Un ordine di lavoro è un compito o un lavoro per un cliente che può essere programmato e assegnato a qualcuno. Il termine è comunemente usato nell’industria dei servizi sul campo, dove gli ordini di lavoro o i lavori sono assegnati ai tecnici sul campo. Gli ordini di lavoro assegnano ai tecnici sul campo diversi compiti come installazioni di attrezzature, riparazioni o lavori di manutenzione
Di solito, gli ordini di lavoro sono il risultato di una richiesta del cliente. Tuttavia, in molti casi, gli ordini di lavoro possono essere un’azione di follow-up di un’ispezione o di una verifica effettuata in precedenza. Ecco alcuni esempi che indicano un ordine di lavoro effettivo:
- Un’ispezione della proprietà può indicare la necessità di diverse riparazioni: tetto, impianto idraulico, paesaggistico, elettrico ecc. Qui ogni riparazione può essere un ordine di lavoro individuale.
- Una valutazione della salute e della sicurezza sul lavoro (ispezione OSHA) indica la necessità di sostituire la segnaletica, cambiare l’illuminazione, rimuovere il materiale pericoloso, decongestionare le scale ecc. – Ognuno di questi elementi potrebbe essere un ordine di lavoro.
- Un controllo di manutenzione programmata su attrezzature di produzione indica la necessità di cambiare parti, aggiungere lubrificanti e mettere a punto componenti – che può essere uno o più ordini di lavoro.
Un ordine di lavoro fornisce una descrizione dei dettagli di un lavoro. Gli ordini di lavoro possono essere semplici. Un semplice Ordine di lavoro richiede solo i cinque elementi mostrati in oro nella figura sottostante. Tutti gli altri elementi sono opzionali.
L’uso di Moduli e Modelli aiuta a gestirli con facilità.
Per esempio, i Moduli non sono richiesti, ma uno o più Moduli possono essere usati per organizzare o documentare attività con liste di controllo personalizzate e riutilizzabili. I moduli possono contenere pagine che possono essere usate per dare una “logica” a quali elementi di un modulo saranno presentati.
Altri elementi opzionali, mostrati in verde, come un preventivo (o una stima), possono essere inclusi in un ordine di lavoro. Quando un insieme comune di elementi opzionali è usato spesso, essi possono essere raggruppati come parte di un modello nominato per accelerare la loro inclusione nell’ordine di lavoro.
Un semplice ordine di lavoro definito
Il seguente esempio dal settore della gestione della proprietà residenziale vi darà un’idea di come un semplice ordine di lavoro è pianificato ed eseguito attraverso un software di gestione della forza lavoro.
Considera l’esempio seguente, tratto dal settore della gestione immobiliare residenziale.
- Joe, il supervisore del team, riceve da un cliente una richiesta di assistenza per la sistemazione del paesaggio nella sua sede.
- Joe crea un ordine di lavoro e lo assegna a Tim, che lavora nel team di Joe. Ci sono molti modi per assegnare un ordine di lavoro – tramite telefonata, SMS, o utilizzando un software professionale di ordini di lavoro come ReachOut. L’uso di uno strumento come ReachOut rende più facile per Joe identificare una data e un’ora appropriate, e anche dare a Tim l’indirizzo, il codice della cassetta di sicurezza e altre informazioni di cui potrebbe aver bisogno per completare l’ordine di lavoro.
- Tim registra le informazioni di Joe, e alla data concordata si reca alla proprietà del cliente per eseguire i lavori paesaggistici programmati, come la rimozione dei detriti. Un software di ordini di lavoro come ReachOut può garantire che Tim raggiunga il luogo esatto del cliente alla data prefissata nel suo calendario con una serie di istruzioni. ReachOut funziona con Maps per aiutare Tim a trovare il percorso migliore per raggiungere la proprietà del cliente. ReachOut invia anche notifiche, in modo che Tim riceva un promemoria tempestivo sull’ordine di lavoro.
- Nella maggior parte delle aziende professionali di servizi sul campo, i tecnici sul campo come Tim compilano un modulo con le informazioni sul lavoro eseguito nella proprietà. Tale modulo può includere – orari di check-in e check-out, una lista di controllo per il lavoro e alcune note. Alcune aziende possono richiedere ai clienti di firmare il modulo, per confermare che il lavoro è stato fatto. Tutte queste informazioni possono essere catturate su carta o utilizzando un’applicazione di gestione degli ordini di lavoro sullo smartphone di Tim. Usando ReachOut, Tim può anche scattare foto con le coordinate GPS, per fornire la prova del lavoro se necessario.
- Una volta che l’ordine di lavoro viene eseguito da Tim, Joe può fatturare al cliente per un lavoro ben fatto. I software per gli ordini di lavoro come ReachOut aiutano a creare e inviare facilmente le fatture ai clienti.
Trasformare con il software degli ordini di lavoro
Tradizionalmente, gli ordini di lavoro venivano assegnati tramite telefonate. Le istruzioni e i moduli venivano gestiti usando carta e penna. Alcune aziende usano computer portatili per registrare i moduli. Tuttavia, in questi giorni le aziende di servizi si stanno aggiornando al software per gli ordini di lavoro e al software di gestione del servizio sul campo come ReachOut. Disponibile come backend web e app mobile companion, ReachOut permette ai tecnici sul campo di ricevere istruzioni, moduli, notifiche, indirizzi tramite i loro smartphone o tablet.
“È tempo che le imprese di servizi vadano avanti con la tecnologia e l’implementazione di un software di ordine di lavoro è un passo del processo. Il livello di convenienza che porta insieme ai miglioramenti dell’efficienza e all’ottimizzazione del flusso di lavoro aiuta a fare di più in meno tempo insieme al punto in più della soddisfazione del cliente”. Stephen Cummings, SVP, ReachOut Suite
Possono facilmente aggiungere informazioni sul lavoro, annotare immagini, prendere le firme dei clienti e gestire il proprio lavoro con facilità. Tali sistemi forniscono ai supervisori la capacità di gestire i loro team da qualsiasi parte del mondo. Inoltre, ReachOut permette anche agli imprenditori di creare più squadre con diversi supervisori.
Gli ordini di lavoro sono l’essenza di un’organizzazione. Quindi, mantenere un sistema di ordini di lavoro snello e senza problemi diventa necessario per garantire la crescita di un’organizzazione. Un software intelligente per gli ordini di lavoro come ReachOut non solo facilita il mantenimento degli ordini di lavoro, ma impedisce anche lo spreco di tempo e denaro.
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