Règles de comptabilité d'entiercement : Êtes-vous en conformité ?

Vue d’ensemble de la conformité des consommateurs

Par Richele S. Brady, ancienne examinatrice, Federal Reserve Bank of San Francisco

Cet article a été publié pour la première fois en 20091, lorsque nous avons examiné les problèmes de conformité courants liés aux exigences de comptabilité d’entiercement en vertu du règlement X et discuté des pratiques que les institutions pourraient envisager pour aider à prévenir les violations de comptabilité d’entiercement.

Depuis la première publication de l’article, la Réserve fédérale continue d’observer des problèmes de comptabilité d’entiercement lors des examens de conformité, y compris des violations résultant de l’utilisation de logiciels tiers pour effectuer les calculs d’entiercement, ce qui n’a pas été abordé précédemment. Par conséquent, nous rafraîchissons l’article pour passer en revue les violations d’entiercement courantes, discuter des moyens d’atténuer les risques lorsqu’on s’appuie sur un logiciel tiers, et donner un aperçu d’un amendement de 2013 à la réglementation X qui a ajouté une exigence de comptabilité d’entiercement pour l’assurance placée en force pour les prêts hypothécaires résidentiels.

QUESTIONS DE CONFORMITÉ EN MATIÈRE D’ENTIERCEMENT

Les données d’examen du Federal Reserve System pour les banques membres de l’État indiquent que plusieurs des exigences d’entiercement de la réglementation X apparaissent parmi les violations courantes, notamment les suivantes :

Comprendre les méthodes de comptabilité d’entiercement;
Préparer les déclarations d’entiercement;
Déterminer les montants des dépôts d’entiercement;
S’assurer que les analyses annuelles aboutissent à des soldes de compte corrects ; et
S’acquitter des problèmes de conformité résultant du recours à des fournisseurs.

Nous discutons de ces questions ci-dessous.

Méthodes de comptabilité d’entiercement

Lorsqu’elles établissent et maintiennent des comptes d’entiercement, les institutions financières doivent faire ce qui suit :2

Réaliser une analyse du compte d’entiercement, avant d’établir un compte d’entiercement, afin de déterminer le montant que l’emprunteur doit déposer dans le compte d’entiercement au début et le montant des paiements périodiques de l’emprunteur dans le compte d’entiercement;3
Préparer et remettre un relevé initial du compte d’entiercement à l’emprunteur ;4
Réaliser une analyse du compte séquestre à la fin de chaque année de calcul du compte séquestre afin de déterminer les paiements mensuels du compte séquestre de l’emprunteur pour l’année de calcul suivante;5
Utiliser les analyses initiale et annuelle du compte séquestre pour déterminer s’il existe un surplus, un manque ou une insuffisance et ajuster le compte;6 et
Préparer et remettre un relevé annuel du compte séquestre à l’emprunteur.7

Ces tâches de séquestre doivent être effectuées conformément aux règles comptables énoncées à la section 17 du règlement X (12 C.F.R. §1024.17). En outre, la réglementation limite les montants qui peuvent être détenus sur des comptes séquestres ainsi que des exigences spécifiques pour le contenu des déclarations initiales et annuelles. On notera en particulier l’exigence du §1024.17(c)(4) selon laquelle les prêteurs doivent effectuer une analyse globale plutôt qu’une analyse d’un seul élément lors de l’analyse du compte. L’analyse d’un seul élément prend en compte chaque élément du dépôt fiduciaire séparément, alors que l’analyse globale prend en compte le compte dans son ensemble pour calculer la suffisance des fonds du compte fiduciaire. Cette dernière règle a engendré une confusion qui a entraîné la détention de montants incorrects dans les comptes séquestres.

Analyse initiale du compte séquestre et déclaration de divulgation

L’analyse initiale du compte séquestre et la déclaration de divulgation établissent les bases du compte séquestre. Par conséquent, il est important de tenir compte des éléments suivants lors de l’établissement du compte :

