Questo tutorial copre:
Cosa sono i collegamenti esterni o riferimenti?
Quando si creano formule in Excel e si fa riferimento a un punto di dati in un’altra cartella di lavoro, Excel crea un collegamento a quella cartella di lavoro.
Così la formula può assomigliare a qualcosa come mostrato qui sotto:
Nota che la parte evidenziata in giallo è il collegamento esterno (chiamato anche riferimento esterno). Questa parte della formula dice a Excel di andare a questa cartella di lavoro (Score.xlsx) e fare riferimento alla cella specificata nella cartella di lavoro.
Il vantaggio di avere un collegamento esterno nella formula è che puoi aggiornarla automaticamente quando i dati nella cartella di lavoro collegata cambiano.
Tuttavia, lo svantaggio è che devi sempre avere quella cartella di lavoro collegata disponibile. Se cancellate il file della cartella di lavoro collegata, cambiate il suo nome, o cambiate la sua posizione nella cartella, i dati non si aggiorneranno.
Se state lavorando con una cartella di lavoro che contiene collegamenti esterni e dovete condividerla con colleghi/clienti, è meglio rimuovere questi collegamenti esterni.
Tuttavia, se avete molte formule, fare questo manualmente può farvi impazzire.
Come trovare collegamenti esterni e riferimenti in Excel
Ecco un paio di tecniche che puoi usare per trovare rapidamente collegamenti esterni in Excel:
- Utilizzando Trova e sostituisci.
- Utilizzando l’opzione Modifica collegamenti.
Vediamo come funziona ciascuna di queste tecniche.
Trovare collegamenti esterni usando Trova e sostituisci
Le celle con collegamenti esterni contengono il nome della cartella di lavoro a cui si collega. Questo significherebbe che il riferimento avrebbe il nome del file con estensione .xlsx/.xls/.xlsm/.xlb.
Possiamo usare questo per trovare tutti i collegamenti esterni.
Ecco i passi per trovare i collegamenti esterni in Excel usando Trova e sostituisci:
- Seleziona tutte le celle.
- Vai alla scheda Home -> Modifica -> Trova & Seleziona -> Trova.
- Nella finestra di dialogo Trova e sostituisci, inserisci *.xl* nel campo ‘Trova cosa’.
- Clicca su Trova tutto.
Questo troverà e mostrerà tutte le celle che hanno collegamenti esterni in esso.
Ora puoi selezionare tutte queste celle (seleziona il primo record, tieni il tasto Shift e poi seleziona l’ultimo record) e convertire le formule in valori.
Trova collegamenti esterni usando l’opzione Modifica collegamenti
Excel ha questo strumento incorporato che troverà tutti i riferimenti esterni.
Ecco i passi per trovare collegamenti esterni usando l’opzione Modifica collegamenti:
- Vai alla scheda Dati.
- Nel gruppo Collegamenti, clicca su Modifica collegamenti. Si apre la finestra di dialogo Modifica collegamenti che elenca tutte le cartelle di lavoro a cui si fa riferimento.
- Clicca su Rompi collegamenti per convertire tutte le celle collegate in valori.
Siate consapevoli che una volta interrotti i collegamenti, potete annullarli. Come migliore pratica, crea un backup prima di fare questo.
Stai ancora ricevendo il prompt dei collegamenti esterni?
A volte, si possono trovare e rimuovere tutti i collegamenti esterni, ma si ottiene ancora una richiesta come mostrato di seguito:
Non impazzire e iniziare a maledire Excel.
Quindi, se stai ricevendo la richiesta di aggiornamento dei link, controlla anche i seguenti collegamenti esterni:
- Range nominate
- Formattazione condizionale
- Convalida dei dati
- Forme
- Titoli dei grafici
L’uso di ‘Trova e sostituisci’ o ‘Modifica collegamenti’ come mostrato sopra non identificherebbe i collegamenti esterni in queste funzioni.
Questi sono i passi per trovare collegamenti esterni in questi posti:
- Intervalli nominati: Andate alla scheda Formula e cliccate su Name Manager. Vi mostrerà tutti gli intervalli nominati nella cartella di lavoro. Puoi controllare la colonna ‘Riferimenti a’ per individuare riferimenti esterni.
- Formattazione condizionale: L’unico modo in cui un collegamento esterno può arrivare in Formattazione condizionale è attraverso la formula personalizzata. Vai alla scheda Home -> Formattazione condizionale -> Gestisci regole. Nel gestore delle regole di formattazione condizionale, controlla le formule per i collegamenti esterni.
- Validazione dei dati: È possibile che l’elenco a discesa della convalida dei dati si riferisca a un intervallo denominato che a sua volta ha collegamenti esterni. Il controllo di Named Ranges dovrebbe risolvere anche questo problema.
- Forme: Se stai usando forme che sono collegate a celle, controlla che non ci siano collegamenti esterni. Ecco un modo veloce per passare attraverso tutte le forme:
- Premete il tasto F5. Si aprirà la finestra di dialogo Vai alla finestra di dialogo.
- Clicca su Speciale.
- Nella finestra di dialogo Vai a Speciale, seleziona Oggetti.
- Clicca OK. Questo selezionerà tutte le forme. Ora puoi usare il tasto Tab per scorrere queste forme.
- Titoli del grafico: Seleziona il titolo del grafico e controlla nella barra della formula se si riferisce a un collegamento esterno.
Puoi imparare di più sui collegamenti esterni da questi tutorial:
- Trovare collegamenti esterni in Excel – Contextures Blog.
- Trovare collegamenti esterni – Microsoft Excel Support.
E’ disponibile anche un add-in per trovare collegamenti esterni in Excel. Clicca qui per saperne di più e scaricare l’add-in.
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