Wiki privé : Comment en créer un visuellement attrayant ?

Créez un wiki et expérimentez la puissance de la collaboration à distance.

Nous avons tous entendu parler de Wikipédia, la page de référence des gens lorsqu’ils veulent apprendre quelque chose de nouveau ou lire un sujet peu familier. La mission de Wikipédia est de créer une ressource complète de connaissances et est créée à l’aide de wikis. Les ‘wikis’ peuvent être utilisés de diverses manières et deviennent rapidement la technologie recherchée pour la gestion des connaissances et la collaboration à distance.

Savez-vous que le travailleur du savoir moyen passe près de 2,5 heures par jour, soit environ 30% de sa journée de travail, à rechercher des informations ?

Une autre étude a révélé que près de 20 % du temps de travail d’un employé – l’équivalent d’une journée dans une semaine de travail – est gaspillé à rechercher les informations nécessaires pour faire son travail !

Les organisations doivent recueillir des connaissances, organiser des informations provenant de sources multiples, partager des expériences et fournir des informations pour permettre à leurs employés de faire leur travail efficacement. Selon McKinsey & Company, une base de connaissances interne consultable peut augmenter la productivité des employés de 35%. Une façon pour les entreprises d’accomplir la création de cette base de connaissances est d’utiliser des wikis – des pages qui organisent l’information et peuvent être partagées avec plusieurs utilisateurs.

Que vous souhaitiez stocker le travail de votre entreprise ou gérer des informations personnelles, cet article vous présentera ce qu’est un wiki, ses avantages et ses inconvénients. Nous expliquons également comment créer un wiki, et comment commencer à l’utiliser efficacement dans votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un wiki ?

Le nom « Wiki » a été donné par le créateur du premier wiki Ward Cunningham. C’est une forme abrégée du mot hawaïen « wiki- wiki », qui signifie rapide.

Un wiki est une page web qui peut être éditée par plusieurs utilisateurs à l’aide d’un simple navigateur web et d’une connexion internet. Les wikis sont un moyen rapide et facile de créer des dépôts d’informations, de rechercher des informations et de travailler en collaboration sur la même page.

Wikipedia définit les wikis comme « une publication textuelle éditée et gérée en collaboration par son propre public directement à l’aide d’un navigateur web. » Cela signifie que les wikis peuvent être créés et édités par toute personne ayant accès à la page web.

Un wiki typique peut contenir plusieurs pages sur un sujet et sert de hub de connaissances pour plusieurs contributeurs.

Types de wikis

Nous pouvons diviser les différents types de wikis en fonction du but de la création et de l’étendue de la collaboration recherchée. Votre intention est-elle de créer un centre de connaissances auquel le monde entier peut accéder ou un répertoire personnel dans lequel vous pouvez rechercher vos fichiers ? Voulez-vous limiter les personnes qui peuvent ajouter ou modifier du contenu ? Discutons des 3 principaux types de wikis :

1. Wikis publics – Les wikis créés pour servir de hub d’information où tout le monde peut créer et modifier du contenu sont appelés wikis publics. Ils sont ouverts à la collaboration de tous. Les wikis populaires tels que Wikipedia, Scholarpedia, WikiTravel, sont accessibles au public.
2. Wikis privés – Les wikis privés sont utilisés par les entreprises comme base de connaissances interne, pour gérer leurs informations internes, permettant aux équipes de partager facilement leurs connaissances et de travailler ensemble. C’est un endroit où votre équipe peut stocker des documents sur les politiques de l’entreprise, les processus, les directives, les SOP (procédures opérationnelles standard), les projets, les listes de produits, les flux de travail, les identifiants partagés, les listes de contrôle, etc. Considérez-le comme votre Wikipedia interne, conçu en privé pour votre entreprise. Nous aborderons les wikis privés en détail dans cet article.
3. Wiki personnel – Vous pouvez également utiliser les wikis comme wiki personnel pour prendre des notes, comme base de connaissances, journal intime, outil d’écrivain ou même gestion de projet.

Avantages des wikis

Au départ, un wiki peut être un moyen efficace de recueillir et de distribuer des informations. Il peut améliorer la collaboration à distance entre les membres d’une équipe et fournir un moyen facile d’avoir une équipe sur la même page. Certains des principaux avantages des wikis sont les suivants :

• Tout le monde peut créer un wiki
• Facile pour tout le monde d’éditer un wiki
• Simple à apprendre et à utiliser
• Facile de mettre à jour l’information
• Les équipes peuvent travailler ensemble sur une seule page web
• Partager et collaborer sur des documents facilement
• Can. suivre les modifications apportées et revenir à la version précédente
• Structure flexible pour créer un wiki selon vos besoins
• Vaste gamme de logiciels wiki à choisir
• Faible coût de gestion

Nous allons passer en revue en détail les wikis privés, souvent appelés wikis internes ou wikis d’entreprise. Un wiki privé, ou wiki interne, fonctionne comme un hub d’information central pour gérer et partager toutes les connaissances et informations de l’entreprise.

Lire la suite : Quelle est la meilleure façon de créer un wiki interne

Avez-vous besoin d’un wiki privé ?

