Sapere come calcolare il costo del lavoro è essenziale se si vuole eseguire un’operazione redditizia, dal momento che il lavoro è di gran lunga la più grande spesa che la maggior parte delle aziende deve affrontare. I costi specifici variano a seconda del settore, ma nella maggior parte dei campi, rappresenta circa il 60% delle spese totali. Nel marzo 2020, il lavoratore medio non governativo costava ai datori di lavoro 37,73 dollari per ora lavorata. Per i lavoratori del governo, quel numero salta a 52,45 dollari all’ora.
Se non si dispone di una formula affidabile per il costo del lavoro, non c’è modo di sapere quanto ogni dipendente aggiuntivo costa effettivamente alla vostra organizzazione. Senza questa informazione, è impossibile proiettare accuratamente le vostre capacità di assunzione attuali e future. Non potete prezzare correttamente i vostri beni o servizi se non conoscete il costo del lavoro associato alla loro produzione.
Mentre il calcolo del costo del lavoro può sembrare semplice, molte aziende adottano un approccio troppo limitato, limitandosi a contabilizzare il costo dei salari dei dipendenti. Questo fa parte della formula del costo del lavoro, ma il vero costo del lavoro include l’intera gamma di spese associate ad attrarre, inserire, formare e mantenere i dipendenti. Questo include anche le tasse sui salari, i pacchetti di benefici e le altre spese associate ai dipendenti come lo spazio e le attrezzature.
Qui parleremo ancora dell’importanza di sapere come calcolare il costo del lavoro in modo completo e accurato e vi daremo una ripartizione affidabile di ogni spesa che dovreste mettere in conto.
Perché calcolare il costo del lavoro?
Non firmereste un contratto per un nuovo ufficio senza fare i conti per vedere se potete permettervi l’affitto mensile, giusto? Allo stesso modo, non si dovrebbe assumere un nuovo dipendente prima di valutare completamente se i benefici dell’assunzione supereranno il costo finanziario.
Quando le aziende crescono, molte si trovano nei guai quando sovrastimano le loro esigenze di personale e sottovalutano il vero costo del lavoro. Nel migliore dei casi, questo finisce per danneggiare i profitti, e nel peggiore dei casi, si traduce nel dover licenziare le persone.
Utilizzando una formula per il costo del lavoro si ottiene una precisa cifra in dollari per ciò che ogni ora di lavoro costa direttamente alla vostra organizzazione. Con questo numero in mente, è molto più facile calcolare quanti dipendenti a tempo pieno e part-time puoi permetterti di assumere, piuttosto che tirare a indovinare.
Conoscere il costo della manodopera vi aiuta a fissare prezzi ottimali, il che massimizza i vostri profitti. Se sottovalutate il costo della manodopera, fisserete prezzi troppo bassi e vi ritroverete con margini che non sono fattibili per rimanere in affari. Se sopravvalutate il costo del lavoro, fisserete prezzi troppo alti e non sarete in grado di competere efficacemente sul mercato. Il costo del lavoro dovrebbe essere considerato insieme al costo delle merci vendute quando si decide quanto addebitare.
Infine, calcolare il costo del lavoro vi aiuta a individuare le perdite di entrate che stanno consumando i vostri guadagni. Alcuni esempi includono l’uso del telefono cellulare dei dipendenti, il chilometraggio del veicolo aziendale e i costi di assunzione. Il monitoraggio delle tendenze di spesa in queste aree può anche aiutare a segnalare potenziali frodi.
Come calcolare il costo del lavoro
Ora che abbiamo stabilito perché ottenere una lettura accurata del costo del lavoro è importante, ecco sei categorie di spese che devi inserire nella formula del costo del lavoro.
Reclutamento
Il costo del lavoro comincia a maturare prima ancora di assumere il primo dipendente. Dopo tutto, mantenere un sito web, promuovere annunci di lavoro, partecipare a fiere del lavoro e condurre altre attività di reclutamento costa denaro. Alcuni ruoli di nicchia possono costare di più, mentre altri ruoli, come le posizioni entry-level, possono costare meno. L’importo medio che costa attrarre un dipendente per qualsiasi ruolo è noto come costo per assunzione.
I costi di reclutamento sono calcolati sommando tutte le spese di reclutamento interne ed esterne. Alcune spese di reclutamento comuni da includere nel tuo calcolo sono le spese per le bacheche del lavoro, i controlli dei precedenti, i test antidroga, le fiere della carriera, l’impostazione e la manutenzione della tua pagina delle carriere, e le tasse pagate ai reclutatori.
Salari
Questa è la spesa più ovvia per i dipendenti, ed è abbastanza semplice. Questo è il costo totale degli stipendi o dei salari orari che pagate a tutti i vostri dipendenti.
Assicuratevi che qualsiasi unità di tempo stiate usando per misurare i costi dei salari – di solito guardare il costo del lavoro per un anno intero è il più semplice – state usando lo stesso periodo di tempo per tutte le altre categorie qui delineate.
Benefici e assicurazione sanitaria
I benefici per i dipendenti sono un’altra grande spesa legata al lavoro. Dei 37,73 dollari di costo orario per i dipendenti, di cui vi abbiamo parlato prima, 11,82 dollari erano costituiti dai benefici. Questo è circa il 30%.
