Les entreprises ont généralement pour politique de passer en charges (c’est-à-dire de déduire actuellement au lieu d’amortir) les articles dont le coût est inférieur à un montant seuil. Il ne vaut tout simplement pas la peine d’amortir des articles à faible coût sur de nombreuses années. Le montant que les entreprises établissent comme seuil de dépréciation varie considérablement. Jusqu’à présent, l’IRS ne fournissait aucune indication sur le seuil à fixer, et il était toujours possible qu’il fasse valoir que le seuil d’un contribuable était trop élevé. Toutefois, la situation a changé. La nouvelle réglementation de l’IRS consacre cette pratique d’amortissement du seuil dans la loi en établissant une nouvelle sphère de sécurité de minimis. (Règlement IRS. §1.263(a)-1(f).) En outre, pour la première fois, l’IRS a fixé des montants maximaux en dollars pouvant être dépensés en tant que « de minimis » (mot latin signifiant mineur ou sans conséquence). Cette sphère de sécurité est devenue disponible pour tous les contribuables le 1er janvier 2014. De plus, l’utilité de la sphère de sécurité a été grandement améliorée pour la plupart des contribuables car l’IRS a augmenté le montant pouvant être déduit par les petits contribuables de 500 à 2 500 dollars.
Exemple : Alice achète deux ordinateurs pour son entreprise à 2 000 $ chacun pour un coût total de 4 000 $ comme le montre la facture. En utilisant la sphère de sécurité de minimis, elle peut déduire la totalité de la dépense de 4 000 $ en une seule année, à condition que les conditions d’utilisation de la sphère de sécurité soient remplies.
Qu’est-ce qui peut être déduit
La sphère de sécurité de minimis est le plus souvent utilisée pour déduire le coût des éléments de biens personnels tangibles (unités de biens) que vous utilisez dans votre entreprise. Les composants acquis pour entretenir ou réparer une unité de bien corporel – c’est-à-dire les pièces de rechange – sont également déduits au titre de la sphère de sécurité de minimis s’ils se situent dans la limite de minimis. Cette catégorie ne comprend pas les composants qui sont acquis en tant que partie d’une unité de bien – par exemple, le moteur original d’une automobile. Tout article ayant une durée de vie économique utile de 12 mois ou moins doit être déduit en vertu de la sphère de sécurité de minimis si le coût est dans la limite de minimis.
Cette sphère de sécurité ne peut pas être utilisée pour déduire le coût des terrains ou des stocks (articles détenus pour la vente aux clients).
Montant maximal de minimis
Le montant maximal que vous pouvez déduire en vertu de la sphère de sécurité de minimis dépend du fait que votre entreprise a un « état financier applicable » pour l’année. Cela inclut un état financier certifié préparé par un expert-comptable. Il s’agit également d’un état financier (autre qu’une déclaration d’impôt) que votre entreprise dépose auprès de la SEC ou d’une autre agence étatique ou fédérale (à l’exception de l’IRS) – par exemple, un formulaire 10-K ou une déclaration annuelle aux actionnaires. Seules les grandes sociétés ou les entreprises cotées en bourse déposent généralement de tels états.
Les états financiers certifiés par des CPA coûtent généralement au moins plusieurs milliers de dollars, et peu de petites entreprises en disposent. Si vous ne disposez pas d’un tel état financier, vous pouvez utiliser la sphère de sécurité de minimis uniquement pour les biens dont le coût ne dépasse pas 2 500 $ par facture, ou 2 500 $ par article tel que justifié par la facture. Ce montant était de 500 dollars dans la version originale du règlement, mais l’IRS l’a porté à 2 500 dollars à compter de 2016. En outre, l’IRS dit qu’il ne contestera pas une utilisation antérieure du montant de 2 500 $, à condition que les exigences soient satsifiées.
Si le coût dépasse 2 500 $ par facture (ou article), aucune partie du coût ne peut être déduite en utilisant la sphère de sécurité de minimis. Si vous avez un état financier applicable, alors vous pouvez augmenter le montant par article ou par facture jusqu’à 5 000 $.
Exemple : Alice de l’exemple ci-dessus a acheté deux ordinateurs pour son entreprise à 2 000 $ chacun, pour un coût total de 4 000 $, comme l’indique la facture. Alice a mis en place des procédures comptables au début de l’année pour passer en charges les montants payés pour des biens dont le coût est inférieur à 2 500 $, et Alice traite les montants payés pour les ordinateurs comme une dépense dans ses livres et registres. Les montants payés pour les ordinateurs satisfont aux exigences de la règle de minimis. Alice peut actuellement déduire la totalité du montant comme une dépense d’entreprise ordinaire et nécessaire.
Pour déterminer si le coût d’un article dépasse le seuil de 2 500 ou 5 000 dollars, vous devez inclure tous les coûts supplémentaires qui figurent sur la même facture que le bien corporel – par exemple, les frais de livraison et/ou d’installation. Toutefois, vous n’êtes pas tenu d’inclure les « coûts supplémentaires d’acquisition ou de production » du bien qui « ne figurent pas sur la même facture que le bien corporel ». La meilleure stratégie consiste à faire figurer ces coûts supplémentaires sur une facture distincte.
Lorsque vous faites ce choix, il s’applique à toutes les dépenses que vous engagez et qui remplissent les conditions requises pour bénéficier de la sphère de sécurité de minimis. Vous ne pouvez pas choisir les éléments que vous voulez inclure. Vous devez également inclure les éléments qui seraient autrement déductibles en tant que matériaux et fournitures.
Qualification pour la sphère de sécurité
Pour bénéficier de cette sphère de sécurité de minimis pour les dépenses, un contribuable doit :
- établir avant le premier jour de l’année fiscale (1er janvier pour les contribuables de l’année civile) une procédure comptable lui imposant de passer en charges les montants payés pour des biens soit (1) dont le coût est inférieur à un certain montant en dollars, et/ou (2) dont la durée d’utilité économique est de 12 mois ou moins, et
- traiter effectivement ces montants comme des dépenses actuellement déductibles dans ses livres et registres.
Si vous avez un « état financier applicable » et que vous souhaitez bénéficier de la limite de minimis de 5 000 $, votre procédure comptable doit être écrite et signée avant le 1er janvier de l’année fiscale. Si vous ne disposez pas d’un tel état financier et que vous ne pouvez bénéficier que de la limite de 2 500 dollars, vous n’êtes pas tenu de mettre votre procédure par écrit (même si vous pouvez toujours le faire). Mais elle doit quand même être en place avant le 1er janvier de l’année fiscale.
Clauser la sphère de sécurité
Pour profiter de la sphère de sécurité de minimis, vous devez produire un choix avec votre déclaration de revenus chaque année.