Organizzare la tua sfida di perdita di peso sul posto di lavoro è divertimento e lavoro. Speriamo che il divertimento sia superiore al lavoro e alle ore che dovrai impiegare per organizzare una sfida divertente e di successo.
Organizzare significa che devi reclutare aiuto. Comincia presto, mettendo a posto i partecipanti e i capisquadra prima dell’inizio dell’evento. Organizzare la gerarchia e il diagramma di flusso dei compiti è il tuo primo lavoro come Coordinatore della Sfida per la Perdita di Peso in Ufficio.
Seleziona i capi squadra e aiutali a selezionare la loro squadra di partecipanti volontari.
Organizzare la Sfida significa avere l’ultima parola su cosa sarà. Può essere qualsiasi cosa, da una semplice gara per vedere chi riesce a perdere più peso a un evento di salute completo che include fitness, benessere, educazione, eventi di squadra, raccolta di fondi, così come un sacco di divertimento e premi.
Gestire una gara che è solo per perdere peso non è consigliabile in quanto può diventare molto malsano e dannoso.
Quali sono i compiti e le responsabilità degli organizzatori dell’Office Weight Loss Challenge?
Tu (l’organizzatore) e il resto della squadra potete dividere le responsabilità per assicurare un buon svolgimento della sfida. Come organizzatore, è tuo compito assicurarti che le persone svolgano i compiti necessari in tempo.
Come scegliere un organizzatore di una sfida di perdita di peso?
Ci sono alcune qualità di base che l’organizzatore dovrebbe avere. La persona responsabile dell’evento dovrebbe essere qualcuno che è un grande organizzatore e delegatore. Poiché questa sarà una sfida sul posto di lavoro, suggerisco che è meglio non avere un supervisore o qualcuno della direzione che la gestisca. Avere un capo a capo di un evento “divertente” può uccidere la motivazione molto velocemente.
Se tutto il resto fallisce, qualcuno di HR (Human Resources), o OH (Occupational Health), o simili, dovrebbe essere capace di questa responsabilità e non arruffare le piume.
Come responsabile sta a te costruire la squadra, delegare i compiti, e sviluppare una linea temporale. Mettere su un divertente e (apparentemente) senza sforzo Office Weight Loss Challenge richiede pianificazione e tempo.
Assemblare una buona squadra che ti aiuti è essenziale. La squadra aiuta a promuovere un senso di responsabilità, cameratismo, e fornisce un pool di risorse quando si tratta di attività di brainstorming, sfide e premi.
L’host avrà bisogno di quanto segue:
Prima ancora di iniziare, assicurati di avere la benedizione dei capi per organizzare una sfida al lavoro. Assicurati che sappiano e approvino tutto ciò che comporterà. Questo include ciò che vi aspettate che l’azienda offra in termini di contributi per premi abbinati, tempo e spazio concesso per il fitness e le attività salutari, e la sponsorizzazione aziendale.
Una volta ottenuta la cooperazione e la benedizione della direzione, dovrete far girare la voce e costruire la vostra lista di partecipanti interessati, team leader e volontari.
Non avete assolutamente bisogno dell’aiuto di altri, ma c’è molto da fare. Cerca di trovare persone esperte nei compiti necessari e, se possibile, lascia che le persone scelgano il compito o i compiti che gli piacciono di più e in cui sono più bravi.
Pianificare una sfida sul lavoro richiede una speciale capacità di pianificazione che aiuta tutti i pezzi ad incastrarsi in tempo. Tu (l’organizzatore) sei la persona incaricata di programmare le riunioni del comitato e di combinare tutte le risorse che portano al tavolo.
Promuovere la sfida
Avrai bisogno di qualcuno incaricato di promuovere l’evento e di fare da collegamento (cioè marketing e PR). Questa persona si occuperà di inviare e rispondere alle e-mail del team, fornendoti gli aggiornamenti perché manterrai la classifica.
Se stai includendo il coinvolgimento esterno per le sponsorizzazioni di beneficenza potresti considerare di aggiungere un’altra persona a questo ruolo in modo che possa concentrarsi esclusivamente sul coinvolgimento della comunità.
Gestire il denaro
Una persona dovrebbe gestire il denaro. Questo richiederà conti dettagliati per il denaro in entrata e in uscita. Questo include le quote dei partecipanti e gli acquisti come le magliette della squadra e i premi. Se stai includendo un’attività di raccolta fondi, anche questa deve essere contabilizzata.