In generale, più dipendenti avete, meno i vostri benefici costeranno per dipendente. I premi dell’assicurazione sanitaria, i contributi del datore di lavoro per la pensione, le spese amministrative del programma di pensionamento, le ferie pagate e la paga supplementare come gli straordinari dovrebbero essere tutti inclusi nel calcolo dei benefici.
Tasse sul lavoro
Per ogni persona che impieghi, la tua azienda sostiene un onere fiscale. Questo è composto dall’imposta federale sul reddito, dalle tasse di Social Security e Medicare, e dalla disoccupazione. Le imposte federali sul reddito sono trattenute dal salario del dipendente, quindi non le includiamo qui (poiché sono già coperte come parte della categoria dei salari sopra).
Le tasse di sicurezza sociale e Medicare sono anche trattenute dal salario del dipendente, ma il datore di lavoro è responsabile del pagamento di un importo corrispondente. Le tasse federali di disoccupazione sono pagate rigorosamente dal datore di lavoro. Per calcolare la tua parte di spesa per ciascuna di queste tasse, usa la guida dell’IRS descritta qui.
Formazione
I nuovi impiegati non sono tipicamente produttivi fin dall’inizio. Piuttosto, dovrete spendere un po’ di tempo e denaro per formarli, e questi costi dovrebbero essere considerati nelle vostre spese di lavoro. Secondo un rapporto della rivista Training, le aziende statunitensi spendono in media 1.075 dollari per dipendente per la formazione.
Quando si sommano i costi di formazione, considerare i viaggi, i materiali di formazione, le attrezzature, il software e altri programmi digitali, e il pagamento di aiuti esterni. Se vuoi essere super preciso, puoi anche includere la perdita di produttività, cioè la quantità di denaro che non stai facendo perché il dipendente non è ancora pienamente produttivo. Queste cifre potrebbero essere più facilmente disponibili in alcuni campi, come le vendite, mentre non sono così quantificabili in altri, come le imprese basate sui servizi.
Overhead
Si ha probabilmente familiarità con le spese generali come l’affitto e le utenze, e si potrebbe pensare che queste siano una spesa separata dal costo del lavoro. In realtà, però, le vostre spese generali sono direttamente legate al numero di dipendenti che avete. Più persone si assumono, per esempio, più scrivanie sono necessarie e più metri quadrati di spazio sono necessari, quindi ha più senso includere le spese generali come parte del costo del lavoro.
Alcune voci da considerare nei costi generali includono il costo dello spazio fisico di lavoro (mutuo o affitto), le tasse di proprietà, i servizi, le forniture per ufficio, le attrezzature e la manutenzione. Se si forniscono veicoli aziendali, telefoni cellulari, computer portatili o altri dispositivi per i dipendenti, anche questi dovrebbero essere inclusi.
Costi aggiuntivi da considerare
In aggiunta ai costi regolari e ricorrenti di cui sopra, non dimenticare di lavorare in costi flessibili, come la manodopera stagionale o temporanea, e i costi una tantum che si presentano solo occasionalmente, come i bonus per le vacanze.
Inoltre, considera il costo dei contraenti come i grafici freelance o i consulenti, tenendo presente che queste spese potrebbero effettivamente diminuire con l’aggiunta di dipendenti (come se si assume un grafico interno per eliminare la necessità dell’outsourcing).
Formula del costo del lavoro
Una volta che avete trattato tutte le categorie di cui sopra, è il momento di sommarle.
- Per calcolare il tuo vero costo del lavoro, somma le spese nelle categorie precedenti e dividi la somma per il numero di dipendenti che hai. Questo vi darà il costo per dipendente all’anno (o qualsiasi unità di tempo che avete scelto).
- Poi, volete dividere questo costo per ora. Per farlo, dividete il costo per dipendente dal passo 1 per il numero di ore lavorate all’anno. Assumendo una settimana lavorativa di 40 ore con due settimane di ferie pagate, la maggior parte dei dipendenti lavora circa 2.000 ore all’anno.
- Questo è il tuo vero costo del lavoro per ora.
Utilizzando questa cifra, potete facilmente fare i conti per capire quanto ogni dipendente aggiuntivo a tempo pieno o parziale aggiungerà al vostro foglio spese ogni anno e, a sua volta, vedere se è una spesa fattibile.
Quickbooks offre un ottimo strumento gratuito per aiutarvi a eseguire questo calcolo in modo digitale. Potete trovarlo qui.
Aiutati dagli esperti a tracciare il tuo piano futuro per il personale
Come puoi vedere, c’è molto da considerare quando stai decidendo quante persone devi assumere e a quali ruoli dare la priorità. Non riuscire a prevedere correttamente le vostre esigenze di personale può portare a perdite di profitti e ritardi di produttività. 4 Corner Resources può aiutarvi a tracciare un piano per il personale che soddisfi i bisogni della vostra organizzazione e abbia senso per il vostro budget.
Ti aiuteremo a pesare i benefici dei dipendenti a tempo pieno contro le opzioni alternative come part-time, lavoro temporaneo e contratto per determinare la migliore strategia di personale per la vostra situazione attuale e la crescita futura. Offriamo anche una suite completa di servizi di buste paga per aiutarvi ad affrontare compiti noiosi ma necessari come l’assicurazione e le offerte di benefici.
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