Consumer Compliance Outlook

Consumer Compliance Outlook

Di Richele S. Brady, Examiner, Federal Reserve Bank of San Francisco

Questo articolo è stato pubblicato per la prima volta nel 2009,1 quando abbiamo esaminato i problemi di conformità comuni relativi ai requisiti di contabilità del deposito a garanzia ai sensi del regolamento X e abbiamo discusso le pratiche che le istituzioni potrebbero considerare per aiutare a prevenire violazioni di contabilità del deposito a garanzia.

Da quando l’articolo è stato pubblicato per la prima volta, la Federal Reserve continua a osservare problemi di contabilità dell’escrow durante gli esami di conformità, comprese le violazioni derivanti dall’uso di software di terzi per eseguire i calcoli di escrow, che non è stato discusso in precedenza. Di conseguenza, stiamo rinfrescando l’articolo per rivedere le violazioni comuni dell’escrow, discutere i modi per attenuare i rischi quando ci si affida al software di terzi e fornire una panoramica di un emendamento del 2013 al regolamento X che ha aggiunto un requisito contabile dell’escrow per l’assicurazione force-placed per le ipoteche residenziali.

Problemi di conformità dell’escrow

I dati dell’esame del Federal Reserve System per le banche statali membri indicano che diversi requisiti dell’escrow del regolamento X appaiono tra le violazioni comuni, tra cui le seguenti:

• Comprensione dei metodi di contabilità del deposito a garanzia;
• Preparazione delle dichiarazioni di divulgazione del deposito a garanzia;
• Determinazione degli importi del deposito a garanzia;
• Assicurazione che le analisi annuali risultano nei saldi di conto corretti; e
• Problemi di conformità derivanti dall’uso dei fornitori.

Discutiamo questi problemi di seguito.

Metodi di contabilità di deposito a garanzia

Quando si stabiliscono e si mantengono conti a garanzia, le istituzioni finanziarie devono fare quanto segue:2

• Condurre un’analisi del conto vincolato, prima di stabilire un conto vincolato, per determinare l’ammontare che il mutuatario deve depositare nel conto vincolato all’inizio e l’ammontare dei pagamenti periodici del mutuatario nel conto vincolato;3
• Preparare e consegnare un estratto conto vincolato iniziale al mutuatario;4
• Condurre un’analisi del conto vincolato al termine di ogni anno di calcolo del conto vincolato per determinare i pagamenti mensili del mutuatario per l’anno di calcolo successivo;5
• Utilizzare le analisi del conto vincolato iniziale e annuale per determinare se esiste un’eccedenza, una carenza o un deficit e regolare il conto;6 e
• Preparare e consegnare al mutuatario un estratto conto vincolato annuale.7

Questi compiti di deposito a garanzia devono essere condotti in conformità con le regole contabili stabilite nella Sezione 17 del Regolamento X (12 C.F.R. §1024.17). Inoltre, il regolamento limita gli importi che possono essere tenuti in conti fiduciari così come i requisiti specifici per il contenuto delle dichiarazioni iniziali e annuali. Particolarmente degno di nota è il requisito in §1024.17(c)(4) che i prestatori conducano un’analisi aggregata piuttosto che un’analisi a voce singola quando eseguono l’analisi del conto. Un’analisi a voce singola tiene conto di ogni voce del deposito a garanzia separatamente, mentre un’analisi aggregata considera il conto nel suo complesso per calcolare la sufficienza dei fondi del conto a garanzia. Quest’ultima regola ha generato confusione con il risultato di importi errati nei conti vincolati.

Analisi iniziale del conto vincolato e divulgazione

L’analisi iniziale del conto vincolato e la dichiarazione di divulgazione gettano le basi per il conto vincolato. Pertanto, è importante considerare quanto segue quando si stabilisce il conto:

