.
Tenere traccia delle tue tasse di disoccupazione
Una delle importanti responsabilità di un datore di lavoro è tenere traccia delle tasse di disoccupazione e presentare il modulo 940 in tempo. Queste responsabilità possono essere semplificate con l’aiuto di un fornitore di servizi di libro paga.