La gestione degli eventi comporta la supervisione di tutta la logistica che porta a e durante un evento, che sia una conferenza, un matrimonio o qualsiasi altro incontro organizzato. I manager di eventi eseguono i piani dell’evento gestendo il personale, le finanze, i rapporti con i fornitori e altro ancora.
Nella professione di organizzatore di eventi, i titoli di lavoro sono tanto diversi e numerosi quanto i servizi offerti, e spesso può essere difficile differenziarli gli uni dagli altri. Può essere impegnativo quando si prepara un portfolio di pianificazione di eventi, quando si cerca lavoro o quando si lavora con un cliente che non ha la giusta comprensione della vostra funzione lavorativa e delle vostre responsabilità. Scopri di più su cosa comporta la gestione degli eventi e se è giusto per te.
Cos’è la gestione degli eventi?
La gestione degli eventi include una varietà di funzioni per l’esecuzione di eventi su larga scala, che potrebbero includere conferenze, convention, concerti, fiere, festival e cerimonie. Si tratta di gestire la logistica generale dell’evento, lavorare con il personale e condurre la gestione del progetto dell’evento nel suo complesso.
Obblighi aggiuntivi potrebbero includere la gestione del budget e dei team di persone responsabili di ogni funzione, così come la supervisione dell’esecuzione dell’evento. Gli event manager supervisionano anche i servizi di tutti i fornitori e professionisti esterni, compresi gli organizzatori di eventi.
Come funziona la gestione degli eventi
Le responsabilità specifiche di un manager di eventi potrebbero includere:
- Selezionare e riservare i locali
- Coordinare i fornitori esterni
- Incaricare gli oratori o l’intrattenimento
- Organizzare il trasporto e il parcheggio
- Avere i permessi necessari e l’assicurazione appropriata
- Rispettare con gli standard di salute e sicurezza
- Sviluppare piani di emergenza
- Gestione delle crisi e delle situazioni durante l’evento
- Progettazione di un piano di sicurezza
- Monitoraggio dell’evento
Questa lista non è affatto esaustiva. A seconda della portata dell’evento e degli altri professionisti assunti, le responsabilità del lavoro possono variare. Essenzialmente, l’event manager è responsabile del coordinamento di tutta la logistica necessaria per un evento.
Il ruolo dei servizi di gestione degli eventi
Le società di gestione degli eventi sono spesso assunte per pianificare ed eseguire incontri aziendali su larga scala ed eventi speciali. Mentre matrimoni e concerti sono eventi comuni per un professionista della gestione degli eventi, eventi sportivi, riunioni e grandi feste sono anche occasioni che possono beneficiare della gestione degli eventi.
Enti governativi, non-profit, associazioni e società utilizzano tutte società di gestione degli eventi per coordinare eventi e riunioni importanti. La funzione di gestione degli eventi può spesso essere trovata all’interno di un dipartimento di marketing aziendale o di pubbliche relazioni o come parte del loro staff di eventi speciali.
Competenze per avere successo
Come la maggior parte delle funzioni di pianificazione degli eventi, la gestione degli eventi richiede eccellenti capacità organizzative per avere successo. La capacità di lavorare in multitasking e di destreggiarsi tra molte parti in movimento è essenziale e, insieme a quell’organizzazione di prim’ordine, c’è bisogno di un’efficiente capacità di gestione del tempo.
Essere in grado di stabilire le priorità e rimanere sul compito è ciò che porta a un evento di successo. La gestione degli eventi richiede di vedere la visione dell’evento fino all’esecuzione, il che richiede perseveranza, creatività e flessibilità.
Perché la gestione dei progetti è un elemento chiave e comporta la gestione non solo di funzioni ma di team di persone, anche le capacità interpersonali sono importanti. L’interazione con gli individui a tutti i livelli di un’organizzazione fa parte del lavoro, quindi essere a proprio agio, personalizzabile e un forte comunicatore farà molta strada nello sviluppo di queste relazioni.
Gestione degli eventi vs. Pianificazione degli eventi
Sebbene siano strettamente collegati, la gestione degli eventi e la pianificazione degli eventi servono due funzioni diverse. In termini semplici, i pianificatori di eventi creano la visione e molti dei piani preliminari per un evento, mentre i manager eseguono i dettagli prima e durante l’evento.
Detto questo, i manager di eventi possono anche pianificare aspetti degli eventi, e i pianificatori di eventi possono gestire alcuni componenti del processo di pianificazione degli eventi. I due lavorano fianco a fianco, e le loro responsabilità possono sovrapporsi. Molti individui possono ricoprire entrambi i ruoli, specialmente se gestiscono la propria attività o lavorano in una piccola società di pianificazione di eventi. Tuttavia, la formazione e le competenze necessarie per ogni posizione sono in qualche modo distinte.
Ecco alcuni esempi di alcune delle differenze chiave:
| Event Managers | Event Planners |
|---|---|
| Prenotazione delle location | Scelta del tema e del concetto |
| Coordinamento con i fornitori | Selezione di un luogo |
| Assunzione e gestione del personale | Pianificazione del menu |
| Sugestione in loco durante l’evento | organizzazione dell’intrattenimento o dei relatori ospiti |
Punti chiave
- La gestione degli eventi è la supervisione di molti dettagli amministrativi per eventi come conferenze, festival o matrimoni.
- Un event manager lavora con lo staff e i fornitori per assicurarsi che l’evento venga eseguito secondo i piani.
- Mentre gli event planner tendono a lavorare sul concetto generale dell’evento, gli event manager si occupano dei dettagli della sua esecuzione.
- I manager di eventi devono essere organizzati, abili con le persone e flessibili, tra le altre cose.