• Analisi iniziale del conto vincolato. Il rispetto delle regole contabili aggregate è necessario per calcolare accuratamente gli importi di escrow richiesti. Gli errori possono derivare da una combinazione di eccessiva dipendenza dai sistemi automatizzati per eseguire i calcoli richiesti e dal personale non sufficientemente versato nelle regole. Esempi di cause specifiche includono:
• Depositi a garanzia iniziali. Il regolamento richiede che il gestore conduca un’analisi del conto vincolato prima di stabilire un conto vincolato.8 Spesso si verificano addebiti eccessivi nella raccolta dei depositi vincolati iniziali a causa di errori in questa analisi iniziale. Il gestore può addebitare al mutuatario un importo sufficiente a pagare le spese per la proprietà che garantisce il prestito, come le tasse e l’assicurazione, che sono attribuibili al periodo dalla data in cui tali pagamenti sono stati pagati per l’ultima volta fino alla data del pagamento iniziale, con l’obiettivo di un saldo zero previsto per la fine dell’anno di calcolo del conto vincolato. Tuttavia, il servicer non può addebitare al mutuatario un cuscino che sia maggiore di un sesto del totale stimato dei pagamenti annuali dal conto fiduciario.

Altri errori di calcolo o di inserimento nel sistema possono provocare errori negli importi del deposito a garanzia. Alcuni esempi includono:

• Utilizzo di importi di deposito errati in eccesso rispetto ai limiti normativi;
• Raccogliere fondi in eccesso quando una rata dell’imposta di proprietà viene pagata al momento della liquidazione;
• Includere i premi di assicurazione ipotecaria (MI) negli importi di deposito quando i premi MI vengono pagati mensilmente;
• Utilizzare date di esborso errate nel proiettare l’attività, come usare la data di scadenza piuttosto che le date di esborso previste;
• Non riuscire a elencare separatamente le voci del conto fiduciario; e
• Rimontare gli aggiustamenti su un importo pari in dollari.

Annual Escrow Account Analysis and Statement

Proprio come gli errori nell’analisi iniziale dell’escrow causano spesso errori nel deposito iniziale dell’escrow, gli errori nell’analisi annuale del conto possono anche portare a calcoli errati, che spesso risultano in eccedenze, carenze o importi deficitari errati. Alcune cause tipiche includono:

• L’utilizzo di date di esborso errate nella proiezione dell’attività per l’anno successivo (ad es, cambiare le date degli esborsi previsti può portare a proiezioni del saldo del conto che non sono corrette);
• Proiettare eccedenze, mancanze o carenze basate su saldi di conto non corretti;
• Analizzare un conto vincolato basato su un periodo di calcolo di più di 12 mesi;
• Assicurandosi che una revisione approfondita di assicurazione e/o fatture fiscali sia condotta per una proiezione accurata degli importi di esborso per l’anno successivo;
• Mantenendo importi di cuscino errati in eccesso rispetto ai requisiti normativi o alle limitazioni inferiori poste nei documenti di prestito ipotecario; e
• Non riuscendo a rimborsare al mutuatario (s) gli importi di eccedenza in eccesso di $50, dove richiesto da §1024.17(f)(2)(i). Questo non si applica se un pagamento non è ricevuto entro 30 giorni dalla sua data di scadenza.9

Similmente, gli estratti conto annuali errati risultano generalmente da informazioni mancanti, come non includere tutti gli elementi richiesti, o da errori nell’analisi annuale. Esempi di informazioni che spesso mancano o non sono corrette nella dichiarazione annuale includono:

• La ragione per cui il saldo basso previsto (cioè, cuscinetto) non è stato raggiunto;
• Il totale degli importi pagati dentro e fuori il conto vincolato nell’anno precedente; e
• Uno o più pagamenti o esborsi stimati mancanti dall’analisi del conto.

Contenuti dell’estratto conto annuale dell’escrow

I servitori sono generalmente tenuti10 a fornire un estratto conto annuale dell’escrow che include una storia del conto, che riflette l’attività nel conto dell’escrow durante l’anno di calcolo dell’escrow, e una proiezione dell’attività nel conto per l’anno successivo.11

La storia del conto può essere incompleta a causa di un cambio di servizio durante la vita del prestito. Quando si verificano dei cambiamenti nel servizio, è importante che il nuovo gestore si assicuri di ricevere la storia del conto dal gestore precedente.