Analyse initiale du compte séquestre. Le respect des règles comptables globales est nécessaire pour calculer avec précision les montants d’entiercement requis. Les erreurs peuvent résulter de la combinaison d’une confiance excessive dans les systèmes automatisés pour effectuer les calculs requis et d’un personnel ne connaissant pas suffisamment les règles. Voici quelques exemples de causes spécifiques :
Dépôts fiduciaires initiaux. La réglementation exige que l’agent d’entretien effectue une analyse du compte séquestre avant d’établir un compte séquestre.8 Les surfacturations dans la collecte des dépôts séquestres initiaux se produisent souvent en raison d’erreurs dans cette analyse initiale. L’agent de recouvrement peut facturer à l’emprunteur un montant suffisant pour payer les frais relatifs au bien garantissant le prêt, tels que les taxes et l’assurance, qui sont attribuables à la période allant de la date à laquelle ce(s) paiement(s) a(ont) été effectué(s) pour la dernière fois jusqu’à la date du paiement initial, avec pour objectif un solde nul prévu pour la fin de l’année de calcul du compte séquestre. Toutefois, l’agent de service ne peut pas facturer à l’emprunteur un coussin supérieur à un sixième du total estimé des paiements annuels du compte séquestre.

D’autres erreurs de calcul ou de saisie dans le système peuvent entraîner des erreurs dans les montants du dépôt séquestre. En voici quelques exemples :

Utiliser des montants de coussin incorrects dépassant les limites réglementaires;
Collecter des fonds excédentaires lorsqu’un versement de taxe foncière est payé lors du règlement;
Inclure les primes d’assurance hypothécaire (MI) dans les montants de coussin lorsque les primes MI sont payées mensuellement ;
Utiliser des dates de décaissement incorrectes dans la projection de l’activité, comme utiliser la date d’échéance plutôt que les dates de décaissement prévues;
Ne pas détailler les éléments distincts du compte séquestre ; et
Arrondi les ajustements à un montant en dollars pair.

Analyse et relevé annuels du compte d’entiercement

De même que les erreurs dans l’analyse initiale de l’entiercement entraînent souvent des erreurs dans le dépôt initial d’entiercement, les erreurs dans l’analyse annuelle du compte peuvent également entraîner des calculs incorrects, qui se traduisent souvent par des montants incorrects d’excédent, d’insuffisance ou de déficit. Voici quelques causes typiques :

Utilisation de dates de décaissement incorrectes dans la projection de l’activité pour l’année suivante (par ex, le changement des dates des décaissements projetés peut entraîner des projections de solde de compte qui sont incorrectes);
Projeter des excédents, des manques ou des déficits sur la base de soldes de compte incorrects;
Analyser un compte séquestre sur la base d’une période de calcul de plus de 12 mois ;
S’assurer qu’un examen approfondi des factures d’assurance et/ou de taxes est effectué pour une projection précise des montants de décaissement pour l’année à venir;
Maintenir des montants de coussin incorrects en excès des exigences réglementaires ou des limitations inférieures placées dans les documents de prêt hypothécaire ; et
Ne pas rembourser à l’emprunteur ou aux emprunteurs les montants excédentaires supérieurs à 50 $, lorsque cela est requis par le §1024.17(f)(2)(i). Cela ne s’applique pas si un paiement n’est pas reçu dans les 30 jours de sa date d’échéance.9

De même, les relevés annuels de séquestre incorrects résultent généralement d’informations manquantes, comme le fait de ne pas inclure tous les éléments requis, ou d’erreurs dans l’analyse annuelle. Voici des exemples d’informations qui sont souvent manquantes ou incorrectes sur le relevé annuel :

La raison pour laquelle le solde bas projeté (c’est-à-dire, coussin) n’a pas été atteint;
Le total des montants versés dans et hors du compte séquestre au cours de l’année précédente ; et
Un ou plusieurs paiements ou décaissements estimés manquant dans l’analyse du compte.

Contenu du relevé annuel du compte séquestre

Les prestataires de services sont généralement tenus10 de fournir un relevé annuel du compte séquestre qui comprend un historique du compte, reflétant l’activité du compte séquestre pendant l’année de calcul du compte séquestre, et une projection de l’activité du compte pour l’année suivante11.

L’historique du compte peut être incomplet en raison d’un changement de prestataire de services pendant la durée du prêt. Lorsque des changements de servicing se produisent, il est important que le nouveau servicer s’assure de recevoir l’historique du compte de l’ancien servicer.

