10 passi per organizzare una riunione di famiglia con successo

Sia che vi aspettiate una dozzina di cugini o diverse centinaia di parenti, pianificare una riunione di famiglia significativa, memorabile e divertente è una sfida. Richiede tempo, capacità organizzative e senso dell’umorismo. Questi 10 passi vi aiuteranno a rendere la vostra riunione un successo e a mantenervi sani di mente.

Fate un piano.

Inizia scegliendo una data e un luogo. Il pianificatore professionista Bill Gunkel di Reunions Unlimited raccomanda di iniziare a pianificare almeno 12 mesi prima. Il primo passo migliore, dice, è l’invio di questionari ai membri della famiglia per ottenere input su quando, dove e cosa vogliono.

Raccogliete un comitato per selezionare tre possibili date e luoghi. Inviate dei questionari chiedendo ai membri della famiglia di classificare le opzioni. Anche se non è possibile soddisfare le esigenze di tutti, un sondaggio è lo strumento migliore per scoprire cosa funziona per la maggior parte dei parenti.

Recluta e delega.

Nessuna persona può gestire tutti gli aspetti di una riunione di famiglia. Circondati di membri del comitato capaci ed entusiasti. Come presidente, supervisionerai l’evento, gestirai le comunicazioni tra i comitati, coordinerai i volontari e occasionalmente farai da paciere.

Per piccoli eventi con 20 o 30 persone, avrai bisogno solo di alcuni volontari. I grandi eventi richiedono più volontari e comitati.

Lavori per la riunione

• Direttore finanziario: gestisce il conto corrente della riunione, mantiene il budget, fa acquisti
• Collegamento con l’alloggio: trova alloggi e negozia sconti per il gruppo
• Direttore del cibo: lavora con il catering o gestisce la cena
• Ufficiale di corrispondenza: Comunica con i membri della famiglia
• Direttore dell’intrattenimento: organizza attività per una varietà di età
• Addetto alle prenotazioni: controlla chi sta arrivando
• Approvvigionamento dei ricordi: raccoglie i ricordi da esporre
• Comitato di benvenuto: crea targhette, ordini del giorno e cartelli; si occupa della registrazione; aiuta le persone a mescolarsi

Crea un centro di comando.

Una riunione genera scartoffie: Anche con le sottocommissioni, il presidente della riunione ha bisogno di copie di informazioni pertinenti, come i contratti con i fornitori di cibo, informazioni aggiornate sulla registrazione e dettagli sull’alloggio.

Potresti tenere tutto in una semplice cartella, o potresti volere cartelle separate per ogni comitato in una scatola di file. Mantieni i tuoi documenti organizzati, ci farai riferimento spesso

Costruisci un budget.

Il costo può essere un grande fattore di partecipazione, dice Katy Anderson, proprietaria di Reunion Masters a San Jose, California. “Mantieni i costi bassi o cerca di dare alla famiglia un sacco di tempo per il budget”. Lei raccomanda da 12 a 18 mesi.

Dare un’idea del prezzo nella prima comunicazione sulla riunione. Per le riunioni più costose come le crociere, Anderson suggerisce di offrire opzioni di pagamento mensile.

In un successivo aggiornamento, chiedere ad ogni famiglia di contribuire con una certa somma di denaro iniziale è un buon modo per compensare i costi di avvio. Impegnatevi di più nei progetti di raccolta fondi, e includete aggiornamenti finanziari nelle mailing.

Preparate un piano di riserva.

Se la vostra riunione sarà all’aperto, riservate un padiglione che possa ospitare tutti i partecipanti in caso di tempo imprevisto. Prepara qualche gioco da tavolo o qualche lavoretto che i bambini possano fare al chiuso.

Fai girare la voce.

Invia gli inviti il più presto possibile. Se volete spedirli per posta, potete optare per un semplice volantino, un biglietto o una cartolina, o un’elaborata newsletter di famiglia. Un’opzione ecologica è un invito consegnato via e-mail da Evite o Punchbowl.

Intanto, vai online per trasmettere informazioni e suscitare interesse. Puoi creare una pagina privata dell’evento su Facebook e invitare la gente a partecipare, o incaricare qualcuno di inviare semplici aggiornamenti via e-mail di tanto in tanto. Un’altra idea è quella di usare un sito web incentrato sulla famiglia, come Geni, come hub di messaggi.

Includete curiosità familiari nelle vostre comunicazioni! Incoraggiate i parenti a inviare storie, idee e aggiornamenti per gli invii. Questo coinvolgimento spesso porta ad una migliore partecipazione.

Offri qualcosa per tutti.

Offrite una gamma di attività per soddisfare età e interessi diversi. Potete anche avere delle uscite opzionali come il golf, le gite al centro commerciale o le escursioni ai siti storici.

Per i bambini, puntate su un mix di attività all’aperto e al chiuso. Gli adolescenti possono organizzare i giochi dei bambini più piccoli.

Partite con il botto.

Linda Johnson Hoffman, autrice di The Reunion Planner (Goodman Lauren Publishing), suggerisce di rompere il ghiaccio per dare il via alla riunione. “Coinvolgere tutti al loro arrivo è essenziale per dare il giusto tono”, dice.

Attività per rompere il ghiaccio

• Fate in modo che un comitato di benvenuto accolga gli ospiti in arrivo.
• Create un albero genealogico in bianco e fate compilare ad ogni membro le sue informazioni.
• Fornite un’agenda di attività così che nessuno venga lasciato fuori.
• Crea striscioni di benvenuto
• Dona degli omaggi, come penne stampate o blocchi per appunti, alla registrazione

Condividi la storia della tua famiglia.

Non importa quanto siano diversi i tuoi parenti, il tuo patrimonio familiare è una cosa che avete tutti in comune. Festeggiatelo esponendo vecchie foto e cimeli. Incorpora cibo, musica e decorazioni della patria ancestrale della tua famiglia.

Utilizza l’occasione per fare un album di foto di famiglia (ognuno porta delle foto e crea una pagina), un libro di storie di famiglia, un video di filmati della riunione, o un libro di ricette di famiglia.

Mantieni lo slancio.

Dopo la riunione, pianificate di rimanere in contatto fino alla prossima. Le newsletter di famiglia e i siti web sono ottimi per questo. Recluta dei volontari per inviare una newsletter, crea e controlla una pagina su Geni o Facebook, o costruisci un bel sito web di storia familiare (possiamo mostrarti come)!

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Una versione di questo articolo è apparsa nel numero di aprile 2001 di Family Tree Magazine.