Rischi dell’uso di software di terze parti per eseguire i calcoli del deposito a garanzia

Alcuni istituti finanziari si affidano a software di terze parti per eseguire i calcoli del deposito a garanzia e creare le informazioni richieste. I fornitori di software, come qualsiasi altro fornitore, devono essere gestiti correttamente per mitigare il rischio di violazioni. In un articolo precedente, Outlook ha discusso questo problema:

“Molte banche usano il software del fornitore per generare informazioni per i consumatori per vari prodotti di prestito e deposito. Dopo le modifiche ai regolamenti di divulgazione negli ultimi anni, alcuni fornitori non sono riusciti ad aggiornare il loro software, con conseguente vari errori sui moduli di divulgazione. Problemi di questa natura si verificano quando la gestione della banca si affida esclusivamente al fornitore senza condurre la propria revisione indipendente dei requisiti di divulgazione per garantire che i cambiamenti richiesti siano implementati. “12

Inoltre, le istituzioni finanziarie possono verificare periodicamente che il software del fornitore stia eseguendo correttamente i calcoli del deposito a garanzia come controllo.

Requisiti aggiuntivi di deposito a garanzia per i mutuatari con assicurazione contro i rischi: §1024.17(k)(5)

In un regolamento del 2013 per l’attuazione della legge Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act,13 il Consumer Financial Protection Bureau (BCFP) ha aggiunto una disposizione di assicurazione forzata che si applica ai mutuatari con conti vincolati per il pagamento dell’assicurazione di rischio.14 Quando un mutuatario è in ritardo di più di 30 giorni sul pagamento del suo mutuo, il regolamento vieta generalmente al gestore del prestito di acquistare l’assicurazione forzata. Invece, a meno che il servicer sia un “piccolo servicer” e soddisfi certe condizioni o sia “incapace di erogare fondi” (entrambi discussi in seguito), il servicer deve pagare il premio per la polizza esistente dal conto vincolato del mutuatario, anche se il conto vincolato non ha fondi sufficienti per coprire il premio.15 Se un servicer anticipa fondi in base a questa disposizione, può chiedere il rimborso al mutuatario.16

Prima di questo emendamento, i gestori potevano permettere che una polizza di rischio decadesse quando i mutuatari erano in ritardo di più di 30 giorni sul loro mutuo e sostituirla con una polizza assicurativa forzata, che è spesso più costosa.17 Nel preambolo alla regola finale, il BCFP ha spiegato la sua preoccupazione circa questa pratica:

L’assicurazione forzata generalmente fornisce sostanzialmente meno copertura per la proprietà di un mutuatario ad un costo premio sostanzialmente più alto di una politica di assicurazione di rischio ottenuta dal mutuatario, come discusso sotto in relazione a §1024.37. … Quando un servicer riceve fatture per l’assicurazione di rischio del mutuatario in relazione all’amministrazione di un conto fiduciario, un servicer che sceglie di non anticipare al conto fiduciario di un mutuatario inadempiente per mantenere l’assicurazione di rischio del mutuatario, permettendo a tale assicurazione di decadere, e poi anticipa un importo molto maggiore al conto fiduciario del mutuatario per ottenere una polizza assicurativa forzata danneggia irragionevolmente un mutuatario. La sezione 1024.17(k)(5) … protegge i mutuatari dall’ingiustificata forzatura dell’assicurazione quando un servicer non ha una base ragionevole per imporre l’onere al mutuatario.
– 78 Fed. Reg. at 10712

“Incapace di erogare fondi”

Il divieto nella Sezione 1024.17(k)(5) contro l’acquisto di assicurazioni forzate non si applica quando un servicer è “incapace di erogare fondi.”

Questo si verifica quando un servicer ha una base ragionevole per credere che: 1) l’assicurazione del mutuatario sia stata cancellata (o non rinnovata) per ragioni diverse dal mancato pagamento; o 2) la proprietà sia libera. Il BCFP ha incluso l’esclusione per le proprietà vacanti perché molte politiche di assicurazione di rischio non coprono le perdite sulle proprietà vacanti.

Il commento alla regola fornisce esempi di situazioni in cui un servicer ha una base ragionevole per credere che l’assicurazione di un mutuatario sia cancellata per motivi diversi dal mancato pagamento: (1) quando un mutuatario notifica a un servicer che il mutuatario ha cancellato la copertura assicurativa per i rischi e il servicer non ha ricevuto la notifica di un’altra copertura assicurativa per i rischi, (2) quando un servicer riceve una notifica di cancellazione o mancato rinnovo dalla compagnia assicurativa del mutuatario prima che il pagamento sia dovuto sull’assicurazione per i rischi del mutuatario, o (3) quando un servicer non riceve un avviso di pagamento entro la data di scadenza della politica assicurativa per i rischi del mutuatario.18 Quando una qualsiasi di queste condizioni è presente, un servicer sarebbe in grado di acquistare un’assicurazione forzata secondo §1024.17(k)(5).