Risques liés à l’utilisation de logiciels tiers pour effectuer les calculs d’entiercement

Certaines institutions financières s’appuient sur des logiciels tiers pour effectuer les calculs d’entiercement et créer les divulgations requises. Les fournisseurs de logiciels, comme tout autre fournisseur, doivent être correctement gérés pour atténuer le risque d’infractions. Dans un article précédent, Outlook a abordé cette question :

« De nombreuses banques utilisent des logiciels de fournisseurs pour générer des divulgations aux consommateurs pour divers produits de prêt et de dépôt. Après les modifications apportées aux règlements sur les divulgations au cours des dernières années, certains fournisseurs n’ont pas mis à jour leur logiciel, ce qui a entraîné diverses erreurs sur les formulaires de divulgation. Les problèmes de cette nature se produisent lorsque la direction de la banque se fie uniquement au fournisseur sans effectuer son propre examen indépendant des exigences de divulgation pour s’assurer que les changements requis sont mis en œuvre. « 12

En outre, les institutions financières peuvent vérifier périodiquement que le logiciel du fournisseur effectue correctement les calculs d’entiercement à titre de contrôle.

Exigences supplémentaires d’entiercement pour les emprunteurs avec une assurance contre les risques : §1024.17(k)(5)

Dans une réglementation de 2013 mettant en œuvre la loi Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act,13 le Consumer Financial Protection Bureau (BCFP) a ajouté une disposition d’assurance forcée s’appliquant aux emprunteurs ayant des comptes séquestres pour le paiement de l’assurance contre les risques.14 Lorsqu’un emprunteur est en retard de plus de 30 jours sur son paiement hypothécaire, la réglementation interdit généralement à un serviteur de prêt de souscrire une assurance forcée. Au lieu de cela, à moins que le servicer ne soit un » petit servicer » et ne remplisse certaines conditions ou qu’il ne soit » pas en mesure de débourser des fonds » (ces deux points sont abordés ci-après), le servicer doit payer la prime de la police existante à partir du compte séquestre de l’emprunteur, même si le compte séquestre ne dispose pas de fonds suffisants pour couvrir la prime.15 Si un servicer avance des fonds en vertu de cette disposition, il peut demander le remboursement à l’emprunteur16.

Avant cet amendement, les servicers pouvaient permettre à une police d’assurance contre les risques de tomber en déchéance lorsque les emprunteurs étaient en retard de plus de 30 jours sur leur hypothèque et la remplacer par une police d’assurance placée de force, qui est souvent plus coûteuse17. Dans le préambule de la règle finale, le BCFP a expliqué sa préoccupation concernant cette pratique :

L’assurance placée de force fournit généralement une couverture sensiblement moindre pour la propriété d’un emprunteur à un coût de prime sensiblement plus élevé qu’une police d’assurance contre les risques obtenue par l’emprunteur, comme discuté ci-dessous en relation avec le §1024.37. … Lorsqu’un agent de service reçoit des factures pour l’assurance contre les risques de l’emprunteur dans le cadre de l’administration d’un compte séquestre, un agent de service qui choisit de ne pas avancer sur le compte séquestre d’un emprunteur défaillant pour maintenir l’assurance contre les risques de l’emprunteur, laissant cette assurance tomber en déchéance, et qui avance ensuite un montant beaucoup plus important sur le compte séquestre d’un emprunteur pour obtenir une police d’assurance placée de force, cause un préjudice déraisonnable à l’emprunteur. La section 1024.17(k)(5) … protège les emprunteurs contre le placement forcé injustifié d’une assurance lorsqu’un agent de service n’a pas de base raisonnable pour imposer ces frais à un emprunteur.
– 78 Fed. Reg. at 10712

« Incapable de débourser des fonds »

L’interdiction de la section 1024.17(k)(5) d’acheter une assurance placée de force ne s’applique pas lorsqu’un servicer est « incapable de débourser des fonds »

Cela se produit lorsqu’un servicer a une base raisonnable pour croire que : 1) l’assurance de l’emprunteur est annulée (ou non renouvelée) pour des raisons autres que le non-paiement ; ou 2) la propriété est vacante. Le PFPB a inclus l’exclusion pour les propriétés vacantes parce que de nombreuses polices d’assurance contre les risques ne couvrent pas les pertes sur les propriétés vacantes.

Le commentaire de la règle fournit des exemples de situations dans lesquelles un agent de service a une base raisonnable pour croire que l’assurance d’un emprunteur est annulée pour des raisons autres que le non-paiement : (1) lorsqu’un emprunteur avise un agent de service que l’emprunteur a annulé la couverture d’assurance contre les risques et que l’agent de service n’a pas reçu de notification d’une autre couverture d’assurance contre les risques, (2) lorsqu’un agent de service reçoit une notification d’annulation ou de non-renouvellement de la compagnie d’assurance de l’emprunteur avant que le paiement soit dû sur l’assurance contre les risques de l’emprunteur, ou (3) lorsqu’un agent de service ne reçoit pas d’avis de paiement avant la date d’expiration de la police d’assurance contre les risques de l’emprunteur18. Lorsque l’une de ces conditions est présente, un servicer serait en mesure d’acheter une assurance forcée en vertu du §1024.17(k)(5).