Avant de se lancer sur un logiciel wiki, il est important d’identifier le but de la création de votre wiki. Quels sont les avantages de la création d’un wiki et du partage des connaissances de cette manière ?

Faites une liste des différents départements, des personnes, des ressources d’information nécessaires et de la nécessité pour les gens de collaborer.

Regardons les principales raisons pour lesquelles votre entreprise pourrait avoir besoin d’un wiki privé :

• Vous avez une équipe à distance qui a besoin de collaborer ?
• Vous voulez créer un hub de connaissances pour tous les employés ?
• Vous cherchez un moyen simple mais puissant de créer et d’éditer des documents ensemble ?
• Vous souhaitez faciliter la communication et la discussion autour des documents ?
• Votre équipe a besoin de rechercher et d’accéder rapidement à l’information ?
• Voulez-vous voir toutes les étapes de rédaction et d’édition d’un document ?
• Vous cherchez un moyen rapide d’embarquer ou de former des employés ?

Si vous avez répondu oui à la plupart des questions ci-dessus, lisez la suite pour savoir comment choisir un bon logiciel wiki.

Must-Haves dans un logiciel wiki privé

Un wiki que vous créez sera utilisé par plusieurs parties prenantes pour s’assurer qu’il a toutes les bonnes fonctionnalités dont vous avez besoin.

Discutons des fonctionnalités que votre wiki d’entreprise doit avoir:

1. Éditeur collaboratif – Votre logiciel wiki doit prendre en charge la collaboration en temps réel afin que votre équipe puisse modifier le même document ensemble. Vous devez également pouvoir ajouter des médias riches tels que des images, des vidéos, des fichiers, etc.
2. Structure et dossiers organisés – Les espaces de travail facilitent la collaboration, le partage des informations et garantissent que les bons membres de l’équipe ou les bons clients y ont accès. Vous devriez également être en mesure d’organiser vos wikis en dossiers pour une structure organisée soignée et solide.
3. Stocker et partager les actifs de l’entreprise – Un wiki devrait avoir une bibliothèque de contenu pour enregistrer les images, les fichiers et le contenu numérique que vous ajoutez à votre wiki interne afin que tous puissent y accéder et les réutiliser facilement.
4. Options d’intégration riches – Vous devriez être en mesure d’intégrer facilement des liens web, des fichiers médias, des fichiers cloud facilement pour créer des documents interactifs.
5. Recherche – La recherche est un facteur clé pour rendre les wikis faciles à utiliser. Un wiki devrait permettre à n’importe qui de rechercher facilement des documents et ce serait un bonus s’il pouvait aussi rechercher le contenu à l’intérieur des documents.
6. Commentaires- Si vous avez besoin d’aide dans un wiki ou si vous avez des questions sur celui-ci, vous devriez être en mesure de faire rapidement un commentaire en ligne sans quitter le document.
7. Documents interreliés – Vous devez être en mesure d’interrelier des documents autour de divers sujets et thèmes pour que tout fonctionne ensemble, ce qui facilite le partage des connaissances.
8. Niveaux d’accès de permission & – Votre wiki interne doit avoir la capacité de définir des niveaux de permission pour s’assurer que les informations peuvent être accessibles par les bonnes personnes.

Lire la suite : Quelle est la meilleure façon de partager des recherches avec votre équipe ?

Pourquoi Bit est la meilleure façon de créer un wiki ?

Pour créer des wikis, vous avez besoin d’un outil compétent qui peut vous aider à créer, à partager et à collaborer avec les parties prenantes et à accomplir le travail efficacement. C’est là que Bit intervient !

Bit.ai est un outil de documentation et de gestion des connaissances d’un nouvel âge qui aide les équipes à collaborer, partager, suivre et gérer toutes les connaissances de l’entreprise en un seul endroit.

Avec Bit, vous pouvez facilement ajouter des images, des feuilles de calcul, des Google Slides, des vidéos YouTube, des PDF, des cartes, des diagrammes, des graphiques et plus encore à vos wikis pour les rendre visuellement époustouflants.

