Perché scrivere un piano di gestione del rischio?
Nel suo libro, Done Right, il CEO di Workfront Alex Shootman sottolinea che non puoi e non vuoi vincere sempre. “Per avere successo, devi affrontare il rischio di fallimento ed essere resiliente a qualsiasi cosa venga fuori dal campo sinistro… Ciò che mi fa andare avanti nei momenti difficili è la consapevolezza che il successo di domani vive dall’altra parte del fallimento di oggi. C’è sempre un’altra possibilità di vincere.”
La resilienza che Shootman descrive è resa possibile dalla gestione del rischio del progetto. Incontriamo e pianifichiamo i rischi in ogni parte della nostra vita, dall’acquisto di un’assicurazione contro i disastri alla pratica di un piano di evacuazione. Non possiamo prevedere esattamente cosa succederà, o quando un rischio si presenterà, ma possiamo usare la nostra esperienza, saggezza, ricerca e previsione per rimanere il più preparati possibile e mantenere la calma quando i rischi si materializzano.
Comprendere i rischi del progetto
Per iniziare a scrivere un piano di gestione dei rischi, guardiamo prima un’utile definizione di rischio del progetto da A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), 2000 Edition:
“…un rischio è un evento o condizione incerta che, se si verifica, ha un effetto positivo o negativo su un obiettivo del progetto. Quindi un rischio non è un evento o un avvenimento che si è già verificato in un progetto. È un evento che potrebbe accadere”.
Qualcosa che è già accaduto è un problema del progetto a cui devi rispondere attivamente. Al contrario, un rischio di progetto è qualcosa con il potenziale di accadere a cui devi rimanere preparato.
I 3 elementi di ogni rischio
Gregory Becker distingue l’evento di rischio da altri due componenti cruciali per ogni rischio:
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Il rischio stesso è l’evento o la condizione che può accadere. Il rischio dovrebbe essere chiaramente definito in modo che la preoccupazione sia resa reale e possa essere affrontata.
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La conseguenza di un rischio deve anche essere definita in modo che il tuo team sappia cosa c’è in gioco, la grandezza e il livello di urgenza dell’impatto a cui potrebbe dover rispondere, e le aree del progetto che potrebbero essere colpite.
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La probabilità di un rischio deve essere stimata il più accuratamente possibile in modo che il tuo team assegni una quantità adeguata e proporzionata di tempo ed energia per pianificare, monitorare e rispondere a un rischio.
Anticipare rischi buoni e cattivi
I rischi che vuoi essere certo di anticipare e pianificare sono quelli che possono avere un impatto sulla timeline, sul budget o sulla qualità dei deliverable. E, nonostante la connotazione spesso negativa, i rischi possono effettivamente avere un impatto positivo. C’è, per esempio, sempre la possibilità che i prezzi di mercato scendano e improvvisamente mettano il vostro progetto molto al di sotto del budget. Avete pianificato come riassegnare il denaro risparmiato?
Distinguere i 3 tipi di rischi
Tutti i rischi del progetto non sono pianificati ma solo alcuni sono imprevedibili. I rischi rientrano in una delle tre categorie di conoscibilità:
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Un rischio noto è già riconosciuto dai membri del team e presente nelle prime fasi di pianificazione (voci di opposizione, sforamenti di budget, carenza di materiali, limitazioni di risorse, ecc.) Questi dovrebbero essere accuratamente documentati nel vostro piano di gestione dei rischi con largo anticipo.
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Un rischio sconosciuto non è previsto nelle fasi di pianificazione e conosciuto solo da un numero limitato di persone. Scoprirli dovrebbe essere l’obiettivo principale della vostra ricerca e del vostro piano di gestione del rischio.
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Un rischio inconoscibile, che non ci si può ragionevolmente aspettare che nessuno anticipi, e che di solito è una sorpresa per la maggior parte delle persone (un guasto al sistema, una malattia improvvisa, un incidente, ecc. Fa parte del processo di pianificazione del progetto che aiuta la tua squadra a rimanere proattiva piuttosto che reattiva e in difficoltà. Più ci si prepara all’inaspettato, meno sorprese faranno deragliare il progetto.
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Processo del piano di gestione del rischio
Passo 1: Identificare i rischi potenziali
Con tutto il tuo team e tutte le parti interessate al progetto, fai un brainstorming dei rischi potenziali per il tuo piano di gestione del rischio. Ogni partecipante dovrebbe considerare accuratamente il progetto dal punto di vista del suo ruolo, e identificare tutto ciò che rientra nelle sue competenze che potrebbe essere visto come un evento o una condizione di rischio. Cosa possono vedere dal loro punto di vista che gli altri potrebbero non vedere?