Exception pour les petits servicers

Une exception limitée s’applique aux « petits servicers », tels que définis dans 12 C.F.R. §1026.41(e)(4)(ii). Les petits serviteurs peuvent obtenir une assurance placée de force, même si le petit serviteur est en mesure de débourser des fonds à partir du compte séquestre d’un emprunteur, à condition que le coût pour l’emprunteur soit inférieur au montant que le petit serviteur devrait débourser pour maintenir la police d’assurance contre les risques existante de l’emprunteur.

Gérer les risques d’entiercement

Les institutions offrant des comptes d’entiercement peuvent gérer les risques en examinant les systèmes de comptabilité d’entiercement et les divulgations pour assurer la conformité aux exigences de 12 C.F.R. §1024.17. L’analyse des problèmes de comptabilité d’entiercement abordés dans cet article et de leurs causes au moment où vous entamez ce processus vous permettra de vous assurer que vous ne commettrez pas les mêmes erreurs. Les prêteurs détenant ou gérant des prêts avec des comptes séquestres peuvent également vouloir considérer les pratiques suivantes pour aider à gérer les risques :

Comprendre les différences entre les analyses d’un seul élément et les analyses agrégées. Cette distinction est un facteur clé pour se conformer aux exigences de comptabilité d’entiercement.
Faire une formation régulière du personnel sur les exigences d’entiercement et inclure une formation sur l’utilisation appropriée de la plateforme logicielle utilisée pour générer des divulgations de comptes d’entiercement.
Faire des tests périodiques du système pour s’assurer que les systèmes effectuent avec précision les analyses de comptes d’entiercement.
Examiner les documents de prêt hypothécaire pour trouver le libellé concernant les limites du coussin et s’assurer que les systèmes sont conformes aux limites réglementaires ou contractuelles du coussin, selon celles qui sont les plus basses.
Développer des politiques et des procédures pour les exigences relatives aux comptes séquestres.
Mener des examens et des audits de conformité périodiques qui comprennent la comptabilité d’entiercement ainsi que les relevés de comptes d’entiercement.
Vérifier périodiquement que les calculs du fournisseur sont corrects et que le fournisseur met en œuvre les modifications réglementaires des exigences d’entiercement.
De même, faire un suivi après un rafraîchissement du système ou une mise à niveau du logiciel pour s’assurer que les paramètres n’ont pas été modifiés par inadvertance, entraînant un problème auparavant inexistant.

CONCLUSION

L’impact potentiel sur les consommateurs et les risques associés pour les prêteurs rendent la conformité aux exigences relatives aux relevés de compte d’entiercement initiaux et annuels particulièrement importante. Bien que cet article fournisse des informations pratiques pour aider les institutions à gérer les risques, il n’aborde pas de manière exhaustive toutes les règles liées au séquestre, ni toutes les complexités des règles de comptabilité du séquestre. Les problèmes et questions spécifiques doivent être soulevés avec le contact de conformité des consommateurs de votre banque de réserve ou avec votre régulateur principal.

Endnote

1 Richele Brady, « Escrow Accounting Rules : Are You in Compliance ? » (Consumer Compliance Outlook, Second Quarter2009)

2 Les exigences en matière de séquestre apparaissent dans 12 C.F.R. §1024.17

3 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

4 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

5 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)

6 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)

7 12 C.F.R. §1024.17(1)

8 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

9 12 C.F.R. §1024.17(f)(1)(ii)

10 12 C.F.R. §1024.17(i)(l)

11 L’exigence de déclaration de séquestre ne s’applique pas si le prêt est en défaut ou en forclusion ou si l’emprunteur a fait faillite. 12 C.F.R. §1024.17(i)(2)

12 Cathryn Judd et Mark Jennings, » Vendor Risk Management- Compliance Considerations « , Consumer Compliance Outlook, quatrième trimestre 2012.

13 78 Fed. Reg. 10696 (14 février 2013)

14 78 Fed. Reg. à 10714

Arquidia Mantina