Small Servicer Exception

Un’eccezione limitata si applica ai “piccoli servicer”, come definito in 12 C.F.R. §1026.41(e)(4)(ii). I piccoli servitori possono ottenere un’assicurazione forzata, anche se il piccolo servitore è in grado di sborsare fondi dal conto fiduciario del mutuatario, a condizione che il costo per il mutuatario sia inferiore all’importo che il piccolo servitore avrebbe bisogno di sborsare per mantenere la polizza assicurativa esistente del mutuatario.

Gestire i rischi del deposito a garanzia

Gli istituti che offrono conti a garanzia possono gestire i rischi esaminando i sistemi di contabilità del deposito a garanzia e le informazioni per assicurare la conformità ai requisiti del 12 C.F.R. §1024.17. Analizzare i problemi di contabilità dell’escrow discussi in questo articolo e le loro cause quando si inizia questo processo aiuterà a garantire che non si commettano gli stessi errori. I prestatori che detengono o si occupano di prestiti con conti fiduciari possono anche prendere in considerazione le seguenti pratiche per aiutare a gestire i rischi:

• Capire le differenze tra le analisi a voce singola e quelle aggregate. Questa distinzione è un fattore chiave per conformarsi ai requisiti di contabilità dell’escrow.
• Condurre una formazione regolare del personale sui requisiti dell’escrow e includere la formazione sull’uso corretto della piattaforma software utilizzata per generare le informazioni dell’escrow.
• Effettuare test periodici del sistema per garantire che i sistemi eseguano accuratamente le analisi dell’escrow account.
• Esaminare i documenti di prestito ipotecario per la formulazione riguardante i limiti di cuscino e garantire che i sistemi siano conformi alle limitazioni di cuscino regolamentari o contrattuali, se sono inferiori.
• Sviluppare politiche e procedure per i requisiti del conto fiduciario.
• Condurre revisioni periodiche di conformità e audit che includono la contabilità del conto fiduciario e le dichiarazioni del conto fiduciario.
• Verificare periodicamente che i calcoli del fornitore siano corretti e che il fornitore stia implementando le modifiche normative ai requisiti del conto fiduciario.
• Similmente, seguendo dopo un aggiornamento del sistema o del software per garantire che i parametri non siano stati inavvertitamente cambiati con conseguente problema inesistente in precedenza.

CONCLUSIONE

Il potenziale impatto sui consumatori e i rischi associati ai prestatori rendono particolarmente importante il rispetto dei requisiti per gli estratti conto iniziali e annuali. Mentre questo articolo fornisce alcune informazioni pratiche per aiutare le istituzioni a gestire i rischi, non affronta in modo esaustivo tutte le regole relative all’escrow, né tutte le complessità delle regole contabili dell’escrow. Questioni e domande specifiche dovrebbero essere sollevate con il contatto di conformità del consumatore alla vostra Reserve Bank o con il vostro regolatore primario.

Endnote

1 Richele Brady, “Escrow Accounting Rules: Sei in regola?” (Consumer Compliance Outlook, Second Quarter2009)

2 I requisiti del deposito a garanzia appaiono in 12 C.F.R. §1024.17

3 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

4 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

5 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)

6 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)

7 12 C.F.R. §1024.17(1)

8 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

9 12 C.F.R. §1024.17(f)(1)(ii)

10 12 C.F.R. §1024.17(i)(l)

11 Il requisito della dichiarazione di garanzia non si applica se il prestito è inadempiente o pignorato o se il mutuatario ha dichiarato fallimento. 12 C.F.R. §1024.17(i)(2)

12 Cathryn Judd e Mark Jennings, “Vendor Risk Management- Compliance Considerations,” Consumer Compliance Outlook, Fourth Quarter 2012.

13 78 Fed. Reg. 10696 (14 febbraio 2013)

14 78 Fed. Reg. a 10714