In questo brainstorming, incoraggia il tuo team a parlare di qualsiasi rischio potenziale e a coinvolgere tutti gli stakeholder. In questa fase, tutte le idee dovrebbero essere sul tavolo. Alla fine spetta al project manager distillare e finalizzare gli elementi che andranno nel piano di gestione dei rischi. Il project manager attingerà anche da ricerche, esperienze passate, altri project manager e progetti simili.
Fase 2: Valutare e valutare i rischi potenziali
Poi, organizza il tuo elenco completo di rischi potenziali per probabilità (rischio basso, moderato e alto) e impatto (basso, moderato e grave). Queste informazioni possono essere compilate in quello che viene chiamato un registro dei rischi. Anche se non fa parte della fase di pianificazione del progetto, pensa al registro dei rischi come ad un documento vivente sul quale ritornerai ed eventualmente cambierai durante il progetto.
Pro tip: Una tecnica proattiva di gestione del rischio è la comunicazione. In Done Right, il CEO di Workfront Alex Shootman scrive che nella sua esperienza:
“…tutti i progetti avranno almeno tre disastri e non saranno legati ai compiti tecnici. Saranno radicati nella comunicazione. E di solito non è come si evita il disastro che conta. È il modo in cui li gestisci realizzando che i disastri probabilmente derivano dalla cattiva comunicazione, dalla vaghezza, o dalla mancata condivisione di dettagli vitali e decisioni al momento giusto”.
Passo 3: Assegnare la proprietà per ogni rischio potenziale
Nell’assegnare i membri del team per supervisionare i rischi, avere la lista delle priorità e sapere di quante risorse avrete bisogno per ogni rischio. I membri del team designati saranno responsabili di entrare in azione nel caso in cui il rischio potenziale si trasformi in un problema reale. Assegnare la proprietà del rischio nel vostro piano di gestione del rischio assicura che qualcuno stia sempre tenendo d’occhio ogni problema, e aiuta a risolvere i problemi in modo rapido ed efficiente.
Step 4: Creare risposte preventive
Il project manager e il proprietario di ogni rischio dovrebbero lavorare insieme e usare il registro dei rischi per determinare le risposte appropriate se e quando un rischio diventa un problema. Deciderai quale delle seguenti quattro risposte è appropriata:
Evitare: cambiare i piani o l’approccio per eliminare il rischio.
Trasferire: assegnare il rischio a qualcun altro all’interno del team, all’interno dell’azienda, o all’esterno (ad es, un assicuratore o un fornitore).
Mitigare: ridurre la probabilità e/o l’impatto della minaccia sul progetto.
Accettare: ammettere il rischio e gestire le sue conseguenze.
Il vostro piano di gestione del rischio dovrebbe essere visibile a tutti i membri del team in modo che tutti sappiano a quali rischi fare attenzione e chi contattare se uno di essi si presenta. In questa era digitale, è possibile collegare facilmente la vostra azienda con un’unica soluzione di gestione del lavoro aziendale.
Step 5: Monitorare continuamente i rischi
Oltre ai rischi che avete già identificato nel vostro piano di gestione dei rischi, nuovi rischi sono destinati ad emergere. È qui che entra in gioco un sistema di gestione dei rischi, così come il vostro continuo monitoraggio e controllo dei rischi. La gestione del rischio richiede il tracciamento e la segnalazione di eventi scatenanti che richiedono l’avvio del vostro piano o dei vostri piani di risposta. E significherà analizzare il rischio rispetto alla vostra valutazione originale per imparare e pianificare il futuro.
La pianificazione del rischio è una parte complessa e continua di una solida gestione del progetto. È impossibile prevedere tutto ciò che andrà storto, ma avere un sistema in atto quando sorgono problemi migliorerà certamente le vostre possibilità di successo e migliorerà i progetti futuri. Inoltre, la pratica di anticipare il rischio incoraggerà la tua squadra a rimanere flessibile e senza paura di provare cose nuove.
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Inizia con la pianificazione dei rischi
Con il tempo, una gestione efficace dei rischi di progetto può ridurre le spese generali e far lavorare i tuoi team in modo più intelligente. I project manager otterranno l’aiuto di cui hanno bisogno per spegnere gli incendi, e i problemi che avrebbero potuto essere maggiori si ridurranno a piccoli intoppi sulla strada. Come consiglia Shootman in Done Right, “accetta che se ti sforzi per lo straordinario, non sempre avrai successo. Ma accetta anche che non si diventa grandiosi nel portare a termine un lavoro straordinario evitando rischi, sorprese o errori”.
Workfront semplifica il processo di creazione di un piano di gestione dei rischi del progetto. Collabora con il tuo team in un unico luogo, aumentando la comunicazione e la trasparenza durante tutto il progetto. Ognuno sarà in grado di fornire input e di controllare i potenziali problemi insieme, riducendo al minimo il numero di rischi che si trasformano in disastri. Se sei pronto a iniziare a pianificare i rischi per il tuo prossimo progetto, fai un tour del prodotto oggi stesso.