Fonctionnalités clés

1. Éditeur collaboratif en temps réel – Bit prend en charge la collaboration en temps réel afin que votre équipe puisse éditer le même document ensemble. La plateforme est riche en fonctionnalités, mais possède un design simple et une interface intuitive, ce qui permet à un nouvel utilisateur de naviguer facilement. Vous pouvez également ajouter des médias riches tels que des images, des vidéos, des fichiers, etc.
2. Espaces de travail et dossiers organisés – Bit rassemble toutes vos informations en un seul endroit en vous permettant de les organiser dans des espaces de travail et des dossiers. Les espaces de travail peuvent être créés autour de projets, d’équipes, de départements et de clients. Toutes les personnes ajoutées à un espace de travail peuvent accéder à son contenu et y collaborer. À l’intérieur de chaque espace de travail, vous pouvez créer un nombre illimité de wikis et accéder à votre bibliothèque de contenu.
3. Bibliothèque de contenu – Bit possède une bibliothèque de contenu au niveau de l’espace de travail où vous pouvez stocker et partager les actifs de l’entreprise. Vous pouvez enregistrer des images, des fichiers et du contenu numérique facilement pour que toute l’équipe puisse y accéder à tout moment.
4. Options d’intégration riches – Bit.ai s’intègre à plus de 100+ applications web (Ex : YouTube, Typeform, LucidChart, Spotify, Google Drive, etc) pour aider les équipes à tisser des informations dans leurs wikis au-delà du simple texte et des images.
5. Recherche intelligente – Bit dispose d’une fonctionnalité de recherche très robuste qui permet à quiconque de trouver rapidement des informations. Vous pouvez rechercher des dossiers, des fichiers, des documents et du contenu à l’intérieur de vos documents dans tous vos espaces de travail.
6. Commentaire en ligne et appel – Vous pouvez faire des commentaires en ligne dans un document et appeler un utilisateur dans l’espace de travail. Bit a la possibilité d’envoyer des notifications par courriel pour les commentaires faits sur un document. Vous pouvez également mettre du texte en surbrillance et utiliser @mention pour marquer quelqu’un sur n’importe quel texte dans un document.
7. Interconnecter des documents – Bit permet aux utilisateurs de créer un nombre illimité de documents et de les interconnecter pour créer des wikis qui élargissent la base de connaissances. Il suffit de surligner les mots et vous avez la possibilité de créer un nouveau document.
8. Accès au partage des permissions & – Bit prend en charge des fonctionnalités telles que le suivi des documents, le téléchargement dans le cloud, les modèles, le verrouillage des documents, l’expiration des documents, la protection par mot de passe, les restrictions d’accès aux fichiers, etc. qui aident à garder vos informations importantes de l’entreprise en sécurité.

Comment créer un wiki en utilisant Bit?

Si vous avez décidé qu’un wiki est le bon choix pour vous, et que vous cherchez à créer rapidement un wiki avec une interface simple, de grandes intégrations, et pas de maux de tête de codage ! Voici comment vous pouvez facilement commencer à en créer un :

Étape 1 : créer un compte Bit

Allez sur la page d’accueil de Bit.ai et cliquez sur Get Started for Free ou Sign Up pour commencer. Saisissez votre adresse électronique pour vous inscrire. Une fois inscrit, vous pouvez créer votre profil.

Étape 2 : créer un espace de travail

Après vous être inscrit, vous serez amené à votre tableau de bord, vous voudrez aller dans la section espace de travail ! Cliquez sur le bouton « Créer un espace de travail » sur la droite. Une popup s’affichera vous demandant d’ajouter un nom pour votre nouvel espace de travail.

Vous pouvez créer un espace de travail autour d’une équipe, d’un département, d’un grand projet, d’un client, d’un partenaire, etc. et le nommer en conséquence.

Etape 3 : Ajouter des membres d’équipe

Bit permet aux membres de votre équipe de collaborer en temps réel et de réaliser des travaux ensemble. Vous pouvez inviter d’autres personnes de votre entreprise à vous rejoindre à l’intérieur d’un espace de travail et à collaborer avec les connaissances, les projets, les documents et le contenu à l’intérieur de l’espace de travail.

C’est un moyen facile de gérer des projets, de créer des présentations, de faire du brainstorming, de conserver des SOP, de créer des plans et, plus important encore, de partager des informations et des connaissances sur l’entreprise !

Étape 4 : Créez votre document souhaité

Une fois que vous êtes dans l’espace de travail, cliquez sur le bouton  » Créer nouveau « . Vous obtiendrez un document Bit vierge prêt à être utilisé !

Partie A : Wiki interne

Suivez ces instructions pour interconnecter vos documents :

1. Ouvrez un document Bit et commencez à taper.

👉🏼2. Surlignez n’importe quelle partie de votre texte.

👉🏼3. Vous verrez apparaître une barre d’outils de formatage. Cliquez sur « Lien vers le document ».

👉🏼4. Commencez à chercher n’importe quel document avec cet espace de travail.

👉🏼5. Une fois que vous l’avez trouvé, vous pouvez l’ajouter à votre document et vous verrez que le texte que vous avez initialement mis en évidence a maintenant un lien hypertexte qui amène l’utilisateur à ce document.

Partie B : Wiki externe

6. 👉🏼 Dans la liste déroulante, sélectionnez ‘Partager’.’

7. 👉🏼Et la pop up d’activation du partage s’ouvrira. Cliquez sur ‘Turn on Sharing’.

👉🏼8. Copiez le lien en direct, saisissez le code embarqué ou créez un lien traçable pour partager ce document.

Prises finales

Les wikis sont des pages collaboratives qui peuvent aider votre entreprise à partager des connaissances, à discuter d’idées et à collaborer à distance. Avant de créer un wiki ; définissez clairement l’objectif de l’entreprise, les cas d’utilisation possibles et les exigences de partage.

En conséquence, sélectionnez ensuite le type de wiki approprié et le logiciel wiki pour faire le travail. Mettez en place des protocoles de sécurité et des règles d’utilisation claires. Assurez-vous de créer un dossier organisé ou une structure de liens pour que vos équipes puissent étendre les connaissances de manière productive.