Pianificazione degli eventi
Avrai bisogno di un coordinatore di eventi. Questa persona programmerà la stanza (o le stanze) per gli incontri settimanali, le pesate e i giochi. Sarà anche responsabile di trovare luoghi speciali per ulteriori occasioni, come richiesto.
Queste attività possono includere qualsiasi cosa, dalla prenotazione di un ristorante per la settimana della sfida “mangiare fuori”, alla pianificazione di un percorso a piedi per la “sfida dei passi”.
Comunicazioni
Come padrone di casa, sarai anche il capo coordinatore incaricato delle comunicazioni in corso, delle scadenze e dei risultati.
Non dare per scontato che solo perché qualcuno ha accettato di completare qualcosa entro venerdì prossimo, lo farà. Alcune persone non sono a loro agio nel dire “no” e potrebbero aver accettato di fare qualcosa che in realtà non volevano fare. E’ tuo compito assicurarti che tutti gli incarichi siano consegnati completati e in tempo.
Confidenzialità
Ogni Weight Loss Challenge richiede una persona che sorvegli la pesata settimanale. Bisogna rispettare che questo è un argomento delicato per alcune persone. Discrezione e fiducia devono essere assicurate ai partecipanti. L’infermiera dello staff o il coordinatore sanitario sarà probabilmente la scelta più ovvia per questa posizione.
Varie
Altre cose di cui dovrai occuparti come organizzatore sono:
- Assicurati che tutti i partecipanti abbiano verificato la loro idoneità a partecipare. Potrebbe essere un buon momento per incoraggiarli ad andare dal loro medico per un controllo annuale.
- Pubblica le regole della Weight Loss Challenge e assicurati che tutti ne abbiano una copia.
- Se hai intenzione di far venire in ufficio degli specialisti per parlare di dieta ed esercizio, dovrebbero essere intervistati e prenotati in anticipo. Non tutti i personal trainer hanno familiarità con il fitness in ufficio o con le persone obese. Inoltre, non tutti i nutrizionisti sono in grado di aiutare le persone con esigenze dietetiche speciali. A tutti quelli che porterai per un colloquio verranno poste delle domande e probabilmente verranno fatte delle dimostrazioni, quindi devono essere esperti, competenti e personalizzabili.
Incoraggiali a promuovere la loro attività e ad offrire prezzi speciali agli sfidanti. Questa promozione incrociata potrebbe essere abbastanza allettante per loro da venire gratis. - Una volta che il tipo di punteggio è stato concordato, la pubblicazione e la verifica dei totali settimanali sarà vostra responsabilità. Non dovete fare le pesate, ma avete bisogno dei numeri settimanali (libbre o percentuale). Se stai aggiungendo punti per le attività, li raccoglierai dai capisquadra.
- Sarà tua la responsabilità di inviare le e-mail di gruppo, le newsletter settimanali e di pubblicare gli aggiornamenti delle classifiche. Sarai il PRIMO a sapere chi sono i finalisti e i vincitori. Non delegare o condividere queste informazioni prima della cerimonia di inaugurazione.
- Crea una lista di email specifiche per queste comunicazioni. Dovresti avere le squadre e i team leader su liste diverse. Invia aggiornamenti e promemoria. Non devi ricordare a tutti un evento, ma ricorda ai team leader di ricordare ai loro team.
Essere il responsabile richiede che tu sia in qualche modo lontano dai gruppi nel caso ci sia una disputa che richieda un giudizio. Potresti voler scegliere una persona imparziale come giudice finale. Probabilmente non qualcuno della direzione.
Per mantenere le cose divertenti e giuste, la direzione e i supervisori possono semplicemente rilassarsi dai loro ruoli di leadership e far parte di un team di sfida per la perdita di peso.
La tua missione, se decidi di accettarla.
Ho appena scalfito la superficie di ciò che comporta ospitare e organizzare una divertente e riuscita sfida per la perdita di peso sul posto di lavoro. Suona sicuramente molto come un lavoro, vero? Come organizzatore, il tuo compito è quello di concentrarti e assicurarti che sia un evento divertente e di successo per tutti gli altri!
Quando lo farai, le persone parleranno di te e del divertimento che hanno avuto per gli anni a venire!
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