L’università richiede un controllo dei precedenti penali, compreso un controllo del registro dei criminali sessuali, sui candidati all’impiego, sui dipendenti attuali e sugli affiliati dell’università, come richiesto dalla politica universitaria e dai requisiti statali e federali. Il tipo di controllo effettuato varia a seconda della posizione. La tabella di riferimento fornita di seguito può aiutarvi a determinare quale tipo di controllo dei precedenti è richiesto.
Controlli dei precedenti in Workday
Quando è richiesto un controllo dei precedenti?
Questo è un breve riassunto dei requisiti del controllo dei precedenti. Per una spiegazione dettagliata dei requisiti, vedere le informazioni di seguito o fare riferimento alla politica universitaria.
Un controllo dei precedenti penali può essere richiesto quando:
- Un candidato (finalista) o un dipendente attuale non ha un controllo dei precedenti in archivio.
- Un dipendente attuale fa domanda per una posizione e il controllo in archivio ha più di 12 mesi.
- Un ex dipendente ha un’interruzione di servizio di più di 6 mesi, non importa quanto vecchio sia il precedente controllo in archivio.
- Un ex dipendente ha un’interruzione di servizio di meno di 6 mesi, ma il precedente controllo è più vecchio di 12 mesi.
- Un attuale dipendente si trasferisce in una nuova posizione e il precedente controllo era con un diverso College, Dean, o unità VP.
- Un dipendente attuale o precedente si sposta in una posizione che richiede un controllo del fornitore e non c’è un controllo del fornitore in archivio.
- Un dipendente studente non è iscritto a ogni semestre lungo o ha un controllo dei precedenti che è più vecchio di 60 mesi.
- Un dipendente studente si sposta in una posizione non studentesca.
Se ritenete che un controllo dei precedenti sia stato attivato per motivi diversi da quelli sopra elencati, contattate HR Records all’indirizzo [email protected] o 512-471-5127.
Candidato
È necessario richiedere un controllo dei precedenti penali su qualsiasi candidato o finalista per una posizione prima dell’assunzione. Questo include:
- Studenti, docenti, classificati e amministrativi/professionali (A&P), e posizioni di impiegati occasionali
- Posizioni affiliate pagate o non pagate che
- Richiedono la cura del paziente
- Cura dei bambini o contatto con minori
- Accesso diretto a risorse informative o tecnologie di risorse informative
- Accesso a farmaci, sostanze controllate, contanti, assegni o carte di credito.
- Dipendenti attuali quando fanno domanda per un’altra posizione all’università
- Se il controllo precedente non ha incluso tutti i controlli richiesti per la nuova posizione
- Se il dipendente attuale sta facendo domanda per una posizione che è in un diverso portafoglio del rettore o vice presidente, e il controllo precedente è stato eseguito più di un anno fa.
Tutti i controlli richiesti devono essere completati prima che il dipendente inizi a lavorare.
Dipendente attuale
Quando si fa domanda per una posizione all’università, i dipendenti attuali sono soggetti agli stessi requisiti degli altri candidati. È necessario richiedere un nuovo controllo dei precedenti personali quando:
- Un dipendente attuale si trasferisce in una nuova posizione sotto un diverso rettore o vicepresidente, e il precedente controllo dei precedenti risale a più di un anno fa
- Un dipendente ritorna al lavoro dopo un’interruzione del servizio di sei mesi o più
- Un dipendente ritorna dopo un’interruzione di meno di sei mesi, se il controllo dei precedenti in archivio è stato eseguito più di un anno fa
- Il controllo dei precedenti in archivio non ha incluso tutti i tipi di controlli richiesti.
I contatti HR o i delegati dei contatti HR possono cercare la storia del controllo dei precedenti per un dipendente attuale o precedente sotto la scheda Utilità del sistema Background Check Administration (BCA).
Un contatto HR o un delegato dei contatti HR per il dipartimento che assume crea una richiesta nel sistema Background Check Administration (BCA) e chiede al richiedente di autorizzare il controllo dei precedenti. Una volta che la richiesta di controllo dei precedenti è stata autorizzata, le Risorse Umane richiederanno il casellario giudiziale ufficiale del richiedente e contatteranno il dipartimento di assunzione una volta che il casellario ufficiale è stato esaminato.
Richiesta e autorizzazione online
Un contatto HR o un delegato del contatto HR utilizza il sistema online Background Check Administration (BCA) per avviare il controllo e invita il richiedente o il dipendente ad autorizzare il controllo. Il dipendente riceverà un’e-mail con un link al sistema online.
Modulo di autorizzazione cartaceo
Se il candidato o il dipendente preferisce non fornire le informazioni elettronicamente, può scaricare e compilare il modulo di controllo dei precedenti penali (PDF). Un contatto HR o un delegato può quindi inserire la richiesta e l’autorizzazione nel sistema Background Check Administration.
Per ulteriori informazioni sul sistema Background Check Administration, scaricare la panoramica BCA (PDF).
Rassegna della storia criminale
Il dipartimento di assunzione può rivedere qualsiasi storia criminale che è stata rivelata dal candidato e prendere in considerazione qualsiasi storia criminale rilevante nella decisione di assunzione. Tuttavia, il candidato non deve essere escluso fino a quando il casellario giudiziale ufficiale non sia stato richiesto ed esaminato dalle Risorse Umane. Le risorse umane esamineranno qualsiasi informazione trovata sul casellario giudiziale ufficiale e comunicheranno i risultati al dipartimento di assunzione.
Rilevanza per i requisiti del lavoro
Le informazioni sulla condanna devono essere considerate caso per caso, prendendo in considerazione il tipo e la gravità del reato, il tempo trascorso dal reato e se il reato è rilevante per i compiti della posizione. Un individuo non può essere automaticamente escluso dall’assunzione perché ha una precedente condanna.
Si prega di fare riferimento alla pagina Revisione della storia criminale e pertinenza ai requisiti del lavoro per informazioni dettagliate prima di squalificare un candidato sulla base della storia criminale.
Verificare l’identità del candidato
Un rappresentante del dipartimento di assunzione deve verificare l’identità del candidato prima che possa essere richiesto un controllo dei precedenti. Normalmente questo viene fatto visionando un documento d’identità con foto fornito dal candidato. Se il candidato non è in grado di fornire la verifica di persona, chiedete al candidato di compilare un modulo di identificazione e verifica del candidato (PDF).
Questo passo è richiesto dal Fair Credit Reporting Act, ed è inteso a prevenire il rilascio di informazioni a meno che non sia stato autorizzato dall’individuo.
Discrepanze di indirizzo
L’Università è conforme alle norme della Federal Trade Commission (FTC), 16 CFR Part 681. Se l’Università viene informata di una discrepanza di indirizzo nel corso di un controllo dei precedenti penali, l’Università seguirà le linee guida della FTC.
Costo e tipo di controllo dei precedenti richiesti
Registro degli autori di reati sessuali
Tutti i controlli dei precedenti penali includeranno una ricerca nel database del Registro Nazionale degli autori di reati sessuali.
Texas DPS
Se il candidato o il dipendente ha vissuto solo nello Stato del Texas negli ultimi sette anni, il controllo dei precedenti penali sarà effettuato tramite il Texas Department of Public Safety (DPS).
Controllo nazionale (fornitore)
Il dipartimento di assunzione può richiedere un controllo del fornitore per qualsiasi assunzione, anche se non è richiesto. Il fornitore raccoglierà informazioni per lo Stato del Texas e qualsiasi altro stato in cui la persona ha risieduto. Un controllo del fornitore è richiesto:
- Se la persona ha vissuto fuori dallo Stato del Texas negli ultimi sette anni, è richiesto un controllo nazionale attraverso il fornitore
- Se la persona ha 25 anni o meno, il controllo del fornitore è richiesto se la persona ha vissuto fuori dal Texas in qualsiasi momento dall’età di 17 anni
- Per tutti i docenti, amministrativi e professionali (A&P, codice 1000), e altre posizioni specifiche.
Vedi la tabella di riferimento qui sotto per determinare quale tipo di controllo sarà condotto.
Costo
Il costo del controllo sarà addebitato al dipartimento di assunzione. Si prega di notare l’aumento del nostro costo a partire dal 1 giugno 2020.
- Controllo dello Stato del Texas (DPS): $10.00
- Controllo del registro nazionale dei criminali sessuali: $6.00
- Controllo del fornitore, che include il controllo del registro dei criminali sessuali: $40.00, più qualsiasi costo aggiuntivo dagli stati o dalle agenzie che forniscono informazioni
Campi per giovani e strutture per la cura dei bambini
Di seguito è riportato un riassunto dei requisiti per i campi per giovani e le strutture per la cura dei bambini. Per una spiegazione dettagliata dei requisiti, fare riferimento alla politica universitaria.
Controlli dei precedenti per i campi giovanili
Gli operatori dei campi giovanili devono assicurarsi che tutti i dipendenti, volontari e studenti osservatori, che saranno regolarmente o frequentemente al campo, siano sottoposti a un controllo dei precedenti penali. I volontari e gli studenti osservatori che non sono soggetti a un controllo non devono avere accesso non supervisionato ai campeggiatori. Un nuovo controllo dei precedenti è richiesto ogni anno.
Il controllo dei precedenti internazionali attraverso il fornitore può essere necessario se il lavoratore ha risieduto fuori dagli Stati Uniti per un certo periodo dall’età di 14 anni.
Formazione per la protezione dei bambini nei campi giovanili
Tutti gli impiegati, volontari e personale di un campo giovanile o programma per minori sono tenuti a sottoporsi a una formazione e a un esame per migliorare la loro sensibilità ai segnali di allarme di abuso sessuale e molestie ai bambini, come stabilito dal Texas Education Code, Sezione 51.976.
Il programma di formazione ed esame è richiesto per i campi/programmi per minori che soddisfano TUTTI i seguenti criteri:
- Sono tenuti nel campus della UT Austin o gestiti dalla UT Austin ovunque;
- Hanno attività ricreative, atletiche, religiose o educative per i campeggiatori/partecipanti; e
- Hanno campeggiatori/partecipanti che sono minori (sotto i 18 anni) e non sono dipendenti della UT Austin.
Per maggiori informazioni, consultare il sito web del Programma di protezione della gioventù.
Controlli dei precedenti penali per le strutture di assistenza all’infanzia
Le strutture di assistenza all’infanzia devono garantire che i controlli dei precedenti penali siano condotti prima di consentire all’individuo di lavorare, assistere o essere presente nella struttura e, successivamente, almeno ogni due anni per:
La struttura utilizzerà le seguenti fonti per condurre un controllo dei precedenti:
- Il controllo dei precedenti penali basato sul nome del Texas DPS
- Il controllo dei precedenti penali basato sulle impronte digitali del Federal Bureau of Investigation
- Un controllo del registro centrale del Department of Family and Protective Services (DFPS)
- Un controllo del registro degli autori di reati sessuali
- Un controllo del fornitore nazionale o internazionale appropriato per chiunque abbia vissuto fuori dallo stato del Texas dopo i 17 anni.
Servizi opzionali di controllo dei precedenti
Le risorse umane possono aiutare a verificare la storia lavorativa e l’istruzione del candidato. Per richiedere questo servizio, il dipartimento di assunzione deve creare una richiesta nella Background Check Administration (BCA) e inviare via fax il modulo Background Check Request for Education and Employment Verification alle Human Resources. Indicare sul modulo di richiesta quale verifica è necessaria.
Verifica dell’impiego
La verifica dell’impiego include la verifica delle date di impiego, del titolo e delle informazioni sul salario presso un massimo di tre datori di lavoro precedenti (negli ultimi sette anni).
Verifica dell’istruzione
La verifica dell’istruzione include la verifica dei titoli di studio, delle licenze o delle certificazioni.
Costo
Il costo della verifica delle informazioni sull’istruzione e sull’occupazione sarà la tariffa standard del venditore più qualsiasi tassa applicata dalle agenzie che forniscono le informazioni.
- Istruzione $11,55 per grado
- Occupazione $11,55 per datore di lavoro
- Più eventuali spese aggiuntive dagli stati o dalle agenzie che forniscono le informazioni.
Tabella di riferimento per il controllo dei precedenti
Un controllo del National Sex Offender Registry è sempre richiesto e sarà automaticamente eseguito con qualsiasi controllo dei precedenti penali.
*Se il richiedente o il dipendente ha vissuto fuori dallo Stato del Texas negli ultimi 7 anni, è richiesto un controllo del fornitore. Se il candidato/dipendente ha 25 anni o meno, è richiesto un controllo del fornitore se ha risieduto fuori dal Texas in qualsiasi momento dall’età di 17 anni.
| Posizione | Tipo di controllo richiesto |
|---|---|
| Classificato | Texas DPS* |
| A&P o codice 1000 | Venditore |
| Facoltà | Venditore |
| Studente | Texas DPS* |
| Dipendente occasionale | Texas DPS o fornitore |
| Impiegato del campo giovanile o volontario | Texas DPS* |
| Lavoratore di strutture per la cura dei bambini | Texas DPS*, FBI, DFPS |
| Dipendente dell’organizzazione affiliata a UT (se designato come sensibile alla sicurezza) | Texas DPS* |
| Lavoratore aggiunto/clinico (segue i requisiti della facoltà) | Venditore |
| Appaltatore indipendente (se | Committente |
| Dipendente dell’appaltatore (se designato come sensibile alla sicurezza) | DPS del Texas* |
| Dipendente di agenzia governativa | DPS del Texas* |
| Ricercatore/studioso in visita (segue i requisiti della facoltà) | Fornitore |
| Ricercatore Affiliato (segue i requisiti della facoltà) | Fornitore |
| Studente in visita (se indicato come sensibile alla sicurezza) | Texas DPS* |
| Volontario (se designato come sensibile alla sicurezza) | Texas DPS* |
| Visitatore (se richiesto dalla legge) | Texas DPS* |
| Altra posizione affiliata all’università (se designata come sensibile alla sicurezza) | Texas DPS* |